9 passos explicados de como fazer planejamento estratégico para farmácia ter sucesso no ano!

Um novo ano se aproxima e, com ele, novas oportunidades para que a sua farmácia siga crescendo e sendo uma referência em atendimento e produtos de qualidade em sua região de atuação. Porém, para que o ano seja um ano mais proveitoso e traga resultados positivos, fazer um planejamento estratégico bem estruturado é fundamental.

O planejamento estratégico é um conjunto de táticas que precisam ser estruturadas e conter metas e pessoas responsáveis para que elas sejam cumpridas. Assim, no decorrer de todo o ano são realizadas ações estratégicas para o melhor desenvolvimento da farmácia em todas as áreas.

Sabemos que fazer planejamento estratégico para farmácia não é uma tarefa muito fácil, é preciso estar atendo à vários detalhes que vão definir as ações durante o ano.

Para começar, qualquer empresa, especialmente o dono do negócio, precisa saber exatamente onde quer chegar. Sem isso definido fica muito difícil traçar metas e objetivos de curto, médio e longo prazos.

Ao elaborar um plano de estratégias, é preciso levar em consideração a farmácia como um todo, abrangendo o setor contábil, o marketing, os recursos humanos etc. Nesse artigo mostraremos como fazer o planejamento estratégico para farmácia, então continue a leitura para saber mais!

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O que é planejamento estratégico?

O processo que define o rumo que a empresa vai seguir em um determinado período de tempo é chamado de Planejamento Estratégico. O nome assusta um pouco, mas essa ferramenta administrativa é essencial para sua farmácia se preparar para o próximo ano.

Quando é feito o planejamento estratégico na farmácia?

Normalmente o Planejamento Estratégico é feito ao final de todo ano e visa deixar esclarecido o que será feito nos próximos 12 meses seguintes. Mas ele também pode ser feito em qualquer outro momento, desde que necessário, como por exemplo, na troca da gerência ou ampliação de outras filiais da farmácia.

Muitos gestores pensam que o Planejamento Estratégico não é primordial em pequenas e médias empresas, julgam ser exclusividade das grandes corporações. Isso não é verdade. Independentemente do porte da sua farmácia, o planejamento vai mostrar onde todas vão chegar ao final de um período.

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Por onde começar a fazer o planejamento estratégico da farmácia?

Antes de começar é importante alertar que o Planejamento Estratégico deve ser feito com tempo e dedicação, pois uma vez concluído será o norteador da farmácia durante o ano todo. Outro detalhe é sobre as adaptações para sua realidade de mercado, isto é, o planejamento deve ser pensado para sua regionalidade. Vamos então para as etapas desse processo:

Comece se fazendo 3 perguntas básicas:

  1. Onde estou?
  2. Para onde quero ir?
  3. Como chegar lá?

O ideal é que essas questões sejam respondidas de “bate-pronto”, ou seja, o dono da farmácia ou o gestor precisam saber realmente o cenário atual e para onde querem ir. Se isso não for possível, caso encontre dificuldades em responder, faça uma análise mais aprofundada e torne claro para si mesmo seus objetivos no negócio.

Logo em seguida você precisa alinhar a missão, visão e valores da sua empresa com o que foi respondido anteriormente. Por exemplo, se você respondeu que “quer chegar lá” vendendo medicamentos a todo custo sem se preocupar com as pessoas, não fará sentido responder que os Valores da farmácia são Ética e Respeito. Entende?

Missão da farmácia

Por qual razão sua farmácia existe no mercado? Exemplo: “Estabelecer a saúde e o bem-estar coletivo através do provimento de medicamentos”.

Visão do negócio

Onde a farmácia quer chegar daqui alguns anos? Exemplo: “Ser líder a empresa líder da região no fornecimento de medicamentos para a população”.

Valores da drogaria

São princípios que a empresa não abre mão de seguir. Exemplo: “Ética, respeito e clareza na venda e dispensação de medicamentos”

Como fazer planejamento estratégico do ano para farmácia?

1. Colher feedback dos colaboradores

O que aconteceu no planejamento passado e o que pode acontecer no futuro?

Agora é fundamental ouvir as pessoas que estão ao redor da sua farmácia. Como assim? Bem, você não vai conseguir atingir qualquer meta ou objetivo se os colaboradores não compactuam com sua missão, visão e valores. Reúna toda a equipe e deixe isso claro.

Depois de forma individual converse com cada colaborador e peça uma avaliação sincera sobre o ambiente da farmácia, se ele está contente com sua função, se pretende estudar mais, se dedicar e melhorar suas competências; se existe algo que precise ser ajustado, enfim, busque saber como anda o clima organizacional na farmácia.

O que os clientes estão dizendo sobre a farmácia?

Você também precisa ouvir os clientes. Procure saber, através de pesquisas de satisfação, como a farmácia é vista pelos consumidores: é preciso melhorar a fachada, vitrine, iluminação, organização, preços ou atendimento. Passe um verdadeiro “pente fino”.

2. Quais são seus Objetivos Estratégicos para o ano?

Nessa altura você já foi capaz de identificar o pensamento dos colaboradores e a visão dos clientes quanto a sua farmácia. Munido dessas informações, podemos iniciar o planejamento dos Objetivos Estratégicos.

O que são Objetivos Estratégicos?

Mas o que são eles? Na verdade, esses objetivos são “pontos de checagem” durante o caminho que a farmácia terá que fazer para solucionar o que foi identificado anteriormente e assim atingir sua missão e visão.

Por exemplo: Foi identificado que os clientes estão insatisfeitos com o atendimento. Porém a visão da empresa é ser líder do mercado. Logo para ser líder do mercado precisa aumentar as vendas. E para aumentar as vendas é necessário qualificar o atendimento. Então, neste caso o Planejamento do ano terá um dos Objetivos Estratégicos de:

  • Aumentar a capacitação do atendimento em 40%;
  • Reduzir as perdas de vendas em 25%;
  • Elevar a satisfação dos clientes em 30%.

Defina os objetivos com clareza

É preciso que o planejamento estratégico tenha objetivos claros. Para isso, é recomendável que se foque na missão e na visão da farmácia. A partir disso, você deve traçar uma meta geral para a organização, como crescer o faturamento em X%.

Porém, cada estratégia precisa também ter uma meta própria. Em uma ação de marketing digital, por exemplo, a meta pode ser atrair uma quantidade X de novos clientes para a drogaria.

Quando falamos em metas e objetivos, porém, é preciso deixar claro que eles precisam ser possíveis de serem cumpridos, o que não significa que devam ser fáceis.

3. Definição de Metas

O que são metas para farmácias?

Diferentemente dos Objetivos Estratégicos, as Metas (que também podem ser chamadas de Objetivos Táticos) são bem mais específicas. Elas vão garantir que os objetivos possam ser alcançados.

Normalmente as metas são individualizadas para cada setor ou divisão da farmácia, ou seja, colaboradores responsáveis pelas vendas podem ter metas diferentes dos colaboradores que cuidam das finanças. E assim por diante.

Para entender melhor: no exemplo anterior foi colocado como objetivo aumentar a capacitação do atendimento, correto? Então podemos traçar as seguintes metas para que esse objetivo possa ser cumprido:

  • Garantir que todos os vendedores tenham treinamento em vendas;
  • Verificar se o treinamento em vendas foi eficaz;
  • Promover grupos de estudos e discussão entre os colaboradores;
  • Colher feedback dos colaboradores sobre o treinamento.

4. Definir o Plano de Ação

O que é Plano de Ação?

Os Planos de Ação, também chamados de Objetivos Operacionais, servem para a farmácia saber como serão executadas as tarefas que vão garantir que as Metas sejam cumpridas.

Continuando com o exemplo anterior: para garantir que todos os vendedores tenham treinamento em vendas, a farmácia pode elaborar um Plano de Ação que visa:

  • Fechar parceria com instituição de ensino;
  • Ministrar curso prático sobre atendimento;
  • Contratar palestrante sobre vendas.

5. Utilize os dados e informações do ano passado como base

Os dados e informações do planejamento estratégico do ano passado devem ser levados em consideração para o novo ano. Afinal, com base nos resultados alcançados no ano que chega ao fim, podem ser criadas expectativas para o novo período que está por vir.

Assim, você pode verificar o que deu certo e o que deu errado nas estratégias, pensando em melhorias quando for adaptá-las para o novo planejamento estratégico da sua farmácia.

É claro, porém, que nem tudo pode ser levado ao pé da letra. O ano passo foi bastante difícil, com o país se recuperando de uma crise econômica grave e ainda houve o pleito eleitoral, que de alguma forma influencia nas vendas de empresas de todos os segmentos. Logo, o insucesso de algo feito anteriormente pode ter raízes em questões como essas.

6. Analise as oportunidades do mercado

É importante que os cenários do mercado sejam observados para fazer um planejamento estratégico.

Porém, tudo ainda é muito incerto. Fazer grandes investimentos, como abrir filiais da sua drogaria em outras cidades, talvez ainda não seja adequado para o ano seguinte. O mais interessante seria aguardar para acompanhar como os novos governos se fixam no decorrer de suas atividades.

Além do cenário econômico, você também precisa estar de olho naquilo que está na mídia e que poderia render bons frutos para o seu negócio. Se uma atriz de novela utiliza uma cor específica de batom e as mulheres todas estão copiando, você não pode deixar de comercializar esse item, por exemplo.

Esses são apenas alguns exemplos de oportunidades e ameaças de mercado que você precisa analisar. Cada farmácia tem suas especificidades e tudo precisa ser considerado.

7. Conheça o seu público-alvo e clientes

Conhecer o público-alvo e a clientela da farmácia é muito importante para garantir ações estratégicas bem sucedidas. Aqui, também cabe lembrar que um mesmo estabelecimento pode atender a diferentes tipos de públicos e as táticas aplicadas variam para cada um deles.

O público jovem e mais urbano é conectado e utiliza muito as redes sociais. Logo, esse é um bom canal para desenvolver estratégias de marketing. Porém, se o seu foco é vender medicamentos para pessoas idosas e que não têm muito familiaridade com as novas tecnologias, um anúncio em uma emissora de rádio na sua cidade pode ser mais interessante.

8. Acompanhe a concorrência

A ideia não é copiar estratégias da concorrência, mas monitorá-las para estar sempre um passo à frente. Se observar que algo feito por outras farmácias tem dado certo, você pode criar promoções e ações ainda mais benéficas que as deles para os clientes.

Portanto, mapeie as atividades que os concorrentes estão realizando, assim você também saberá como está o nível de competitividade que está em jogo.

9. Análise de indicadores

Como saber se tudo está saindo conforme o planejamento estratégico da farmácia?

Após planejar os Objetivos, Metas e Planos de Ação é importante saber de tempos em tempos se o que está sendo executado está de acordo com o que foi planejado. E como fazer isso? Através do uso dos KPI’s (Key Performance Indicators), em tradução livre: Indicadores Chave de Desempenho.

Basicamente a farmácia pode utilizar o Ticket Médio, Produtividade por Funcionário, Taxa de Inadimplência e Margem de Lucro para comparar os resultados com os objetivos esperados.

[Bônus] Utilize software de gestão para auxiliá-lo

Para concluir, uma dica extra: Faça da tecnologia sua aliada! Utilize sistemas de automação e gestão que forneçam ferramentas de análise para facilitar a mensuração dos resultados. O sistema da sua farmácia tem que ser capaz de:

  • automatizar o cálculo de comissões;
  • fornecer a personalização para regras de desconto;
  • atualizar o preço dos medicamentos;
  • consultar e extrair relatórios de compras e vendas.

Dessa forma fica bem mais fácil reunir as informações de cada período e verificar se o Planejamento Estratégico está sendo cumprido.

Notou como um software de gestão é fundamental para que um planejamento estratégico para farmácias possa ser bem realizado? Isso se justifica porque esse tipo de programa permite que o estabelecimento seja organizado como um todo, em várias áreas.

Ações de marketing que visam estabelecer um melhor relacionamento com o cliente podem ser beneficiadas com os sistemas de gestão, pois ele permite que o cadastro completo dos pacientes seja armazenado.

O mesmo vale para ações de organização interna, como a otimização do controle de estoque, uma vez que os softwares para farmácias também contam com essa finalidade. Logo, será possível ter mais organização para atender as demandas dos clientes.

Caso uma das ações do planejamento estratégico seja reduzir custos, o programa também contribui. Afinal, ele permite que o fluxo de caixa seja acompanhado diariamente, de modo que o gestor da drogaria poderá identificar possíveis gargalos que estejam consumindo muito dinheiro do estabelecimento.

3 pontos de sabotagem do seu plano estratégico

Conclusão

De maneira geral, o planejamento estratégico para ano deve começar a ser traçado o quanto antes. Não espere o novo ano começar para registrar no papel as suas ideias de ações, pois assim você já iniciará o novo período com tudo organizado para tirar o máximo de proveito possível em cada situação.

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