9 dicas para fazer controle de medicamentos na farmácia

Imagine o prejuízo para a farmácia quando os clientes deixam de comprar os produtos por não encontrá-los nas prateleiras, em consequência da falta de organização e controle de medicamentos. Essa é uma das razões por que devemos manter o armazenamento de mercadorias organizado e sob rigoroso controle.

Sempre que um cliente entra em um estabelecimento e não encontra os produtos que procura, temos as rupturas de estoque. Esse é um problema sério que o controle de medicamentos pode resolver.

Se não for observado com atenção, a falta de controle de medicamentos na farmácia pode reduzir significativamente as suas vendas. Para resolver esse problema, é necessário adotar uma série de medidas, entre elas fazer uma melhor gestão e reposição de estoque, estudar o perfil dos seus clientes e utilizar ferramentas e metodologias adequadas.

Muito mais do que apenas espaço para guardar os produtos, existe uma série de ações que devem ser seguidas a fim de otimizar esse processo de controle de medicamentos. A seguir, mostramos 9 dicas sobre o que você pode fazer a fim de manter o estoque organizado e eficiente. Acompanhe a leitura!

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Entenda como o controle de medicamentos evita a rupturas de estoque

Quando um cliente não encontra um produto em uma loja, não é somente aquela venda que se perdeu, as consequências para o negócio podem ser ainda maiores. Por sua insatisfação em não encontrar o item desejado, alguns impactos negativos podem ser sentidos.

Um deles é a queda no faturamento, já que o cliente deixou de comprar. Outro fator é o fortalecimento da sua concorrência, pois, uma vez que o produto não foi encontrado, o cliente comprará do concorrente.

Há ainda a chance de o cliente simplesmente não voltar mais à sua farmácia, principalmente se essa não for a primeira vez que isso acontece. Por isso é tão importante fazer o controle de medicamentos em farmácia.

Com o propósito de minimizar os danos causados pela falta de alguns produtos, é preciso encontrar formas de evitar essa situação. A seguir listamos 9 dicas para você melhorar o controle de medicamentos na farmácia.

1. Conheça o perfil de cliente que compra na farmácia

Entender o comportamento do consumidor o ajudará a fazer um bom planejamento de compras. Para isso, estude o seu perfil, determine quais produtos têm maior aceitação, quais itens podem ser substituídos e as marcas mais procuradas. Com base nessas informações, ficará mais fácil atender as necessidades de cada um.

Além dos produtos preferidos pelos clientes, também é importante manter uma variedade de marcas. Dessa forma, ao oferecer o item que o cliente procura, tenha outras opções com preços variados para apresentar a ele.

2. Padronize os processos no controle de medicamentos

O primeiro passo para manter um ambiente organizado e sob controle é por meio da identificação de cada etapa do processo de recebimento e estocagem dos produtos, que geralmente é composto pelas seguintes etapas:

• recebimento dos produtos pelo almoxarifado;
• conferência, registro e endereçamento dos itens;
• encaminhamento das mercadorias ao local do estoque determinado a elas.

Para o controle de medicamentos eficiente, todos esses momentos devem passar por constantes avaliações, a fim de encontrar possíveis falhas e apontar soluções a elas. Portanto, analise os procedimentos:

• “De que maneira é feito o recebimento de mercadorias?”
• “Como os itens são separados para serem enviados aos clientes?”

Ao fazer essa análise e ajustar os processos de controle de medicamentos na sua farmácia, se certifique de que todas as etapas funcionam de forma a prestar um bom atendimento aos clientes.

3. Mantenha a equipe treinada para lidar com o estoque

Um funcionário bem treinado é capaz de identificar falhas e resolver eventuais problemas de maneira rápida e segura. Além disso, ele deve receber o conhecimento adequado sobre as formas ideais de estocagem e controle de medicamentos.

Os medicamentos são produtos delicados, que requerem cuidados especiais de armazenamento. Por isso, o funcionário também deve saber identificar os itens que necessitam de local diferenciado para guarda, como aqueles que têm a venda controlada.

Assim, investir em treinamentos é garantia de que os processos serão executados da maneira adequada.

4. Faça uma boa previsão de demanda para melhorar a reposição

Manter o controle de estoque atualizado é extremamente importante para se obter uma boa precisão sobre a demanda de produtos. Esse gerenciamento contribui para evitar tanto a compra desnecessária de itens quanto o desabastecimento. Uma forma de controlar a reposição de mercadorias é por meio da análise do histórico de vendas, por exemplo.

Outra sugestão para esse controle é a classificação de itens do estoque. Nesse modelo, os itens devem ser classificados em ordem de importância. Assim, cada produtos representa um critério de classificação, que pode ser o preço, o volume de saída, entre outros. Um dos principais objetivos desse modelo é otimizar a organização e o controle dos produtos classificados como mais importantes.

Outra avaliação que deve ser feita para uma boa previsão da demanda é o controle de produtos sazonais. Dessa maneira, é possível prever quais itens devem ser comprados em determinadas épocas do ano. Qualquer que seja a forma de controle de medicamentos escolhida, mantenha sempre os dados das mercadorias atualizados. Portanto, atualize as informações no sistema:

• data de entrada e saída dos produtos;
• preço de custo e de venda dos itens;
• quantidade disponível em estoque;
• quantidade mínima de disponibilidade de cada item.

5. Utilize ferramentas e metodologias adequadas

Existem diferentes formas e metodologias para fazer o controle de medicamentos na farmácia de maneira eficiente. O ideal é combinar estas formas, o que garantirá um acompanhamento mais rigoroso das mercadorias. Por exemplo, você pode usar organização PEPS ou PVPS em conjunto com a classificação de estoque Curva ABC.

Outro fator que pode causar rupturas é a sazonalidade. Existem produtos que têm maior probabilidade de vendas em determinados períodos do ano. Por essa razão, é importante manter o controle de quais são esses itens e em quais períodos há maior procura por eles.

Manter esse controle é muito importante, porque além de evitar a indisponibilidade do produto, ajudará a impedir o desperdício e a controlar o processo de compra. Indo mais além, o sucesso do controle de medicamentos na farmácia também passar pela escolha dos distribuidores farmacêuticos.

Manter um bom relacionamento com os fornecedores é muito importante para garantir que os prazos de entrega serão cumpridos. Portanto, faça as negociações com mais agilidade, de modo que o processo não se estenda muito e prejudique o tempo estimado para a reposição do estoque.

6. Escolha o local adequado para o armazenamento de mercadorias

Ao escolher o local do armazenamento, deve-se observar a facilidade de movimentação pelo espaço, já que esse é um espaço de entrada e saída frequente dos itens.

Dessa forma, o ideal é que o ambiente tenha algumas características que facilitem esse processo, como a iluminação adequada e piso nivelado. Também deve-se ter muita atenção quanto à limpeza do almoxarifado, a fim de evitar o acúmulo de pó sobre as mercadorias.

Outro cuidado importante com o controle de medicamentos é quanto às condições climáticas do ambiente. Isso porque os medicamentos devem ser guardados em locais com a temperatura adequada, sem exposição a luz solar e umidade.

O cuidado com a ventilação também deve ser uma preocupação, pois os produtos têm que manter sua qualidade. Portanto, caso o espaço tenha ventilação natural, a disposição dos itens deve permitir que eles recebam a circulação de ar adequada.

7. Defina a organização dos produtos

A disposição das mercadorias é outro item que deve ser muito bem observado. Portanto, organize-as de forma que o acesso e manuseio sejam fáceis e rápidos. Os produtos podem ser organizados sob diferentes critérios:

Ordem alfabética

Na organização por ordem alfabética, os itens são dispostos pelo nome genérico do produto.

Forma farmacêutica

Esse método de organização é baseado na forma farmacológica do medicamento, tais como:

• sólidas, que podem ser comprimidos, drágeas etc.;
• líquidas, que são xaropes, gotas orais etc.

Grupo terapêutico

Os medicamentos ficam dispostos conforme o grupo terapêutico a que pertencem. Essa forma de disposição contribui para a realização de inventários.

Alfanumérico

Os itens são organizados por meio de identificações de prateleiras e estrados. Esse é um modelo ideal para ser aplicado em locais amplos, como galpões.

8. Faça inventários frequentemente

Com o propósito de garantir a confiabilidade no controle de medicamentos, nada mais importante que fazer o inventário regularmente. Essa atividade é essencial para identificar possíveis falhas no controle das mercadorias, bem como manter os registros precisos e consistentes.

Além disso, o inventário permite a identificação de mercadorias que estão com o prazo de validade próximo do vencimento, o que permite que a farmácia possa criar ações promocionais de vendas antes que o produto perca a validade e tenha que ser descartado.

9. Utilize os recursos tecnológicos disponíveis

Todos os processos que compõem a atividade de recebimento, armazenamento e controle de medicamentos requerem uma série de informações precisas e seguras. Por isso, contar com o apoio de um software de gestão é essencial para atingir esse objetivo.

Por meio do sistema, os processos ganham mais agilidade, e isso é revertido em maior produtividade para a farmácia, já que seus funcionários terão mais tempo para se dedicar a outras atividades, como o atendimento aos clientes.

Além disso, a adoção de um sistema reduz o risco de erros, já que os processos são automatizados. Outro benefício é a confiabilidade das informações, pois tarefas com grandes riscos de falhas, como o controle de estoque, são completamente automatizadas, o que garante mais eficiência ao processo.

Outra funcionalidade de um sistema de gestão são os relatórios gerenciais, que são ferramentas essenciais para a tomada de decisões estratégicas em uma farmácia.

Conclusão

Portando, manter um controle de mercadorias eficiente é uma forma de aumentar o faturamento da farmácia, a lucratividade e o mais importante: eliminar a insatisfação e frustração do cliente ao não encontrar o produto desejado.

Como você notou existem várias ações para organizar o recebimento e armazenamento de mercadorias na farmácia, como analisar os procedimentos, definir um local ideal de estocagem e fazer uma boa previsão da demanda de produtos.

Além disso, a utilização de um software de gestão é essencial para apoiar todos esses processos do controle de medicamentos. Isso porque ao monitorar e controlar todos esses indicadores, além de registrar as movimentações dos produtos, o sistema permite reduzir ao máximo a ocorrência desse problema.

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