Você tem ideia da importância de criar um organograma de farmácia? Essa ferramenta oferece a representação gráfica sobre a organização e função de cada setor e cargos da empresa, o que é essencial para determinar os limites e responsabilidades de cada um.
Sua utilização proporciona uma série de benefícios para o crescimento do negócio, mesmo em empresas com poucos funcionários. No entanto, é preciso muita atenção para defini-lo da maneira adequada.
A seguir, mostramos o que é essa ferramenta e como você pode criá-la e utilizá-la da melhor maneira possível. Acompanhe a leitura!
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O que você quer ler primeiro?
O que é um organograma?
Primeiramente, antes de implantar um organograma de farmácia temos que definir o que é um organograma:
“Organograma é o gráfico que representa a estrutura formal da empresa”
Chiavenato (2001, p.251)
Ou seja, objetiva apresentar de forma clara a estrutura hierárquica que cada colaborador ocupa dentro da organização, desde o presidente, gestores e colaboradores. Essa é a principal função do organograma de farmácia.
Onde surgiu o organograma de farmácia?
A título de curiosidade, o relato mais aceito sobre o surgimento do organograma é datado em 1856, idealizado pelo gestor de ferrovias norte-americano, Daniel C. MacCallum. Mas por que você, dono de farmácia, deve preocupar-se com isso?
Há uma esmagadora maioria de pequenas e médias farmácias que julgam desnecessário o desenvolvimento do organograma, pois seu quadro de colaboradores não justifica seu emprego. Mas essa prática não é a correta.
Por que ter um organograma de farmácia com poucos funcionários?
Lhe convido a imaginar o seguinte cenário: um cliente entra na sua farmácia, com intenção nítida de compra; entretanto, recorre ao farmacêutico com dúvidas sobre determinado medicamento controlado.
Nisso, um balconista (com as melhores intenções) interrompe a conversa e desmente o farmacêutico sobre sua indicação. Consegue perceber o surgimento de uma fissura entre esses dois colaboradores? Se não resolvido, isso somente prejudicará o clima no ambiente, que certamente refletirá nas vendas.
É exatamente isso que ocorre quando não se tem um organograma de farmácia bem definido. Por não haver uma estrutura hierárquica bem definida, as funções se misturam e acabam interferindo negativamente nas rotinas da farmácia.
Entretanto, isso não significa que nenhum colaborador poderá ajudar outro a exercer sua tarefa. O organograma vem justamente para atribuir responsabilidades à determinada pessoa, que será cobrada por suas atribuições.
Vantagens do organograma na farmácia
No exemplo citado, caso os colaboradores tivessem em mente um organograma de farmácia, jamais o balconista iria interferir na indicação medicamentosa do farmacêutico, uma vez que essa função é somente desta pessoa, e caso o cliente venha a sofrer complicações por essa indicação, será fácil identificar de quem é a responsabilidade.
Neste caso, o balconista, sabendo da sua função, enquanto a conversa está em curso, de forma proativa, já deveria localizar o medicamento na prateleira para agilizar o processo.
Quando há sintonia e funções bem definidas, o atendimento flui de forma satisfatória para o cliente. Esse sem dúvida é uma das principais vantagens do organograma de farmácia: organização de processos.
Planeje muito bem o organograma de farmácia!
Entretanto, tenha cautela. Quando mal planejado, o organograma pode tomar proporções desastrosas. Caso um colaborador ou cargo receba funções demais, isso pode causar centralização e engessar as rotinas, e outros colaboradores podem ficar ociosos.
É adequado analisar as qualificações e o potencial de cada colaborador, para posteriormente dividir as tarefas de forma igualitária e otimizada, visando sempre os bons resultados.
Como definir o organograma de farmácia?
Antes de iniciar o organograma de farmácia é preciso definir qual modelo será utilizado, pois existem diversas formas de representação. Por isso, escolha a opção que se encaixa melhor às suas necessidades. Os principais modelos:
Organograma de farmácia vertical
A hierarquia é apresentada de cima para baixo por meio de retângulos e linhas interligadas – na parte superior, devem ser indicados os maiores cargos; circular ou radial: os cargos mais elevados são posicionados ao centro e a expansão é feita de maneira circular e crescente; ferramenta são:
Funcional: semelhante ao organograma vertical, entretanto, apresenta as relações entre as funções da empresa;
Linear de responsabilidade: apresenta uma relação entre os cargos e suas principais atividades — essa forma permite visualizar com mais clareza quais funções podem ser feitas por pessoas de cargos diferentes.
Ao montar o organograma de farmácia, organize-o claramente, de forma que sua representação descreva o funcionamento da empresa e as principais funções.
Quais os cuidados necessários para implementar organograma de farmácia?
Tenha alguns cuidados durante a implementação do organograma de farmácia. Devem estar presentes na ferramenta todas as funções da empresa, desde os cargos de comando às ocupações mais baixas na hierarquia. Em cada nível de representação hierárquica é indicado o uso de cores. Dessa forma, os níveis serão ilustrados com mais eficiência.
Outro cuidado que se deve ter é torná-lo disponível para os funcionários de maneira oficial. Portanto, ele deve ser fixado em algum ponto da farmácia, de modo que todos possam verificar suas informações.
Quais os benefícios do organograma de farmácia para o crescimento do negócio?
O organograma de farmácia é uma ferramenta que traz informações importantes para a empresa e proporciona uma série de benefícios. Veja os principais a seguir.
#1 Melhora na comunicação interna
Ao ter os níveis e funções bem estabelecidos e determinados, fica mais fácil identificar com quem se deve falar sobre cada problema específico. Dessa forma, há mais agilidade e eficiência na comunicação.
#2 Aumento da produtividade
Uma vez que todas as funções e atividades estejam bem definidas e delineadas, cada funcionário sabe exatamente qual é a sua função e principais atividades.
Assim, cada um pode se dedicar a sua função de maneira mais objetiva, o que contribui para o aumento da produtividade e sucesso do negócio.
#3 Facilidade para o engajamento de novos funcionários
Quando um novo funcionário é contratado, é interessante apresentar a ele o organograma da empresa. Dessa forma, ele terá todo o conhecimento sobre a hierarquia e funções de cada um de maneira fácil e poderá aprender o processo com muito mais agilidade.
Indo além do organograma de farmácia
Não basta apenas “organizar as pessoas” por meio do organograma, é preciso que essa nova organização faça sentido do ponto de vista operacional e estratégico. Indo mais além, é preciso que o organograma de farmácia não afete o clima organizacional.
Organograma x Clima organizacional
Com certeza você sabe dizer quais são algumas de suas necessidades e preocupações que afetam seu dia a dia. Isso reflete diretamente no seu ânimo e com será seu dia, semana e talvez os próximos meses do ano. E quando existe sentimento de preocupação, é normal suas tarefas serem menos produtivas.
Se você está aborrecido com alguma coisa, então tudo parece conspirar contra. Mas se está bem-humorado “de bem com a vida”, tudo que faz parece ser gratificante. Faz sentido, não é mesmo? Isso tudo faz parte do clima organizacional do seu negócio.
Saiba que isso impacta diretamente nos seus resultados. Você pode até pensar nisso como uma bobeira, porém se tem algo que motiva qualquer pessoa a trabalhar, isso é o clima organizacional.
Ele é tão importante em qualquer empresa, que é capaz de transformar qualquer ambiente improdutivo em um lugar altamente rentável onde todos se comprometem com os resultados.
O clima organizacional deve ser levado em conta no organograma
Antes de mudar o organograma, comunique com antecedência toda a equipe da farmácia. Para que todos estejam comprometidos com o resultado, nada mais sensato de que todos saibam quais são os resultados que devem ser atingidos. É comum a comunicação do gestor com sua equipe falhar, alguém sempre fica às escuras.
Como dono de farmácia ou gestor deixe claro as metas do mês, do ano, como se espera atingi-las e também as mudanças organizacionais. Caso seja cumprido, se haverá um bônus ou premiação. De preferência deixe em algum local visível para todos que trabalham na farmácia as novas mudanças.
Mas evite expor isso ao público: a copa, o ambiente do café, o local dos armários são bons lugares que todos os colaboradores passam ao menos uma vez no dia. Um outro ponto da comunicação interna é referente a própria comunicação com o cliente. É importante conversar com a equipe e definir muito bem até onde cada um pode ir. O que isso quer dizer?
Por exemplo:
Se o farmacêutico libera um desconto adicional em uma venda para um cliente, o gestor não pode desautorizar em público esse profissional somente por que está acima no organograma. Isso causa constrangimento, prejudica a imagem da farmácia, afasta o cliente e arranha o clima organizacional. Essa situação pode ser evitada com a prática da comunicação interna.
Cultive o clima amigável e promova a união da equipe
Lidar com diferentes tipos de pessoas todos os dias não é uma das tarefas mais fáceis (ainda mais o público de farmácia). Em geral são pessoas que estão passando por problemas de saúde e querem o alívio imediato. Isso exige uma farmácia com profissionais preparados.
O balconista tem que poder contar com o farmacêutico para sanar uma dúvida. O farmacêutico depende do estoquista para manter o estoque sem ruptura. O estoquista precisa do apoio do gerente para negociações de compra. O gerente conta com o entregador para manter as entregas em dia e não decepcionar os clientes. E assim por diante.
Agora imagine se não existir a cooperação de todos esses profissionais dentro do organograma? Entendeu porque é necessário que os colaboradores apoiem uns aos outros? E como fazer isso?
Através do gerenciamento de conflitos, inteligência emocional para lidar com situação difíceis, estando aberto ao diálogo e mostrando parceria. Isso cria um senso de união coletiva. O que acaba promovendo a parceria de um profissional com o outro, e todos saem ganhando.
Conclusão
Portanto, ao utilizar o organograma de farmácia, essa poderosa ferramenta administrativa quase que esquecida pelos médios e pequenos empresários, é possível facilitar todas as rotinas e processos, e, naturalmente, adaptar cada colaborador a maiores cargos ou responsabilidades à medida que apresentem os resultados esperados, sem prejuízos ao convívio e, principalmente, ao bolso.
E você? Conhece algum benefício que essa ferramenta pode proporcionar para sua farmácia? Deixe seu comentário aqui no post, sua participação é muito importante para nós!
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