Conheça as vantagens do check-in e check-out de produtos no estoque de farmácia

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Um dos piores pesadelos do empreendedor farmacêutico é sem dúvida a falta do produto no estoque de farmácia no momento da venda, afinal é uma oportunidade de faturamento perdido. As consequências vão além, causando desconforto no cliente, que levará um descontentamento que pode até manchar a imagem da farmácia. Ninguém quer isso, não é verdade?

Para qualquer empresa, especialmente para farmácias e drogarias, é sempre interessante ter o estoque de produtos com a quantidade mínima suficiente para atender sua demanda, porém com uma margem de segurança que forneça um lastro adequado para o tempo de reposição.

Apesar de aparentar complexidade, esse processo pode ser automatizado, sendo que existem cálculos e metodologias específicas que fornecem com boa exatidão quando e quanto a farmácia precisa comprar dos fornecedores para evitar a ruptura do estoque, isto é, ficar sem o produto.

Para tal tarefa se faz necessário um bom sistema de farmácia que ofereça ao gestor o total controle do estoque. Porém não basta apenas automatizar o processo, é preciso adotar o check-in e check-out para manter a integridade das quantidades dos produtos. Continue a leitura e veja como implementar e utilizar na prática essas ferramentas, evitando de uma vez a ruptura do estoque. Confira!

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Check-in na compra de produtos

Arquivo XML de compra

O primeiro passo para ter um estoque íntegro no sistema, isto é, que seja fiel aos produtos físicos que realmente constam na farmácia, é o registro das mercadorias compradas.

Normalmente os distribuidores de mercadorias fornecem o arquivo XML, que basicamente é a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) com a descrição detalhada de todos os itens comprados. Neste caso basta importar o arquivo XML para dentro do sistema de farmácia.

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Entrada de Compras – Sistema InovaFarma

É justamente nesse momento que surgem as fissuras que podem devastar a credibilidade do estoque. Isso porque como o arquivo XML já “traz” todos os dados dos produtos basta apenas inserir no sistema e pronto! As quantidades nos cadastros dos produtos são atualizadas automaticamente.

Mas o nem todos notam são as pequenas inconsistências que podem acorrer, como por exemplo:

  • quantidades incorretas que constam na nota do que realmente foi comprado;
  • nome do produto é diferente do nome cadastrado no sistema;
  • informações tributárias e fiscais incorretas;
  • valores incorretos no arquivo XML.

Não é difícil encontrar alguma Nota Fiscal emitida com erros para a farmácia que solicitou o pedido. É mais do que comum acontecer algum tipo de avaria durante o transporte, e até mesmo a troca do pedido por parte do distribuidor, fazendo com que o pedido seja completamente distinto do solicitado.

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Caso alguma informação incorreta seja registrada no sistema, os cálculos de demanda para realizar a próxima compra serão distorcidos. O resultado será invariavelmente a compra desnecessário ou insuficiente do produto. Na prática isso quer dizer que as quantidades que deveriam ser repostas não vão acontecer, culminando na ruptura de estoque. Daí a importância de conferir tudo antes de registrar a entrada dos produtos no sistema de farmácia.

Realizando o Check-in de compra

Felizmente para evitar esse tipo de erro operacional existem mecanismos, como por exemplo a Conferência de Produtos na Compra (Check-in). Ela nada mais é do que o simples ato de chegar as quantidades compradas conforme o pedido de compra.

É possível blindar a entrada de mercadoria, então o colaborador fica condicionado a conferir todos os produtos antes de registrar o XML de compra no sistema.

De forma prática, basta que o colaborador incumbido pelo estoque aponte o leitor de código de barras para cada item comprado. O sistema através do código EAN (número único que identifica informações do produto) fará a checagem com a Nota Fiscal. Se tudo estiver correto será mostrado um aviso de confirmação.

Caso contrário o sistema mostrará qual informação está divergente. Se apenas o nome do produto estiver incorreto, basta o colaborador fazer a alteração dentro do formulário de cadastro do produto. Também pode acontecer da quantidade estar errada. Daí cabe a farmácia notificar a distribuidora e rejeitar o pedido de compras, ou mesmo negociar um desconto no pedido conforme as quantidades menores do que foi realmente pago.

Ao final desse processo o sistema estará alimentado com informações verídicas acerca dos produtos que acabaram de ser comprados. Por isso a importância de conferir cada pedido de compra antes de efetivar a entrada no sistema de farmácia.  

Check-out na venda  

Na outra ponta, também é necessário manter o mesmo processo de conferência. Ou seja, no caixa da farmácia. Isso porque o que sai (é vendido) deve ser condizente com o registro no sistema e o produto físico que literalmente saiu do estoque.

Dessa forma o operador de caixa deve ficar muito atento se o produto que está nas mãos do consumidor é o mesmo produto que está registrado dentro do sistema. E isso não precisa ser feito manualmente, claro que não. Novamente aqui temos ferramentas automatizada que auxiliam o colaborador nessa tarefa. O Check-out de venda (conferência de saída).

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Conferência de Produtos Vendidos – Sistema InovaFarma

Basta que seja aproximado o equipamento escanear próximo ao código de barras do produto. O sistema busca as informações daquele código bipado e compara que são as mesmas informações que constam no pedido de venda que foi registrado no balcão de farmácia. Se tudo estiver ok a venda é finalizada e registrada no banco de dados.

Mas se houve algum problema com as informações do produto comprado com o que foi de fato informado pelo colaborador no sistema no momento da venda, o cupom fiscal não é impresso até que o colaborador faça a leitura do produto correto.

Assim é garantido que o produto vendido é o mesmo produto que foi pesquisado no sistema, com a quantidade correta, preços e condições de pagamento. Se por ventura o gestor quiser mais segurança para o processo de conferência no caixa, é possível habilitar no sistema de farmácia a função “Caixa Cego”, que oculta os valores totais recebidos.  

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Caixa Cego – Sistema InovaFarma

Vantagens de utilizar o Check-in e Check-out

Reduzir o prejuízo por entrega de produtos errados

Como já salientado anteriormente, o pedido de compra realizado para os distribuidores farmacêuticos são passiveis de erros. Portanto quando não há um rigor na conferência dos arquivos XML, o banco de dados do sistema será comprometido com informações incorretas, que futuramente vão entorpecer os cálculos de curva de demanda e afetar a quantidade dos produtos registradas no sistema de farmácia.

Reduz brecha de fraude na venda ou na entrada de produtos

Quando o quadro de colaboradores apresenta pessoas má intencionadas, a falta de registro consistente no sistema de farmácia é uma vulnerabilidade que pode ser facilmente explorada. Algumas mais comuns são:

  • efetuar a saída de produtos que não estavam constando no sistema;
  • recebimento de valor incompatível (a menos) do que o preço real do produto;
  • troca de produtos que apresentam informações duplicadas.

Evitar esse tipo de situação é possível com a obrigatoriedade da Conferência de Produtos.  

Ajuda no alinhamento do estoque virtual e físico

O estoque virtual é aquele que consta registrado dentro do banco de dados do sistema de farmácia. Ele deve ser fiel às quantidades do “mundo real”, ou seja, do que realmente está exposto nas prateleiras ou armazenado no estoque. Sem sombra de dúvidas que os processos de conferência, tanto na entrada como na saída, são responsáveis por manter os dados virtuais com as quantidades reais.

Uma boa alternativa para saber realmente se não existe ruptura de estoque é a realização do Balanço de Estoque. Esse procedimento é recomendado a ser praticado uma vez ao mês na farmácia. Se o seu negócio é muito vasto e apresenta muitos itens, o balanço pode ser por amostragem, ou setorizado, por exemplo, poupando tempo e lhe mantendo informado sobre o panorama do estoque.

Contribui para o setor de compra e venda ser mais eficiente (informação de estoque)

Dificilmente uma farmácia terá ruptura de estoque praticando check-out e check-in nas suas rotinas de compra e venda. O motivo é simples: dados coesos são processados pelo sistema de farmácia e tornam-se informações para as próximas compras.

Através das movimentações de saídas, isto é, o fluxo de vendas é perfeitamente possível calcular a curva de demanda, as quantidades a serem compradas e estimar em dias qual o prazo para o setor responsável realizar o próximo pedido de compra. A previsibilidade, é sem dúvida, um dos melhores benefícios que a conferência de produtos traz para farmácia.

Conclusão

Como já deu para notar, a Conferência de Entrada (Check-in) e Saída (Check-out) são processos indispensáveis para a farmácia manter a saúde do estoque. Não se trata de um processo complexo, contudo exige muita resiliência e monitoramento. Felizmente esse trabalho pode ser automatizado através de bons sistemas de farmácia disponíveis no mercado, poupando tempo aos gestores farmacêuticos.

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