Guia completo: controle de estoque de farmácia

O sucesso no vareje farmacêutico está ligado diretamente com o seu controle de estoque de farmácia. Quando a farmácia trabalha com uma enorme quantidade de produtos no seu estoque, obrigatoriamente terá que manter um giro constante de vendas, caso contrário, comprometerá seu fluxo de caixa, além de correr o risco de ter prejuízos por perda de vencimento.  

Agora quando a farmácia trabalha com quantidade reduzida de itens, isso também pode se transformar em um problema, pois um estoque limitado, além de restringir as opções para os consumidores, pode ocasionar a ruptura de estoque, ou seja, o produto ficar em falta na farmácia.

Se por um lado grandes quantidades inflam os estoques e pequenas quantidades atrapalham as vendas, como encontrar o meio termo? Para isso existem métodos de controle de estoque de farmácia, como classificação de itens, métodos de entrada e saída, além de balanços de estoque. Para você entender como fazer o controle de estoque de farmácia preparamos um Guia Completo que mostrará passo a passo para você gerenciar seu estoque. Confira!

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Sumário

1. Tipos de controle de estoque de farmácia

Controle de estoque PEPS ou FIFO

O método PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai), também conhecido como FIFO (First In First Out) é uma simples técnicas de armazenagem muito eficiente para fazer o controle de estoque de farmácia. Funciona da seguinte forma: o primeiro item ou lote que entrou no estoque será sempre o primeiro a ser vendido.

Por exemplo: a farmácia comprou um lote com 200 itens do produto X. Então esses produtos serão os primeiros a serem vendidos, independentemente se a farmácia comprou mais quantidades desses produtos.

A grande vantagem do método PEPS para o controle de estoque de farmácia é evitar o esquecimento dos itens, que acabam envelhecendo nas prateleiras e são descartadas por vencimento e prazo de validade, onerando os cofres da farmácia.    

Controle de estoque PVPS ou FEFO

Ainda podemos encontrar outro método muito usado no controle de estoque de farmácia.  A técnica PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai) que vêm do inglês First Expired First Out (FEFO).

Nesse método de controle de estoque de farmácia o produto que está mais perto de vencer tem prioridade para ser vendido primeiro. Ao contrário do método PEPS, na técnica PVPS não importa a data de entrada dos produtos no estoque, mas sim a data de vencimento.  

Ebook - Controle de Estoque

Por exemplo: se farmácia comprou vários lotes de produtos, independe da data da compra, sempre o item que estiver mais próximo de vencer será aquele que deverá ser vendido primeiro.

Como fazer o recebimento e armazenar medicamentos na farmácia

Não basta somente escolher a forma de controlar o estoque de farmácia, também é preciso fazer sua gestão adequadamente.

Controle a entrada e saída dos produtos

Controlar a movimentação dos produtos é extremamente importante para o controle de estoque de farmácia. Afinal, por meio desse controle será possível obter informações essenciais, como qual foi o tempo que um fornecedor levou entre a compra e a entrega de um pedido e quanto tempo determinada quantidade de itens permanece em estoque.

Com essas informações em mãos, você poderá fazer planejamento de compras mais eficiente. Durante a entrada de produtos é fundamental que seja feita a conferência rigorosa das mercadorias.

Para isso, deve-se conferir as quantidades, os lotes e as datas de validade, que não devem ser menores que 50%. Ou seja, a diferença entre a data de fabricação e a validade não deve ser menor que esse valor.

Entrada de produto: Check-in no arquivo XML

O primeiro passo para ter um estoque íntegro no sistema, isto é, que seja fiel aos produtos físicos que realmente constam na farmácia, é o registro das mercadorias compradas.

Normalmente os distribuidores de mercadorias fornecem o arquivo XML, que basicamente é a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) com a descrição detalhada de todos os itens comprados. Neste caso basta importar o arquivo XML para dentro do sistema de farmácia.

Entrada de Compras - Sistema InovaFarma
Entrada de Compras – Sistema InovaFarma

É justamente nesse momento que surgem as fissuras que podem devastar a credibilidade do controle de estoque de farmácia. Isso porque como o arquivo XML já “traz” todos os dados dos produtos basta apenas inserir no sistema e pronto! As quantidades nos cadastros dos produtos são atualizadas automaticamente.

Mas o nem todos notam são as pequenas inconsistências que podem acorrer, como por exemplo:

  • quantidades incorretas que constam na nota do que realmente foi comprado;
  • nome do produto é diferente do nome cadastrado no sistema;
  • informações tributárias e fiscais incorretas;
  • valores incorretos no arquivo XML.

Não é difícil encontrar alguma Nota Fiscal emitida com erros para a farmácia que solicitou o pedido. É mais do que comum acontecer algum tipo de avaria durante o transporte, e até mesmo a troca do pedido por parte do distribuidor, fazendo com que o pedido seja completamente distinto do solicitado, prejudicando o controle de estoque de farmácia.

Caso alguma informação incorreta seja registrada no sistema, os cálculos de demanda para realizar a próxima compra serão distorcidos. O resultado será invariavelmente a compra desnecessário ou insuficiente do produto.

Na prática isso quer dizer que as quantidades que deveriam ser repostas não vão acontecer, culminando na ruptura de estoque. Daí a importância de conferir tudo antes de registrar a entrada dos produtos no sistema de farmácia.

Realizando o Check-in de compra

Felizmente para evitar esse tipo de erro operacional que atrapalha o controle de estoque de farmácia, existem mecanismos como por exemplo a Conferência de Produtos na Compra (Check-in). Ela nada mais é do que o simples ato de chegar as quantidades compradas conforme o pedido de compra.

É possível blindar a entrada de mercadoria, então o colaborador fica condicionado a conferir todos os produtos antes de registrar o XML de compra no sistema para fazer o controle de estoque de farmácia.

De forma prática, basta que o colaborador incumbido pelo estoque aponte o leitor de código de barras para cada item comprado. O sistema através do código EAN (número único que identifica informações do produto) fará a checagem com a Nota Fiscal. Se tudo estiver correto será mostrado um aviso de confirmação.

Caso contrário o sistema mostrará qual informação está divergente. Se apenas o nome do produto estiver incorreto, basta o colaborador fazer a alteração dentro do formulário de cadastro do produto.

Também pode acontecer da quantidade estar errada. Daí cabe a farmácia notificar a distribuidora e rejeitar o pedido de compras, ou mesmo negociar um desconto no pedido conforme as quantidades menores do que foi realmente pago.

Ao final desse processo o sistema estará alimentado com informações verídicas acerca dos produtos que acabaram de ser comprados. Por isso a importância de conferir cada pedido de compra antes de efetivar a entrada no sistema de farmácia dentro do contexto do controle de estoque de farmácia.  

Saída de produto: check-out na venda  

Na outra ponta do controle de estoque de farmácia, também é necessário manter o mesmo processo de conferência. Ou seja, no caixa da farmácia. Isso porque o que sai (é vendido) deve ser condizente com o registro no sistema e o produto físico que literalmente saiu do estoque.

Dessa forma o operador de caixa deve ficar muito atento se o produto que está nas mãos do consumidor é o mesmo produto que está registrado dentro do sistema. E isso não precisa ser feito manualmente, claro que não. Novamente aqui temos ferramentas automatizada que auxiliam o colaborador nessa tarefa. O Check-out de venda (conferência de saída).

Conferência de Produtos Vendidos - Sistema InovaFarma
Conferência de Produtos Vendidos – Sistema InovaFarma

Basta que seja aproximado o equipamento escanear próximo ao código de barras do produto. O sistema busca as informações daquele código bipado e compara que são as mesmas informações que constam no pedido de venda que foi registrado no balcão de farmácia. Se tudo estiver ok a venda é finalizada e registrada no banco de dados.

Mas se houve algum problema com as informações do produto comprado com o que foi de fato informado pelo colaborador no sistema no momento da venda, o cupom fiscal não é impresso até que o colaborador faça a leitura do produto correto.

Assim é garantido que o produto vendido é o mesmo produto que foi pesquisado no sistema, com a quantidade correta, preços e condições de pagamento. Se por ventura o gestor quiser mais segurança para o processo de conferência no caixa, é possível habilitar no sistema de farmácia a função “Caixa Cego”, que oculta os valores totais recebidos.  

Caixa Cego - Sistema InovaFarma
Caixa Cego – Sistema InovaFarma

Vantagens de utilizar o Check-in e Check-out no controle de estoque de farmácia

Reduzir o prejuízo por entrega de produtos errados

Como já salientado anteriormente, o pedido de compra realizado para os distribuidores farmacêuticos são passiveis de erros, o que atrapalha o controle de estoque de farmácia.

Portanto quando não há um rigor na conferência dos arquivos XML, o banco de dados do sistema será comprometido com informações incorretas, que futuramente vão entorpecer os cálculos de curva de demanda e afetar a quantidade dos produtos registradas no sistema de farmácia.

Reduz brecha de fraude no controle de estoque de farmácia

Quando o quadro de colaboradores apresenta pessoas má intencionadas, a falta de registro consistente no sistema de farmácia é uma vulnerabilidade que pode ser facilmente explorada. Algumas mais comuns são:

  • efetuar a saída de produtos que não estavam constando no sistema;
  • recebimento de valor incompatível (a menos) do que o preço real do produto;
  • troca de produtos que apresentam informações duplicadas.

Evitar esse tipo de situação é possível com a obrigatoriedade da Conferência de Produtos.  

Ajuda no alinhamento do estoque virtual e físico

O estoque virtual é aquele que consta registrado dentro do banco de dados do sistema de farmácia. Ele deve ser fiel às quantidades do “mundo real”, ou seja, do que realmente está exposto nas prateleiras ou armazenado no estoque. Sem sombra de dúvidas que os processos de conferência, tanto na entrada como na saída, são responsáveis por manter os dados virtuais com as quantidades reais.

Uma boa alternativa para saber realmente se não existe ruptura no controle de estoque de farmácia é a realização do Balanço de Estoque. Esse procedimento é recomendado a ser praticado uma vez ao mês na farmácia.

Se o seu negócio é muito vasto e apresenta muitos itens, o balanço pode ser por amostragem, ou setorizado, por exemplo, poupando tempo e lhe mantendo informado sobre o panorama do estoque.

Contribui para um controle de estoque de farmácia mais eficiente

Dificilmente haverá ruptura no controle de estoque de farmácia ao ser praticando check-out e check-in nas suas rotinas de compra e venda. O motivo é simples: dados coesos são processados pelo sistema de farmácia e tornam-se informações para as próximas compras.

Através das movimentações de saídas, isto é, o fluxo de vendas é perfeitamente possível calcular a curva de demanda, as quantidades a serem compradas e estimar em dias qual o prazo para o setor responsável realizar o próximo pedido de compra. A previsibilidade, é sem dúvida, um dos melhores benefícios que a conferência de produtos traz para farmácia.

2. Classificação dos produtos no controle de estoque de farmácia

Classificar o estoque consiste em saber quais são os produtos de maior ou menor saída. Isso é importante para a farmácia saber quais itens devem ser repostos com frequência, quais precisam se melhor trabalhados e como deverá ser o mix de produtos da farmácia.  

A técnica que pode ser usada no controle de estoque de farmácia para classificar e ter o controle de estoque é chamada de curva ABC. Basicamente ela categoriza todos os itens que fazem parte do estoque em 3 grupos (dependendo do porte da farmácia, podem haver mais grupos).

O que é classificação por Curva ABC?

Basicamente a Curva ABC é um método muito usado pelas empresas do mundo inteiro para classificar e categorizar informações conforme a importância e o impacto de cada item no faturamento. Sua origem é fundamentada no Princípio de Pareto, que diz que 20% dos esforços representam 80% dos resultados.

De forma mais lúcida, isso quer dizer que:

Quando a farmácia foca seus esforços em apenas 20% dos itens, ela estará na verdade cuidando de 80% do seu faturamento. Ou seja, 80% do faturamento da maioria das empresas na verdade vêm de 20% do total dos seus clientes. 

Então a Curva ABC é usada no controle de estoque de farmácia para descobrir quais são esses itens que representam 80% do faturamento, tornando mais fácil direcionar os esforços para o lugar certo.

Onde usar a Curva ABC no controle de estoque de farmácia?

A Curva ABC é amplamente usada no controle de estoque de farmácia para classificar os itens, que pode ser desde a matéria prima utilizada na indústria ou do produto final vendido na farmácia. Ela também pode ser aplicada para determinar:

  • custos operacionais da empresa;
  • quais os clientes tem a maior representatividade nas vendas;
  • onde se concentra a maior fonte de receita na empresa; entre outros.

Munido dessas informações acerca da representatividade que cada produto influi sobre a receita, é possível tomar muitas decisões estratégicas no controle de estoque de farmácia:

  • melhorar a gestão do estoque;
  • evitar rupturas nos produtos mais vendidos;
  • realizar melhores negociações (comprar mais do produto que se sabe que terá boa saída);
  • avaliar a necessidade de fazer promoções em produtos de pouca ou nenhuma saída;
  • posicionar os produtos que vendem mais em pontos estratégicos da farmácia;
  • diminuir custos sobre os produtos que tiverem o vencimento esvaído.

Como fazer o cálculo da Curva ABC no controle de estoque de farmácia

Para poder montar corretamente a Curva ABC e usar no controle de estoque de farmácia, antes é necessário seguir os 3 passos listados abaixo. Vamos a eles:

#1 Levantamento de dados

Como já dito anteriormente, a Curva ABC não é usada exclusivamente para a classificação no controle de estoque de farmácia. Ela também pode ser utilizada para avaliar vendas, despesas e receitas. Contudo, nesse exemplo vamos utilizar a Curva ABC estoque para determinar a representatividade dos produtos em estoque sobre o faturamento da farmácia.

Para fazer isso, primeiramente é necessário levantar os dados pertinentes. Essa tarefa pode ser feita manualmente em planilhas eletrônicas ou no próprio sistema para farmácia. Este último é sem dúvida o mais recomendado, pela facilidade da obtenção de dados.

Vamos precisar dos seguintes dados:

  • produto;
  • quantidade de vendas;
  • preço médio de venda;
  • valor total de vendas;

Nesse exemplo de controle de estoque de farmácia, vamos analisar 10 produtos que foram comercializados na farmácia no período de 3 meses. Porém o ideal é fazer o levantamento de todos os itens que são vendidos pelo seu estabelecimento. Não esqueça de ordenar os dados em ordem decrescente (do maior para o menor) para facilitar a visualização.

Após a coleta dos dados você terá uma tabela semelhante a essa:

ProdutoQtd. de VendasPreço Médio de Venda R$Valor Total de Venda R$
Produto 89.854 R$ 8,64 R$ 85.138,56
Produto 38.746 R$ 11,32 R$ 99.004,72
Produto 76.541 R$ 23,59 R$ 154.302,19
Produto 104.859 R$ 8,90 R$ 43.245,10
Produto 13.214 R$ 6,34 R$ 20.376,76
Produto 42.104 R$ 31,52 R$ 66.318,08
Produto 91.526 R$ 39,54 R$ 60.338,04
Produto 61.241 R$ 4,35 R$ 5.398,35
Produto 5556 R$ 62,20 R$ 34.583,20
Produto 2521 R$ 10,49 R$ 5.465,29
1039.162  R$ 574.170,29
Tabela 1: Levantamento de dados – 10 itens vendidos pela farmácia em 90 dias

Em seguida, encontre a porcentagem que cada venda representa sobre o total vendido. Para fazer isso basta dividir cada linha da coluna Valor Total de Venda R$ pelo somatório da mesma coluna. Depois multiplique o resultado por 100 para encontrar a porcentagem.

Por exemplo:

(R$ 85.138,56 / R$ 574.170,29 ) x 100 = 14,82%

Então teremos uma a seguinte tabela:

ProdutoQtd. de VendasPreço Médio de Venda R$Valor Total de Venda R$% sobre o Valor
Total de Venda
Produto 89.854 R$ 8,64 R$ 85.138,5614,8%
Produto 38.746 R$ 11,32 R$ 99.004,7217,2%
Produto 76.541 R$ 23,59 R$ 154.302,1926,9%
Produto 104.859 R$ 8,90 R$ 43.245,107,5%
Produto 13.214 R$ 6,34 R$ 20.376,763,5%
Produto 42.104 R$ 31,52 R$ 66.318,0811,6%
Produto 91.526 R$ 39,54 R$ 60.338,0410,5%
Produto 61.241 R$ 4,35 R$ 5.398,350,9%
Produto 5556 R$ 62,20 R$ 34.583,206,0%
Produto 2521 R$ 10,49 R$ 5.465,291,0%
1039.162  R$ 574.170,29100%
Tabela 2: Tabulação dos dados – Porcentagem sobre o faturamento

#2 Classificação dos dados

Para classificar o produto conforme a Curva ABC no controle de estoque de farmácia, usamos a seguinte regra:

Curva A: são aqueles produtos que possuem muito giro e não podem faltar no estoque, representam cerca de 20% do estoque e contribuem para gerar 80% das receitas.

Curva B: esses produtos classificados como B oscilam nas vendas e também devem ser repostos com certa rapidez, chegam a representar 30% do estoque com uma fatia de 15% no faturamento.

Curva C: dificilmente são vendidos rapidamente e podem ser repostos com mais tempo, normalmente são produtos de alto valor, com pouca ou quase nenhuma saída. Representam 50% do estoque com 5% de participação no faturamento gerado por suas vendas.  

Considere a seguinte porcentagem dos produtos em relação ao faturamento

A = 80%;

B = 15%; e

C = 5%;

Em relação ao estoque a porcentagem é dada por:

A = 20%;

B = 30%; e

C = 50%;

Logo temos a seguinte proporção para a Curva ABC estoque:

A = 80 / 20

B = 15 / 30

C = 5 / 50

Voltemos para a última tabela da etapa anterior. Nesse caso vamos arredondar os valores para termos um melhor balizamento entre as Curvas A, B e C. A intenção é sempre aproximar os números dos parâmetros da curva.

Veja que os produtos 10, 1, 6, 5 e 2 (total de 5, ou seja, 50% em relação aos 10 itens) ficam muito próximos de 5% do total do faturamento. Por isso são classificados na curva C.

Já os produtos 8, 4 e 9 (total de 3, isto é, 30% em referência aos 10 itens) estão bem próximos de 15% do faturamento. Então são colocados na Curva B.

Por fim os produtos 3 e 7 (total de 2, ou seja, 20% com relação aos 10 itens) são aqueles que representam o maior faturamento. Por isso são classificados na Curva A.

ProdutoQtd. de VendasPreço Médio de Venda R$Valor Total de Venda R$% sobre o Valor Total de VendaCurva
Produto 89.854 R$ 8,64 R$ 85.138,5614,8%B
Produto 38.746 R$ 11,32 R$ 99.004,7217,2%A
Produto 76.541 R$ 23,59 R$ 154.302,1926,9%A
Produto 104.859 R$ 8,90 R$ 43.245,107,5%C
Produto 13.214 R$ 6,34 R$ 20.376,763,5%C
Produto 42.104 R$ 31,52 R$ 66.318,0811,6%B
Produto 91.526 R$ 39,54 R$ 60.338,0410,5%B
Produto 61.241 R$ 4,35 R$ 5.398,350,9%C
Produto 5556 R$ 62,20 R$ 34.583,206,0%C
Produto 2521 R$ 10,49 R$ 5.465,291,0%C
1039.162  R$ 574.170,29100% 
Tabela 3 – Produtos classificados conforme a Curva ABC

Claro que não é necessário ter todo esse trabalho manual para fazer o controle de estoque de farmácia. No mercado existem sistemas para farmácia que já fazem automaticamente os cálculos e trazem a classificação dos produtos do estoque conforme o método da Curva ABC estoque.

#3 Plano de ação no controle de estoque de farmácia

Finalmente na última etapa, após já termos a classificação dos produtos conforme sua curva, é possível planejar algumas decisões no controle de estoque de farmácia. 

Produtos da Curva A

Os itens classificados como Curva A são os mais importantes para sua farmácia. Eles compõem 20% do estoque, porém são responsáveis por gerar 80% do faturamento.

Então esses itens não podem jamais ser negligenciados pelo controle de estoque de farmácia. Isso na prática quer dizer que devem ser repostos imediatamente e nunca faltar nas gôndolas e prateleiras.

É desejável analisar os seguintes tópicos acerca dos produtos da Curva A:

  • esses 20% de produtos devem ser negociados com vários fornecedores (caso contrário a farmácia poderá ficar sem a reposição se acontecer algum imprevisto);
  • possibilidade de melhorar o mix de produtos;
  • investir em campanhas de marketing para esses itens;
  • avaliar se é possível aumentar o preço médio;
  • sempre manter o estoque preparado;
  • realizar com antecedência a reposição dos produtos da curva A;
  • monitorar constantemente esses produtos;
  • fazer o acompanhamento detalhado de venda da Curva A.

Produtos da Curva B

Os produtos da Curva B têm uma importância mediana para o faturamento da farmácia, mas isso não significa que são menos importantes para o controle de estoque de farmácia. Muitos clientes entram na farmácia à procura desses itens e por consequência podem levar outros produtos da Curva A, aumentando o ticket-médio.

  • É recomendado planejar as seguintes ações para os produtos da Curva B:
  • planejar muito bem a compra para não ficar com produtos encalhados no estoque;
  • rever se o produto da Curva B na verdade é um produto da Curva A (a exposição do item pode estar errada);
  • avaliar se o produto é sazonal, isto é, apenas figura na Curva B por um determinado tempo, e depois retorna para outra curva;
  • deve-se fazer uma gestão intermediária dos produtos da Curva B, pois não têm uma saída muito grande e nem muito pequena.

Produtos da Curva C

Já os produtos da Curva C são de menor importância para a farmácia, significando 50% do estoque. Entretanto eles devem compor o mix de produtos da farmácia, pois existem consumidores que vão em busca dos produtos das Curvas A e B e também acabam levanto os produtos da Curva C. Geralmente os produtos classificados com C têm um maior valor agregado, por isso o fluxo de vendas é menor.

Atenção no controle de estoque de farmácia nos seguintes tópicos sobre os itens da Curva C:

  • verifique se os clientes sabem que a farmácia oferece tais produtos da Curva C;
  • avalie se o preço pedido pelo produto da Curva C está muito acima do mercado;
  • os itens possuem alguma venda entre os últimos 120 dias? Busque o motivo;
  • cuidado com a data de validade para não perder produtos da Curva C;
  • faz mesmo sentido continuar com o produto no sortimento da farmácia?

Quando aplicar a Curva ABC no controle de estoque de farmácia?

É bom que você saiba a importância de aplicar a Curva ABC no controle de estoque de farmácia a cada 60 ou 90 dias. Com isso você terá um parâmetro sobre a flutuação dos produtos dentre as Curvas A, B e C. Um dado produto pode perfeitamente estar na Curva A em um período do ano e em outro período decair para a Curva C.

Cabe então uma análise para detecção do motivo de tal queda, que pode ser simplesmente pela sazonalidade do momento, exposição incorreta do produto ou precificação inadequada fora do praticado pelo mercado.

Sem dúvida a principal aplicação da Curva ABC é empregada no monitoramento do estoque. Essa ferramenta permite a farmácia evitar a ruptura de estoque, ou seja, se antecipar programando o calendário de compras junto aos fornecedores conforme o grau de importância de cada item sobre o faturamento.

3. Controle de medicamentos por lote

Para a farmácia que deseja reduzir custos, o Controle de Lotes é indispensável. Com ele são evitados inúmeras Perdas por Vencimento e “promoções indesejadas” para tentar queimar os itens próximos ao vencimento.

Simplesmente o controle de medicamentos por lotes é a forma de rastrear o item desde sua fabricação pela indústria até a ponta final, isto é, o consumidor. Para fazer esse rastreamento são utilizadas as informações de:

  • códigos de barras;
  • lote;
  • número do lote;
  • data de fabricação; e
  • data de vencimento

O código de barras é uma sequência lógica de números que são representadas por símbolos, possíveis de serem lidos por equipamentos scaners (como uma “impressão digital”). Cada produto fabricado recebe seu próprio código de barras.

Esse número é único e padronizado para toda a indústria, ou seja, ele não pode ser usado por outro produto. É como se fosse o “CPF do item”, facilitando o controle de medicamentos em toda a cadeia de distribuição e venda.

Agora é importante saber que Lote e Número do Lote são coisas distintas:

Segundo a RDC 304 de 17 de setembro de 2019, lote e número de lote são definidos por:

Lote:

“Quantidade definida de produto processado em um ou mais processos, cuja característica essencial é a homogeneidade”. Ou seja, o lote é uma certa quantidade determinada de produtos fabricados. Um lote pode ter vários produtos ou itens.

Número de lote:

“Combinação definida de números e/ ou letras que identifica de forma única um lote em seus rótulos, documentação de lote, certificados de análise correspondentes, entre outros.” Assim podemos afirmar que o número do lote é a identificação do lote, isto é, o número do “amontoado de produtos”.

Note que um mesmo produto pode ser de lotes diferentes.

Por exemplo:

Um determinado laboratório fabricou em 10/09/2020 um Lote com 1.000 itens do produto ANNITA 500mg com vencimento para 31/08/2022.

Já no dia 11/09/2020 o mesmo laboratório fabricou outro Lote com 500 unidades do produto ANNITA 500mg, mas com vencimento para 30/10/2022.

Observe que nesse exemplo, o mesmo produto ANNITA 500mg pertence a 2 Lotes diferentes, com Datas de Vencimento diferentes.

Então cada Código de Barras recebe a Data de Fabricação, Data de Vencimento e o Número do Lote que o produto pertence. Dessa forma é possível fazer o controle de estoque de farmácia em lotes, dispensando o produto que está mais próximo do vencimento, evitando a Perda por Vencimento.

Onde encontrar o número do lote, data de fabricação e vencimento para fazer controle de medicamentos?

Ao realizar o pedido de compra junto ao distribuidor farmacêutico, no check-in de compra todos os produtos já vêm com seus respectivos Códigos de Barras no arquivo XML. Por meio disso é possível saber as informações de data de fabricação, vencimento e lote, facilitando o controle de estoque de farmácia.

Como fazer o controle de medicamentos por lotes na farmácia?

Existem duas opções que a farmácia pode fazer controle de medicamentos: Manual e Automática.

Na forma manual, o próprio colaborador terá que controlar qual lote está mais próximo do vencimento. Na hora da venda “pegar” o produto que tenha o prazo mais curto para vencer. Evidente que a forma manual de controlar lotes não é muito produtiva para a farmácia, sendo que as chances de ocorrer algum erro é altíssima.

Então o melhor nesse caso é controlar o lote de forma automática. E para fazer isso é necessário que a farmácia tenha um bom sistema de controle de lote. No mercado existem ótimas opções de sistema de farmácia que já fazem o Controle de Lote. Dessa forma, basta que seja efetuada a entrada do XML de compra para que o sistema identifique os lotes.

Depois no momento da venda, o próprio sistema irá verificar qual lote está mais próximo da data de vencimento, então uma pequena notificação irá ser mostrada para o balconista. Basta que o colaborador então ofereça ao cliente o lote do medicamento sugerido pelo sistema. Simples, rápido e prático!

Qual a vantagem dos lotes no controle de estoque de farmácia?

Na verdade, a farmácia só tem a ganhar quando opta em trabalhar com controle de medicamentos por lotes. Sem dúvida, a principal vantagem consiste na diminuição brusca da Perda de Medicamentos por Vencimento.

Quando o controle de medicamentos por lote não é usado, assim que a data de vencimento começa a chegar, o gestor é obrigado a “queimar” os produtos, isto é, vender a preço de custo para pelo menos “empatar” o CMV (Custo de Mercadoria Vendida). Em muitos casos isso nem ao menos acontece, causando um prejuízo considerável para o financeiro da farmácia.

Existe alguma desvantagem ao fazer controle de medicamentos por lotes?

Se formos listarmos as desvantagens que podem surgir durante o controle de lotes, seria o aspecto dos colaboradores terem que seguir um processo bem definido na entrada da compra e na hora da venda. Não basta apenas “dizer ao sistema” que a farmácia quer usar o controle de lote, é também parte dos colaboradores seguirem o processo de controle de estoque de farmácia.

Isso vai exigir um rigor na hora de efetuar a entrada dos itens no sistema. O XML de compra deverá constar os lotes dos produtos e suas respectivas datas de vencimentos. Pode ocorrer de alguns fornecedores não enviarem na nota de compra essas informações. Quando isso ocorrer, é indispensável procurar esses dados junto ao laboratório responsável pela fabricação dos produtos.

Outro empecilho no controle de estoque de farmácia por lotes fica na ponta final do processo, a venda. O colaborador deve respeitar a decisão do sistema e vender o item sugerido. O sistema não “vai obrigar” a vender o lote que está mais próximo do vencimento, pois podem surgir ocasiões em que a porcentagem de desconto e a margem de lucro sejam mais favoráveis naquele momento para outro medicamento em relação ao seu lote. Mas em via de regra sempre é preferível aceitar o item com proximidade ao vencimento no controle de estoque de farmácia.  

4. Balanço de estoque na farmácia

Tipos de Balanço para fazer controle de estoque de farmácia

Balanço por Contagem

Nesse tipo de balanço de estoque são contados somente os produtos adicionados no balanço. Por exemplo: o colaborador bipou 20 produtos, e inseriu suas respectivas quantidades. Então somente esses 20 produtos vão fazer parte do balanço, os demais produtos que não foram adicionados no balanço não serão contatados e nem suas atuais quantidades serão alteradas.  

A grande vantagem desse tipo de balanço no controle de estoque de farmácia é poder manter o estabelecimento em movimento, isto é, continuar fazendo as vendas dos produtos normalmente, o que facilita o controle de estoque. E mesmo que um produto que foi adicionado no balanço já tiver sido vendido, no momento de fechar o balanço no sistema, será considerada essa quantidade vendida.

Balanço Completo

Esse tipo de balanço é o mais conhecido pelas farmácias e drogarias, é aquele que é feito com as portas fechadas. O Balanço Completo considera todos os produtos do estoque, por isso recebe esse nome (completo).

Esse balanço é indicado para quando a farmácia é nova e está começando suas operações e precisa registrar as quantidades dentro do sistema para fazer o controle de estoque. Também é indicado quando o estabelecimento troca de dono, e precisa ter a certeza da real quantidade de todos os itens existentes no estoque.

A grande vantagem do Balanço Completo dentro do controle de estoque de farmácia, está em deixar totalmente alinhada as quantidades físicas dos produtos no estoque com as quantidades declarada dentro do sistema da farmácia, ou seja, se no estoque existem 3 produtos, dentro do sistema deverá constar a mesma quantidade.

Balanço Resumido

É um tipo de balanço bem específico, indicado para estabelecimentos de médio e grande porte que deseja fazer o controle de estoque de farmácia a partir de determinados:

  • grupo de preços;
  • seção de produtos;
  • fornecedores e fabricantes; e
  • até mesmo quais as prateleiras;
  • gôndolas e ilhas de produtos.

Por exemplo: a farmácia pode realizar o controle de estoque de farmácia por meio do balanço resumido somente com produtos que fazem parte da seção de Perfumaria.

3 passos de como fazer balanço de estoque

1º Definir datas e horários

Como você pode notar existem alguns tipos de balanço de estoque e dependendo da sua escolha será necessário fechar a farmácia ou realizar o balanço em horários alternativos. Então começar pelo planejamento é o primeiro passo a ser tomado no controle de estoque de farmácia.

O ideal é reunir toda a equipe de colaboradores e sugerir algumas datas pré-fixadas, depois negociar com todos qual o melhor momento para realizar o controle de estoque. Lembre-se que você pode trabalhar com escalas de trabalho, dividindo os colaboradores em grupo e turnos, quando existem muitos itens para serem contatados.

2º Delegar tarefas  

Nesse segundo momento você deixa claro qual será o papel de cada colaborador durante a realização do balanço de estoque. Isso é muito importante para evitar erros na contagem e que as pessoas fiquem ociosas durante o trabalho de controle de estoque de farmácia.

Defina quem será o responsável por operar o sistema da farmácia, quem irá pegar os produtos das prateleiras, aquela pessoa que irá operar o coletor de dados, enfim todos os passos para ter o controle de estoque no momento do balanço.

Preste atenção se o colaborador está preparado para fazer a tarefa que lhe foi atribuída, muitas vezes a pessoa por medo ou receio acaba aceitando uma função que ela mesma não se sente capacitada para fazer. O resultado disso poderá comprometer todo o esforço da equipe para concluir a contagem do estoque.

3º Escolha das ferramentas

Para realizar o balanço de estoque é preciso de ferramentas adequadas, então verifique junto ao seu sistema atual se o mesmo possui o módulo de controle de estoque com a opção balanço de estoque. Para facilitar ainda mais o controle de estoque de farmácia, verifique se o sistema tem a integração com equipamentos coletores de dados.  

Uma dica antes de começar o balanço de estoque é reunir toda a equipe envolvida e explicar como funciona o balanço dentro do sistema, para que não haja dúvidas durante o procedimento. Busque vídeos ou treinamentos oferecidos pelo próprio sistema da farmácia qual a forma correta de fazer o balanço.

Abertura de balanço de estoque
Balanço de estoque – InovaFarma

Balanço de estoque com coletor de dados

O que é um coletor de dados?

O Coletor de Dados é o equipamento que faz a leitura do código de barras dos produtos e armazena numa memória própria. Assim o colaborador não precisa ficar procurando o nome do produto no sistema, basta apenas bipar o leitor no item para registrar a quantidade, facilitando o processo de controle de estoque de farmácia.

Como usar coletor de dados para fazer balanço de estoque?

A farmácia abre um novo balanço dentro do sistema. Depois exporta toda lista de produtos que estão registrados dentro do software através de um arquivo digital.

Depois esse arquivo é importado para dentro do coletor de dados. Então basta que o colaborador aponte esse equipamento para o código de barras dos produtos para começar a fazer a contagem e controle de estoque de farmácia.

Quando terminar de contar todos os produtos, o colaborador exporta esse novo arquivo gerado pelo coletor de dados. Em seguida o próprio sistema da farmácia faz a importação desse arquivo, que agora contém todas as contagens. Assim o balanço pode ser finalizado.

Conclusão

Um dos piores pesadelos do empreendedor farmacêutico é sem dúvida a falta do produto no estoque de farmácia no momento da venda, afinal é uma oportunidade de faturamento perdido. As consequências vão além, causando desconforto no cliente, que levará um descontentamento que pode até manchar a imagem da farmácia. Ninguém quer isso, não é verdade?

Para qualquer empresa, especialmente para estabelecimentos farmacêuticos, é sempre interessante fazer o controle de estoque de farmácia, assegurando que a quantidade mínima suficiente para atender sua demanda, porém com uma margem de segurança que forneça um lastro adequado para o tempo de reposição.

Apesar do controle de estoque de farmácia aparentar complexidade, esse processo pode ser automatizado, sendo que existem cálculos e metodologias específicas que fornecem com boa exatidão quando a farmácia precisa comprar dos fornecedores para evitar a ruptura do estoque, isto é, ficar sem o produto.

Então você também notou que é preciso contar com um bom sistema de farmácia com ferramentas de classificação de estoque, pedidos de compra eletrônico, check-in e check-out, além de oferecer vários tipos de balanço conforme a necessidade do seu negócio!

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