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Dicas de como resolver os problemas de retorno do arquivo SNGPC

SNGPC instabilidade: 7 dicas de como resolver o SNGPC com problemas

Você já se deparou com o SNGPC instabilidade? Para muitos farmacêuticos, o SNGPC com problemas afeta diretamente o seu trabalho nas farmácias e drogarias.

E não é por acaso! O SNGPC instabilidade é capaz de travar toda a operação de venda de controlados, pois impossibilitando que o responsável técnico faça o envio para a Anvisa dos arquivos de movimentações de entrada, transferência e saída, das substâncias da Portaria 344/98.

Felizmente existem alguns procedimentos que podem ser feitos para evitar o SNGPC instabilidade, que estão ao alcance dos farmacêuticos. E para que você saiba quais são essas ações que evitam o SNGPC com problemas, preparamos esse artigo. Continue a leitura para saber como lidar com o SNGPC instabilidade

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SNGPC significado

A sigla SNGPC significa Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados. É um sistema criado pela Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) para controlar e fiscalizar a compra e venda de determinados medicamentos.  

Os medicamentos das classes terapêuticas psicotrópica, entorpecentes e antimicrobiana são aqueles monitorados e controlados pelo SNGPC. O responsável técnico, isto é, o farmacêutico, fica obrigado a enviar para o site da Anvisa todas as movimentações de compras e vendas dessas substâncias.

Como funciona o SNGPC?

Antes do desenvolvimento do SNGPC as farmácias e drogarias utilizavam de forma manual livros de registros para controlar as movimentações dos medicamentos da Portaria 344/98.

Após o ano de 2008 o SNGPC passou por uma informatização, isto é, “foi para dentro do computador”. Na prática, os estabelecimentos farmacêuticos tinham que ter instalados em seus computadores softwares homologados com o Portal da Anvisa, capaz de realiza a comunicação com o SNGPC.

Dessa forma, o farmacêutico passou a transmitir para a Anvisa, por meio do SNGPC, um arquivo digital com todas as movimentações de compra, transferência e venda dos medicamentos listados na Portaria 344/98. É justamente nesse processo que pode acontecer o SNGPC com instabilidade.

O que causa o SNGPC com problemas?

São vários os motivos que causam SNGPC com problemas, desde aqueles que são exclusivos da própria infraestrutura do governo, até erros grosseiros que podem passar desapercebido pelo farmacêutico responsável em suas atribuições do dia a dia na drogaria, como por exemplo o preenchimento inadequado de receituário. Abaixo, listamos os principais pontos que causam o SNGPC instabilidade:

#1 Portal da Anvisa fora do ar

O Portal da Anvisa é um endereço eletrônico (página de web) que possibilidade o acesso às informações dos produtos, dados do responsável técnico e responsável legal, bem como todas as movimentações de compra, venda e transferência dos medicamentos da Portaria 344/98.

Quando essa página fica “fora do ar”, ou seja, inacessível, acontece o SNGPC instabilidade. O que contribui para isso aconteça pode ser uma simples manutenção programática da equipe técnica ou algo mais grave, como por exemplo um ataque cibernético por grupos de hackers (pessoas que invadem sistemas).

Um outro ponto que também contribuiu para “derrubar” o portal do SNGPC, é o volume de acessos. Quando várias pessoas tentam entra na página, e o servidor (“computador que está a página”) não é adequado, ou seja, não suporta tamanho acesso, o portal Avisa fica indisponível e consequentemente o SNGPC com instabilidade. Nesse caso, não há o que fazer. É preciso aguardar a volta do site da Anvisa para transmitir o arquivo para o SNGPC.

#2 Configuração inadequada do sistema da farmácia

Antes de verificar o SNGPC instabilidade direto no site da Anvisa, o problema pode estar na própria farmácia. Isso porquê, antes de se comunicar com o Portal da Anvisa, é preciso que o farmacêutico preencha seus dados de forma correta no módulo SNGPC do sistema da farmácia. Dê uma olhada nos seguintes dados:

  • nome da empresa;
  • nome, CPF, CRF do responsável técnico;
  • dados de contato
  • e-mail e senha de acesso ao SNGPC

Essas informações precisam ser as mesmas informadas no Portal da Anvisa, caso contrário, pode acontecer o SNGPC instabilidade no momento da conexão. Lembrando que o farmacêutico precisa estar cadastrado no site da Anvisa antes de preencher suas informações no software da farmácia.

Lista de Medicamentos do Farmácia Popular Atualizada

#3 Baixa de inventário do farmacêutico

Um detalhe que costuma passar desapercebido e causa SNGPC instabilidade é o fato da baixa de inventário do farmacêutico. Na prática, quando a farmácia começa a vender medicamentos sujeito a controle especial, é preciso informar no site da Anvisa sobre o responsável técnico para poder transmitir os arquivos de controle do SNGPC.

Entretendo, quando o farmacêutico muda de estabelecimento, e não realiza a baixa de inventário, isto é, indica para a Anvisa que o mesmo não é mais responsável técnico da farmácia, e tenta em outra farmácia enviar o arquivo do SNGPC, irá resultar no SNGPC com problema. Por isso, sempre é recomendado fazer a baixa de inventário do SNGPC.

#4 Farmácia sem conexão com internet

Pode até aparentar trivialidade, mas muitos profissionais que atuam em farmácias e drogarias se esquecem que a internet é o elo entre Anvisa e estabelecimento. Portanto antes de verificar junto ao órgão o SNGPC instabilidade é preciso assegurar que existe conexão com a internet na sua loja.

A conexão pode ter sido interrompida pelo provedor de acesso, ou mesmo por causas externas, como por exemplo rompimento de cabos, queima de equipamentos (modem de acesso, placa de rede), entre outros fatores. Uma boa dica para verificar a conexão com a internet na farmácia, é utilizar “testadores” de conexão, como por exemplo o Speed Test ou Fast.

Ao constatar a quebra de conexão com a internet, entre imediatamente em contato com o suporte técnico de sua operadora, para que seja resolvida o SNGPC instabilidade com a internet.

#5 Erros no preenchimento de receitas

Talvez o erro mais clássico que possa acontecer no SNGPC instabilidade é o preenchimento incorreto de prescrições. Como o SNGPC foi criado exclusivamente para fins de controle de substâncias muito perigosas quando utilizadas de forma inadequada, para que haja a dispensação é preciso de prescrição médica. Em alguns casos, é preciso que a prescrição seja acompanhada de notificação da receita.

Dito isso, ao receber a receita médica no balcão de atendimento, o farmacêutico deve lançar todas as informações da receita e notificação para dentro do sistema da farmácia. Nesse momento podem haver erros de digitação, assim o cadastro dentro do sistema fica errado e por consequência, é transmitido para o SNGPC com erro.

#6 Estoque de controlados divergente

Quando falamos de SNGPC instabilidade logo pensamos em erros relacionados com a Avisa. Mas em muitos casos o erro é cometido pelo próprio farmacêutico responsável. Um dos exemplos que ilustram isso, é o fato dos estoques estarem divergentes.

No SNGPC existem “dois estoques”, aquele que está fisicamente na farmácia, dentro do armarinho, e aqueles que está “dentro do sistema” e é declarado para o SNGPC. O estoque virtual, ainda é dividido naquele que está listado no Portal da Avisa, e aquele outro que está no sistema da farmácia.

O ideal é que o “estoque na Anvisa”, chamado de inventário, seja sempre o mesmo que o “estoque do sistema da farmácia” e ambos sejam os mesmos que o estoque físico dentro do armarinho de controlados.

Muitos dos casos do SNGPC com problema se dá pelo fato desses estoques estarem desiguais, ou seja, é preciso sempre manter atualizada as informações de quantidade de compra e venda.

Para ajudar os profissionais farmacêuticos, o módulo SNGPC do sistema InovaFarma conta com a ferramenta Auditoria de Estoque. Com ela, é possível verificar se o inventário na Anvisa é o mesmo inventário da farmácia, assim o próprio sistema mostra quais produtos devem ser corrigidos. Tudo muito prático!  

#7 Erros na entrada da nota de compra

Como acontece na venda de medicamentos controlados (saída de estoque), o SNGPC instabilidade também pode acontecer na entrada (compra de medicamentos). Ao efetuar a entrada no sistema, seja de forma manual ou mesmo por arquivo XML, é preciso sempre verificar as quantidades declaradas.

Normalmente, alguns distribuidores de medicamentos, podem cometer erros ao emitir a nota fiscal, e nela conter quantidades divergentes da quantidade que foi enviada para a farmácia. Dessa forma, é preciso atenção ao profissional para quando for “dar entrada” de compras no sistema da farmácia.

Contudo, hoje, os softwares de automação e gestão, como o InovaFarma, trazem ferramentas que ajudam esses profissionais na hora de fazer a entrada de medicamentos. Caso você ainda não conheça, o Check-in de Compras é um recurso do InovaFarma que evita a entrada de notas de forma incorreta.

Como saber se o SNGPC está com problemas?

Após verificar todas as possibilidades que são de controle da farmácia, e mesmo assim verificar que o SNGPC instabilidade ainda persiste, é recomendado olhar diretamente no site do Ministério da Saúde na página da Anvisa. É nesse local que são disponibilizados os comunicados oficiais.

Tais comunicados são direcionados para o público em geral, informando sobre o SNGPC instabilidade quando o sistema da Anvisa está passando por problemas técnicos.   

SNGPC instabilidade: histórico de problemas

Comunicado oficial da Anvisa em 20/07/2022:

Em nota oficial, a Agência de Vigilância Sanitária comunicou em seu site oficial sobre o SNGPC instabilidade no dia 20 de julho de 2022. O texto esclarece sobre deterioração dos sistemas responsáveis pela rede do SNGPC. Leia na íntegra o comunicado sobre SNGPC com problema:

“A Anvisa informa que detectou uma degradação de seus sistemas de informação e da rede interna, o que impacta diretamente a disponibilidade de serviços como o Solicita, Siptox, Sammed, Sisgap, Peticionamento, PEI, UniGRU, Civnet, Consultas Externas, SNGPC, Notivisa, Parlatório, entre outros.

A atuação sobre os problemas encontrados começou de imediato e segue com prioridade altíssima pela equipe responsável. Até que os problemas sejam solucionados, os usuários poderão encontrar dificuldades de acesso aos sistemas. Um novo comunicado será emitido quando os serviços forem restabelecidos.”

A farmácia pode ser penalizada caso o SNGPC com instabilidade atrapalhe o envio do arquivo?  

Não. Segundo o artigo 33 da Resolução da Diretoria Colegiada (RDC) número 22/14, quando o portal da Anvisa apresentar SNGPC com problemas, os estabelecimentos que dependem da utilização do sistema não serão penalizados.  

“Não deverá ser objeto de autuação a falta de regularidade na transmissão das movimentações e emissão de relatórios quando o motivo for estritamente instabilidade operacional do próprio SNGPC.”

Sendo assim, durante todo o período do SNGPC instabilidade, o estabelecimento será isentado de qualquer sanção punitiva referente à transmissão do arquivo para o SNGPC Anvisa.

O que fazer quando o SNGPC está com problemas?

Conforme estabelecido pelo Artigo 4º da Resolução número 586/21: 

“Durante o período de suspensão de que trata o art. 1º desta Resolução, os estabelecimentos deverão manter a escrituração nos livros de registros específicos, informatizados ou não, dos medicamentos e insumos sujeitos à escrituração no SNGPC, e os documentos comprobatórios devem permanecer à disposição das autoridades fiscalizadoras.”

O que fazer quando a farmácia não tem sistema SNGPC?

Para os casos em que a farmácia não tenha um sistema informatizado capaz de controlar o SNGPC, a legislação enfatiza sobre o controle de forma manual por meio de escrituração em livros específicos sobre entradas e saídas dos medicamentos sujeitos a controle especial, inclusive ficando à disposição dos agentes fiscalizadores. 

Já para as farmácias que possuem programa de computador com integração com o SNGPC, como por exemplo o sistema InovaFarma, basta que o farmacêutico continue alimentando de forma correta, ou seja, registre todas as entradas e saídas de controlados, para que quando o SNGPC instabilidade seja corrigido, possa enviar os dados para a Anvisa.   

O prazo para enviar o arquivo muda quando acontece o SNGPC instabilidade?

Não. O prazo se mantém o mesmo para quando houver SNGPC instabilidade, sendo de 7 dias corridos para o farmacêutico enviar eletronicamente o arquivo digital para o SNGPC.

Como fazer a exposição correta dos produtos na farmácia

Entretanto, a escrituração das movimentações de medicamentos controlados pode ser enviada após a resolução do SNGPC instabilidade, sem que haja prejuízo punitivo para o estabelecimento, mesmo que ultrapassem o prazo vigente de 7 dias. 

Conclusão

Como deu para perceber, o SNGPC instabilidade pode acontecer de várias formas, sendo elas causadas pela própria farmácia ou, em outros casos, oriundos da Vigilância Sanitária.

Para ambas situações, o farmacêutico deve manter a rotina de registros na venda de substâncias controladas da Portaria 344/98, seja no próprio sistema da farmácia ou de forma manual através de escrituração específica.

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