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Gestão de Estoque

Veja como você faz para ter uma boa gestão de estoque na sua farmácia

30 de agosto de 2019
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Todo tipo de negócio precisa de uma boa gestão de estoque para alcançar seus objetivos. No setor farmacêutico, essa máxima não é diferente. Boas farmácias necessitam de uma boa gestão para atender seus clientes de maneira satisfatória e, assim, conseguir fidelizá-los. Além de preço, da variedade de produtos e marcas, do atendimento, entre tantas outras...

Todo tipo de negócio precisa de uma boa gestão de estoque para alcançar seus objetivos. No setor farmacêutico, essa máxima não é diferente. Boas farmácias necessitam de uma boa gestão para atender seus clientes de maneira satisfatória e, assim, conseguir fidelizá-los. Além de preço, da variedade de produtos e marcas, do atendimento, entre tantas outras comodidades oferecidas a clientela, a farmácia também precisa ter uma gestão interna eficiente. Principalmente quando se trata de estoque!

 

Como ter uma boa gestão de estoque na sua farmácia?

Imagine o cliente indo à sua farmácia porque está precisando comprar um remédio. Mas ele está em falta. Ou imagine que você fez um pedido muito grande de determinado produto e ele está encalhado no seu estoque. Ocupando espaço e correndo o risco de atingir a data de validade. Essas duas situações podem ocorrer caso a gestão da farmácia não saiba lidar com o seu estoque e com a rotatividade de cada produto, em específico.

O estoque de uma farmácia deve ser muito bem gerenciado. Ele vai determinar – de diversas formas – qual será o desempenho do seu negócio, se ao final do período o resultado vai ser positivo ou negativo. A gestão de estoque de farmácia é algo muito peculiar, no entanto, algumas práticas de como deve ser o funcionamento desta área da empresa é comum em diversos segmentos.

 

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Você conhece os produtos que vende?

Primeiro de tudo, é preciso conhecer seus produtos. Qual tem maior saída? Qual tem uma rotatividade menor no estoque? Qual tem o prazo de validade curto? Qual pode ficar um tempo maior em estoque sem perder o prazo? Responder estas questões vai te ajudar a ter uma noção da rotatividade do seu estoque. Pensando individualmente em cada produto da sua loja. Os sistemas de gestão para farmácias são preparados para responder essas questões e podem te ajudar nisso.

Mas vale lembrar que por se tratar de medicamentos, a farmácia é diferente de outros comércios. Por isso, a gestão do estoque deve tomar alguns cuidados além da compra e reposição de produtos. O setor farmacêutico tem um controle muito rigoroso dos medicamentos que são vendidos, por questões óbvias, já que a saúde é, e deve ser vista como uma questão pública.

O que isso quer dizer na prática? O armazenamento tem várias regras sanitárias definidas pela Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) que devem ser seguida à rigor. Além dos medicamentos de uso restrito tarja preta, que precisam ficar em local separada, e trancado. Fique de olho para não ser pego de surpresa. O farmacêutico é o melhor profissional habilitado para lidar com esse tipo de situação.

 

Qual a quantidade mínima e máxima de produtos do seu estoque?

Para o bom andamento da gestão de estoque da farmácia é a questão do estoque mínimo e estoque máximo. Qual é a quantidade mínima que eu preciso ter deste produto em específico? E qual é a quantidade máxima que devo ter no estoque?

Afinal, do que adianta negociar um monte de medicamentos se sua farmácia vende muito menos do que você comprou?

Se você não analisar quais produtos têm mais saída e menos saída, correrá o risco de comprar muita quantidade desnecessária. Por fim terá que “queimar” esses produtos com preço abaixo do custo simplesmente para não ter que descartá-los por data de vencimento.

O outro lado da moeda é comprar produtos em quantidade pequenas, mas na verdade eles possuem uma demanda muito grande. Então o seu cliente não irá encontra-lo na prateleira. E você não quer ver o seu cliente frustrado, tendo que ir na concorrente comprar o medicamento que sua farmácia não tem, não é mesmo?

 

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O gestor também pode utilizar da prática da curva ABC para categorizar os seus produtos em estoque. O objetivo deste modelo de gestão é deixar claro para todos na empresa quais são os produtos mais importantes da farmácia. É possível incluir diversas variáveis na curva ABC, como preço de custo ou valor de venda. Tudo isso irá ajudar o gestor a entender mais profundamente o seu mix de produto, qual é o seu custo e qual é a margem de lucro em cima dele. Além disso, mostrar sua posição na organização do estoque da farmácia.

 

Use sistemas de gestão para controlar o estoque

Sem sombra de dúvidas o estoque da sua farmácia é uma das partes mais importantes do negócio. É ele quem define se a farmácia pode ir à falência após um tempo ou pode se manter no mercado. Se o estoque é tão importante, então dê a devida atenção à ele! É indiscutível a necessidade de buscar investimentos em bons sistemas de gestão. Esses sistemas são capazes de automatizar processos, como por exemplo a entrada de produtos por arquivo XML, ou seja, digitalmente.

Muitas farmácias ainda utilizam planilhas eletrônicas. Quem não se lembra do velho de guerra Microsoft Excel? Não que ele seja ruim, mas convenhamos, para você ter resultados consistentes e poder realizar uma análise do estoque, somente com um sistema pensado exclusivamente para a farmácia é capaz de gerenciar todos os dados de entrada e saída de mercadorias.

 

Não esqueça de fazer o Balanço do Estoque!

Outro ponto importe que a farmácia não pode negligenciar é a contagem periódica de todo o estoque. Essa checagem geralmente é recomendada ser feita mensalmente. Isso vai garantir que a quantidade de produtos físicos sejam as mesmas quantidades que estão “dentro” do sistema da farmácia.

Uma dica valiosa é utilizar coletores quando a farmácia possui muitos produtos. Esses equipamentos são capazes de contar os produtos apenas pelo código de barras, e além disso não possuem fio. Assim o colaborador pode ir até o produto com maior facilidade, do que simplesmente “bipar” o produto no balcão. Após a contagem, basta descarregar o arquivo do coletor para dentro do sistema de gestão.

 

 

Administrando bem o estoque da sua farmácia vai te poupar de muitas dores de cabeças. Além de proporcionar uma melhor performance na lucratividade, pois improvável que seu cliente não encontre o medicamento que foi comprar. E também dificilmente você terá perdas por vencimento ou “apelar” para a “queima” dos produtos que estão encalhados no estoque.

Gostou das nossas dicas sobre gestão de estoque? Deixe nos comentários suas principais dificuldades de controlar o estoque na sua farmácia.

 

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Lucas Sabadini

Analista de Conteúdo em INOVAFARMA
Bacharel em Engenharia da Computação pela UNIFEV/SP, realizou intercambio na Kaplan International Portland/USA. Entusiasta de tecnologia, atualmente é Analista de Conteúdo na Precisão Sistemas. Desenvolve conteúdo áudio/visual e copywriting/SEO em marketing digital.
Lucas Sabadini
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