O sucesso no vareje farmacêutico está ligado diretamente com o seu controle de estoque de farmácia. Quando a farmácia trabalha com uma enorme quantidade de produtos no seu estoque, obrigatoriamente terá que manter um giro constante de vendas, caso contrário, comprometerá seu fluxo de caixa, além de correr o risco de ter prejuízos por perda de vencimento.
Agora quando a farmácia trabalha com quantidade reduzida de itens, isso também pode se transformar em um problema, pois um estoque limitado, além de restringir as opções para os consumidores, pode ocasionar a ruptura de estoque, ou seja, o produto ficar em falta na farmácia.
Se por um lado grandes quantidades inflam os estoques e pequenas quantidades atrapalham as vendas, como encontrar o meio termo? Para isso existem métodos de controle de estoque de farmácia, como classificação de itens, métodos de entrada e saída, além de balanços de estoque.
Para você entender como fazer o controle de estoque de farmácia preparamos um Guia Completo que mostrará passo a passo para você gerenciar seu estoque. Confira!
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O que você quer ler primeiro?
Tipos de controle de estoque de farmácia
Controle de estoque PEPS ou FIFO
O método PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai), também conhecido como FIFO (First In First Out) é uma simples técnicas de armazenagem muito eficiente para fazer o controle de estoque de farmácia. Funciona da seguinte forma: o primeiro item ou lote que entrou no estoque será sempre o primeiro a ser vendido.
Por exemplo: a farmácia comprou um lote com 200 itens do produto X. Então esses produtos serão os primeiros a serem vendidos, independentemente se a farmácia comprou mais quantidades desses produtos.
A grande vantagem do método PEPS para o controle de estoque de farmácia é evitar o esquecimento dos itens, que acabam envelhecendo nas prateleiras e são descartadas por vencimento e prazo de validade, onerando os cofres da farmácia.
Controle de estoque PVPS ou FEFO
Ainda podemos encontrar outro método muito usado no controle de estoque de farmácia. A técnica PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai) que vêm do inglês First Expired First Out (FEFO).
Nesse método de controle de estoque de farmácia o produto que está mais perto de vencer tem prioridade para ser vendido primeiro. Ao contrário do método PEPS, na técnica PVPS não importa a data de entrada dos produtos no estoque, mas sim a data de vencimento.
Por exemplo: se farmácia comprou vários lotes de produtos, independe da data da compra, sempre o item que estiver mais próximo de vencer será aquele que deverá ser vendido primeiro.
Como fazer o recebimento e armazenar medicamentos na farmácia
Não basta somente escolher a forma de controlar o estoque de farmácia, também é preciso fazer sua gestão adequadamente.
Controle a entrada e saída dos produtos
Controlar a movimentação dos produtos é extremamente importante para o controle de estoque de farmácia. Afinal, por meio desse controle será possível obter informações essenciais, como qual foi o tempo que um fornecedor levou entre a compra e a entrega de um pedido e quanto tempo determinada quantidade de itens permanece em estoque.
Com essas informações em mãos, você poderá fazer planejamento de compras mais eficiente. Durante a entrada de produtos é fundamental que seja feita a conferência rigorosa das mercadorias.
Para isso, deve-se conferir as quantidades, os lotes e as datas de validade, que não devem ser menores que 50%. Ou seja, a diferença entre a data de fabricação e a validade não deve ser menor que esse valor.
Entrada de produto: Check-in no arquivo XML
O primeiro passo para ter um estoque íntegro no sistema, isto é, que seja fiel aos produtos físicos que realmente constam na farmácia, é o registro das mercadorias compradas.
Normalmente os distribuidores de mercadorias fornecem o arquivo XML, que basicamente é a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) com a descrição detalhada de todos os itens comprados. Neste caso basta importar o arquivo XML para dentro do sistema de farmácia.
É justamente nesse momento que surgem as fissuras que podem devastar a credibilidade do controle de estoque de farmácia. Isso porque como o arquivo XML já “traz” todos os dados dos produtos basta apenas inserir no sistema e pronto! As quantidades nos cadastros dos produtos são atualizadas automaticamente.
Mas o nem todos notam são as pequenas inconsistências que podem acorrer, como por exemplo:
- quantidades incorretas que constam na nota do que realmente foi comprado;
- nome do produto é diferente do nome cadastrado no sistema;
- informações tributárias e fiscais incorretas;
- valores incorretos no arquivo XML.
Não é difícil encontrar alguma Nota Fiscal emitida com erros para a farmácia que solicitou o pedido. É mais do que comum acontecer algum tipo de avaria durante o transporte, e até mesmo a troca do pedido por parte do distribuidor, fazendo com que o pedido seja completamente distinto do solicitado, prejudicando o controle de estoque de farmácia.
Caso alguma informação incorreta seja registrada no sistema, os cálculos de demanda para realizar a próxima compra serão distorcidos. O resultado será invariavelmente a compra desnecessário ou insuficiente do produto.
Na prática isso quer dizer que as quantidades que deveriam ser repostas não vão acontecer, culminando na ruptura de estoque. Daí a importância de conferir tudo antes de registrar a entrada dos produtos no sistema de farmácia.
Realizando o Check-in de compra
Felizmente para evitar esse tipo de erro operacional que atrapalha o controle de estoque de farmácia, existem mecanismos como por exemplo a Conferência de Produtos na Compra (Check-in). Ela nada mais é do que o simples ato de chegar as quantidades compradas conforme o pedido de compra.
É possível blindar a entrada de mercadoria, então o colaborador fica condicionado a conferir todos os produtos antes de registrar o XML de compra no sistema para fazer o controle de estoque de farmácia.
De forma prática, basta que o colaborador incumbido pelo estoque aponte o leitor de código de barras para cada item comprado. O sistema através do código EAN (número único que identifica informações do produto) fará a checagem com a Nota Fiscal. Se tudo estiver correto será mostrado um aviso de confirmação.
Caso contrário o sistema mostrará qual informação está divergente. Se apenas o nome do produto estiver incorreto, basta o colaborador fazer a alteração dentro do formulário de cadastro do produto.
Também pode acontecer da quantidade estar errada. Daí cabe a farmácia notificar a distribuidora e rejeitar o pedido de compras, ou mesmo negociar um desconto no pedido conforme as quantidades menores do que foi realmente pago.
Ao final desse processo o sistema estará alimentado com informações verídicas acerca dos produtos que acabaram de ser comprados. Por isso a importância de conferir cada pedido de compra antes de efetivar a entrada no sistema de farmácia dentro do contexto do controle de estoque de farmácia.
Saída de produto: check-out na venda
Na outra ponta do controle de estoque de farmácia, também é necessário manter o mesmo processo de conferência. Ou seja, no caixa da farmácia. Isso porque o que sai (é vendido) deve ser condizente com o registro no sistema e o produto físico que literalmente saiu do estoque.
Dessa forma o operador de caixa deve ficar muito atento se o produto que está nas mãos do consumidor é o mesmo produto que está registrado dentro do sistema. E isso não precisa ser feito manualmente, claro que não. Novamente aqui temos ferramentas automatizada que auxiliam o colaborador nessa tarefa. O Check-out de venda (conferência de saída).
Basta que seja aproximado o equipamento escanear próximo ao código de barras do produto. O sistema busca as informações daquele código bipado e compara que são as mesmas informações que constam no pedido de venda que foi registrado no balcão de farmácia. Se tudo estiver ok a venda é finalizada e registrada no banco de dados.
Mas se houve algum problema com as informações do produto comprado com o que foi de fato informado pelo colaborador no sistema no momento da venda, o cupom fiscal não é impresso até que o colaborador faça a leitura do produto correto.
Assim é garantido que o produto vendido é o mesmo produto que foi pesquisado no sistema, com a quantidade correta, preços e condições de pagamento. Se por ventura o gestor quiser mais segurança para o processo de conferência no caixa, é possível habilitar no sistema de farmácia a função “Caixa Cego”, que oculta os valores totais recebidos.
Vantagens de utilizar o Check-in e Check-out no controle de estoque de farmácia
Reduzir o prejuízo por entrega de produtos errados
Como já salientado anteriormente, o pedido de compra realizado para os distribuidores farmacêuticos são passiveis de erros, o que atrapalha o controle de estoque de farmácia.
Portanto quando não há um rigor na conferência dos arquivos XML, o banco de dados do sistema será comprometido com informações incorretas, que futuramente vão entorpecer os cálculos de curva de demanda e afetar a quantidade dos produtos registradas no sistema de farmácia.
Reduz brecha de fraude no controle de estoque de farmácia
Quando o quadro de colaboradores apresenta pessoas má intencionadas, a falta de registro consistente no sistema de farmácia é uma vulnerabilidade que pode ser facilmente explorada. Algumas mais comuns são:
- efetuar a saída de produtos que não estavam constando no sistema;
- recebimento de valor incompatível (a menos) do que o preço real do produto;
- troca de produtos que apresentam informações duplicadas.
Evitar esse tipo de situação é possível com a obrigatoriedade da Conferência de Produtos.
Ajuda no alinhamento do estoque virtual e físico
O estoque virtual é aquele que consta registrado dentro do banco de dados do sistema de farmácia. Ele deve ser fiel às quantidades do “mundo real”, ou seja, do que realmente está exposto nas prateleiras ou armazenado no estoque.
Sem sombra de dúvidas que os processos de conferência, tanto na entrada como na saída, são responsáveis por manter os dados virtuais com as quantidades reais.
Uma boa alternativa para saber realmente se não existe ruptura no controle de estoque de farmácia é a realização do Balanço de Estoque. Esse procedimento é recomendado a ser praticado uma vez ao mês na farmácia.
Se o seu negócio é muito vasto e apresenta muitos itens, o balanço pode ser por amostragem, ou setorizado, por exemplo, poupando tempo e lhe mantendo informado sobre o panorama do estoque.
Contribui para um controle de estoque de farmácia mais eficiente
Dificilmente haverá ruptura no controle de estoque de farmácia ao ser praticando check-out e check-in nas suas rotinas de compra e venda. O motivo é simples: dados coesos são processados pelo sistema de farmácia e tornam-se informações para as próximas compras.
Através das movimentações de saídas, isto é, o fluxo de vendas é perfeitamente possível calcular a curva de demanda, as quantidades a serem compradas e estimar em dias qual o prazo para o setor responsável realizar o próximo pedido de compra. A previsibilidade, é sem dúvida, um dos melhores benefícios que a conferência de produtos traz para farmácia.
Controle de medicamentos por lote
Para a farmácia que deseja reduzir custos, o Controle de Lotes é indispensável. Com ele são evitados inúmeras Perdas por Vencimento e “promoções indesejadas” para tentar queimar os itens próximos ao vencimento.
Simplesmente o controle de medicamentos por lotes é a forma de rastrear o item desde sua fabricação pela indústria até a ponta final, isto é, o consumidor. Para fazer esse rastreamento são utilizadas as informações de:
- códigos de barras;
- lote;
- número do lote;
- data de fabricação; e
- data de vencimento
O código de barras é uma sequência lógica de números que são representadas por símbolos, possíveis de serem lidos por equipamentos scaners (como uma “impressão digital”). Cada produto fabricado recebe seu próprio código de barras.
Esse número é único e padronizado para toda a indústria, ou seja, ele não pode ser usado por outro produto. É como se fosse o “CPF do item”, facilitando o controle de medicamentos em toda a cadeia de distribuição e venda.
Agora é importante saber que Lote e Número do Lote são coisas distintas:
Segundo a RDC 304 de 17 de setembro de 2019, lote e número de lote são definidos por:
Lote:
“Quantidade definida de produto processado em um ou mais processos, cuja característica essencial é a homogeneidade”. Ou seja, o lote é uma certa quantidade determinada de produtos fabricados. Um lote pode ter vários produtos ou itens.
Número de lote:
“Combinação definida de números e/ ou letras que identifica de forma única um lote em seus rótulos, documentação de lote, certificados de análise correspondentes, entre outros.” Assim podemos afirmar que o número do lote é a identificação do lote, isto é, o número do “amontoado de produtos”.
Note que um mesmo produto pode ser de lotes diferentes.
Por exemplo:
Um determinado laboratório fabricou em 10/09/2020 um Lote com 1.000 itens do produto ANNITA 500mg com vencimento para 31/08/2022.
Já no dia 11/09/2020 o mesmo laboratório fabricou outro Lote com 500 unidades do produto ANNITA 500mg, mas com vencimento para 30/10/2022.
Observe que nesse exemplo, o mesmo produto ANNITA 500mg pertence a 2 Lotes diferentes, com Datas de Vencimento diferentes.
Então cada Código de Barras recebe a Data de Fabricação, Data de Vencimento e o Número do Lote que o produto pertence. Dessa forma é possível fazer o controle de estoque de farmácia em lotes, dispensando o produto que está mais próximo do vencimento, evitando a Perda por Vencimento.
Onde encontrar o número do lote, data de fabricação e vencimento para fazer controle de medicamentos?
Ao realizar o pedido de compra junto ao distribuidor farmacêutico, no check-in de compra todos os produtos já vêm com seus respectivos Códigos de Barras no arquivo XML. Por meio disso é possível saber as informações de data de fabricação, vencimento e lote, facilitando o controle de estoque de farmácia.
Como fazer o controle de medicamentos por lotes na farmácia?
Existem duas opções que a farmácia pode fazer controle de medicamentos: Manual e Automática.
Na forma manual, o próprio colaborador terá que controlar qual lote está mais próximo do vencimento. Na hora da venda “pegar” o produto que tenha o prazo mais curto para vencer.
Evidente que a forma manual de controlar lotes não é muito produtiva para a farmácia, sendo que as chances de ocorrer algum erro é altíssima.
Então o melhor nesse caso é controlar o lote de forma automática. E para fazer isso é necessário que a farmácia tenha um bom sistema de controle de lote.
No mercado existem ótimas opções de sistema de farmácia que já fazem o Controle de Lote. Dessa forma, basta que seja efetuada a entrada do XML de compra para que o sistema identifique os lotes.
Depois no momento da venda, o próprio sistema irá verificar qual lote está mais próximo da data de vencimento, então uma pequena notificação irá ser mostrada para o balconista. Basta que o colaborador então ofereça ao cliente o lote do medicamento sugerido pelo sistema. Simples, rápido e prático!
Qual a vantagem dos lotes no controle de estoque de farmácia?
Na verdade, a farmácia só tem a ganhar quando opta em trabalhar com controle de medicamentos por lotes. Sem dúvida, a principal vantagem consiste na diminuição brusca da Perda de Medicamentos por Vencimento.
Quando o controle de medicamentos por lote não é usado, assim que a data de vencimento começa a chegar, o gestor é obrigado a “queimar” os produtos, isto é, vender a preço de custo para pelo menos “empatar” o CMV (Custo de Mercadoria Vendida). Em muitos casos isso nem ao menos acontece, causando um prejuízo considerável para o financeiro da farmácia.
Existe alguma desvantagem ao fazer controle de medicamentos por lotes?
Se formos listarmos as desvantagens que podem surgir durante o controle de lotes, seria o aspecto dos colaboradores terem que seguir um processo bem definido na entrada da compra e na hora da venda.
Não basta apenas “dizer ao sistema” que a farmácia quer usar o controle de lote, é também parte dos colaboradores seguirem o processo de controle de estoque de farmácia.
Isso vai exigir um rigor na hora de efetuar a entrada dos itens no sistema. O XML de compra deverá constar os lotes dos produtos e suas respectivas datas de vencimentos. Pode ocorrer de alguns fornecedores não enviarem na nota de compra essas informações.
Quando isso ocorrer, é indispensável procurar esses dados junto ao laboratório responsável pela fabricação dos produtos.
Outro empecilho no controle de estoque de farmácia por lotes fica na ponta final do processo, a venda. O colaborador deve respeitar a decisão do sistema e vender o item sugerido.
O sistema não “vai obrigar” a vender o lote que está mais próximo do vencimento, pois podem surgir ocasiões em que a porcentagem de desconto e a margem de lucro sejam mais favoráveis naquele momento para outro medicamento em relação ao seu lote. Mas em via de regra sempre é preferível aceitar o item com proximidade ao vencimento no controle de estoque de farmácia.
Balanço de estoque na farmácia
Tipos de Balanço para fazer controle de estoque de farmácia
Balanço por Contagem
Nesse tipo de balanço de estoque são contados somente os produtos adicionados no balanço. Por exemplo: o colaborador bipou 20 produtos, e inseriu suas respectivas quantidades.
Então somente esses 20 produtos vão fazer parte do balanço, os demais produtos que não foram adicionados no balanço não serão contatados e nem suas atuais quantidades serão alteradas.
A grande vantagem desse tipo de balanço no controle de estoque de farmácia é poder manter o estabelecimento em movimento, isto é, continuar fazendo as vendas dos produtos normalmente, o que facilita o controle de estoque.
E mesmo que um produto que foi adicionado no balanço já tiver sido vendido, no momento de fechar o balanço no sistema, será considerada essa quantidade vendida.
Balanço Completo
Esse tipo de balanço é o mais conhecido pelas farmácias e drogarias, é aquele que é feito com as portas fechadas. O Balanço Completo considera todos os produtos do estoque, por isso recebe esse nome (completo).
Esse balanço é indicado para quando a farmácia é nova e está começando suas operações e precisa registrar as quantidades dentro do sistema para fazer o controle de estoque. Também é indicado quando o estabelecimento troca de dono, e precisa ter a certeza da real quantidade de todos os itens existentes no estoque.
A grande vantagem do Balanço Completo dentro do controle de estoque de farmácia, está em deixar totalmente alinhada as quantidades físicas dos produtos no estoque com as quantidades declarada dentro do sistema da farmácia, ou seja, se no estoque existem 3 produtos, dentro do sistema deverá constar a mesma quantidade.
Balanço Resumido
É um tipo de balanço bem específico, indicado para estabelecimentos de médio e grande porte que deseja fazer o controle de estoque de farmácia a partir de determinados:
- grupo de preços;
- seção de produtos;
- fornecedores e fabricantes; e
- até mesmo quais as prateleiras;
- gôndolas e ilhas de produtos.
Por exemplo: a farmácia pode realizar o controle de estoque de farmácia por meio do balanço resumido somente com produtos que fazem parte da seção de Perfumaria.
3 passos de como fazer balanço de estoque
1º Definir datas e horários
Como você pode notar existem alguns tipos de balanço de estoque e dependendo da sua escolha será necessário fechar a farmácia ou realizar o balanço em horários alternativos. Então começar pelo planejamento é o primeiro passo a ser tomado no controle de estoque de farmácia.
O ideal é reunir toda a equipe de colaboradores e sugerir algumas datas pré-fixadas, depois negociar com todos qual o melhor momento para realizar o controle de estoque. Lembre-se que você pode trabalhar com escalas de trabalho, dividindo os colaboradores em grupo e turnos, quando existem muitos itens para serem contatados.
2º Delegar tarefas
Nesse segundo momento você deixa claro qual será o papel de cada colaborador durante a realização do balanço de estoque. Isso é muito importante para evitar erros na contagem e que as pessoas fiquem ociosas durante o trabalho de controle de estoque de farmácia.
Defina quem será o responsável por operar o sistema da farmácia, quem irá pegar os produtos das prateleiras, aquela pessoa que irá operar o coletor de dados, enfim todos os passos para ter o controle de estoque no momento do balanço.
Preste atenção se o colaborador está preparado para fazer a tarefa que lhe foi atribuída, muitas vezes a pessoa por medo ou receio acaba aceitando uma função que ela mesma não se sente capacitada para fazer. O resultado disso poderá comprometer todo o esforço da equipe para concluir a contagem do estoque.
3º Escolha das ferramentas
Para realizar o balanço de estoque é preciso de ferramentas adequadas, então verifique junto ao seu sistema atual se o mesmo possui o módulo de controle de estoque com a opção balanço de estoque.
Para facilitar ainda mais o controle de estoque de farmácia, verifique se o sistema tem a integração com equipamentos coletores de dados.
Uma dica antes de começar o balanço de estoque é reunir toda a equipe envolvida e explicar como funciona o balanço dentro do sistema, para que não haja dúvidas durante o procedimento. Busque vídeos ou treinamentos oferecidos pelo próprio sistema da farmácia qual a forma correta de fazer o balanço.
Balanço de estoque com coletor de dados
O que é um coletor de dados?
O Coletor de Dados é o equipamento que faz a leitura do código de barras dos produtos e armazena numa memória própria. Assim o colaborador não precisa ficar procurando o nome do produto no sistema, basta apenas bipar o leitor no item para registrar a quantidade, facilitando o processo de controle de estoque de farmácia.
Como usar coletor de dados para fazer balanço de estoque?
A farmácia abre um novo balanço dentro do sistema. Depois exporta toda lista de produtos que estão registrados dentro do software através de um arquivo digital.
Depois esse arquivo é importado para dentro do coletor de dados. Então basta que o colaborador aponte esse equipamento para o código de barras dos produtos para começar a fazer a contagem e controle de estoque de farmácia.
Quando terminar de contar todos os produtos, o colaborador exporta esse novo arquivo gerado pelo coletor de dados. Em seguida o próprio sistema da farmácia faz a importação desse arquivo, que agora contém todas as contagens. Assim o balanço pode ser finalizado.
Conclusão
Um dos piores pesadelos do empreendedor farmacêutico é sem dúvida a falta do produto no estoque de farmácia no momento da venda, afinal é uma oportunidade de faturamento perdido.
As consequências vão além, causando desconforto no cliente, que levará um descontentamento que pode até manchar a imagem da farmácia. Ninguém quer isso, não é verdade?
Para qualquer empresa, especialmente para estabelecimentos farmacêuticos, é sempre interessante fazer o controle de estoque de farmácia, assegurando que a quantidade mínima suficiente para atender sua demanda, porém com uma margem de segurança que forneça um lastro adequado para o tempo de reposição.
Apesar do controle de estoque de farmácia aparentar complexidade, esse processo pode ser automatizado, sendo que existem cálculos e metodologias específicas que fornecem com boa exatidão quando a farmácia precisa comprar dos fornecedores para evitar a ruptura do estoque, isto é, ficar sem o produto.
Então você também notou que é preciso contar com um bom sistema de farmácia com ferramentas de classificação de estoque, pedidos de compra eletrônico, check-in e check-out, além de oferecer vários tipos de balanço conforme a necessidade do seu negócio!
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