7 desafios de como administrar farmácia e drogaria

Para você empresário que deseja administrar farmácia, o que vêm na sua mente ao ser perguntado sobre qual o objetivo do seu negócio?

Certamente a resposta será o lucro. Claro que isso é fundamental ao administrar uma farmácia, mas ele não é decisivo!

É um erro pensar que as farmácias quebram apenas por falta de lucro, muitas vezes o fator que as levou sucumbir foi ausência de fluxo de caixa, tendo uma morte por asfixia.

Indo mais além, existem muitas farmácias que dão lucro e possuem bom fluxo de caixa, mas simplesmente não conseguem sobreviverem ao seu próprio dono. Isso mesmo!

Organizar processos de administração de drogaria é essencial para que a loja tenha mais clareza em relação aos resultados que pretende alcançar.

Em contrapartida, uma má administração de drogaria pode trazer inúmeras dores de cabeça para a loja. Até mesmo culminar com a quebra e o fechamento do negócio.

Farmácias de pequeno e médio porte não costumam possuir processo bem definidos e descentralizados, o que acaba acontecendo são as tarefas e decisões serem concentradas somente em uma única pessoa: o Dono.

Quando o Dono da farmácia, por algum infortúnio não está presente, os colaboradores ficam sem saber o que fazer, sendo um desafio administrar farmácia.

O medo de errar, a simples falta de autonomia e treinamento paralisam as operações da farmácia. Faça um exercício mental: sua farmácia consegue sobreviver sem que você esteja presente?

A seguir vamos apresentar as principais boas práticas para manter os processos da sua drogaria organizados.

Entre elas, destacamos questões como a padronização dos cadastros de medicamentos, a boa comunicação e o investimento em um software de gestão de drogaria. Acompanhe as ações que recomendamos para você!

Também recomendamos a leitura de:

>> Gerente de farmácia: como se destacar no mercado farmacêutico

>> Métricas de vendas em farmácias: conheça os principais indicadores

>> Software para farmácia: saiba como escolher a melhor opção

Como administrar farmácia em cada fase no negócio

O consultor de negócios Ichak Adizes brilhantemente comparou o ciclo de vidas das empresas com o ciclo de vida dos organismos vivos.

Isso na prática exemplifica muito bem o que é administrar farmácia ou drogaria, em outras palavras, o autor exemplificou como a empresa nasce, cresce, cumpre sua missão e morre, semelhante aos seres humanos.

Você deve conhecer, destrinchar e analisar todas essas fases. E por que fazer isso? Muito simples.

Análogo aos jogos de vídeo game: se você tem conhecimento de quantas fases existem e o que elas reservam, fica muito mais fácil criar um planejamento e vencer o jogo, certo?

“Viver significa resolver problemas ininterruptamente. Quanto mais plena for a vida, mais complexos os problemas a serem resolvidos. O mesmo se aplica as organizações.”

ADIZES (2002, p.4)

Da mesma forma podemos trazer esse conceito para administrar farmácia. Se você souber o que o seu negócio poderá enfrentar, saberá como lidar melhor com cada situação e assim saber administrar farmácia.  

Desafios de administrar farmácia que você poderá enfrentar

Você pode estar se perguntando como é possível prever os acontecimentos que vão surgir para poder administrar farmácia, certo?

Bem, estudiosos reuniram muitos dados a partir de observações feitas em várias empresas ao longo de vários anos.

Ao final da compilação foram extraídas informações úteis do que genericamente acaba ocorrendo nas empresas.

Em posse dessas informações, você como gestor, pode se antever e planejar as ações para sua farmácia e superar os desafios que uma administração traz.

Abaixo reunimos resumidamente cada fase, elencando os desafios que o empresário irá enfrentar e como superar cada nova fase.    

1. Nascimento da farmácia

É comum ter muito pouco controle sobre qualquer ação dentro da empresa. Tudo fica nas mãos do dono que acaba trabalhando mais que os próprios colaboradores, que nem sequer sabem o porquê estão executando uma tarefa, um erro ao administrar farmácia.

• Alto entusiasmo (muita vontade de empreender e fazer “dar certo”);
• Alta flexibilidade (as mudanças ocorrem freneticamente, não existe um foco muito bem definido);
• Pouco ou nenhum processo (colaboradores não tem um claro direcionamento das tarefas as serem executadas);
• Centralização de poder (tudo tem que passar e ser aprovado pelo dono);
• Pouco ou nenhum controle (não existem KPIs para mensuração dos resultados);
• Pouco ou nenhum retorno financeiro (lucro inexistente, pouco fluxo de caixa). 

Desafios ao administrar farmácia na primeira fase:

Nos primeiros meses e anos de vida a euforia tomada pelo empresário é o combustível que o faz ter muita flexibilidade em constantemente mudar de opinião e buscar novas oportunidades no mercado.

• Sair do zero;
• Buscar conhecimento;
• Fazer plano de negócio;
• Buscar recursos financeiros;
• Encontrar capital intelectual.

Como passar para próxima fase:

Ter muita energia e vontade de empreender, acreditar no seu sonho. Se necessário o dono terá que trabalhar “de graça” para sua própria empresa. 

2. Infância da farmácia

Dificuldades ao administrar farmácia na segunda fase:

• Colocar em prática o Plano de Negócio;
• Começar a produção/venda dos seus
  produtos/serviços;
• Estudar e aprender com o mercado de atuação;
• Ter fluxo de caixa para manter as operações;
• Iniciar o processo de formação
  da equipe/cultura.

Como avançar para próxima fase:

Ter comprometimento e colocar na prática o que foi planejado, não se abatendo com as primeiras dificuldades.

3. Pré-adolescência da farmácia

Desafios ao administrar farmácia na terceira fase:

• Manter o foco no nicho de mercado escolhido;
• Equilibrar as despesas com as receitas;
• Delegar autoridade para os colaboradores;
• Iniciar o processo de descentralização de poder;
• Equilibrar as despesas com as receitas;

Como passar para próxima fase:

Entender que é necessário começar a empoderar os colaboradores para aos poucos criar um sistema de controle para descentralizar o poder.

4. Adolescência da farmácia

Quando a empresa começa a ter um misto de flexibilidade e controle. Ela sobreviveu à várias tormentas do mercado e conseguiu se estabilizar.

Já encontrou o seu nicho, porém ainda passa por adaptações. Ainda sim convive com muitos problemas por falta de delegação e controle, que são desafios ao administrar farmácia.  

• Encontrou seu nicho no mercado (não muda tão frequentemente);
• Problemas de gestão (processos mal definidos e ainda centralizados no dono);
• Retorno financeiro (as despeças começam a se estabilizar com as receitas);
• Problemas de controle (os colaboradores ainda não performam adequadamente).

Dificuldades ao administrar farmácia na quarta fase:

• Saber lidar com as brigas de liderança;
• Administrar os conflitos com sócios, gerentes e donos;
• Criar um sistema de controle e gerenciamento;
• Fazer com que a empresa seja auto gerenciável (não precisa do dono);
• Criar e fortalecer a cultura da empresa;
• Começar a lucrar de verdade com as operações de venda.

Como passar para próxima fase:

Os colaboradores devem ser autônomos e saberem o que fazer sem a necessidade do dono. A empresa deve ser capaz de seguir sozinha sem a presença do dono.

5. Farmácia adulta e saudável

Quando a farmácia atinge o ápice da harmonia entre controle e flexibilidade. Consegue atingir os resultados e está bem sólida no nicho de mercado atuante.

Possui colaboradores de alta performance que tomam as próprias decisões assertivas para a continuidade dos resultados.

• Processos são cumpridos (existe fluxos de trabalhos simples e bem definidos);
• Organograma bem definido (os colaboradores sabem perfeitamente quais as fronteiras de onde podem atuar);
• Existe flexibilidade (colaboradores podem tomar decisões que vão de encontra com os resultados, mesmo que estejam fora do seu escopo de atuação);
• Existe controle nas operações (as tomadas de decisão são embasadas em KPIs) e não mais em “achismos”;
• O poder é descentralizado (as decisões de tarefas são divididas entre a equipe).

Dificuldades ao administrar farmácia na quinta fase:

• Manter a cultura da empresa forte;
• Proporcionar autonomia das tomadas de decisões
  dos colaboradores;
• Se manter flexível para as mudanças do mercado;
• Manter o controle sem burocratizar processos;
• Manter as receitas em constante crescimento;
• Buscar a conciliação entre controle e
  flexibilidade;
• Manter ativo o “espírito” empreendedor (evitar
  zona de conforto).

Como se manter nessa fase:

Essa é a fase desejável por todo o empresário. É nela que a empresa se torna auto gerenciável, isto é, já não necessita mais do dono para sobreviver. O grande desafio para se manter nessa fase é conciliar o controle com a flexibilidade das mudanças.

Ou seja, a empresa atinge um patamar que não vê necessidade de inovações e assim somente busca controlar o que já está performando através de burocracias, porém isso acaba criando um campo fértil para a zona de conforto.  

6. Farmácia adulta, porém doente

Desafios ao administrar farmácia na sexta fase:

• Gerenciar conflito de egos entre
  donos/sócios/administradores;
• O dono começa a ter outros interesses e deixa de
  lado a empresa;
• Existe um enfraquecimento da cultura da empresa;
• Colaboradores não se sentem
  recompensados (pouca ou nenhuma participação em lucros/bônus);
• Organograma
  começa a ficar muito complexo (são criados muitos níveis desnecessários);
• Pouco ou nenhuma inovação nos produtos/serviços.

Como sair dessa fase:

O primeiro passo para reverter a situação e deixar essa fase é identificar qual o verdadeiro valor que a empresa entrega aos seus clientes.

O que fez a empresa chegar até o ápice? Voltar às origens  

7. Farmácia idosa adoecida

O marco da decadência não é desejado por nenhuma empresa, mas é mais comum do que se imagina.

Acontece quando a empresa possui tanto controle que já não consegue ser mais flexível ao ponto de se adaptar as novas mudanças do mercado.

Isso traz consequências graves que se não logo identificadas e tratadas arruínam qualquer negócio, sendo sem dúvida o grande desafio de como administrar farmácia.

• Muito controle (burocracia demasiada em todos os níveis da empresa);
• Organogramas extensos (níveis complexos de autoridades e subordinação);
• Pouca ou nenhuma flexibilidade (alterar processos existe muito esforço e trabalho);
• Engessamento (não existe autonomia na toma de decisões, tudo tem que ser votado por comissões e grupos de gestores);
• Muitos processos (já não é simples realizar qualquer nova tarefa que esteja em desacordo com as diretrizes da empresa).

 Desafios ao administrar farmácia na sétima fase:

• Colaboradores competem entre si ao invés de
  competir com a concorrência;
• Colaboradores detém privilégios que outros do
  mesmo nível hierárquico não tem;
• O dono tem pouco interesse pela empresa;
• Todos os processos têm alta burocracia (não é
  fácil fazer mudanças);
• Os clientes estão cada vez mais escassos;
• Ausência de inovação nos produtos/serviços;
• Os resultados das receitas já não são tão bons
  como antes;
• As pessoas não estão mais comprometidas com a empresa.

Como sair dessa fase:

Sem dúvida quando a empresa atinge a fase de Morte é muito complicado reverter esse cenário.

É necessário muita energia e vigor para desengessar os processos para que haja mudanças. Além disso boa parte dos colaboradores já estão contaminados pela péssima cultura que se instaurou no local.

Eles devem ser renovados por outros profissionais que vão demandar tempo para performar. Chega um certo ponto que a melhor alternativa é refundar a empresa, repensar o nicho de atuação e começar novamente do zero.

Daí a importância do “espírito” empreendedor do dono entrar em ação.  

Por que tudo isso é útil para administrar farmácia?

Sabendo disso tudo você agora tem ciência dos desafios que sua farmácia poderá vivenciar. Ok.

Mas como isso pode ser útil no seu dia a dia? Você não será surpreendido facilmente com as adversidades que a caminhada do seu negócio irá sofrer.

Dessa forma têm mais confiança em delegar e empoderar os seus colaboradores para que a farmácia comece a trabalhar para você, ao ponto que não será mais necessária sua presença.

O ideal não é deixar no papel toda essa teoria, mas aplicar agora mesmo ao administrar a farmácia. E como fazer isso? Primeiro comece identificando em qual fase sua farmácia está.

Para facilitar esse processo você pode contar com sistemas de automação e gestão que mostram indicadores de performance, assim você consegue ter um panorama geral se existe fluxo de caixa adequado e como estão as margens de lucratividade.

Com esses dados em mãos você saberá a fase que sua farmácia está no momento.

Assim você terá uma boa noção de quais desafios e aspectos devem ser vencidos e pode então instruir sua equipe para que não sejam “pegos” de surpresa e fiquem se saber o que fazer quando você não estiver presente.

“É mais fácil você lutar com um adversário conhecido do que subir no ringue de olhos vendados.”  

Boas práticas para administrar farmácia

Conheça bem o nicho de mercado

Primordialmente, é fundamental aprender e compreender como o varejo farmacêutico funciona. Buscar ser o mais informado e especialista possível naquilo que pretende focar. 

Muito dessa expertise passa por conhecer como o público-alvo pensa e age diante das oscilações do mercado.

Veja o que o cliente mais procura quando entra em um estabelecimento e, ainda, saber quais são e onde encontrar os melhores fornecedores.

Dominar tais áreas, entre outras, permite ao bom empreendedor ganhar espaço e preparo para o que lhe for demandado. 

Por esse motivo, não deixe de ficar atento a modificações e oportunidades que virão ao longo do tempo.

Pois, se não criar o hábito de monitorar constantemente a situação em que o mercado varejista se encontra, pode ficar perdido e dar brecha à concorrência.

Atente aos concorrentes do varejo farmacêutico

Conhecer seus adversários, estudá-los e analisar seus perfis diariamente é crucial para uma boa administração de drogaria e por consequência o sucesso da loja.

Verifique seus pontos de atuação e domínio no setor dentro do qual sua farmácia trabalha facilita identificar o que eles têm a oferecer além do que você já faz.

Entretanto, somente essa prática não basta na administração de drogaria. É preciso, ainda, entender o porquê de os concorrentes conseguirem prosperar no mercado. .

Nesse sentido, observe as ações do outro é um ótimo exercício para evitar falhas na própria farmácia, essa prática dentro da administração de drogaria é chamada de benchmarking.

Evite entrar na guerra de preços a qualquer custo

Entrar numa briga por preços melhores que os da concorrência, chegando a níveis de ofertas tão baixos que, praticamente, desmerecem o produto ou serviço, é algo totalmente prejudicial para a administração de drogaria.

Ainda, você estará arriscando ir à falência por não ter margem de lucro.

A solução para essa questão é procurar concentrar-se no público-alvo e ser sempre criativo quando for tratar com o cliente, mostrando valores que vão além do simples preço.

A ideia é despertar no consumidor a vontade de comprar no estabelecimento por ter a confiança na sua loja.

Use diferenciais, como o jeito que os colabores se comunicam e pelo tratamento que dão aos clientes, pela flexibilidade no pagamento, e muitos outros fatores. Não basta ser barato, tem que ser vantajoso para o cliente comprar na sua loja.

A guerra de preços nunca é algo saudável para administrar farmácia, até porque sempre haverá um concorrente querendo cobrir sua oferta, e, desse modo, se forma um círculo vicioso até que um desista ou fracasse no negócio.

Mesmo em comércios varejistas, como é o seu caso, colocar sempre o menor preço na vitrine desmerece o produto, comprometendo todo o sistema de vendas.

Valorize o que te diferencia da concorrência

Como já trabalhado desde o início, o que mudará a cara da empresa farmacêutica será aquilo que pode oferecer ao cliente que nenhum outro tem.

Uma forma de entender isso é pensando o real motivo, por exemplo, de uma pessoa comprar um smartphone de última geração. É pelo preço? Pela tecnologia? Ou por pura ostentação?

Mais uma vez, podemos comprovar que o que importa mesmo é a autoridade da marca, as estratégias traçadas pela farmácia e a imagem que passa para os consumidores.

Entre as várias possibilidades para alcançar um diferencial, estas são as mais utilizadas, lembrando que vale inovar e buscar novas formas:

• eficiência e agilidade na entrega de mercadorias;
• layout e design da farmácia;
• excelência no atendimento;
• qualidade do produto ou serviço;
• alta tecnologia utilizada;
• jogadas de marketing.

O foco, então, é buscar ao máximo o aprimoramento e apreensão de conhecimento sobre a forma do mercado de se moldar diante de crises, baixas e altas do varejo farmacêutico, entre outras adversidades.

Isso ajuda a se destacar pelo diferencial que apresenta em relação aos outros.

Conquiste e fidelize o cliente da drogaria

A melhor maneira de fidelizar um consumidor é pelo primeiro atendimento. E como fazer isso?

Primeiro, devemos ter em mente que nem sempre venderemos para as mesmas pessoas da concorrência, pois é algo muito dinâmico e subjetivo.

Assim, o que deve ser feito é estudar e analisar muito bem a persona cuja atenção você pretende chamar. Esses são os principais questionamentos e pesquisas que devem ser feitos:

• Qual a linguagem que mais atrai as pessoas?
• A persona prefere comprar na loja física ou virtual?
• Quanto o cliente está disposto a investir nos produtos?
• Como a persona prefere pagar? (cartão de crédito, dinheiro, cheque etc.)

Todo o esforço deve voltar-se para o cliente em potencial e para aqueles que já são fiéis ao que seu comércio vende. Isso vai fazer a farmácia se destacar entre as demais.

O maior bem que um negócio tem são os clientes, pois eles transmitem todo os pontos positivos e negativos da empresa. Priorizar o trabalho de fidelização é muito mais fácil que adquirir novos consumidores.

Logo, em conjunto com o excelente atendimento, ofereça vantagens para quem sempre compra na sua loja, como programas de cashback!

Mantenha uma boa padronização

O principal objetivo da padronização dos cadastros é a criação de um modelo da nomenclatura usada na descrição do produto (exemplo: “CAP” = cápsula; “SHAMP” = shampoo).

Isso ajuda o colaborador a encontrar os produtos da farmácia no sistema facilmente e agiliza o atendimento.

Consequentemente, isso melhora a comunicação entre os funcionários, uma vez que todos contam com fácil acesso às mercadorias.

Na parte gerencial, a padronização dos cadastros, principalmente pelo ato de categorizar os itens em grupo e subgrupo, ajuda o gestor e ter informações precisas em relação às mercadorias que vendem ou não.

Dessa forma, é possível ter uma compreensão geral e montar uma estratégia de acordo com os números das vendas na administração de drogaria.

Melhore a comunicação interna

A boa comunicação na farmácia é primordial para que os processos internos para administrar farmácia sejam otimizados.

Esse trabalho também acabará refletindo na melhoria do relacionamento com os clientes. Por conta disso, é preciso tomar cuidado com toda e qualquer comunicação, que precisa ser transmitida com clareza.

Dentro da farmácia, também é importante pensar nas questões visuais, pois elas revelam atenção e interesse. Isso acontece desde o momento de trabalhar o posicionamento dos produtos.

Até a forma com a qual os funcionários tratam os clientes. Cada detalhe faz a diferença e é crucial para os bons resultados do negócio no varejo farmacêutico.

Controle da entrada e da saída de produtos

Para controlar a entrada e a saída de produtos na farmácia, é preciso ficar atento a algumas questões para administrar farmácia, conforme destacamos a seguir:

• Identificar o que há de mercadorias no estoque;
• Ter atenção à forma como as entradas são registradas no sistema (é importante não deixar passar nenhuma informação e investir esforços para categorizar as mercadorias);
• Fazer inventários de forma periódica (é essencial, por exemplo, verificar se o estoque é exatamente aquele que consta no sistema);
• Considerar a integração com fornecedores (é possível, por exemplo, criar indicadores para realizar a devida reposição das mercadorias).

Isso faz total diferença no varejo farmacêutico, pois garante que sempre haverá produtos suficientes para atender os clientes, além de evitar a perda por vencimento.

Oferte treinamentos à equipe

Manter o time afiado é imprescindível para você conquistar os resultados desejados para administrar farmácia.

Quando um funcionário está atualizado, ele desenvolve atividades com mais eficiência.

O resultado disso é que ele é capaz de atender seus clientes com mais excelência, de forma que resolva seus problemas com mais agilidade. Assim a empresa aumenta a sua fidelização e seus resultados.

Antes de começar a promover treinamentos para a sua equipe, é importante entender os perfis do seu time e as necessidades do seu negócio.

Dessa forma, você saberá indicar qual treinamento é mais adequado para ser aplicado. Para descobrir isso, o ideal é realizar uma avaliação de desempenho.

Buscar conhecer a fundo quais são os conhecimentos, as habilidades e as atitudes da equipe.

A boa notícia é que nunca foi tão fácil realizar bons treinamentos para administrar farmácia. Muitas vezes, com poucos investimentos.

Entre as opções que você pode aproveitar, destacamos:

• Treinamentos de educação a distância (EAD);
• Treinamentos colaborativos. Quando um funcionário participa e replica o conteúdo para os outros membros da equipe;
• Treinamentos in company. Workshops, palestras, oficinas, entre outros, realizados dentro da empresa;
• Treinamentos out company. Cursos, master classes e outros eventos realizados fora da empresa.

O melhor modelo depende do perfil do seu público interno e a melhor forma de saber isso é por meio da experimentação.

Além disso, para definir qual o treinamento mais se adapta à sua organização, é necessário que você leve em conta três aspectos:

• O perfil dos colaboradores;
• A cultura da empresa;
• O orçamento disponível.

Conte com a ajuda de um software para administrar farmácia

Contar com um sistema de gestão é fundamental para a empresa realizar uma boa administração de drogaria.

Nos dias de hoje, mesmo com o avanço da tecnologia, muitos negócios ainda operam processos de forma manual, o que gera burocracia, atrasos e erros em administrar farmácia.

Para que esses problemas não aconteçam mais, é preciso que as farmácias se mantenham atualizadas em relação à transformação digital e adotem sistemas totalmente integrados entre as suas áreas.

Administrar farmácia traz inúmeras vantagens, como mais produtividade. Assim, faz com que a empresa cresça de forma mais rápida.

Geralmente, esses sistemas dão informações importantes em tempo real, diminuindo a necessidade dos trabalhos manuais de diversos relatórios.

Dessa forma, os gestores podem ficar livres de tarefas burocráticas para focarem em questões mais estratégicas do negócio, tornando a tomada de decisões muito mais assertiva e eficiente.

Um bom sistema para administrar farmácia será essencial para atender todas as particularidades da farmácia.

Ele permite a integração de todas as áreas do negócio, como: financeiro, administrativo, estoque, compras, vendas, entre outras.

Para falar das principais vantagens de um bom software de gestão, na administração de drogaria, destacamos:

Planejamento financeiro

Com o sistema, todas as despesas e ganhos ficarão muito mais claros, ou seja, você poderá contar com um efetivo controle financeiro.

É possível acompanhar os dados da administração de drogaria em tempo real e, assim, as decisões são tomadas com mais facilidade e clareza.

Estratégias de compras

Ao investir em um software para administração de drogaria, você consegue profissionalizar suas compras. Assim pode manter uma quantidade ideal de mercadorias na empresa, sem nenhum prejuízo.

Perfil dos clientes

O uso de uma ferramenta de gestão também permite que o gestor da farmácia saiba, com clareza, quem são seus clientes e como eles se comportam.

Dessa forma, será possível estabelecer uma estratégia de marketing totalmente alinhada com as necessidades e os desejos dos consumidores.

Análise de resultados

Um bom sistema também permite que a farmácia acompanhe as principais métricas da empresa.

Por meio da análise dos indicadores chave de desempenho (KPIs) da administração de drogaria, é possível tomar melhores decisões e realizar um planejamento da empresa como um todo.

Saiba que empresas que usam sistemas de tecnologia apresentam resultados cada vez mais concretos no contexto da gestão no varejo farmacêutico.

Essas soluções permitem que a sua farmácia apresente uma performance melhor e, consequentemente, se consolide em um contexto de crescimento contínuo e sustentável.

Conclusão

Percebe como é essencial você compreender o ciclo de vida ao administrar farmácia?

Ao fazer isso você consegue se preparar melhor para os desafias que vão surgir à medida que seu negócio cresce.

Mas não basta apenas se qualificar e ter bons profissionais ao seu redor.

É fundamental que a gestão em farmácia possa contar com sistemas de automação e gestão que proporcione as condições adequadas para mensuração e acompanhamentos em tempo real dos resultados.

E nisso podemos te ajudar! Peça agora sua demonstração gratuita! Fale agora mesmo com o especialista para conhecer nossas soluções para sua farmácia. Se preferir, chame no WhatsApp!

Quer ter acesso a vários conteúdos que vão te ajudar no seu negócio? Então se inscreva no nosso Canal do YouTube e siga nossa página do Facebook!