Guia da gestão financeira para farmácias

O primeiro passo para obter o sucesso em qualquer tipo de negócio é manter tudo muito bem organizado e sob controle. A gestão financeira para farmácias segue o mesmo princípio. Essa tarefa é tão importante que podemos dizer, com certeza, que ela funciona como um termômetro, capaz de apontar quando algo não está bem.

Por meio de uma boa análise e gestão financeira para farmácias, pode-se perceber inúmeras circunstâncias que necessitam de ações por parte da gestão. No entanto, uma série de cuidados devem ser seguidos a fim de otimizar esse processo, de modo a levantar dados consistentes sob a situação da empresa e permitir que eles sirvam de apoio para essas decisões.

A seguir, mostramos de que forma você pode organizar as finanças da sua farmácia e garantir o sucesso do seu negócio. Acompanhe a leitura!

Leitura recomendada:

>> Guia Completo: Como fazer cobrança na farmácia de cliente inadimplente

>> Guia Completo: como emitir nota fiscal na farmácia

>> Guia completo: ações promocionais em farmácias para fazer no ano

Como otimizar o processo de gestão financeira para farmácias?

Um bom controle financeiro requer uma série de atividades, que devem ser feitas diariamente e observadas com muito cuidado e atenção. Vamos relacionar os principais passos para otimizar esse processo.

Faça um planejamento estratégico

O primeiro passo para o sucesso da gestão financeira para farmácias é o planejamento estratégico. Ele é responsável por definir os rumos que o seu negócio deverá seguir, ou seja, definir as principais metas. Portanto, um bom planejamento significa estabelecer um conjunto de ações que o ajudarão a atingir um objetivo.

Para definir um planejamento estratégico, também é preciso fazer um estudo de mercado, analisar a concorrência e identificar oportunidades de negócio. Por isso, analise todos os fatores que possam interferir no negócio e estabeleça quais são os seus principais pontos fortes e pontos fracos, além de definir o que fazer para melhorar cada um deles.

Dessa forma, construa seu plano de ação, que nada mais é do que o passo a passo do que você fará para atingir o seu objetivo. Outro fator importante a ser definido é estabelecer indicadores de desempenho, que servirão de apoio para análises mais elaboradas.

Organize o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para acompanhar todas as entradas e saídas de dinheiro da farmácia. Essa ferramenta é responsável por fornecer informações importantes sobre a saúde financeira do negócio, além de possibilitar a análise e projeções futuras na gestão financeira para farmácias.

Teste - O atual sistema é vantajoso

No entanto, para que todos os seus benefícios sejam bem aproveitados, é preciso disciplina e controle em sua execução. Isso significa manter registros diários e completos de toda e qualquer movimentação financeira da farmácia, por menor que seja.

O fluxo de caixa possibilita a verificação e controle de questões importantes, como a liquidez, ou seja, verificar a capacidade do negócio em manter os seus compromissos em dia. Analisar os tipos de operações financeiras é outro benefício do fluxo de caixa, pois é possível perceber qual é a maior forma de entrada de recursos, como pagamentos à vista ou a prazo, fundamentais na gestão financeira para farmácias.

Tenha um plano orçamentário

O orçamento é uma ferramenta dentro da gestão financeira para farmácias para o planejamento estratégico do negócio. Por meio dele, pode-se tomar decisões com mais rapidez e segurança, pois ele fornece uma visão e estimativa de gastos e ganhos que podem ser analisados de diversas maneiras, como a curto, médio ou a longo prazo.

Dessa forma, com base em suas projeções, é possível identificar se o momento é ideal para investimentos, por exemplo, ou se é a hora de reduzir custos. Além disso, também é possível acompanhar sua evolução, ou seja, analisar se os valores previstos estão de acordo com os gastos e receitas realizados.

Monitore os resultados

A análise dos resultados é muito importante para avaliar se todo o planejamento estratégico está de acordo com o que foi elaborado. Para isso, analise todas as outras ferramentas utilizadas como apoio para o controle financeiro, como o fluxo de caixa, o orçamento, entre outras.

Além disso, também é preciso acompanhar as métricas que foram estabelecidas durante a elaboração do planejamento estratégico. Esses resultados servem para avaliar a evolução do negócio e como guia para a tomada de decisões estratégicas na gestão financeira para farmácias.

Faça uso de tecnologia

Contar com o apoio da tecnologia fará com que a gestão financeira para farmácias seja mais segura e confiável. Ela é uma ótima aliada em qualquer tipo de monitoramento e análise, pois permite uma visão mais eficiente de todas as etapas da gestão financeira.

A importância da conciliação bancária na gestão financeira para farmácias

Um dos pilares para o crescimento de uma empresa é manter o setor financeiro equilibrado e bem administrado, sempre havendo possibilidade de investimento e dando combatividade com o mercado farmacêutico. Portanto, fazer uma conciliação bancária é essencial para a gestão financeira para farmácias.

Mas, como isso funciona? Essa conciliação se pauta na perpetuação de conferências regulares das contas bancárias da empresa, procurando balancear os saldos e diversas movimentações institucionais com a parte interna da empresa. Desse modo, verifica-se como está caminhando o fluxo financeiro do negócio em relação aos extratos que o banco gera.

Nesse processo, pode ser conferido se a circulação do caixa está em conformidade com os depósitos, saques e compensações feitas por meio da conta-corrente. Ela ainda permite que façamos a confirmação das entradas concretizadas que são pagas via boletos e cartões de crédito, checando se aconteceram nas datas certas.

Entenda a importância da conciliação bancária

Já ficou claro que fazer uma conciliação bancária entrega ao empreendedor um domínio de toda a situação econômica e financeira que passa sua drogaria. Só que existem muitas outras vantagens nesse processo para a gestão financeira para farmácias.

Um exemplo disso é poder aprimorar a previsão do fluxo de caixa, moldando um norte de olho em questões futuras. Com isso, o gestor tem a possibilidade promover uma estruturação à empresa no sentido de bater as metas.

Possuir um saldo bancário consistente também permitirá que o gestor fique mais seguro quando for realizar as transações na gestão financeira para farmácias. O fato é que quanto maior a certeza de um saldo positivo, melhor será para aplicar e investir.

Por essa premissa, é indubitável que, quando se tem bastante controle do saldo bancário e movimentações derivadas, melhor será o cenário para uma projeção orçamentária, aliando finanças e objetivos de maneira harmoniosa.

Essa projeção orçamentária permite ao empreendedor desenvolver previsões futuras sobre a indústria farmacêutica, no intuito de usufruir o máximo que der das informações captadas para não ficar em situação de risco.

Diversas vezes, aqueles dados contábeis têm seu processamento separadamente, provocando perdas de dados importantíssimos e cruciais para o sistema. Por isso, o interessante seria se as informações se integrassem, até mesmo, para que não haja divergência entre elas durante a gestão financeira para farmácias.

Com essas informações em mãos, não tem como errar na hora de fazer sua conciliação bancária. Basta seguir essas dicas e ficar atento aos problemas que poderá enfrentar ao longo da operação que tudo correrá bem.

Agora que você já está por dentro do assunto, vamos mostrar como é possível fazer a conciliação bancária de forma eficiente e precisa, para que sua gestão financeira para farmácias obtenha bons resultados. Confira abaixo!

3 dicas para fazer conciliação bancária na farmácia

#1 Monitore o fluxo de caixa da farmácia

Antes de falarmos sobre o assunto, é necessário ter muito cuidado para que não haja confusão entre os conceitos de conciliação bancária com fluxo de caixa, pois são dois instrumentos utilizados de forma associada.

Se, por exemplo, sua farmácia receber a prestação em forma de cheque ou crédito, a sua duplicata será liquidada no dia em que houve a compra. No entanto, o valor somente estará disponibilizado para saque algum tempo depois.

Retomando o raciocínio, a primeira coisa que deve ser feita é fixar um processo, desenvolvendo um hábito saudável na empresa para manter a atividade atuante. De nada adianta promover o controle rigoroso na gestão financeira para farmácias, se durante uma semana apenas e, em seguida, fazê-lo somente depois de um mês ou mais. Condensar todas as ações do mês em um dia terá o mesmo efeito negativo também.

Ainda, temos que definir qual ferramenta usar, pois, além do fato de promover a conciliação, ela tem que oferecer informações relevantes ao gestor para que faça as escolhas certas nas finanças. Dessa maneira, ela determinará o melhor jeito de sacar os extratos bancários. Instrumentos de controle com excelência são capazes de importá-los automaticamente. Do contrário, é preferível que os guarde por questão de segurança.

A importância imediata e motivo maior de conciliar as transações é, justamente, a ideia de evitar o risco da farmácia cair na ilusão de parecer ter mais capital do que realmente ela possui. Se isso ocorrer, pode haver acumulação de incumbências, cheques especiais taxativos e, inclusive, recusa de pagamentos. Assim, várias organizações tem o seu fim decretado por causa do fluxo de caixa deficitário, originado de lançamentos errôneos.

#2 Confronte as informações e registros internos

Não adianta termos um bom fluxo de caixa sem que se verifique as inconsistências de dados do sistema de extratos, vias de recebimento e pagamentos internos. Certifique-se de questões como:

  • saldos bancários, conferindo tanto o saldo inicial quanto os finais;
  • datas coincidindo ou não;
  • multas e juros e se estão sendo devidamente cobrados.

Nesse tipo de conferência da gestão financeira para farmácias, pode ser identificado também de onde vieram determinadas contas e, ainda, classificar cada uma delas pela sua natureza. Essa prática é fundamental para que os gestores tomem as decisões certas.

Temos de nos lembrar que falhas humanas nem todas as vezes devem ser pautadas como fraudulentas. Entretanto, é necessário que a farmácia tenha uma organização e rotina adequados no intuito de evitar esses erros o máximo possível, como veremos a seguir.

#3 Corrija erros imprevisíveis da gestão financeira para farmácias

Depois de feitos todos esses procedimentos, vamos analisar aqueles problemas ou acontecimentos anormais que podem surgir em uma conciliação bancária. Portanto, não serve somente ajustarmos os valores para que o saldo igualizar.

Se, por exemplo, tiver conflito entre o banco e o lançamento do controle, é preciso encontrar aquele documento original para que tenha como entender de que modo surgiram as diferenças. Diante dessa análise, poderemos identificar se há valores extrapolados por cobrança de juros ou, até mesmo, se teve algum lançamento indevidamente taxado. Corrigindo o controle, tornará a conciliação mais eficiente.

Outro problema que o ramo farmacêutico enfrenta é que certos lançamentos não são previstos na gestão financeira para farmácias, principalmente aqueles impostos dedutíveis de aplicações, mais conhecidos como IOF (Imposto sobre Operações Financeiras) e taxas e transações bancárias.

É interessante que você as confira individualmente, sobretudo nas que decorrem de bancos, sendo comum acontecerem algumas divergências entre o que foi acordado com o banco e o que efetivamente se concretizou pelo valor debitado. Quando se deparar com essa situação, ligue diretamente para seu gerente bancário.

Ainda, existem os depósitos que não são identificados, tendo uma importância sobre como fazer o controle adequadamente, pois esses valores não entrarão na conciliação por sua natureza oculta. Então, eles precisam de toda a atenção com a meta de descobrir suas procedências o mais rápido possível.

Para facilitar esse trabalho, já temos que separá-los dos demais quando estivermos conferindo. Podem surgir de vendas não computadas, de falhas transacionais ou inclusive de antecipação feita por um cliente.

Parece algo irrisório, mas é fundamental essa preocupação, pois a jurisprudência fiscal entende que aquele depósito não identificado será tratado como parte ativa da receita e, desse modo, todos os tributos incidirão sobre as vendas dele. Para não incorrer na hipótese de bitributação, é importante pedir aos clientes para enviar seus comprovantes de depósitos.

Como um software contribui na gestão financeira para farmácias?

Por meio de um software de gestão, todas as atividades essenciais na gestão financeira para farmácias são feitas com muito mais agilidade, segurança e precisão. Por isso, proporciona uma série de benefícios. Abaixo listamos uma série de benefícios que sistemas trazem para a gestão financeira para farmácias.

Redução de erros operacionais

O uso de software reduz o risco de erros e falhas na gestão financeira. Isso porque muitos registros são gerados automaticamente pelo sistema. Por exemplo, ao efetuar uma venda, os valores automaticamente são contabilizados no fluxo de caixa e os produtos sofrem baixa no estoque. Dessa forma, os riscos de falhas ou esquecimento são praticamente eliminados.

Mais agilidade na execução de tarefas

Além da atualização financeira, o sistema possibilita que outros controles possam ser feitos. Dessa forma, muitas tarefas passam a ser automatizadas, o que traz mais agilidade para os processos administrativos da farmácia.

Além disso, há um aumento de produtividade, já que os funcionários terão mais tempo para se dedicarem a outras atividades importantes.

Segurança das informações na gestão financeira para farmácias

Imagine o risco em fazer o registro de toda a movimentação financeira em uma planilha eletrônica e algum problema ocorrer com ela, como alguém apagá-la indevidamente? O transtorno e os problemas causados por isso seriam enormes.

Um software de gestão garante muito mais segurança no armazenamento das informações, pois os dados são armazenados em nuvem e são feitos backups diários para garantir que todos os registros estarão sempre disponíveis, a qualquer hora e em qualquer lugar.

Análise mais precisa dos resultados

O software permite que diversos indicadores de desempenho sejam analisados com muito mais facilidade e agilidade. Assim, pode-se acompanhar a qualquer momento informações relevantes para a tomada de decisões, entre elas:

  • analisar o ticket médio;
  • conferir a lucratividade;
  • acompanhar a taxa de inadimplência.

Controle de estoque mais eficiente

Manter um controle de estoque preciso e confiável é essencial em uma farmácia. O software de gestão possibilita o acompanhamento detalhado tanto da entrada quanto da saída de mercadorias. Além disso, é possível analisar o desempenho de cada produto, ou seja, monitorar os com maiores saídas ou os que estão há muito tempo parados.

Bônus: Dicas para evitar a inadimplência na farmácia

Conclusão

É preciso muito cuidado e atenção ao fazer a gestão financeira para farmácias de maneira eficiente. Portanto, faça um bom planejamento estratégico, mantenha as informações atualizadas e sob rigoroso controle.

Para isso, conte com o apoio de um software de gestão, que trará inúmeros benefícios em diversas atividades do negócio.

E nisso podemos te ajudar! Peça agora sua demonstração gratuita! Fale agora mesmo com o especialista para conhecer nossas soluções para sua farmácia. Se preferir, chame no WhatsApp!

Para acessar conteúdos que vão melhorar os resultados do seu negócio, se inscreva no nosso Canal do YouTube e siga nossa página do Facebook!

fale agora com o consultor inovafarma
Compartilhar
Compartilhar
Twittar
Pin