9 dicas para fazer gestão de estoque na farmácia de forma estratégica

O estoque é um elemento fundamental para qualquer negócio e, por isso, controlá-lo é um dos pilares para que os processos da farmácia caminhem bem. Nesse sentido, é importante levantar a seguinte questão: você sabe como fazer gestão de estoque na farmácia de forma estratégica?

Todo tipo de negócio precisa de uma boa gestão de estoque para alcançar seus objetivos. No setor farmacêutico, essa máxima não é diferente. Boas farmácias necessitam de gestão para atender seus clientes de maneira satisfatória e, assim, conseguir fidelizá-los.

Além de preço, da variedade de produtos e marcas, do atendimento, entre tantas outras comodidades oferecidas a clientela, a farmácia também precisa ter uma gestão interna eficiente. Principalmente quando se trata de estoque.

Neste artigo, vamos falar sobre a importância da eficiente gestão de estoque na farmácia para o negócio. Em seguida, vamos destacar algumas dicas práticas para você realizar esse trabalho, como investir em tecnologias e fazer o controle de entradas e saídas. Confira!

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Por que fazer gestão de estoque na farmácia?

Imagine o cliente indo à sua farmácia porque está precisando comprar um remédio. Mas ele está em falta. Ou imagine que você fez um pedido muito grande de determinado produto e ele está encalhado no seu estoque. Ocupando espaço e correndo o risco de atingir a data de validade.

Essas duas situações podem ocorrer caso a gestão de estoque na farmácia não saiba lidar com a rotatividade de cada produto em específico.

O estoque de uma farmácia deve ser muito bem gerenciado. Ele vai determinar – de diversas formas – qual será o desempenho do seu negócio, se ao final do período o resultado vai ser positivo ou negativo.

A gestão de estoque na farmácia é algo muito peculiar, no entanto, algumas práticas de como deve ser o funcionamento desta área da empresa é comum em diversos segmentos.

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Você conhece os produtos que vende?

Antes de fazer a gestão de estoque na farmácia, primeiro é preciso conhecer os produtos que são vendidos. Então você deve ser capaz de responder as seguintes perguntas:

  • Qual tem maior saída?
  • Qual tem uma rotatividade menor no estoque?
  • Qual tem o prazo de validade curto?
  • Qual pode ficar um tempo maior em estoque sem perder o prazo?

Responder estas questões vai te ajudar a ter uma noção da rotatividade do seu estoque. Pensando individualmente em cada produto da sua loja. Os sistemas de gestão para farmácias são preparados para responder essas questões e podem te ajudar nisso ao fazer a gestão de estoque na farmácia.

Mas vale lembrar que por se tratar de medicamentos, a farmácia é diferente de outros comércios. Por isso, a gestão do estoque na farmácia deve tomar alguns cuidados além da compra e reposição de produtos.

O setor farmacêutico tem um controle muito rigoroso dos medicamentos que são vendidos, por questões óbvias, já que a saúde é, e deve ser vista como uma questão pública. O que isso quer dizer na prática?

O armazenamento na gestão de estoque na farmácia tem várias regras sanitárias definidas pela Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) que devem ser seguida à rigor ao fazer gestão de estoque na farmácia.

Além dos medicamentos de uso restrito tarja preta, que precisam ficar em local separado, e trancado, fique de olho para não ser pego de surpresa. O farmacêutico é o melhor profissional habilitado para lidar com esse tipo de situação na gestão de estoque na farmácia.

Entenda por que você deve fazer controles periódicos no estoque

Os produtos vendidos em uma farmácia precisam ser monitorados constantemente. Para isso, o gestor deve definir um período que pode ser diário, semanal ou mensal com a finalidade de fazer a contagem física das mercadorias.

Uma maneira de realizar essa atividade é usar o inventário rotativo, em que é feita a contagem de grupos de produtos no estoque sem que seja preciso pará-lo por completo. Esse procedimento é importante pois, além de facilitar a conferência dos itens por partes, ajuda a identificar possíveis falhas no armazenamento no processo da gestão de estoque na farmácia.

Como ter uma boa gestão de estoque na farmácia?

A gestão de estoque na farmácia é o conjunto de ações que buscam monitorar e analisar as mercadorias em uma empresa, de forma a assegurar que todas as operações funcionem de forma efetiva.

Uma gestão eficiente de fluxos de entradas e saídas permite que os gestores prevejam questões como necessidade de compras, redução de perdas por vencimentos ou roubos e possibilidade de melhor negociação com fornecedores.

Independentemente do porte do estabelecimento, fazer a gestão de estoque na farmácia é crucial para o negócio como um todo. Afinal, é muito mais fácil lidar com os produtos a partir do momento em que você tem um profundo conhecimento do estoque.

Se um item está parado há muito tempo, por exemplo, você pode oferecer algum desconto. Caso uma mercadoria tenha muita saída, você pode aumentar o pedido. Isso quer dizer que a área está alinhada com a questão financeira e será crucial para os resultados da organização.

9 dicas para fazer a Gestão de Estoque na farmácia

A seguir, vamos dar 9 dicas práticas para que você tenha um controle de estoque bastante eficiente. Acompanhe!

1. Planeje as compras com previsão de demanda

A previsão de demandas é uma questão importante para otimizar a gestão de estoque na farmácia. Ao prever a quantidade de mercadorias que precisa, garante compras mais adequadas, fazendo com que os giros dos produtos sejam mais rápidos.

Além disso, você assegura que não faltem itens nos momentos em que eles são procurados, o que contribui para o aumento das vendas. Para realizar esse trabalho, uma boa ideia é analisar o histórico de saídas dos produtos, entendendo os momentos de procura de cada um.

Ao fazer uma gestão de estoque na farmácia eficiente é possível planejar suas compras de maneira adequada. Para isso, deve-se avaliar diversas questões, como:

  • quantidade de estoque mínimo e máximo;
  • quais itens têm maior demanda;
  • a sazonalidade dos produtos;
  • quanto tempo o fornecedor leva para fazer as entregas.

Uma ferramenta muito útil para o planejamento de compras é o histórico de vendas. Com base em todas as informações que esse planejamento oferece é possível prever a reposição de itens e sempre suprir as necessidades da farmácia em tempo hábil.

2. Analise o histórico de vendas e sazonalidade

Outro modo de avaliar o momento de reposição de itens é com o auxílio do histórico de vendas. Muitos produtos têm maior demanda em determinadas épocas do ano. Por exemplo, o inverno é um período propício para a venda de antigripais, descongestionantes e xaropes.

Já no verão, aumentam as vendas de protetores solares, medicamentos para aliviar a queimadura do sol e repelentes. Saber quais itens são mais vendidos em determinados períodos é muito importante para a gestão de estoque na farmácia. Dessa maneira, é possível criar estratégias de vendas para essas épocas específicas.

3. Escolha os melhores fornecedores para negociar

Existem produtos com muita demanda que sempre devem estar nas prateleiras. É imprescindível que a entrega desses itens seja rápida. Por isso, é fundamental manter uma relação de parceria com os fornecedores.

Os fornecedores não devem ser escolhidos apenas por conta dos preços praticados nas vendas. Um outro ponto a ser observado é a qualidade dos produtos e serviços, as condições de pagamento, os prazos de entrega etc. São diversas questões para serem observadas e cada uma tem a sua devida importância.

Assim, liste os fornecedores e dê um peso para cada atributo. Por exemplo, caso considere o prazo de entrega mais importante, dê uma pontuação maior para a empresa que realiza entregas mais rápidas. Com isso, você poderá ter uma ótima ideia de qual fornecedor é o mais adequado para atender a sua gestão de estoque na farmácia.

4. Cadastre todos os produtos no sistema

À medida que você cadastra seus produtos no estoque, o trabalho nessa área se torna muito mais prático e eficiente. É crucial atualizar a contagem de estoque a cada entrada e saída de mercadoria. Ao fazer isso, você saberá exatamente quanto falta ou quanto sobra de determinada mercadoria e terá uma ideia clara de quando deverá realizar novas compras ou então fazer promoções.

Para que o trabalho seja ainda mais eficiente, é importante que você delimite o estoque máximo e mínimo de cada mercadoria, conforme as suas respectivas demandas. As separar os produtos por categorias, fica muito mais fácil fazer a gestão de estoque na farmácia, pois você saberá sobre as mínimas particularidades de cada produto disponível na farmácia.

5. Não esqueça de fazer o Balanço do Estoque!

Outro ponto importante que a farmácia não pode negligenciar é a contagem periódica de todo o estoque. Essa checagem geralmente é recomendada ser feita mensalmente. Isso vai garantir que a quantidade de produtos físicos sejam as mesmas quantidades que estão “dentro” do sistema da farmácia.

Uma dica valiosa é utilizar coletores quando a farmácia possui muitos produtos. Esses equipamentos são capazes de contar os produtos apenas pelo código de barras, e além disso não possuem fio, facilitando ainda mais a gestão de estoque na farmácia.

Assim o colaborador pode ir até o produto com maior facilidade, do que simplesmente “bipar” o produto no balcão. Após a contagem, basta descarregar o arquivo do coletor para dentro do sistema de gestão.

4. Faça um inventário do estoque

Quando você realiza a contagem, o cadastro e ainda categoriza todos seus produtos, recomenda-se que você também realize um inventário de estoque. Isso significa fazer o cálculo do valor somado de todas as mercadorias que você tem à disposição em seu estoque.

Por meio do inventário, realizar um controle eficiente do estoque se torna uma tarefa muito mais prática, já que permite que o gestor planeje e realize ações estratégicas, a fim de otimizar o giro de estoque, de forma que as mercadorias nunca fiquem paradas por muito tempo.

5. Tenha uma quantidade mínima e máxima de produtos

A verificação pelo sistema mínimo e máximo de produtos consiste na observação da quantidade de itens armazenados na farmácia. Assim, quando a mercadoria atinge o valor mínimo é feita a sua reposição, de modo que ela volte a atingir o valor máximo.

Entretanto, é preciso que haja um estudo prévio sobre a demanda de cada item dentro de um determinado período. Desse modo, os valores atribuídos às quantidades mínima e máxima serão o mais próximo possível da movimentação prevista. Esse estudo é importante para evitar o desperdício ou a falta de medicamentos.

Além disso, também é preciso estimar o tempo entre a compra e a entrega dos produtos para garantir que não haja a falta de medicamentos durante o processo.

Para o bom andamento da gestão de estoque na farmácia é a questão do estoque mínimo e estoque máximo.

  • Qual é a quantidade mínima que eu preciso ter deste produto em específico?
  • E qual é a quantidade máxima que devo ter no estoque?

Afinal, do que adianta negociar um monte de medicamentos se sua farmácia vende muito menos do que você comprou?

Se você não analisar quais produtos têm mais saída e menos saída, correrá o risco de comprar muita quantidade desnecessária. Por fim terá que “queimar” esses produtos com preço abaixo do custo simplesmente para não ter que descartá-los por data de vencimento.

O outro lado da moeda é comprar produtos em quantidade pequenas, mas na verdade eles possuem uma demanda muito grande. Então o seu cliente não irá encontra-lo na prateleira. E você não quer ver o seu cliente frustrado, tendo que ir na concorrente comprar o medicamento que sua farmácia não tem, não é mesmo?

6. Classifique os itens do estoque

O gestor também pode utilizar da prática da Curva ABC para categorizar os seus produtos e auxiliar a gestão de estoque na farmácia. O objetivo deste modelo de gestão é deixar claro para todos na empresa quais são os produtos mais importantes da farmácia.

  • Os produtos com de maior venda pertencem ao grupo A. Os produtos desse grupo jamais podem faltar na farmácia.
  • No agrupamento B estão os produtos intermediários, isto é, aqueles que oscilam nas vendas, mas ainda sim possuem saída relevante de vendas.
  • Por último, no grupo C, entram aqueles produtos que dificilmente são vendidos com frequência, como por exemplo medicamentos utilizados no tratamento de doenças raras.

É possível incluir diversas variáveis na Curva ABC, como preço de custo ou valor de venda. Tudo isso irá ajudar o gestor a entender mais profundamente o seu mix de produto, qual é o seu custo e qual é a margem de lucro em cima dele. Além disso, mostrar sua posição na organização do estoque da farmácia.

7. Verifique a validade dos produtos

Além do controle de quantidade, outro fator que deve ser verificado com frequência na gestão de estoque na farmácia é a validade das mercadorias. Apesar de já haver uma supervisão rigorosa dos medicamentos controlados, é preciso que essa tarefa se estenda aos demais itens que contenham prazo de validade.

Dessa maneira, é possível, por exemplo, criar estratégias de vendas para produtos com vencimento relativamente próximo. Isso ajudará a evitar maiores prejuízos e o desperdício de mercadorias.

8. Tenha atenção aos indicadores de resultados

É essencial ter um rigoroso registro das suas vendas, em todas as saídas das suas mercadorias. Isso possibilita identificar quais são os produtos que contam com maior demanda no mercado e quais itens não estão apresentando os resultados esperados.

Tal controle das mercadorias mais e menos vendidas é essencial para a gestão de estoque na farmácia. É uma técnica crucial para que o seu negócio foque na compra de itens que de fato sejam necessários, o que reduz possíveis perdas e investimentos desnecessários.

Outro indicador importante é a cobertura de estoque. Ela é muito útil para apontar se o seu estoque consegue ou não atender as médias de compras, conforme os registros das saídas das mercadorias. Para fazer esse cálculo, é necessário cruzar o número de mercadorias do estoque com a previsão da média das vendas.

9. Conte com um bom software para fazer a gestão de estoque na farmácia

Sem sombra de dúvidas o estoque da sua farmácia é uma das partes mais importantes do negócio. É ele quem define se a farmácia pode ir à falência após um tempo ou pode se manter no mercado. Se o estoque é tão importante, então dê a devida atenção à ele!

Com o avanço das tecnologias, não é mais preciso que você faça todo o trabalho de forma manual, lenta e burocrática. Além do fato desse trabalho ser demorado, ele é muito passível a erros e dores de cabeça para o negócio.

Por isso, é importante que você invista em um software de gestão, que é totalmente preparado para automatizar diversas tarefas da gestão de estoque na farmácia, liberando assim mais tempo para você focar na parte estratégica da sua farmácia.

É indiscutível a necessidade de buscar investimentos em bons sistemas de gestão. Esses sistemas são capazes de automatizar processos, como por exemplo a entrada de produtos por arquivo XML, ou seja, digitalmente.

Aposente as planilhas manuais e profissionalize a gestão de estoque na farmácia

Muitas lojas ainda utilizam planilhas eletrônicas para fazer a gestão de estoque na farmácia. Quem não se lembra do “velho de guerra” Microsoft Excel? Não que ele seja ruim, mas convenhamos, para você ter resultados consistentes e poder realizar uma análise do estoque, somente com um sistema pensado exclusivamente para a farmácia é capaz de gerenciar todos os dados de entrada e saída de mercadorias.

O controle de estoque pode ser totalmente gerido por um sistema e essa questão traz inúmeras vantagens para o negócio. Entre elas, por exemplo, é possível analisar relatórios emitidos pelos softwares e ter uma ideia clara de como está o andamento dos processos por setor ou por todas as áreas.

Quando houver a necessidade de procurar por uma mercadoria, o próprio sistema faz esse apontamento, facilitando os processos e proporcionando muito mais segurança. Vale dizer que, além do estoque, esse tipo de ferramenta também automatiza as outras áreas da empresa.

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Conclusão

Administrando bem o estoque da sua farmácia vai te poupar de muitas dores de cabeças. Além de proporcionar uma melhor performance na lucratividade, pois improvável que seu cliente não encontre o medicamento que foi comprar. E também dificilmente você terá perdas por vencimento ou “apelar” para a “queima” dos produtos que estão encalhados no estoque.

O que achou dessas ideias para você realizar uma gestão estratégica de estoque? Seguindo esses passos, seu negócio terá muito mais clareza em relação ao controle de produtos e, assim, poderá ter ações mais eficientes, que impactarão diretamente nas vendas e nos resultados do negócio como um todo.

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