Fazer fechamento de caixa na farmácia é uma das tarefas mais importantes para garantir que a operação da loja seja organizada e eficiente.
Isso acaba envolvendo as tarefas de conferir todas as transações do dia, verificar se o valor em dinheiro e outros meios de pagamento correspondem ao que foi registrado no sistema e preparar o caixa para o próximo turno ou dia de trabalho.
Falar é fácil, não mesmo?! Então, preparamos, nesse artigo, um guia passo a passo para que você aprenda como fazer fechamento de caixa na farmácia, de forma a realizar esse procedimento da maneira correta e segura. Vamos lá!
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O que você quer ler primeiro?
Passo a Passo para o fazer fechamento de caixa na farmácia
Organizar o Ambiente de Trabalho
Antes de começar o fechamento de caixa na farmácia, é preciso que você organize a área do caixa.
Certifique-se de que todos os comprovantes de vendas, notas fiscais e cupons fiscais estejam em mãos e devidamente organizados.
Isso evitará confusões e facilitará na hora da conferência do fechamento de caixa na farmácia.
Por exemplo: Separe os comprovantes de vendas por tipo de pagamento (dinheiro, cartão de crédito, cartão de débito, PIX).
Verificar todas as vendas no sistema
Acesse o sistema da farmácia e confira o resumo das vendas do dia. Busque analisar a quantidade de transações, o valor total arrecadado e a forma de pagamento de cada venda.
No sistema InovaFarma, por exemplo, você pode usar a função Conferência de Caixa para facilitar essa operação.
Por exemplo: Se o sistema mostrar R$ 1.000,00 em vendas, você precisa conferir se esse valor bate com o que você tem em dinheiro e nas maquininhas de cartão.
Conferir o Dinheiro em Caixa
Sempre conte todo o dinheiro presente no caixa, incluindo cédulas e moedas.
A dica é anotar o valor total em um relatório de fechamento de caixa de forma manual, para depois conferir com os valores do sistema.
Lembre-se: esse valor deve corresponder ao total de vendas em dinheiro registrado no sistema.
Dica: Lembre-se de separar um troco inicial para o próximo dia ou turno, conforme a orientação da farmácia.
Por exemplo: se o troco inicial do dia foi R$ 200,00 e você tem R$ 700,00 em caixa, seu total de vendas em dinheiro seria R$ 500,00.
Conferir Outros Meios de Pagamento
Sempre verificar se todos os comprovantes de vendas feitas em cartão de crédito, débito e PIX estão presentes.
Fique atendo às novas formas de pagamento virtual, talvez alguma delas não tenha comprovante físico, o que pode causar divergências ao fazer o fechamento de caixa da farmácia.
Compare todos esses valores com o relatório do sistema e veja se correspondem ao que foi registrado.
Por Exemplo: Se o sistema mostra R$ 500,00 em vendas no cartão de crédito, confira se o total dos comprovantes de cartão é realmente esse valor.
Se houver alguma discrepância, verifique os comprovantes para encontrar o erro no fechamento de caixa na farmácia.
Conferir Recebimentos Diversos
Se a farmácia oferece serviços como pagamentos de boletos ou recargas de celular, certifique-se de que esses valores também estejam corretos e que os registros de recebimento foram feitos corretamente.
Por Exemplo: Se você fez uma recarga de celular no valor de R$ 20,00, confira se esse valor aparece no sistema e se o dinheiro correspondente está no fechamento de caixa na farmácia.
Verifique as Sangrias e Suprimentos
Sangria é quando retiramos dinheiro do caixa para evitar que ele fique com um valor muito alto.
Já o suprimento é quando colocamos dinheiro no caixa para garantir o troco.
Confira se todas as sangrias e suprimentos foram registrados corretamente dentro do sistema.
Por Exemplo: Se houve uma sangria de R$ 200,00 no meio do dia, o valor em dinheiro no caixa deve estar R$ 200,00 menor do que o valor total das vendas em dinheiro registrado no sistema.
Analisar o Registro das Despesas
Se durante o dia houve pequenas despesas, como a compra de materiais de escritório ou pagamento de fretes, certifique-se de que todas essas saídas foram registradas e que os comprovantes estão anexados ao relatório de fechamento de caixa na farmácia.
Também se atende para produtos de uso próprio, que são produtos vendidos pela farmácia que a própria loja utiliza.
Por Exemplo: Você comprou papel para a impressora por R$ 10,00. Esse valor deve ser registrado como despesa e o comprovante deve estar junto ao relatório.
Fechamento no Sistema
Uma vez que tudo estiver conferido, feche o caixa no sistema.
Isso vai gerar um relatório final que mostra o total de vendas por tipo de pagamento e o saldo de caixa.
A dica é sempre imprimir esse relatório.
Dica: Antes de fazer o fechamento de caixa da farmácia, revise todos os lançamentos para evitar erros. Uma vez fechado, não há como alterar o sistema sem a autorização do gerente da farmácia.
Organize os Relatórios e Comprovantes
Anexe todos os comprovantes de pagamento (cartão, dinheiro, PIX) ao relatório ao fazer o fechamento de caixa da farmácia. Isso facilita a auditoria e demonstra transparência na operação.
Por Exemplo: Se o relatório mostra R$ 300,00 em vendas no cartão de débito, agrupe todos os comprovantes de débito e grampeie ao relatório correspondente.
Guarde o Dinheiro e Comprovantes
Deposite o dinheiro e os comprovantes em um envelope ou malote, conforme as normas da farmácia.
Identifique o malote com a data, o seu nome e o turno. Guarde em um local seguro, como o cofre da farmácia, e entregue a chave ao responsável.
Por Exemplo: Se você tem R$ 500,00 em dinheiro e R$ 1.000,00 em comprovantes de cartão, anote esses valores no envelope e guarde no cofre.
Conclusão sobre fechamento de caixa na farmácia
O fechamento de caixa na farmácia é uma tarefa que exige atenção e organização.
Seguindo esse passo a passo, você garante que todo o movimento financeiro do dia esteja correto, evitando problemas de falta de dinheiro ou discrepâncias nos registros.
Se tiver dúvidas durante o processo, não hesite em pedir ajuda aos colegas mais experientes.
É sempre melhor perguntar do que deixar passar um erro que pode complicar no final do dia.
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