3 processos fundamentais para blindar a organização financeira da farmácia

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Não é novidade para o empreendedor do ramo farmacêutico sobre as dificuldades que o setor apresenta. Em meio a regulamentação e alta taxa tributárias, a concorrência acirrada não permite muita margem para erros. Sob essas circunstâncias ter uma organização financeira da farmácia é pré-requisito para manter o negócio saudável diante dos fatores externos da economia e dos concorrentes.

Nesse artigo listamos e explicamos os 3 processos fundamentais que jamais devem ser deixados em segundo plano pelo financeira da sua farmácia. Apesar de serem triviais, muitos donos e gestores fazem vista grossa por simples desconhecimento ou por julgarem desnecessários ao negócio. Continue com a leitura para saber se isso acontece na sua farmácia.  

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#1 Registrar corretamente as formas de pagamento

O que é um pagamento?

Antes de falar propriamente dito sobre as formas de pagamento, vamos definir o conceito de pagamento: Trata-se da entrega de uma quantia numérica em valor monetário em troca de uma recompensa (produto, serviço ou direito).   

Em outras palavras, como a farmácia irá pagar o fornecedor do mix de produtos, como a farmácia irá receber pela venda dos itens expostos da prateleira? São contextos que muito bem exemplificam o que é pagamento.

Porém quando a obrigação do pagamento se torna onerosa, isto é, impraticável para sua realidade, será muito difícil convencer a pessoa consumir um produto da farmácia, ou negociar a compra de novos produtos para reposição de estoque, por exemplo.

Formas mais comuns de pagamento

Dessa forma surgem as formas de pagamento. Elas são meios facilitadoras que permitem a aquisição de um bem (produto, neste caso) mesmo que este esteja acima do poder de compra do consumidor/empresa. As formas de pagamento nada mais são do que a forma com que uma obrigação será honrada mediante um acordo entre duas ou mais partes.

Notou como não é nada complexo? Porém seu entendimento é vital para a organização contábil. Agora que está claro o conceito, é preciso listar quais as formas de pagamento existente no mercado. Basicamente são praticados os seguintes pagamentos:

  • Dinheiro (em espécie, considerado o melhor tipo de pagamento);
  • Cartão (existem duas modalidades: Crédito e Débito);
  • Cheque (já está em desuso em boa parte dos estabelecimentos pelo risco elevado de calote);
  • Boleto (mais comum com operações entre empresas);
  • Transferência Bancária (quando a movimentação é feita pelas instituições financeiras dos envolvidos na transação);
  • Carteira Virtual (nova modalidade que vêm ganhando muitos adeptos, principalmente entre clientes mais jovens);
  • Crediário Próprio (espécie de empréstimo com tempo pré-determinado para pagamento, sob pena de juros);

Nessa altura você pode estar se perguntando: como isso tudo pode ajudar a sua farmácia, não é verdade? Bem, é muito simples: organização financeira.

A importância de registrar a forma de pagamento

Já sabemos que existem diversas formas de pagamento que os clientes e fornecedores podem realizar. Para cada uma delas existem condições e prazos diferentes. Daí a necessidade de registrar todas as formas de pagamento quando houver movimentação de entrada (compras) e saídas (vendas).

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Por exemplo:

Uma compra realizada pela farmácia junto à um fornecedor com a forma de pagamento Boleto deverá ser pago com o valor cheio (normalmente o valor total da compra) na data de vencimento. Agora imagine que outra compra foi realizada por meio de Transferência Eletrônica com pagamento divido em 3 vezes com intervalos de 30 dias.

Se a farmácia não tiver o registro correto de todas essas operações, como o financeiro poderá ser organizar para ter o dinheiro em caixa nos dias dos pagamentos? E o pior, pode acontecer dessas duas compras coincidirem no mesmo dia de vencimento. E se não houve fluxo de caixa suficiente para honrar os compromissos?

Ainda sim não é muito difícil encontrar farmácias que não fazem o controle rigoroso de suas obrigações e direitos. Quando não existe registro das operações dentro da farmácia é praticamente impossível de ter uma organização para que haja um planejamento de ações futuras.

Não pense que esse processo deve ser realizado manualmente, longe disso. Existem boas opções de sistemas para farmácia que já contam com o módulo Financeiro e ferramentas que automatizam a organização contábil. Então não existem “desculpas” para negligenciar esse importante processo dentro da farmácia.   

Para se ter uma ideia dos benefícios da organização financeira, a farmácia consegue ter um panorama de quais são as formas de pagamento mais praticadas nas vendas. Se por ventura o pagamento em Dinheiro (à vista) estiver muito alto, significa que o fluxo de caixa é constante, então o poder de negociação (barganha) com o fornecedor será maior (com “dinheiro na mão” é possível exigir melhores preços!).

Pensando mais além, a farmácia pode apostar em uma pequena linha de crédito (Crediário Próprio) utilizando uma parte do bom fluxo de caixa, assim aumentar as expectativas de atingir mais consumidores, e por consequente fazer mais vendas. Claro que para ter essas informações é necessário possuir um software de farmácia com relatórios para análise de vendas e formas de pagamento.

Percebe como uma simples ação de registro da forma de pagamento pode desencadear uma série de benefícios e alternativas para tomadas de decisão?    

#2 Realizar a baixa dos recebimentos em cartões

Como funciona o cartão?

Antemão, vamos entender de forma resumida como é constituído o processo por trás do cartão. Quando o cliente toma a decisão de comprar na farmácia, mas não possui o dinheiro em mãos, ele pode solicitar para o banco um Cartão de Crédito ou Débito.

O cartão possui uma Administradora, que é popularmente conhecida como Bandeira. As mais utilizadas são: Visa e MasterCard. Para a farmácia poder aceitar esse tipo de pagamento, ela deve estar vinculada com alguma empresa que faça a intermediação com as Bandeiras e os Bancos.

As empresas que prestam esse tipo de serviço são conhecidas como Adquirentes ou Credenciadoras. Empresas como Get Net, Rede e Cielo, são alguns exemplos. Porém, para que seja possível a comunicação da farmácia com a Bandeira e os Bancos, é necessário um equipamento que faça a leitura do cartão. São as famosas maquininhas POS.

O POS utiliza a rede telefônica para se comunicar, e não possui integração com o sistema de automação da Farmácia. Porém o POS, apesar de ainda existir em muitas farmácias, está cada vez mais perdendo espaço para o TEF, que é um sistema que permite pagamentos eletrônicos através da comunicação entre a automação comercial e as empresas adquirentes.    

Por que registrar pagamentos de cartão?

Como dito anteriormente, o cartão do tipo POS não é integrado com o sistema da farmácia. Isso na prática quer dizer que você terá o trabalho manual de registrar as informações do “canhoto” (comprovante que é impresso pela maquinha);

  • do valor;
  • data da venda;
  • forma de pagamento (Cartão); e
  • quantidade de parcelas.  

Ao final de cada mês é importante ter o valor exato de todas as vendas que foram pagas através do cartão. Isso é muito importante, pois para cada venda no cartão é cobrada uma taxa pela Bandeira/Adquirente/Banco. Se você não souber os valores das taxas e o quanto tem para receber em cartão, sua farmácia terá que confiar “cegamente” nas empresas de Cartão. Pois como você terá a certeza de estar recebendo exatamente o que lhe é de direito?

Para as transações em maquinhas do tipo TEF, esse processo é bem mais facilitado. O TEF possui integração com o sistema da farmácia, dessa forma não é preciso registrar manualmente as vendas através do cartão. Isso já é feito automaticamente pelo sistema. Porém vale salientar a importância de informar as taxas cobradas pelas Adquirentes TEF de forma correta no sistema da farmácia, para que os cálculos estejam sempre corretos.

A farmácia deve trabalhar com Cartões?

Definitivamente, sim! Essa forma de pagamento é extremamente lucrativa para todos:

  • o cliente não deixa de comprar, a farmácia não perde a venda;
  • a adquirente ganha porcentagens cada vez que seu equipamento é utilizado;
  • a Bandeira ganha taxas por operação, além da anuidade; e
  • o Banco lucra com juros e taxas administrativas.

#3 Nunca juntar as contas pessoais com as contas da farmácia

Por mais que você seja dono do seu próprio negócio, é necessário ter em mente que existe uma nítida separação entre CPF (Cadastro de Pessoa Física) do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). Teoricamente isso é bem mais fácil que a prática do dia a dia na farmácia.

É mais do que comum empreendedores sangrarem o caixa do negócio para pagar uma despesa pessoal. Afinal, sou eu quem é o dono, não é mesmo! Esse tipo de pensamento tem um destino certo e muito amargo: falência.

Tem ainda aquelas pessoas que incluem as próprias despesas pessoais “de casa” dentro da organização financeira da farmácia. O colaborador lança no próprio sistema da farmácia a conta de luz da casa do dono e da farmácia, por exemplo. No final do mês é inviável tomar uma decisão com demonstrativos financeiros que não refletem a realidade do negócio.   

Se você ainda insiste em pensar dessa forma, agora é a hora de atualizar sua mentalidade. Se você não quer colocar a “mão na massa” e trabalhar na farmácia, então seus provimentos virão dos lucros do negócio. Isso significa que suas retiradas devem ser conforme a lucratividade e não a qualquer hora do dia.  

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Porém se você quer participar e ter uma função ativa dentro do seu próprio negócio, você será recompensado por isso. A constituição do pró-labore (“salário do dono”) deve ser respeitada. Se porte como qualquer outro colaborador, que ao final do mês terá seus provimentos. Porém como dono, também terá o direito de efetuar retiradas conforme os lucros do período.

A lição aqui é clara: existe hora, momento e quantia certa para você retirar dinheiro da sua farmácia, sem que isso prejudique a saúde financeira do negócio. E nunca, jamais, misture suas contas pessoais com as contas da sua empresa!    

Conclusão

Conhecer os princípios das formas de pagamento utilizadas pelo mercado, registrar as operações de entrada e saída, e ter o controle das taxas dos recebíveis de cartão, além de manter a separação das contas pessoais com as corporativas, são ações indispensáveis para a farmácia que deseja se manter no mercado ou expandir sua atuação no varejo farmacêutico.

Mais do que isso é preciso ter um bom sistema de farmácia capaz de automatizar a organização financeira do negócio. Preencha o formulário nessa página e fale agora mesmo com um especialista para conhecer nossas soluções financeiras, ou se preferir chame no whatsapp!

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