O que a Farmácia precisa saber sobre Como Emitir Nota Fiscal NFe, NFCe, SAT e ECF

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Saber como emitir nota fiscal é indispensável para que a farmácia venha evitar problemas fiscais no futuro. Mas para isso é necessário cumprir algumas legislações vigentes. O problema é que nem sempre está claro nesse verdadeiro “mar de siglas e regras tributárias” o que deve ser feito pela farmácia.

Nesse contexto de dúvidas e indecisões que pairam sobre os donos e gestores de farmácias e drogarias, trouxemos as explicações de forma simplificada para que o estabelecimento farmacêutico possa se manter regularizado diante das exigências fiscais. Continuei a leitura para saber como Emitir Nota Fiscal NFe e NFce de forma correta e eficaz!

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#1 O que é Cupom Fiscal?

O Cupom Fiscal é um documento que comprova a operação entre o estabelecimento e o seu consumidor. Antes das tecnologias digitais esse documento era emitido manualmente.  

#2 Quem determina as Regras para Emissão de Cupom Fiscal?

O Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) fica responsável por determinar os acordos da Receita Federal, os Estados e o Distrito Federal, sobre a criação e cumprimento das regras.

#3 Quais informações devem constar no Cupom Fiscal?

O cupom deve identificar:

  • a empresa que vendeu o produto;
  • descrição dos itens vendidos;
  • a data da venda; e
  • o valor da operação.

#4 A farmácia é obrigada a Emitir Cupom Fiscal?

Segundo determina a Lei Federal nº 9.532/97, Art. 61 “as empresas que exercem atividade de venda ou revenda de bens a varejo e as empresas prestadoras de serviços, estão obrigadas ao uso de equipamento Emissor de Cupom Fiscal”.

#5 O que é Emissor de Cupom Fiscal (ECF)?

Trata-se do equipamento físico responsável pela emissão do Cupom Fiscal. Popularmente é conhecido como impressora fiscal. Muitas vezes é confundido com uma impressora comum, mas na verdade é apenas um equipamento automatizado que além de emitir cupons fiscais, calcula o imposto gerado pela venda de cada produto.

O equipamento ECF é uma evolução do Cupom Fiscal. Ele possui uma memória interna, chamada de memória fiscal. Essa memória registra todos os dados dos cupons, e ainda permite extrair relatórios através da Memória de Fita-Detalhe. Caso a impressora seja inutilizada por qualquer motivo, sua bobina que contém a Fita-Detalhe deve ser guardada por cinco anos, para efeitos de fiscalização ou auditorias.

#6 Como Funciona o ECF?

O equipamento ECF é ligado no computador que tenha instalado sistema para farmácia. Na hora da venda o colaborador informa dos dados do cliente e do produto, que são envidados ao ECF. Então é impresso o cupom fiscal que deverá ser entregue ao cliente.

Se a farmácia desejar pode imprimir sua via, mas não é necessário, pois o ECF grava o cupom na memória fiscal. Para consultar essa memória é permitido fazer uma Leitura X.

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Vale lembrar que todos os cupons possuem uma numeração de Contador de Ordem de Operação (COO), ou seja, não há como haver duplicidade de emissão.

#7 Qual o valor máximo de uma venda que a farmácia pode emitir pelo ECF?

A SEFAZ nacional determina o valor máximo de 10 mil reais sem a necessidade de identificar quem está comprando. Porém a SEFAZ de cada Estado tem autonomia para determinar suas regras próprias e valores máximos de emissão.  

#8 A farmácia pode cancelar uma emissão pelo ECF?

Em casos que ocorrer emissão equivocada, é permitido cancelar somente o último cupom emitido.

#9 O que é Redução Z?

Ao final do expediente a farmácia precisa realizar a Redução Z. Esse processo irá zerar os totalizadores parciais, deixando o equipamento ECF pronto para o dia seguinte de vendas. Existe sistema para farmácia no mercado que já faz esse processo.

É importante ter muito cuidado ao realizar esse procedimento, pois se for feito duas vezes no mesmo dia o ECF trava e somente volta a emitir cupom no próximo dia. Existem equipamentos que aceitam programação de horários para retirada automática da Redução Z evitando o travamento.

#10 Como o governo calcula o imposto dos Cupons Fiscais do ECF?

Ao final do mês a farmácia (ou seu contator de confiança) faz a retirada dos arquivos fiscais por meio do Software Básico (SB) do próprio equipamento ECF e encaminha para a SEFAZ via internet, para que seja feita a apuração dos impostos a serem pagos pela farmácia.

#11 O que é Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFCe)?

Podemos dizer que a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é a evolução do Cupom Fiscal. A NFCe, assim como o Cupom Fiscal é destinada ao Consumidor Final. Ao contrário do Cupom Fiscal, a NFCe é transmitida no ato da venda pela internet totalmente de forma digital.  

#12 O que acontece se a farmácia não tiver internet no momento da venda?

Caso a conexão com a internet seja interrompida, as notas ficam em modo de contingência, ou seja, aguardando o envio. Assim que a conexão for estabelecida novamente o sistema de farmácia enviará automaticamente os documentos que estavam em “modo de espera” para a SEFAZ.

#13 Como a farmácia emite NFCe?

Para emitir NFCe, a farmácia precisa providenciar:

  • um certificado digital padrão ICP-Brasil;
  • estar cadastrada e credenciada na Secretaria da Fazenda (SEFAZ);
  • possuir o Código de Segurança do Contribuinte (CSC);
  • e adquirir um software comercial que esteja padronizado com as normas de emissão.
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Sistema InovaFarma – Emissão de NFCe

#14 O que é Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT-CF-e)?

O Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos, o CF-e-SAT, ou apenas SAT, tem a mesma função do ECF: emitir cupom fiscal ao consumidor final. Ao contrário do ECF, o SAT envia automaticamente para a SEFAZ, por meio da internet, o Cupom Fiscal na hora da venda.  

#15 A farmácia é obrigada a usar o ECF ou o SAT?

No estado de São Paulo a Portaria CAT 147/12 determinou que após julho de 2015 as novas empresas que realizam venda para consumidor final, devem obrigatoriamente optar pelo equipamento SAT. Para as empresas registradas antes dessa data, permanece a obrigatoriedade da utilização do ECF, porém quando o equipamento completar cinco anos após a data da primeira lacração, deverá ser substituído pelo SAT.

#16 Qual a vantagem do SAT em relação ao ECF?

O ECF armazena no próprio equipamento as informações fiscais e somente depois de 1 mês o contador ou a própria farmácia envia as informações para a SEFAZ calcular o valor do imposto a ser pago. Com o SAT as informações fiscais geradas na venda são envidas na hora da venda para a SEFAZ, por meio da internet.

Para utilizar o SAT é indispensável que na farmácia haja conexão estável com a internet. Mas se em algum momento houver queda de conexão, o SAT é capaz de armazenar os cupons e os enviar assim que a conexão for restabelecida.

#17 A farmácia consegue cancelar um Cupom Fiscal emitido pelo SAT?

Caso seja necessário o cancelamento do cupom fiscal emitido pelo SAT, é permitido cancelar o último cupom emitido no prazo máximo de 30 minutos após a emissão.

#18 O que é preciso para a farmácia usar o SAT?

Para a emissão do cupom fiscal através do SAT a farmácia deve possuir um sistema de automação capaz de comunicar-se com o equipamento SAT. Ele é vendido por empresas especializadas que possuem credenciamento com a SEFAZ e assim podem fazer a ativação. Não há necessidade da compra de vários SAT, pois um único equipamento pode ser compartilhado por vários caixas da farmácia.

#19 A farmácia é obrigada a entregar a via do Cupom Fiscal para os clientes?

A farmácia fica obrigada a emitir o extrato do cupom fiscal ao consumidor. Vale ressaltar que o SAT não imprime a via do consumidor, isso é feito por uma impressora térmica.

Como determina a seção III da Portaria CAT 147/2012, a cópia do cupom fiscal deve conter:

  • dados básicos da operação praticada;
  • os tributos incidentes;
  • o rodapé deve apresentar o código QR-Code;
  • ainda deverá estar legível após seis meses da emissão.

Como já ocorre no ECF, é permito emitir cupom fiscal para vendas de no máximo 10 mil reais, valores superiores exigem emissão de Nota Fiscal (NFe), além de identificar quem está comprando.

#20 O que é Nota Fiscal Eletrônica (NFe)?

Ao contrário da ECF, SAT e NFCe, a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) não é destinada ao Consumidor Final. A NFe é utilizada nas operações de compra e venda entre empresas (CNPJ). Porém o Consumidor Final pode sim solicitar que a farmácia emita a NFe para o seu CPF.   

#21 Quando a Farmácia deve emitir Nota Fiscal Eletrônica (NFe)?

Quando a venda de produtos ao Consumidor Final ultrapassar o valor de 200 mil reais, a farmácia é obrigada a emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NFe), além de identificar com na nota os dados da pessoa está comprando.

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#22 O que a Farmácia precisa fazer para emitir Nota Fiscal Eletrônica (NFe)?

A emissão é totalmente digital e deve ser enviada em formado XML para a SEFAZ, através da internet. Para fazer esse processo a farmácia precisa de um sistema homologado junto à SEFAZ.

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Sistema InovaFarma – Emissão de NFe

A primeira providência a ser tomada é adquirir um certificado digital. Esse certificado irá assegurar a validade jurídica ao documento e confirmar a autenticidade do emissor. Existem diversos órgãos credenciados pelo IPC-Brasil que fornecem os certificados. O certificado pode ser do modelo A1 (digital) ou A3 (que possui um leitor de cartão ou token, semelhante à um pen-drive).

Depois de adquirir o Certificado Digital a farmácia tem que comunicar à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) que gostaria de emitir NF-e. Cada estado possui um procedimento específico, que normalmente exige apenas um breve cadastro e comprovação de dados.

Após estar cadastrado, é necessário escolher um software comercial que segue a padronização exigida em lei para emitir NFe. Esse sistema para farmácia permite que sejam informados os dados de quem está comprando e quem está vendendo, detalhando item por item.

Antes de realizar a primeira venda e emitir a NFe, a SEFAZ exige alguns procedimentos de homologação, para garantir que tudo esteja sincronizado e não haja falhas. Contudo cada estado possui regras próprias.

O melhor neste caso é entrar em contato com o escritório de contabilidade de confiança da farmácia, e assim obter os detalhes burocráticos. Ao final do processo de homologação a farmácia estará com o status de produção, podendo enfim emitir a NFe.

#23 A farmácia pode cancelar a emissão da NFe?

Nos casos que a farmácia emitir uma nota fiscal com algum dado incorreto, há possibilidade, sim, de cancelamento. Porém cada Estado pode estipular regras específicas. Normalmente o cancelamento pode ocorrer em até 24 horas. Após esse período, em algumas situações, ainda é possível solicitar o cancelamento, mas a empresa fica sujeita a autuação conforme Decreto 45.490/2000, podendo sofrer aplicação de multas de até 10% do valor total da nota

Se a nota apresentar erro nos seguintes campos:

  • Natureza de Operação do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações);
  • CST (Código de Situação Tributária);
  • peso ou quantidade de volumes;
  • dados da transportadora;
  • pequenos erros de ortografia; e
  • informações incorretas no campo observação

É permitido emitir uma Carta de Correção.

Mas quando a nota fiscal apresentar erro nos campos:

  • base de cálculo;
  • alíquota;
  • diferença de preço;
  • quantidade;
  • valor da operação;
  • dados cadastrais (tanto do remetente quando do destinatário);
  • datas de emissão e saída de mercadoria;

Será necessário emitir NF-e Complementar.

Dica:

Durante o processo de emissão de NF-e, eventualmente, pode ocorrer quedas da internet com a conexão do sistema da farmácia e o sistema da SEFAZ, ocasionando uma quebra da sequência da numeração da nota.

Por exemplo: o intervalo de 90 a 100 não foram utilizadas durante a emissão. Dessa forma a SEFAZ autoriza a inutilização desse intervalo, que somente poderá ser feito se a nota não tiver sido transmitida ou cancelada. Esse procedimento de Inutilização do intervalo por ser feito dentro do próprio sistema da farmácia.

Resumindo:

  • as farmácias são obrigadas por lei a emitirem Cupom Fiscal;
  • antes o Cupom Fiscal era emitido de forma manual;
  • o ECF é uma evolução do Cupom Fiscal que era emitido de forma manual;
  • o Emissor de Cupom Fiscal (ECF) é um equipamento capaz de emitir e armazenar o Cupom Fiscal;
  • o ECF está sendo substituído pela NFCe ou SAT (em alguns estados);
  • agora através da NFCe o Cupom Fiscal é emitido de forma digital no ato da venda;
  • a NFCe é destinada para o Consumidor Final, ou seja, os clientes da farmácia;
  • em alguns estados é utilizado o equipamento SAT para emitir Cupom Fiscal para o consumidor final;
  • a NFCe pode ser emitida para vendas de até no máximo 200 mil reais;
  • acima de 200 mil reais a farmácia precisa identificar o consumidor e emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NFe);
  • a NFe é destinada para transações comerciais entre empresas (compra de fornecedores, por exemplo);
  • a farmácia precisa de um certificado digital (A1 ou A3), registro na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e um sistema de farmácia homologado para emitir NFe ou NFCe.
TecnologiaDestinoEquipamentoCertificadoDescriçãoObrigatoriedade
ECFConsumidor FinalEquipamento FísicoNão se AplicaArmazena na memória as informações fiscais das vendasEstá sendo descontinuado
SATConsumidor FinalEquipamento FísicoNão se AplicaEnvia automaticamente para SEFAZ as informações fiscais das vendasObrigatório no Estado de São Paulo
NFCeConsumidor FinalInternetNecessário Tipo A1 ou A3Envia automaticamente para SEFAZ as informações fiscais das vendasDisponível em todo território nacional
NFeEmpresasInternetNecessário Tipo A1 ou A3Envia automaticamente para SEFAZ as informações fiscais das vendasDisponível em todo território nacional
Principais diferenças entre ECF, SAT, NFCe e NFe

Conclusão

São inúmeras regras e detalhes tributários que as farmácias e drogarias precisam estarem cientes de como emitir nota fiscal e assim evitar multas e complicações judiciais.

Mas não se preocupe, hoje no mercado existem ótimos software para farmácia capazes de automatizar e facilitar a emissão de nota fiscal e até mesmo ajustar as alíquotas dos impostos.

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