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Gestão de Farmácia: 4 pilares de uma farmácia organizada e lucrativa

Sem tempo para ler o artigo Gestão de Farmácia: 4 pilares de uma farmácia organizada e lucrativa?

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Basicamente todo empreendimento farmacêutico está alicerçado sob 4 pilares básicos da gestão de farmácia:

  • pessoas;
  • ferramentas;
  • processos;
  • gestão.

Continue a leitura para saber como aplicar esses conceitos no dia a dia da farmácia para fazer a diferença nos resultados.

#1 Pessoas

Antes de pensar em números e resultados, muitos donos e gestores de farmácias e drogarias se esquecem do fator principal responsável por fazer acontecer: as pessoas.

Comece pensando em pessoas. Lembre-se que são as pessoas que compram na farmácia, e são pessoas responsáveis pelo funcionamento do negócio. Se você não consegue enxergar isso, é melhor uma boa reflexão. Troque ferramentas, layouts, diminua o preço, faça promoções, mude a cor da parede, troque de vitrine, enfim, no final sempre serão as pessoas que movem o negócio.

Ao invés de lutar contra esse fato, não é melhor entender de uma vez que pessoas felizes deixam outras pessoas felizes? E quem não gosta de um lugar onde nos sentimos bem? E como tornar os colaboradores da farmácia pessoas que sentem satisfação em trabalhar para a prosperidade do negócio?

Primeiro identificar o perfil de cada colaborador e entender o motivo que o levou até sua farmácia. Muitos estão de passagem e precisam somente do salário e não querem contribuir com mais nada, além das suas funções. Outros enxergam um futuro e querem progredir noutros cargos. Existem aqueles que nem sequer sabem o que estão fazendo nesse momento de suas vidas.

É importante separar o “joio do trigo”. Porque? Por que você tem que investir nas pessoas certas, aquelas que vão dar o retorno esperado. Sendo mais claro, pessoas treinadas são mais propensas a entregar uma melhor produtividade. Porém nem todas as pessoas tem habilidades para determinada atribuição. Por isso a relevância de saber quais os perfis de profissionais disponíveis na farmácia.

Você quer uma farmácia lucrativa, não é mesmo? Então como vai fazer isso com pessoas improdutivas? E como fazer as pessoas produzirem? Ora, deixando-as felizes! A felicidade pode ser traduzida em:

  • ambiente de trabalho adequado;
  • respeito e valorização das pessoas;
  • comunicação transparente;
  • cultura organizacional forte;
  • plano de carreira para cada cargo;
  • remuneração justa;
  • bonificações e comissões;
  • elogios e reconhecimentos em público;
  •  críticas construtivas e advertências de forma individual; e
  • treinamentos, reciclagens e capacitações constantes.

Parece muito? Na verdade, é só o básico que mantém a felicidade de qualquer bom colaborador. Entende agora o motivo de saber se a pessoa realmente vai devolver todo o investimento necessário que a farmácia terá que fazer? Agora que você já sabe quais colaboradores podem entregar resultado, basta fazê-los felizes!  

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#2 Ferramentas

Certo, você agora já sabe quais são os colaboradores que podem ser exigidos e vão entregar produtividade. Mas eles não vão conseguir sozinhos. É preciso dar as ferramentas certas para as pessoas certas! Observe os detalhes:

Ebook Exposicao de produtos - Gestão de Farmácia: 4 pilares de uma farmácia organizada e lucrativa

Por que o balanço de estoque sempre leva o dia inteiro?

Será “corpo mole” do colaborador, ou porque a farmácia ainda não possui um coletor de dados?

Não foi comprado um coletor de dados pois o sistema da farmácia não aceita esse tipo de balanço?

Todo final de tarde o balconista anota no caderninho “falteiro” os produtos que precisam ser comprados?

Em tempos de Facebook e Whastapp e sua farmácia usando um caderninho de anotação para controlar o estoque?

Por que não usar as ferramentas de classificação de estoque e fazer a curva de demanda automaticamente no sistema?

curva de demanda jpeg 1280x702 - Gestão de Farmácia: 4 pilares de uma farmácia organizada e lucrativa
Curva de Demanda: Classificação de Produtos conforme vendas – Sistema InovaFarma

O colaborador tem que ficar esperando o retorno do representante do distribuidor?

Não é melhor cortar caminho e fazer logo o pedido por meio da internet direto no sistema da farmácia?

Hoje os grandes laboratórios possuem a opção de pedido eletrônico disponível nos melhores sistemas de farmácia no mercado.

lancar pedido jpg 1280x686 - Gestão de Farmácia: 4 pilares de uma farmácia organizada e lucrativa
Lançamento de Pedido Eletrônico – Sistema InovaFarma

A farmácia tem aborrecido muito cliente e perdeu venda por causa da digitalização de receita?

Já notou como muitas pessoas tem dificuldades em mexer com impressoras e scanners

Isso já não acontece com celulares, todo mundo sabe mexer (pelo menos o básico).

Então já pensou em escanear a receita do medicamento usando apenas a câmera do celular para que a digitalização aparece na tela do computador automaticamente? Já existe sistema de farmácia que faz isso para você.  

Webinario Como evitar as rupturas de estoque - Gestão de Farmácia: 4 pilares de uma farmácia organizada e lucrativa
Digitalizando Receita com Celular – Sistema InovaFarma

Isso só para citar alguns exemplos. Notou o quanto de tempo pode estar sendo desperdiçado na farmácia por fata de ferramentas adequadas?

#3 Processos

Tudo bem, agora a farmácia já tem as pessoas e as ferramentas que vão fazer acontecer. Mas como isso será possível? Veja, você quer fazer um bolo, tem os ingredientes e os eletrodomésticos, o que falta? O modo de preparo! Os processos nada mais são que “como fazer algo”.

Trazendo isso para a gestão farmacêutica, pense:

  • como será feita a compra dos produtos?
  • a entrada das mercadorias, terá check-in?
  • qual será o tipo de precificação dos produtos?
  • a exposição dos produtos seguirá quais critérios?
  • como cada balconista deve atender os clientes visando o ticket-médio?
  • na hora da venda será feito o check-out?

Esses são processos básicos que toda a farmácia possui, existem outros aos montes. Para cada qual é extremamente necessário que o gestor tenha em mente o plano de execução, ou seja, como deve ser feito. No caso das farmácias existem os POPs (Procedimento Operacional Padrão) para alguns processos relacionados ao armazenamento, dispensação e controle de medicamentos, exidos pela vigilância sanitária.

Mas e as demais tarefas do dia a dia? Você não pode esperar que um órgão sanitário diga o que fazer em absolutamente tudo na farmácia, cabe a você fazer o planejamento estratégico!

#4 Gestão

Bem, então finalmente a farmácia já tem tudo para decolar: pessoas certas com ferramentas adequadas e processos bem definidos. Agora é só esperar os resultados aparecerem, certo? Ainda não. É preciso fazer tudo isso funcionar junto e no tempo certo. E como isso é possível? Através da Gestão.

É a Gestão responsável por tirar o máximo proveito dos recursos disponíveis na farmácia. É ela quem “vai dizer” o que continua dando resultado e o deve ser melhorado. Através dos Indicadores de Performance (KPIs), em um dado período, é possível analisar como a farmácia se comportou.

Por exemplo:

Um processo muito bem estruturado, talvez não esteja sendo tão vantajoso e eficiente como antes. O que era feito alguns meses atrás pode deixar de funcionar, pois o mercado avança, a economia muda, e as pessoas podem já não serem as mesmas na farmácia. Justamente nisso a gestão pode identificar essas quedas de rendimento como um todo e separadamente.

Conclusão

Pessoas: são recursos humanos responsáveis por executarem ações, precisam ser engajadas e estarem felizes para performar;

Ferramentas: todos os recursos que não são humanos (equipamentos, sistema de farmácia, mobiliário, etc)

Processos: como uma tarefa será executada pelo colaborador e quais ferramentas serão utilizadas

Gestão: extrair a máxima performance de todos os recursos disponíveis, avaliando constantemente se algo pode ser melhorado em prol do objetivo definido.

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