Como saber se o atual sistema para farmácia ainda é vantajoso no seu negócio

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Você está satisfeito com seu atual sistema para farmácia? Tem mesmo certeza? A razão de ter começado com essas perguntas está no fato de que muitos gestores e proprietários de farmácia negligenciam essa importante questão: a escolha do sistema para farmácia. Isso porque na maioria das vezes quem vai realmente ficar na frente do sistema são os colaboradores e não quem escolheu o sistema.

Qual foi o principal motivo de você ter escolhido o sistema para farmácia? Certamente a maioria vai pelo menor valor da mensalidade (o que é um erro!). Já ouviu aquela história que o barato acaba saindo caro? É mais ou menos assim que costuma ocorrer. E não estou falando isso da boca para fora, pode acreditar! Essa é a realidade vivenciada pelas pequenas e médias farmácias de todo o país. Será que pode estar sendo o seu caso?

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A escolha equivocada do sistema para farmácia que não atenda as necessidades do seu negócio pode impactar negativamente no faturamento. Como assim? Gostaria de propor algo mais prático para você aplicar agora na sua farmácia. É uma análise simples de ser feita, porém muito eficaz em detectar se o seu atual sistema foi uma boa escolha. Você aceita esse desafio? Ou será que está receoso pelo resultado?

Bem, se você continuou com a leitura é sinal de que quer realmente dar um passo importante na gestão da sua farmácia. Quero que você encare essa análise com seriedade, pois é o seu comprometimento que vai fazer a diferença na lucratividade ao final de cada mês.

Bom, então vamos lá!

Basicamente podemos seccionar a farmácia em 4 pilares fundamentais, isto é, setores que fazem toda sua operação fluir normalmente. Sem eles nada acontece no seu negócio: Compra, Estoque, Venda e Financeiro. Em cada um desses pilares existem tarefas que são cumpridas quase que diariamente na farmácia. O conceito dessa análise é justamente saber se o sistema atual da sua farmácia consegue te auxiliar com elas, ou seja, automatizar algo que seja manual e repetitivo, aumentando assim a performance dos seus colaboradores.

Agora é com você! Pegue sua caneta e vá marcando cada tarefa que o sistema atual da farmácia for capaz de fazer. Ao final da análise, você terá uma boa noção se o valor pago na mensalidade está sendo de fato vantajoso para sua realidade.  

Compra

  • A cotação dos produtos que estão em falta no estoque é feita manualmente ou existem ferramentas no seu atual sistema que te ajudam nisso?
  • O sistema possui ferramentas que mostram as quantidades que você precisa comprar e quanto tempo elas vão durar no estoque com o atual ritmo de vendas?
  • Você consegue fazer um pedido de compra direto pelo sistema ou tem que ficar negociando no telefone com a distribuidora?  
  • O caderninho de produtos em falta, popularmente conhecido como “falteiro”, ainda é anotado na mão ou o sistema tem esse recurso digital?

Então, já deu para ter uma noção, não é verdade? Vamos continuar.

Estoque

  • Como é feito o controle na entrada das notas de compras? Há alguma segurança no sistema para realizar o check-in de entrada no estoque?
  • Existe alguns métodos de classificação dos produtos? Por exemplo pela Curva ABC?
  • Existe controle automático dos lotes dos produtos no sistema? Ele é capaz de te avisar qual produto dever ser vendido primeiro?
  • E os produtos controlados, é fácil manter em dia as transmissões para a Anvisa?
  • É possível realizar transferência de estoque para outras filiais da farmácia dentro do sistema?
  • Costumar ser fácil pesquisar e encontrar o cadastro do produto no sistema?

Vendas

  • Quanto tempo os seus colaboradores demoram para fazer uma venda no sistema?
  • Quanto tempo o cliente tem que esperar o cupom fiscal ser impresso?
  • Os colaboradores da sua farmácia aprenderam a usar o sistema ou ainda tem dúvidas? Eles acham o sistema fácil de usar?
  • Existe algum treinamento presencial ou vídeos sobre o sistema que ensinam como utilizar as funções?
  • No sistema existe integração com os principais PBM’s (Programas de Benefícios de Medicamentos) do mercado? É possível fazer venda pelo Farmácia Popular pelo sistema?
  • Seus colaboradores têm que abrir outros programas no computador além do sistema da farmácia?
  • Existe suporte do sistema para quando surgir alguma dúvida ou problema técnico? Você é quem tem que “se virar” ou pode contar com suporte em todos os dias da semana?
  • Você consegue escancear a receita e anexar com a venda no próprio sistema?
  • O sistema oferece suporte para todos os tipos de emissão de nota fiscal NFC-e, NFe ou SAT?
  • Você consegue fazer facilmente o controle de vendas para entregas à domicílio?  
  • É possível aumentar a sua receita no PDV, através de venda direto no sistema, de recargas de celular e serviços de streaming?
  • Para grandes compras, você consegue fazer orçamento no sistema para o cliente? E depois é possível somente realizar a venda sem ter que pesquisar todos os produtos novamente?
  • Você oferece programa de Pontos de Fidelidade para os clientes com o seu atual sistema?

Financeiro

  • Existe a opção Caixa Cego no sistema ou você confia em mostrar os totais do caixa para o colaborador?
  • É fácil realizar sangrias e suprimentos nos caixas e no cofre? Isso costuma ser penoso e afeta as operações de venda?
  • A conferência dos valores do caixa é simples de ser realizada? Ela pode ser feita totalmente pelo sistema?
  • Você ainda faz conciliação bancária conferindo manualmente o canhoto do cartão de crédito ou seu sistema tem ferramentas de integração com as operadoras TEF?
  • O sistema oferece opções para fechamento de convênios?
  • É fácil realizar recebimento de contas e baixa de pagamentos?
  • Você tem acesso a indicadores de performance e demonstrativos para análise dos resultados em todos os períodos do ano?
  • É possível acompanhar em tempo real o faturamento da farmácia? O quanto entrou e saiu de dinheiro?
  • Você consegue definir níveis de acesso conforme a função de cada colaborador dentro do sistema? Ou as informações podem ser vistas por qualquer um que estiver no computador?
  • Como você mantém o preço dos produtos conforme o praticado pelo mercado na sua região? Seu sistema oferece atualização de preço automático pelas revistas de preço, como por exemplo a ABCFarma?
  • A alíquota do imposto que você paga está certa no cadastro do produto? Você consegue atualizar isso de forma automática conforme as mudanças da legislação?
  • O seu sistema faz cópia de segurança de todas informações da farmácia para um local seguro? Esse processo de backup é feito manual ou é possível fazer de forma automática?

Chegamos ao final da análise! Some todos os pontos que você marcou e compare com os diagnósticos: 

Não precisa trocar de sistema:

  • O sistema atual da farmácia cumpre 30 funções ou mais das 35 tarefas listadas.

É hora de olhar para as opções do mercado:

  • O sistema atual da farmácia consegue cumprir pelo menos 20 funções das 35 tarefas listadas, mas deixa a desejar na maioria das vezes.

Precisa trocar imediatamente de sistema:

  • O sistema atual da farmácia não consegue ajudar nem em metade das 35 tarefas listadas.

O ideal é que seu sistema seja capaz de cumprir todas essas tarefas do dia a dia, de forma automatizada com o mínimo esforço dos seus colaboradores. Claro que existem muitas outras particularidades envolvidas em uma farmácia que não foram listadas aqui, mas todas essas que foram mencionadas são essenciais para o pleno funcionamento da farmácia.

Se o seu atual sistema não for capaz de auxiliar nessas tarefas básicas, então está na hora de você buscar novas opções no mercado.

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Teste Abrir ou comprar farmacia - Como saber se o atual sistema para farmácia ainda é vantajoso no seu negócio

Percebe que nem sempre vale a pena focar somente no preço do sistema? Coloque sempre na ponta do lápis os prós e contras antes de adquirir um sistema para sua farmácia, buscando saber se ele vai efetivamente contribuir diariamente com as operações do negócio.

E então, o sistema atual da sua farmácia não tem tudo isso? Agende o seu melhor horário e fale agora com nossos especialistas para conhecer nossas soluções para sua farmácia.  

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