7 desafios de como administrar farmácia e drogaria

Para você empresário que deseja administrar farmácia, o que vêm na sua mente ao ser perguntado sobre qual o objetivo do seu negócio? Certamente a resposta será o lucro. Claro que isso é fundamental ao administrar uma farmácia, mas ele não é decisivo!

É um erro pensar que as farmácias quebram apenas por falta de lucro, muitas vezes o fator que as levou sucumbir foi ausência de fluxo de caixa, tendo uma morte por asfixia. Indo mais além, existem muitas farmácias que dão lucro e possuem bom fluxo de caixa, mas simplesmente não conseguem sobreviverem ao seu próprio dono. Isso mesmo!

Farmácias de pequeno e médio porte não costumam possuir processo bem definidos e descentralizados, o que acaba acontecendo são as tarefas e decisões serem concentradas somente em uma única pessoa: o Dono.

Quando o Dono da farmácia, por algum infortúnio não está presente, os colaboradores ficam sem saber o que fazer, sendo um desafio administrar farmácia. O medo de errar, a simples falta de autonomia e treinamento paralisam as operações da farmácia. Faça um exercício mental: sua farmácia consegue sobreviver sem que você esteja presente?

Sua farmácia trabalha para você ou é você quem trabalha para a farmácia?

Você muito provavelmente teve alguma identificação com isso, não é verdade? Felizmente esse quadro pode ser revertido. E o primeiro passo para fazer isso é entender quais são as fases que administrar farmácia vão trazer para o cotidiano do empreendedor.

Nesse artigo, listamos as principais fases e marcos que eventualmente o gestor irá enfrentar ao administrar farmácia. Confira!

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Como administrar farmácia em cada fase no negócio

O consultor de negócios Ichak Adizes brilhantemente comparou o ciclo de vidas das empresas com o ciclo de vida dos organismos vivos. Isso na prática exemplifica muito bem o que é administrar farmácia ou drogaria, em outras palavras, o autor exemplificou como a empresa nasce, cresce, cumpre sua missão e morre, semelhante aos seres humanos.

Você deve conhecer, destrinchar e analisar todas essas fases. E por que fazer isso? Muito simples. Análogo aos jogos de vídeo game: se você tem conhecimento de quantas fases existem e o que elas reservam, fica muito mais fácil criar um planejamento e vencer o jogo, certo?

Webinário - Como descobrir o lucro da farmácia

“Viver significa resolver problemas ininterruptamente. Quanto mais plena for a vida, mais complexos os problemas a serem resolvidos. O mesmo se aplica as organizações.”

ADIZES (2002, p.4)

Da mesma forma podemos trazer esse conceito para administrar farmácia. Se você souber o que o seu negócio poderá enfrentar, saberá como lidar melhor com cada situação e assim saber administrar farmácia.  

7 desafios de administrar farmácia que você poderá enfrentar

Você pode estar se perguntando como é possível prever os acontecimentos que vão surgir para poder administrar farmácia, certo?

Bem, estudiosos reuniram muitos dados a partir de observações feitas em várias empresas ao longo de vários anos. Ao final da compilação foram extraídas informações úteis do que genericamente acaba ocorrendo nas empresas.

Em posse dessas informações, você como gestor, pode se antever e planejar as ações para sua farmácia e superar os desafios que uma administração traz. Abaixo reunimos resumidamente cada fase, elencando os desafios que o empresário irá enfrentar e como superar cada nova fase.    

1. Nascimento da farmácia

Nos primeiros meses e anos de vida a euforia tomada pelo empresário é o combustível que o faz ter muita flexibilidade em constantemente mudar de opinião e buscar novas oportunidades no mercado.

É comum ter muito pouco controle sobre qualquer ação dentro da empresa. Tudo fica nas mãos do dono que acaba trabalhando mais que os próprios colaboradores, que nem sequer sabem o porquê estão executando uma tarefa, um erro ao administrar farmácia.

  • Alto entusiasmo (muita vontade de empreender e fazer “dar certo”);
  • Alta flexibilidade (as mudanças ocorrem freneticamente, não existe um foco muito bem definido);
  • Pouco ou nenhum processo (colaboradores não tem um claro direcionamento das tarefas as serem executadas);
  • Centralização de poder (tudo tem que passar e ser aprovado pelo dono);
  • Pouco ou nenhum controle (não existem KPIs para mensuração dos resultados);
  • Pouco ou nenhum retorno financeiro (lucro inexistente, pouco fluxo de caixa). 

Desafios ao administrar farmácia na primeira fase:

  • Sair do zero;
  • Buscar conhecimento;
  • Fazer plano de negócio;
  • Buscar recursos financeiros;
  • Encontrar capital intelectual.

Como passar para próxima fase:

Ter muita energia e vontade de empreender, acreditar no seu sonho. Se necessário o dono terá que trabalhar “de graça” para sua própria empresa. 

2. Infância da farmácia

Dificuldades ao administrar farmácia na segunda fase:

  • Colocar em prática o Plano de Negócio;
  • Começar a produção/venda dos seus produtos/serviços;
  • Estudar e aprender com o mercado de atuação;
  • Ter fluxo de caixa para manter as operações;
  • Iniciar o processo de formação da equipe/cultura.

Como avançar para próxima fase:

Ter comprometimento e colocar na prática o que foi planejado, não se abatendo com as primeiras dificuldades.

3. Pré-adolescência da farmácia

Desafios ao administrar farmácia na terceira fase:

  • Manter o foco no nicho de mercado escolhido;
  • Equilibrar as despesas com as receitas;
  • Delegar autoridade para os colaboradores;
  • Iniciar o processo de descentralização de poder;
  • Equilibrar as despesas com as receitas;

Como passar para próxima fase:

Entender que é necessário começar a empoderar os colaboradores para aos poucos criar um sistema de controle para descentralizar o poder.

4. Adolescência da farmácia

Quando a empresa começa a ter um misto de flexibilidade e controle. Ela sobreviveu à várias tormentas do mercado e conseguiu se estabilizar. Já encontrou o seu nicho, porém ainda passa por adaptações. Ainda sim convive com muitos problemas por falta de delegação e controle, que são desafios ao administrar farmácia.  

  • Encontrou seu nicho no mercado (não muda tão frequentemente);
  • Problemas de gestão (processos mal definidos e ainda centralizados no dono);
  • Retorno financeiro (as despeças começam a se estabilizar com as receitas);
  • Problemas de controle (os colaboradores ainda não performam adequadamente).

Dificuldades ao administrar farmácia na quarta fase:

  • Saber lidar com as brigas de liderança;
  • Administrar os conflitos com sócios, gerentes e donos;
  • Criar um sistema de controle e gerenciamento;
  • Fazer com que a empresa seja auto gerenciável (não precisa do dono);
  • Criar e fortalecer a cultura da empresa;
  • Começar a lucrar de verdade com as operações de venda.

Como passar para próxima fase:

Os colaboradores devem ser autônomos e saberem o que fazer sem a necessidade do dono. A empresa deve ser capaz de seguir sozinha sem a presença do dono.

5. Farmácia adulta e saudável

Quando a farmácia atinge o ápice da harmonia entre controle e flexibilidade. Consegue atingir os resultados e está bem sólida no nicho de mercado atuante. Possui colaboradores de alta performance que tomam as próprias decisões assertivas para a continuidade dos resultados.

  • Processos são cumpridos (existe fluxos de trabalhos simples e bem definidos);
  • Organograma bem definido (os colaboradores sabem perfeitamente quais as fronteiras de onde podem atuar);
  • Existe flexibilidade (colaboradores podem tomar decisões que vão de encontra com os resultados, mesmo que estejam fora do seu escopo de atuação);
  • Existe controle nas operações (as tomadas de decisão são embasadas em KPIs) e não mais em “achismos”;
  • O poder é descentralizado (as decisões de tarefas são divididas entre a equipe).

Dificuldades ao administrar farmácia na quinta fase:

  • Manter a cultura da empresa forte;
  • Proporcionar autonomia das tomadas de decisões dos colaboradores;
  • Se manter flexível para as mudanças do mercado;
  • Manter o controle sem burocratizar processos;
  • Manter as receitas em constante crescimento;
  • Buscar a conciliação entre controle e flexibilidade;
  • Manter ativo o “espírito” empreendedor (evitar zona de conforto).

Como se manter nessa fase:

Essa é a fase desejável por todo o empresário. É nela que a empresa se torna auto gerenciável, isto é, já não necessita mais do dono para sobreviver. O grande desafio para se manter nessa fase é conciliar o controle com a flexibilidade das mudanças.

Ou seja, a empresa atinge um patamar que não vê necessidade de inovações e assim somente busca controlar o que já está performando através de burocracias, porém isso acaba criando um campo fértil para a zona de conforto.  

6. Farmácia adulta, porém doente

Desafios ao administrar farmácia na sexta fase:

  • Gerenciar conflito de egos entre donos/sócios/administradores;
  • O dono começa a ter outros interesses e deixa de lado a empresa;
  • Existe um enfraquecimento da cultura da empresa;
  • Colaboradores não se sentem recompensados (pouca ou nenhuma participação em lucros/bônus);
  • Organograma começa a ficar muito complexo (são criados muitos níveis desnecessários);
  • Pouco ou nenhuma inovação nos produtos/serviços.

Como sair dessa fase:

O primeiro passo para reverter a situação e deixar essa fase é identificar qual o verdadeiro valor que a empresa entrega aos seus clientes. O que fez a empresa chegar até o ápice? Voltar às origens  

7. Farmácia idosa adoecida

O marco da decadência não é desejado por nenhuma empresa, mas é mais comum do que se imagina. Acontece quando a empresa possui tanto controle que já não consegue ser mais flexível ao ponto de se adaptar as novas mudanças do mercado.

Isso traz consequências graves que se não logo identificadas e tratadas arruínam qualquer negócio, sendo sem dúvida o grande desafio de como administrar farmácia.

  • Muito controle (burocracia demasiada em todos os níveis da empresa);
  • Organogramas extensos (níveis complexos de autoridades e subordinação);
  • Pouca ou nenhuma flexibilidade (alterar processos existe muito esforço e trabalho);
  • Engessamento (não existe autonomia na toma de decisões, tudo tem que ser votado por comissões e grupos de gestores);
  • Muitos processos (já não é simples realizar qualquer nova tarefa que esteja em desacordo com as diretrizes da empresa).

 Desafios ao administrar farmácia na sétima fase:

  • Colaboradores competem entre si ao invés de competir com a concorrência;
  • Colaboradores detém privilégios que outros do mesmo nível hierárquico não tem;
  • O dono tem pouco interesse pela empresa;
  • Todos os processos têm alta burocracia (não é fácil fazer mudanças);
  • Os clientes estão cada vez mais escassos;
  • Ausência de inovação nos produtos/serviços;
  • Os resultados das receitas já não são tão bons como antes;
  • As pessoas não estão mais comprometidas com a empresa.

Como sair dessa fase:

Sem dúvida quando a empresa atinge a fase de Morte é muito complicado reverter esse cenário. É necessário muita energia e vigor para desengessar os processos para que haja mudanças. Além disso boa parte dos colaboradores já estão contaminados pela péssima cultura que se instaurou no local.

Eles devem ser renovados por outros profissionais que vão demandar tempo para performar. Chega um certo ponto que a melhor alternativa é refundar a empresa, repensar o nicho de atuação e começar novamente do zero. Daí a importância do “espírito” empreendedor do dono entrar em ação.  

Por que tudo isso é útil para administrar farmácia?

Sabendo disso tudo você agora tem ciência dos desafios que sua farmácia poderá vivenciar. Ok. Mas como isso pode ser útil no seu dia a dia? Você não será surpreendido facilmente com as adversidades que a caminhada do seu negócio irá sofrer.

Dessa forma têm mais confiança em delegar e empoderar os seus colaboradores para que a farmácia comece a trabalhar para você, ao ponto que não será mais necessária sua presença. O ideal não é deixar no papel toda essa teoria, mas aplicar agora mesmo ao administrar a farmácia. E como fazer isso? Primeiro comece identificando em qual fase sua farmácia está.

Para facilitar esse processo você pode contar com sistemas de automação e gestão que mostram indicadores de performance, assim você consegue ter um panorama geral se existe fluxo de caixa adequado e como estão as margens de lucratividade.

Com esses dados em mãos você saberá a fase que sua farmácia está no momento. Assim você terá uma boa noção de quais desafios e aspectos devem ser vencidos e pode então instruir sua equipe para que não sejam “pegos” de surpresa e fiquem se saber o que fazer quando você não estiver presente.

“É mais fácil você lutar com um adversário conhecido do que subir no ringue de olhos vendados.”  

Conclusão

Percebe como é essencial você compreender o ciclo de vida ao administrar farmácia? Ao fazer isso você consegue se preparar melhor para os desafias que vão surgir à medida que seu negócio cresce. Mas não basta apenas se qualificar e ter bons profissionais ao seu redor.

É fundamental que a gestão em farmácia possa contar com sistemas de automação e gestão que proporcione as condições adequadas para mensuração e acompanhamentos em tempo real dos resultados.

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