Já imaginou não precisar esperar o representante do fornecedor de medicamento para fazer o pedido de compras da sua farmácia? Com o pedido eletrônico de compra isso já é realidade! Fazer a reposição de estoque está deixando de ser algo manual, e cada vez sendo mais automatizada nos estabelecimentos farmacêuticos.
Sem a necessidade de instalar outros programas no computador, o pedido eletrônico é capaz de otimizar o trabalho do estoquista e gestor de compras, devido sua praticidade em gerar pedidos de compras com base em informações de vendas da própria farmácia.
O melhor ainda é que todos os cálculos de demanda e quantidades de compras já são feitos integrados com o software de automação e gestão da farmácia, gerando, portanto, o pedido eletrônico sob medida para a curva de demando do estabelecimento.
Por mais que haja inúmeros benefícios, ainda sim, são poucos os donos e gestores de farmácias que usam o pedido online de compra na rotina de compras. Um dos motivos pode estar no desconhecimento de todas essas vantagens.
Dessa forma, para esclarecer o processo de compra por meio do pedido online, trouxemos um artigo com os principais pontos de destaque dessa ferramenta tão poderosa. Confira!
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O que você quer ler primeiro?
O que é pedido de compra?
Muito simples: o pedido de compra é aquele que acontece quando a empresa precisa fazer a reposição dos itens vendidos. Apesar do conceito ser simples, a dinâmica desse processo, ou seja, o passo a passo, tem suas ressalvas. Por exemplo:
- quando a farmácia deve fazer o pedido de compra?
- qual a quantidade que se deve comprar?
- de quais fornecedores de medicamentos comprar?
Todas essas questões são fundamentais quando nos referimos ao processo de compras de um estabelecimento comercial. Se você deseja se aprofundar e obter essas respostas, confira nosso Guia Completo de Controle de Estoque para farmácias e drogarias.
Pedido manual de compra
O pedido manual acontece quando a farmácia faz de forma não eletrônica um pedido de compra para o seu fornecedor, ou seja, sem o uso de programas de computador. Para tal procedimento é preciso entrar em contato com o representante do distribuidor e solicitar o pedido de compra.
Muitas vezes as farmácias recebem periodicamente a visita dos representantes dos laboratórios, fazendo ali mesmo no balcão de atendimento o pedido de reposição com base no “caderninho de anotações” (falteiro).
Já tinha ouvido falar do termo “falteiro”? É um método manual de “anotar à mão” os produtos que estão em falta no estabelecimento. O grande problema disso é a falta de confiabilidade nas informações, ou seja, as quantidades podem ser imprecisas, o que eventualmente ocasionará rupturas no estoque (ficar sem o produto).
O que é pedido eletrônico de compra?
Ao contrário do pedido manual, que acontece por meio físico (documentos e papeis), no pedido eletrônico tudo é feito de forma digital dentro do sistema da farmácia.
Nessa modalidade de pedido eletrônico, não é necessário a presença do representante do distribuidor, pois todas as informações de compras vão ser enviadas de forma online por meio da internet.
Como funciona o pedido eletrônico de compra?
O processo é bem simples: o gestor de compras da farmácia usa o próprio sistema para gerar uma lista com os produtos que precisam ser repostos. O sistema da farmácia já faz o cálculo e mostra as quantidades necessárias para compra.
Evidentemente que o pedido eletrônico de compra pode ser editado, isto é, modificado conforme a necessidade da drogaria (adicionar ou remover itens).
Após validar os produtos e quantidades, então é feito o envio do arquivo digital do pedido eletrônico de compra para o distribuidor de medicamento. No passo seguinte a farmácia aguarda até o que distribuir aceite fornecer todos os produtos listado no pedido eletrônico.
Se tudo estiver ok, então o distribuidor informa virtualmente para a farmácia que o pedido de compras será processado e enviado para o endereço solicitado. A farmácia então dá inicio ao pagamento do pedido e por fim aguarda o recebimento dos produtos fisicamente.
Todo esse processo é feito de forma virtual, sem que o estoquista ou gestor de compras tenha que sair da farmácia ou mesmo receber qualquer tipo de representantes dos laboratórios.
Quais distribuidores possuem pedido eletrônico?
Muitos distribuidores de medicamentos já possuem as ferramentas integradas no próprio sistema da farmácia, o que possibilita ao gestor fazer o pedido de forma eletrônica. Abaixo listamos os principais distribuidores que aceitam pedido eletrônico de compra:
- DP4;
- DROGACENTER;
- FARMAIS;
- GAM;
- JORGE BATISTA/NAZÁRIA;
- PANARELLO;
- PHARMALINK;
- PEDIDO ELETRÔNICO PROFARMA;
- PEDIDO ELETRÔNICO SANTA CRUZ;
- SERVIMED.
Para saber mais sobre os distribuidores de medicamentos, confira o artigo com a lista completa de distribuidor de remédio para farmácia e drogaria <<.
Como fazer um pedido de compra online?
O primeiro passo para fazer o pedido eletrônico é verificar junto ao suporte ou representante do sistema usado pela sua farmácia se as configurações estão todas feitas corretamente para o distribuidor de medicamentos.
Como o programa do computador será o “intermediário”, isto é, vai enviar e receber os pedidos dos produtos, é preciso que tudo esteja configurado conforme cada distribuidor de medicamento.
Após as verificações de configuração, tudo é muito simples! Basta que você selecione o período de vendas para que o software de farmácia faça os cálculos da curva de demanda (a quantidade que precisa ser reposta no estoque). Em poucos segundos as informações dos produtos são carregadas na tela.
Agora nesse passo, basta que o gestor de farmácia ou estoquista responsável gere o pedido de compras eletrônico. A próxima etapa é aguardar que o distribuidor visualize e aceite o pedido.
O tempo de resposta pode variar conforme cada fornecedor. A farmácia pode acompanhar esse processo no próprio sistema, por meio de status de pedido eletrônico, que podem ser:
- Aguardando retorno: o distribuidor ainda não respondeu se vai conseguir atender o pedido
- Não atendido: distribuidor informa que não consegue atender o pedido solicitado
- Concluído: o pedido de compra online foi atendido pelo distribuidor
Vale lembrar que nem todos os distribuidores ou fornecedores de medicamentos conseguem atender a todos os tipos de pedido eletrônico de compra. Alguns atendem determinados grupos ou produtos. Por isso a importância de sempre ter uma lista de 3 a 5 fornecedores.
Além disso é preciso que a farmácia tenha conexão com a internet para que seja feita a comunicação entre o software de farmácia com o distribuidor de medicamento.
Pedido Manual x Pedido Eletrônico
Listamos para você um comparativo entre o pedido tradicional (manual) com o pedido eletrônico de comprar, para assim você perceba as vantagens e desvantagens de cada método na hora de escolher:
Vantagens do Pedido Eletrônico de Compra
- não precisa de intermediários (representantes de fornecedores);
- pode ser feito sem sair da farmácia ou drogaria;
- possui menos chances de erros no pedido de compra;
- tudo é feito de forma online (fica registrado no sistema);
- integração com sistema ERP da farmácia;
- é mais fácil acompanhar os relatórios de compras;
- diminui as chances de acontecer rupturas de estoque;
- os cálculos de quantidade de compras são feitos pelo próprio sistema;
- pode ser usado em conjunto com ferramentas e módulo para gestão de estoque.
Desvantagens do Pedido Eletrônico de Compra
- nem todos os distribuidores possuem essa opção;
- é preciso conexão com a internet (nem todos os lugares é possível);
- nem todos os sistemas de farmácia possuem essa opção;
Vantagens do Pedido Manual de Compra
- é possível comprar com praticamente qualquer distribuidor;
- negociar com o próprio representante de forma presencial (relacionamento);
Desvantagens do Pedido Manual de Compra
- exige documentação física (uso de papeis);
- alguns distribuidores somente fazem pedidos eletrônicos;
- possui maior chances de erro no fechamento do pedido;
- precisa de mais tempo para ser feito pelo colaborador;
- possui mais intermediários (farmácia / representante / distribuidor);
- maior probabilidade de acontecer rupturas no estoque;
Extra: Curso Blindagem de Estoque
Para fazer de forma correta os pedidos de compras, sejam eles de forma manual ou automática, é preciso que a farmácia tenha colaboradores bem treinados que saibam gerenciar o estoque. Nesse sentido, recomendamos o curso Blindagem de Estoque, que traz várias dicas para controlar o estoque da sua loja. Confira:
Indo além do pedido eletrônico de compras
Para facilitar ainda mais o processo de compras na farmácia, o pedido eletrônico pode ser usado em conjunto com outras ferramentas e módulos do próprio sistema da drogaria.
Se o seu estabelecimento precisa de um melhor controle do estoque, pois lida com médios e altos volumes de vendas, então é preciso investir em ferramentas para Gestão de Compras.
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Conclusão
E então, viu só como o pedido eletrônico de compra facilita o dia a dia na farmácia? Além de evitar os furos no estoque, otimizar o processo de compras, o pedido eletrônico garante maior praticidade e economia de tempo na hora de fechar o pedido de compra.
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