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6 dicas de como organizar as contas na farmácia

INOVAFARMA
14 de fevereiro de 2019
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Por que muitas empresas quebram? Diversos fatores podem impedir o sucesso. Um deles é justamente não organizar as contas do negócio. Muitas vezes, quem empreende pode achar que esse é um processo simples, que dispensa supervisão mais cuidadosa, gerando descontrole das finanças. No ramo das farmácias não é diferente, por isso o gestor precisa manter...

Por que muitas empresas quebram? Diversos fatores podem impedir o sucesso. Um deles é justamente não organizar as contas do negócio. Muitas vezes, quem empreende pode achar que esse é um processo simples, que dispensa supervisão mais cuidadosa, gerando descontrole das finanças.

No ramo das farmácias não é diferente, por isso o gestor precisa manter um fluxo de caixa organizado e atualizado. Isso significa que ele deve ter clareza sobre as entradas e saídas, ou seja, ter um olhar apurado sobre todas as movimentações financeiras.

Somente dessa forma é possível ter uma visão global do negócio — que auxilia na tomada de decisões relacionadas ao crescimento da empresa.

Você se perde diante de tantos números? Confira nosso post e fique por dentro de 6 dicas para organizar as contas da sua farmácia e garantir a sustentabilidade e o sucesso do seu negócio!

1. Identifique quais são as contas a pagar e a receber

Não é possível trabalhar no escuro, certo? Por isso, é impossível organizar as finanças sem saber quais são as contas a pagar e a receber. É fundamental que quem empreende faça o registro de tudo — inclusive despesas de menor valor.

Dessa forma, você terá o resultado do fluxo de caixa, ou seja, o saldo disponível ou saldo final, que corresponde aos recursos disponíveis que a farmácia tem no caixa ou nas contas correntes dos bancos.

É esse movimento de caixa que apontará se a farmácia tem dinheiro para arcar com as despesas ou se precisa, por exemplo, recorrer a um empréstimo para ter capital de giro e, assim, conseguir cobrir a escassez. Além disso, organizar as contas ajuda quem está na gestão a prever a entrada de recursos, antecipando alguma eventualidade ou emergência.

2. Crie categorias de contas

Para fazer um registro mais eficiente das entradas e saídas é fundamental que você crie categorias. Assim, fica mais fácil comparar mês a mês e entender a natureza de cada conta. Você pode ter as seguintes categorias:

  • receitas;
  • despesas gerais;
  • custos;
  • financiamentos;
  • investimentos;
  • recursos humanos;
  • despesas administrativas.

A classificação deve atender às suas necessidades, por isso encontre um equilíbrio na hora de estipular as divisões. Cuidado para não tornar o processo muito detalhado e confuso, criando categorias em excesso para os lançamentos.

3. Separe as contas pessoais das profissionais

Um grande erro de muitos empresários é não separar as contas pessoais das profissionais. Muitas pessoas acreditam que, por serem as “donas” do negócio não precisam fazer essa divisão e acabam pagando as contas pessoais com os recursos que entram na empresa.

É importante estabelecer um dia para retirar o pró-labore, ou seja, o que seria o seu salário. E, a partir dessa quantia, organizar sua vida pessoal. Dessa maneira, você não atrapalha os lançamentos da farmácia — o que poderia comprometer a saúde financeira do negócio.

Ter uma conta bancária pessoal e outra para sua farmácia também é importante para que você não tenha transtornos futuros com a declaração de imposto de renda.

4. Tenha disciplina

Já deu para notar que, para organizar as contas da farmácia de modo eficiente, quem gere precisa ter disciplina, não é mesmo? É necessário ter o compromisso de fazer um acompanhamento diário, semanal e mensal. Isso mesmo: o controle das contas deve fazer parte de sua rotina. Você pode, por exemplo, estipular que a primeira tarefa da manhã seja analisar as movimentações financeiras do dia anterior.

Nesse acompanhamento, será possível analisar, em detalhes, entradas e saídas, faturamento, margem de lucro, custos (total e fixo), lucros, entre outros. Assim, você saberá, por exemplo, se tem algum fator que está pesando mais no orçamento e que vai exigir alguma mudança — como a revisão das contas ou a negociação com um fornecedor.

5. Tenha clareza em relação aos prazos

Para ter o controle financeiro da sua farmácia é essencial conhecer os prazos de recebimento e pagamento. Por que fazer isso? Principalmente pelas vendas de produtos com cartão de crédito. Nesse caso, para que seu fluxo de caixa esteja correto, é importante fazer os lançamentos de acordo com o prazo de recebimento — que é quando o valor estará, de fato, em seu caixa.

Aliás, uma dica de como organizar as contas é ter controle em relação às vendas por cartão, que cada vez mais é utilizada pelos consumidores. Além de saber em qual prazo esses recursos estarão na sua conta, é importante fazer um acompanhamento periódico das entradas desses valores, evitando prejuízos por algum erro no sistema da operadora.

Considerar os prazos ajuda também a fazer a consulta de qual será seu saldo futuro provisionado — a quantia que constará em um determinado prazo no fluxo de caixa da sua farmácia.

6. Visualize o fluxo de caixa de maneira eficiente

Para ter uma visão detalhada de todas as movimentações financeiras da sua farmácia você pode utilizar planilhas do Excel. No entanto, pode ser muito trabalhoso fazer os lançamentos e análises dessa forma. Mas então, como realizar esse controle? Com uma ferramenta de automação capaz de otimizar sua rotina.

Existem softwares de gestão desenvolvidos para atender às necessidades administrativas de uma farmácia. Eles têm como objetivo auxiliar no gerenciamento financeiro, reduzindo os erros de cálculo que podem trazer prejuízos para o negócio. Além da automatização dos processos, essas ferramentas trazem tranquilidade, pois todos os dados do empreendimento ficam totalmente seguros.

O software tem ainda o diferencial de centralizar todas as informações do seu fluxo de caixa e gerar relatórios gerenciais — o que facilita a organização das contas da farmácia.

Organizar as contas da sua farmácia não exige que você seja especialista em finanças — apenas que tenha o compromisso de fazer um acompanhamento detalhado de todos os lançamentos. Somente dessa forma sua empresa conseguirá crescer de forma saudável.

Agora você já sabe que o controle financeiro pode se tornar muito simples com o uso de um software de gestão. Veja também como esse tipo de programa pode melhorar a tomada de decisão na farmácia!

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