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Gestão de farmácia: confira as 4 melhores práticas para ser eficiente

A gestão de farmácia tornou-se indispensável para os estabelecimentos que desejam alcançar o sucesso nas vendas! Isso por que além da rotina no balcão ser bem corrida para todos os colaboradores, o nível de exigência das consumidores atingiu um patamar muito elevado, motivado principalmente pela vida urbana agitada. Cada vez mais o tempo de espera não é mais tolerado.

Nesse contexto já é trivial saber identificar as melhores ferramentas e recursos disponíveis no mercado para otimizar o tempo e aumentar a performance da equipe. E isso é feito através da gestão de farmácia.

Enxergar quais são os pequenos afazeres que se repetem diariamente e encontrar soluções certas para torná-los automatizados é a grande questão ao implementar um software de gestão de farmácia, sendo algo muito interessante e que deve ser considerado por todos os empresários da área.

Com esse tipo de sistema, as drogarias podem ser mais organizadas e desenvolver ações com base em métricas, para conquistar resultados mais eficientes e positivos. Se em um único processo a farmácia consegue ganhar alguns preciosos segundos, isso já é suficiente para impactar na qualidade do atendimento. O problema é que muitas vezes não é explícito o que pode ser melhorado com a gestão de farmácia.

Além disso, a gestão de farmácia proporciona um melhor e mais ágil atendimento ao cliente, fazendo com que as pessoas retornem ao estabelecimento em outras oportunidades. Porém, nem sempre os empresários do setor farmacêutico têm esclarecimento sobre como melhorar a gestão de farmácias e garantir o máximo do uso dos recursos tecnológicos disponíveis.

Neste post, listamos uma série de dicas que pretendem ajudar nesse sentido. Continue a leitura e confira agora mesmo! Assim, você saberá quais são as melhores práticas para fazer uma excelente gestão de farmácia!

Leitura recomendada:

>> KPIs de gestão: como mensurar e avaliar os resultados de uma farmácia?

>> 7 desafios de como administrar farmácia e drogaria

>> Qual o papel do gestor de farmácia no treinamento dos colaboradores?

Pilares da gestão de farmácia

Basicamente todo empreendimento farmacêutico está alicerçado sob 4 pilares básicos da gestão de farmácia:

  1. pessoas;
  2. ferramentas;
  3. processos; e
  4. gestão.

1. Pessoas dentro da gestão de farmácia

Antes de pensar em números e resultados, muitos donos e gestores de farmácias e drogarias se esquecem do fator principal responsável por fazer acontecer: as pessoas.

Comece pensando em pessoas. Lembre-se que são as pessoas que compram na farmácia, e são pessoas responsáveis pelo funcionamento do negócio. Se você não consegue enxergar isso, é melhor uma boa reflexão. Troque ferramentas, layouts, diminua o preço, faça promoções, mude a cor da parede, troque de vitrine, enfim, no final sempre serão as pessoas que movem o negócio.

Ao invés de lutar contra esse fato, não é melhor entender de uma vez que pessoas felizes deixam outras pessoas felizes? E quem não gosta de um lugar onde nos sentimos bem? E como tornar os colaboradores da farmácia pessoas que sentem satisfação em trabalhar para a prosperidade do negócio?

Gestão de pessoas dentro da farmácia

Primeiro passo na gestão de farmácia é identificar o perfil de cada colaborador e entender o motivo que o levou até sua farmácia. Muitos estão de passagem e precisam somente do salário e não querem contribuir com mais nada, além das suas funções. Outros enxergam um futuro e querem progredir noutros cargos. Existem aqueles que nem sequer sabem o que estão fazendo nesse momento de suas vidas.

É importante separar o “joio do trigo”. Porque? Por que você tem que investir nas pessoas certas, aquelas que vão dar o retorno esperado. Sendo mais claro, pessoas treinadas são mais propensas a entregar uma melhor produtividade. Porém nem todas as pessoas tem habilidades para determinada atribuição. Por isso a relevância de saber quais os perfis de profissionais disponíveis na farmácia.

Você quer uma farmácia lucrativa, não é mesmo? Então como vai fazer isso com pessoas improdutivas? E como fazer as pessoas produzirem? Ora, deixando-as felizes! A felicidade pode ser traduzida em:

  • ambiente de trabalho adequado;
  • respeito e valorização das pessoas;
  • comunicação transparente;
  • cultura organizacional forte;
  • plano de carreira para cada cargo;
  • remuneração justa;
  • bonificações e comissões;
  • elogios e reconhecimentos em público;
  •  críticas construtivas e advertências de forma individual; e
  • treinamentos, reciclagens e capacitações constantes.

Parece muito? Na verdade, é só o básico que mantém a felicidade de qualquer bom colaborador. Entende agora o motivo de saber se a pessoa realmente vai devolver todo o investimento necessário que a farmácia terá que fazer? Agora que você já sabe quais colaboradores podem entregar resultado, basta fazê-los felizes através da gestão de farmácia.

2. Ferramentas que auxiliam a gestão de farmácia

Certo, você agora já sabe quais são os colaboradores que podem ser exigidos e vão entregar produtividade. Mas eles não vão conseguir sozinhos. É preciso dar as ferramentas certas para as pessoas certas! Observe os detalhes:

Por que o balanço de estoque sempre leva o dia inteiro?

Será “corpo mole” do colaborador, ou porque a farmácia ainda não possui um coletor de dados? Não foi comprado um coletor de dados pois o sistema da farmácia não aceita esse tipo de balanço?

Todo final de tarde o balconista anota no caderninho “falteiro” os produtos que precisam ser comprados?

Em tempos de Facebook e Whastapp e sua farmácia usando um caderninho de anotação para controlar o estoque? Por que não usar as ferramentas de classificação de estoque e fazer a curva de demanda automaticamente no sistema?

Curva de Demanda: Classificação de Produtos conforme vendas - Sistema InovaFarma
Curva de Demanda: Classificação de Produtos conforme vendas – Sistema InovaFarma

O colaborador tem que ficar esperando o retorno do representante do distribuidor?

Não é melhor cortar caminho e fazer logo o pedido por meio da internet direto no sistema da farmácia? Hoje os grandes laboratórios possuem a opção de pedido eletrônico disponível nos melhores sistemas de farmácia no mercado.

Lançamento de Pedido Eletrônico - Sistema InovaFarma
Lançamento de Pedido Eletrônico – Sistema InovaFarma

Use a tecnologia como uma aliada da gestão de farmácia

A tecnologia deve ser vista sempre como uma aliada da gestão de farmácia. Com o uso de softwares você conseguirá colocar em prática todas as dicas que citamos anteriormente. Tudo isso de forma rápida e prática!

Também convém destacar que os sistemas para computador são menos suscetíveis a erros do que os seres humanos. Uma pessoa que fecha o caixa da farmácia ao final do dia usando uma calculadora pode digitar um número errado e modificar todo o cálculo, por exemplo. Isso não acontece quando é utilizado um sistema de gestão.

A seguir listamos 4 ferramentas úteis que melhoraram a gestão de farmácia:

Ebook - 10 dicas para atualizar os preços

#1 Usar o celular para escanear a receita de remédio

Certos medicamentos tarjados podem exigir a retenção da receita médica. Além disso, é obrigatório no Programa Farmácia Popular a cópia da receita ficar na farmácia. E o que sua farmácia faz para cumprir a legislação estabelecida?

É bem comum serem utilizados impressoras multifuncionais e scanners para digitalizar a receita e assim fazer o armazenamento. Você provavelmente já teve algum problema com esses equipamentos (e se ainda não teve, é questão de tempo!).

Alguns colaboradores não podem nem ouvir falar de drivers, cabos de conexão ou compatibilidade com Windows que já tem pesadelos. Pois saiba que essa é a realidade de muitos estabelecimentos.

Porém existem opções de sistema para farmácia no mercado que trazem outras soluções para a digitalização de receita. Através do próprio celular o colaborador digitaliza o documento. Assim você não precisa ficar mais refém de qualquer impressora ou scanner na hora de digitalizar a receita.

Convenhamos, o celular é bem mais prático, simples e rápido. Tudo que o atendente de farmácia precisa na hora de fazer uma venda! E como isso funciona na prática na gestão de farmácia?

Primeiro é necessário instalar um aplicativo no celular. Depois no sistema para farmácia, configurar uma conta de e-mail para o colaborador que irá utilizar o celular. Feito isso basta começar a digitalizar.

Quando o cliente chega na farmácia, o colaborador abre uma tela mostrando um símbolo QRCode. Então basta pegar o celular, abrir o aplicativo instalado e apontar para a tela. Em seguida tirar uma foto da receita médica. Em instantes a foto aparece dentro do sistema.

Esse recurso é capaz de agilizar o processo de venda, evitando a formação de longas filas na farmácia. 

#2 Pesquisar vários produtos ao mesmo tempo

Imagine a seguinte situação na farmácia: chega um cliente e pede um remédio, você abre o sistema no computador, pesquisa o nome e clica para ver o preço. Em questão de segundos entra outro cliente na farmácia, já um pouco mais impaciente, e já quer saber o preço de outro remédio na mesma hora.  É bem comum isso acontecer, não é verdade?

E então, o que você acaba fazendo na gestão de farmácia? Bom, se você não lembrar de cabeça, normalmente pesquisa outra vez no sistema o nome do remédio, certo? E o que acontece com o nome do remédio que havia pesquisado primeiro? Ele é perdido?

Para evitar esse tipo de aborrecimento e perca de tempo, com a gestão de farmácia você pode trocar o sistema da farmácia, para versões mais modernas que já trabalhem com Múltiplas Telas de Vendas.

Isso na prática permite que qualquer colaborador da farmácia abra quantas telas de vendas forem necessárias. Isso mesmo! Você pesquisa um produto em uma tela, se chegar outro cliente, você abre outra tela de vendas na mesma janela do computador. Depois pode voltar para a primeira tela com o nome do produto salvo.  Além disso é possível:

  • incluir mais produtos;
  • salvar orçamentos;
  • editar o preço final de venda;
  • editar o cadastro do cliente;
  • selecionar o vendedor;
  • aplicar descontos; e
  • concluir a venda.

Sem ter que fechar as outras telas que já foram abertas. Simples e muito útil para a gestão de farmácia.    

#3 Saber o nome do remédio que o cliente comprou na última vez

Qual cliente nunca se esqueceu do remédio que tinha que comprar? É bem normal isso acontecer. Quase que uma rotina para balconistas, farmacêuticos e atendentes. Mas e quando você também não se lembra do último remédio que vendou para o cliente?

Para te ajudar nisso existe sistema de automação e gestão no mercado que contam com os recursos Últimas Vendas e Perfil do Cliente. Basicamente é um histórico completo que o sistema é capaz de armazenar sobre qualquer venda realizada. O colaborador consegue saber:

  • data da venda;
  • nome do medicamento;
  • número do cupom fiscal; e
  • nome do vendedor.

Já o recurso Perfil do Cliente traz muitas informações úteis que podem ser usadas na hora venda. Mas para isso é necessário que o cliente seja cadastrado no sistema uma única vez. A cada nova venda, o colaborador informa o nome do cliente. O sistema vai então traçando o perfil de compra daquele cliente específico.

Para os clientes que precisam de uma orientação diferenciada na hora da dispensação, você pode perfeitamente criar avisos personalizáveis. Por exemplo: um determinado cliente não tem tolerância para certa substância. Para que você não se esqueça disso, é possível criar um alerta que será mostrado toda vez que o cliente for comprar, auxiliando a gestão de farmácia.

#4 Ser lembrando de quando o cliente precisa de mais remédio

Clientes que estão passando por tratamento de patologias frequentemente recorrem a farmácia de tempos em tempos. Em outros casos, clientes com doenças crônicas fazem o uso contínuo de medicamentos.

Mas quem garante que esses clientes vão voltar a comprar na sua farmácia quando precisarem de mais remédio? Bem, você pode se antecipar e fazer um atendimento mais humanizado.

Mas imagine a dor de cabeça de ficar no balcão de farmácia anotando no calendário, para cada cliente, qual a data será necessária a reposição do medicamento. Você não precisa fazer isso! No mercado é possível encontrar sistema de farmácia com o recurso Uso Contínuo.

Essa ferramenta permite criar uma espécie de lembrete. O próprio sistema vai lembrar o colaborador que faltam apenas alguns dias para o cliente precisar de uma nova caixa.

Com essa informação você entra em contato com o cliente (por meio de telefone ou whatsapp) lembrando-o que a medicação precisa ser reposta. Indo mais além, você pode criar descontos personalizados para esse cliente, sendo uma forma de fidelizá-lo, estratégia essa que vai de encontro com a boa gestão de farmácia.    

3. Processos da gestão de farmácia

Tudo bem, agora a farmácia já tem as pessoas e as ferramentas que vão fazer acontecer. Mas como isso será possível? Veja, você quer fazer um bolo, tem os ingredientes e os eletrodomésticos, o que falta? O modo de preparo! Os processos nada mais são que “como fazer algo” dentro da gestão de farmácia.

Trazendo isso para a gestão de farmácia, pense:

  • como será feita a compra dos produtos?
  • a entrada das mercadorias, terá check-in?
  • qual será o tipo de precificação dos produtos?
  • a exposição dos produtos seguirá quais critérios?
  • como cada balconista deve atender os clientes visando o ticket médio?
  • na hora da venda será feito o check-out?

Esses são processos básicos que toda a farmácia possui, existem outros aos montes. Para cada qual é extremamente necessário que o gestor tenha em mente o plano de execução, ou seja, como deve ser feito.

No caso das farmácias existem os POPs (Procedimento Operacional Padrão) para alguns processos relacionados ao armazenamento, dispensação e controle de medicamentos, exigidos pela vigilância sanitária.

Mas e as demais tarefas do dia a dia? Você não pode esperar que um órgão sanitário diga o que fazer em absolutamente tudo na farmácia, cabe a você fazer o planejamento estratégico! Confira os processos mais básicos que você deve fazer na gestão de farmácia:

#1 Faça um bom controle de estoque

O controle de estoque é imprescindível para a gestão de farmácia. Afinal, grande parte das pessoas que compram do estabelecimento buscam por medicamentos, um item de primeira necessidade. Se os remédios não estiverem disponíveis para o cliente, ele poderá procurar em outra drogaria e se fidelizar como consumidor deles, não voltando a fazer negócio com você.

Por conta disso, o estoque precisa ser muito bem organizado, para que você possa antecipar compras com os fornecedores e não deixar nem um item popular ficar em falta. Tal gestão também é importante para verificar quais são os produtos que estão há muito tempo parados.

Se uma determinada linha de perfumarias não está vendendo como o esperado, por exemplo, você pode fazer uma campanha de queima de estoque, para liberar espaço para itens que realmente tragam lucro para a drogaria.

#2 Organize e otimize os processos da gestão de farmácia

Todos os processos precisam ser muito bem organizados na farmácia, para que não haja confusão e dois funcionários perderem tempo realizando a mesma atividade, por exemplo. Deve ser clara qual é a função do gerente, do farmacêutico, dos balconistas, dos repositores e outros profissionais que atuem em sua drogaria.

Uma ideia interessante é a criação de um fluxo organizacional, que mostre quais são as atribuições de cada um. Esse plano pode ser fixado em uma área comum de circulação dos funcionários, como um refeitório ou vestiário. Assim, todos saberão a quem devem se dirigir em determinada situação.

As hierarquias também podem ser discutidas em reuniões internas com a equipe. Esses encontros, aliás, devem ser feitos com determinada frequência, para que o líder repasse aos colaboradores quais são as metas e estratégias de venda que serão seguidas em cada período.

O espaço também serve para que os funcionários possam sugerir melhorias e diferentes formas de organização e otimização dos processos, uma vez que eles os vivenciam diariamente em suas rotinas.

#3 Tenha um planejamento estratégico bem definido

O planejamento estratégico é fundamental para qualquer negócio dar certo e, no ramo farmacêutico, não é diferente. Portanto, é necessário planejar ações com base em dados, para que metas sejam cumpridas no estabelecimento.

Uma das metodologias mais utilizadas para desenvolver o planejamento estratégico é a análise SWOT. Tal método diz que devem ser cruzadas as forças (strenghts) e fraquezas (weaknesses) do negócio, com as oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) do ambiente em que se está inserido. A partir disso, são desenvolvidas ações, que devem ser metas para serem cumpridas.

Recomenda-se que o planejamento estratégico seja feito uma vez por ano, para que novas táticas sejam traçadas, de modo que a empresa se mantenha ativa.

#4 Acompanhe o fluxo de caixa regularmente

O fluxo de caixa também é algo que não deve ser negligenciado pelos empresários da área farmacêutica. Todos os valores que entram e que saem da drogaria precisam ser registrados, para que não ocorram furos no fechamento.

Deve-se ainda fazer a distinção e registro das diferentes formas de pagamento. Afinal, há clientes que preferem pagar em dinheiro e outros em cartão de crédito, por exemplo. De tal modo, deve-se registrar tudo isso, para que a contagem de valores seja feita de forma correta.

Também é importante que as receitas e despesas sejam categorizadas. No caso dos gastos, eles podem ser divididos em custos fixos, como o pagamento dos funcionários e as despesas com água, energia e telefone, e variáveis, como comissões e impostos.

#5 Desenvolva estratégias de marketing

Para que a sua gestão de farmácia se destaque no mercado, o investimento em marketing é muito necessário. Por isso, você precisa criar campanhas, ações publicitárias para que os clientes conheçam os seus produtos em oferta e criem uma predisposição positiva para a sua marca.

As redes sociais são grandes parceiras nesse sentido, uma vez que garantem uma comunicação rápida, direta e efetiva com os consumidores. Apesar disso, ainda existe uma faixa de público mais tradicional que não tem o costume de utilizar tanto essas mídias.

Dessa forma, não se recomenda abandonar totalmente o investimento em mídias tradicionais, como a veiculação de anúncios em jornais e emissoras de rádio da sua cidade ou região. Aposte nesses canais, principalmente quando tiver produtos em oferta ou estiver promovendo algum evento.

4. Enfim a gestão de farmácia

Bem, então finalmente a farmácia já tem tudo para decolar: pessoas certas com ferramentas adequadas e processos bem definidos. Agora é só esperar os resultados aparecerem, certo? Ainda não. É preciso fazer tudo isso funcionar junto e no tempo certo. E como isso é possível? Através da Gestão de farmácia.

É a Gestão responsável por tirar o máximo proveito dos recursos disponíveis na farmácia. É ela quem “vai dizer” o que continua dando resultado e o deve ser melhorado. Através dos Indicadores de Performance (KPIs), em um dado período, é possível analisar como a farmácia se comportou.

Por exemplo:

Um processo muito bem estruturado, talvez não esteja sendo tão vantajoso e eficiente como antes. O que era feito alguns meses atrás pode deixar de funcionar, pois o mercado avança, a economia muda, e as pessoas podem já não serem as mesmas na farmácia. Justamente nisso a gestão pode identificar essas quedas de rendimento como um todo e separadamente.

Resumindo a Gestão de Farmácia

Pessoas: são recursos humanos responsáveis por executarem ações, precisam ser engajadas e estarem felizes para “performar“;

Ferramentas: todos os recursos que não são humanos (equipamentos, sistema de farmácia, mobiliário, etc)

Processos: como uma tarefa será executada pelo colaborador e quais ferramentas serão utilizadas

Gestão: extrair a máxima performance de todos os recursos disponíveis, avaliando constantemente se algo pode ser melhorado em prol do objetivo definido.

Essas são algumas dicas que trouxemos para que você possa fazer uma boa gestão de farmácia. Coloque todas elas em prática e garanta mais sucesso no seu estabelecimento.

Lembre-se de que o INOVAFARMA está à disposição para ajudá-lo a implementar o melhor software em sua drogaria. Oferecemos as melhores soluções para maximizar os seus resultados e reduzir os seus custos.

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