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armazenamento de mercadorias

7 dicas para otimizar o recebimento e armazenamento de mercadorias

INOVAFARMA
3 de junho de 2019
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Imagine o prejuízo para a farmácia quando os clientes deixam de comprar os produtos por não encontrá-los nas prateleiras, em consequência da falta de organização. Essa é uma das razões por que devemos manter o armazenamento de mercadorias organizado e sob rigoroso controle. Para resolver esse problema, é necessário muito mais do que apenas espaço...

Imagine o prejuízo para a farmácia quando os clientes deixam de comprar os produtos por não encontrá-los nas prateleiras, em consequência da falta de organização. Essa é uma das razões por que devemos manter o armazenamento de mercadorias organizado e sob rigoroso controle.

Para resolver esse problema, é necessário muito mais do que apenas espaço para guardar os produtos. Existe uma série de ações que devem ser seguidas a fim de otimizar esse processo.

A seguir, mostramos 7 dicas sobre o que você pode fazer a fim de manter o almoxarifado organizado e eficiente. Acompanhe a leitura!

 

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1. Padronize os processos

O primeiro passo para manter um ambiente organizado e sob controle é por meio da identificação de cada etapa do processo de recebimento e estocagem dos produtos, que geralmente é composto pelas seguintes etapas:

  • recebimento dos produtos pelo almoxarifado;
  • conferência, registro e endereçamento dos itens;
  • encaminhamento das mercadorias ao local do estoque determinado a elas.

Para torná-lo eficiente, todos esses momentos devem passar por constantes avaliações, a fim de encontrar possíveis falhas e apontar soluções a elas.

Portanto, analise os procedimentos: “De que maneira é feito o recebimento de mercadorias?”, “Como os itens são separados para serem enviados aos clientes?” etc.

Ao fazer essa análise e ajustar os processos, sua empresa se certificará de que todas as etapas funcionam de forma a prestar um bom atendimento aos clientes.

2. Mantenha a equipe treinada

Um funcionário bem treinado é capaz de identificar falhas e resolver eventuais problemas de maneira rápida e segura. Além disso, ele deve receber o conhecimento adequado sobre as formas ideais de estocagem.

Os medicamentos são produtos delicados, que requerem cuidados especiais de armazenamento. Por isso, o funcionário também deve saber identificar os itens que necessitam de local diferenciado para guarda, como aqueles que têm a venda controlada.

Assim, investir em treinamentos é garantia de que os processos serão executados da maneira adequada.

3. Faça uma boa previsão de demanda para melhorar a reposição

Manter o controle de estoque atualizado é extremamente importante para se obter uma boa precisão sobre a demanda de produtos. Esse gerenciamento contribui para evitar tanto a compra desnecessária de itens quanto o desabastecimento. Uma forma de controlar a reposição de mercadorias é por meio da análise do histórico de vendas, por exemplo.

Outra sugestão para esse controle é a classificação ABC. Nesse modelo, os itens devem ser classificados em ordem de importância. Assim, cada letra representa um critério de classificação, que pode ser o preço, o volume de saída, entre outros.

Um dos principais objetivos desse modelo é otimizar a organização e o controle dos produtos classificados como mais importantes.

Outra avaliação que deve ser feita para uma boa previsão da demanda é o controle de produtos sazonais. Dessa maneira, é possível prever quais itens devem ser comprados em determinadas épocas do ano.

Qualquer que seja a forma de controle escolhida, mantenha sempre os dados das mercadorias atualizados. Portanto, anote informações como:

  • data de entrada e saída dos produtos;
  • preço de custo e de venda dos itens;
  • quantidade disponível em estoque;
  • quantidade mínima de disponibilidade de cada item.

4. Escolha o local adequado para o armazenamento de mercadorias

Ao escolher o local do armazenamento, deve-se observar a facilidade de movimentação pelo espaço, já que esse é um espaço de entrada e saída frequente dos itens.

Dessa forma, o ideal é que o ambiente tenha algumas características que facilitem esse processo, como a iluminação adequada e piso nivelado. Também deve-se ter muita atenção quanto à limpeza do almoxarifado, a fim de evitar o acúmulo de pó sobre as mercadorias.

Outro cuidado importante com o armazenamento é quanto às condições climáticas do ambiente. Isso porque os medicamentos devem ser guardados em locais com a temperatura adequada, sem exposição a luz solar e umidade.

O cuidado com a ventilação também deve ser uma preocupação, pois os produtos têm que manter sua qualidade. Portanto, caso o espaço tenha ventilação natural, a disposição dos itens deve permitir que eles recebam a circulação de ar adequada.

5. Defina a organização dos produtos

A disposição das mercadorias é outro item que deve ser muito bem observado. Portanto, organize-as de forma que o acesso e manuseio sejam fáceis e rápidos. Os produtos podem ser organizados sob diferentes critérios.

Ordem alfabética

Na organização por ordem alfabética, os itens são dispostos pelo nome genérico do produto.

Forma farmacêutica

Esse método de organização é baseado na forma farmacológica do medicamento, tais como:

  • sólidas, que podem ser comprimidos, drágeas etc.;
  • líquidas, que são xaropes, gotas orais etc.

Grupo terapêutico

Os medicamentos ficam dispostos conforme o grupo terapêutico a que pertencem. Essa forma de disposição contribui para a realização de inventários.

Alfanumérico

Os itens são organizados por meio de identificações de prateleiras e estrados. Esse é um modelo ideal para ser aplicado em locais amplos, como galpões.

6. Faça inventários frequentemente

Com o propósito de garantir a confiabilidade do estoque, nada mais importante que fazer o inventário regularmente. Essa atividade é essencial para identificar possíveis falhas no controle das mercadorias, bem como manter os registros precisos e consistentes.

Além disso, o inventário permite a identificação de mercadorias que estão com o prazo de validade próximo do vencimento, o que permite que a farmácia possa criar ações promocionais de vendas antes que o produto perca a validade e tenha que ser descartado.

7. Utilize os recursos tecnológicos disponíveis

Todos os processos que compõem a atividade de recebimento e armazenamento requerem uma série de controles e informações precisos e seguros. Por isso, contar com o apoio de um software de gestão é essencial para atingir esse objetivo.

Por meio do sistema, os processos ganham mais agilidade, e isso é revertido em maior produtividade para a farmácia, já que seus funcionários terão mais tempo para se dedicar a outras atividades, como o atendimento aos clientes.

Além disso, a adoção de um sistema reduz o risco de erros, já que os processos são automatizados. Outro benefício é a confiabilidade das informações, pois tarefas com grandes riscos de falhas, como o controle de estoque, são completamente automatizadas, o que garante mais eficiência ao processo.

 

Outra funcionalidade de um sistema de gestão são os relatórios gerenciais, que são ferramentas essenciais para a tomada de decisões estratégicas em uma farmácia.

Portanto, existem várias ações para organizar o recebimento e armazenamento de mercadorias, como analisar os procedimentos, definir um local ideal de estocagem e fazer uma boa previsão da demanda de produtos. Além disso, a utilização de um software de gestão é essencial para apoiar todos esses processos.

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