11 dicas para melhorar o controle financeiro em farmácias

Fazer o controle financeiro em farmácias de forma eficiente é algo que demanda algum conhecimento técnico, disciplina e comprometimento. Tal trabalho é indispensável para o sucesso da empresa, pois reflete em todas as áreas do negócio.

Não que o proprietário precise de uma formação específica na área, mas é essencial conhecer o assunto para aplicar os conceitos básicos no dia a dia da operação, de forma que os processos se tornem mais práticos e os erros sejam minimizados.

Neste artigo, vamos debater a importância do controle financeiro em farmácias. Em primeiro lugar, vamos destacar as vantagens desse processo e, em seguida, traremos dicas práticas para você realizar um trabalho financeiro de sucesso na sua farmácia. Confira!

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Importância e vantagens do controle financeiro em farmácias

O controle financeiro em farmácias é crucial para que qualquer negócio sobreviva. É essencial que o empreendedor atue para colocar recursos no caixa, faça aplicações, acompanhe o mercado de finanças e tudo que envolva e influencie sua organização.

Compreender a importância do controle financeiro, portanto, aumenta as chances de o negócio se estabelecer em um contexto de crescimento contínuo e sustentável. Entre as vantagens de fazer um bom controle financeiro em farmácias, destacamos:

  • automação de processos: gera mais dinamismo em todas as operações, contribuindo para a empresa ter mais vendas e resultados. Para isso, será preciso investir em um software de gestão;
  • fácil acesso a informações e relatórios: a partir do momento em que há um efetivo trabalho de gestão financeira, com a ajuda de um sistema, as informações e relatórios passam a ser acessados com facilidade e rapidez;
  • diminuição dos riscos: quando você faz um bom controle financeiro, o risco de erros e decisões equivocadas diminuem de forma substancial;
  • otimização dos resultados: uma vez que as operações são otimizadas, os resultados acontecem de forma mais rápida e natural;
  • segurança das informações: uma outra vantagem da boa gestão financeira são os dados, que tornam-se mais seguros, principalmente, se a empresa contar com um sistema e trabalhar com as informações salvas na nuvem.

Dicas para ter um controle financeiro mais eficiente

Agora que você conferiu as principais vantagens de trabalhar com um efetivo controle financeiro em farmácias, vamos destacar algumas dicas práticas para aplicá-la no dia a dia. Acompanhe!

#1 Faça um planejamento nas contas

Um dos primeiros passos para ter um controle financeiro em farmácias é contar com um planejamento efetivo. Isso significa saber quais são os objetivos e as metas da farmácia.

Contar com isso é essencial para analisar o momento que a empresa vive e, assim, identificar possíveis falhas e pontos de melhorias. Para que tudo aconteça da melhor forma possível, faça um planejamento baseado nos dados e informações do negócio.

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#2 Automatize o controle financeiro em farmácias

Conforme destacamos acima, um trabalho de controle financeiro está diretamente atrelado à automatização dessa área. Para isso, é essencial investir em um bom software, que, além da questão financeira, também acaba sendo importante para outros setores da farmácia.

Ao utilizar um sistema para gerir o financeiro, é possível verificar fluxo de caixa, estoque, compra de produtos e outros setores. Para um bom gerenciamento da farmácia é fundamental que se invista fortemente em um software de gestão.

#3 Acompanhe as entradas e saídas do caixa

Para um controle financeiro em farmácias eficiente também passa por um extremo cuidado com o fluxo de caixa da empresa. Sendo assim, na medida em que você acompanha regularmente as entradas e saídas do caixa, esse movimento torna-se crucial para você ter uma completa noção dos recursos da farmácia.

Um dos lugares mais importantes para se vigiar em uma farmácia é justamente onde entra e sai o dinheiro do caixa. Analisar estatísticas como os meses em que aconteceram as maiores quedas no fluxo de vendas é um exemplo, na tentativa de encontrar quais os aspectos positivos para retomá-los e aprender com os pontos negativos daquele período em especial.

Com isso, aumentam as chances de conseguir maiores limites para pagar as contas que virão, pois é possível negociar com mais certeza, sabendo quais serão os meses de menor faturamento e diminuindo, inclusive, os juros, pelo fato de não haver mais atrasos nas parcelas.

Esse acompanhamento intensivo sobre a parte contábil da farmácia promoverá uma segurança e contenção de gastos concisa e, também, fortalecerá consideravelmente as boas ações em prol de extinguir gastos supérfluos.

#4 Faça o controle das entradas e saídas do estoque

A ausência de controle de estoque pode ocasionar uma influência negativa no controle financeiro em farmácias. O excesso de medicamentos estocados, por exemplo, significa recursos parados e, por consequência, menos fluxo de caixa e menos capital à disposição da empresa.

Por outro lado, caso a empresa conte com um estoque baixo, isso também pode ser um grande problema. A falta de itens para serem repostos nas prateleiras, por exemplo, pode fazer com que o atendimento seja prejudicado, o que pode ser ruim para os negócios como um todo.

#5 Separe finanças empresariais e pessoais

No que diz respeito ao controle financeiro em farmácias, é comum que os donos não separem as finanças empresariais da pessoais. Muitos acabam realizando pagamentos, por exemplo, sem fazer o controle necessário dos registros. Para garantir uma gestão financeira adequada, tenha contas bancárias separadas e, assim, controle as contas de forma individual, sem causar prejuízos à empresa.

#6 Conheça todos os custos

Para fazer uma boa gestão financeira da sua farmácia, é essencial ter um profundo conhecimento de todos os custos de suas operações. Com as devidas informações em mãos, é possível saber com total exatidão quanto o negócio precisa vender para que os seus lucros sejam assegurados.

#7 Confira as vendas com cartão

Uma gestão eficiente da farmácia também passa por um efetivo controle de recebimentos das vendas realizadas por meio do cartão de crédito. Afinal, hoje em dia, é muito comum que os estabelecimentos recebam as compras com outras alternativas além do dinheiro.

Para que o fluxo de caixa seja feito de forma saudável, é muito importante que haja uma frequente conciliação entre os valores enviados pela operadora e aqueles que efetivamente entraram na conta. Lembre-se de que podem acontecer problemas de lançamentos ou conexão.

#8 Cuidado com os gastos internos

Uma das coisas que mais são desconsideradas na realização do controle financeiro em farmácias é a energia elétrica, que é a maior das despesas incidentes em um negócio. Sua utilização exacerbada torna impraticável qualquer conta de uma empresa.

Portanto, usar da luz solar como fonte de iluminação durante o dia em corredores, banheiros e lugares que têm janelas para a entrada dela é uma ótima forma de economizar no final do mês. Esquecer equipamentos pouco utilizados em modo de espera também gera um grande gasto, por estarem constantemente ligados, mesmo que de maneira amena.

Outro “sugador de energia” é o famoso ar-condicionado, que, usado sem a devida moderação, eleva astronomicamente as despesas. Desligá-lo quando ninguém estiver no local, abrir as janelas disponíveis para maior ventilação quando o clima estiver contribuindo para isso é essencial. Além de ajudar a economizar, será muito mais saudável para as pessoas que estiverem usufruindo dessa troca constante de ar.

#9 Análises periódicas dos gastos

A primeira atitude que devemos tomar para saber o que realmente está sendo custoso ao fazer o controle financeiro em farmácias, e não termos que cortar coisas importantes, é fazer uma verificação completa e minuciosa dos gastos fixos e esporádicos que o estabelecimento está produzindo mensal e anualmente.

Um erro muito comum entre os empreendedores é não ter um planejamento estratégico bem-feito no momento de implantar a redução das despesas.

Por isso, é interessante, inclusive, fazer reuniões no mínimo uma vez na semana entre os gestores e profissionais responsáveis pela parte financeira da empresa, no intuito de que gargalos sejam colocados à tona e soluções sejam discutidas para resolver a questão.

Aqueles administradores mais meticulosos costumam manter um relatório atualizado de todos os custos, do negócio e os históricos detalhados de saída de produtos e serviços. Com isso, é muito mais fácil de identificar e apontar quais estão sendo os gastos inúteis ou excessivos no controle financeiro em farmácias.

#10 Monitore as taxas “escondidas”

Algumas operadoras e instituições bancárias cobram algumas taxas para que os seus serviços possam ser utilizados. Um bom controle financeiro em farmácias, portanto, requer o cuidado para escolher sempre as melhores tarifas, de forma que o faturamento do negócio seja otimizado.

Nesse sentido, ao monitorar as taxas que são cobradas, você contribui para que eventuais cobranças indevidas sejam verificadas, o que evita prejuízos para a farmácia. Ao fim de cada período, para apurar os resultados, você pode verificar que pequenos valores cobrados de forma indevida podem representar grandes prejuízos para o controle financeiro do negócio.

#11 Reestruture sua equipe de trabalho

Pode parecer clichê falar sobre essa questão, entretanto, muitos gastos de uma empresa envolvem a contratação e demissão de colaboradores, e deve-se saber fazer perfeitamente esse controle de custos envolvendo o pessoal. Isso também faz parte do controle financeiro em farmácias.

Ainda, existe o custo após essa etapa, que é justamente o de montar a equipe — formação inicial, treinamentos específicos, adaptações de vendas ao meio em que se está inserido, entre outros detalhes, como pagamentos de direitos trabalhistas.

Alguns serviços e tarefas rotineiras, que seriam delegados aos vendedores, podem ser feitos por empresas terceirizadas, facilitando a distribuição e aproveitamento do tempo de trabalho para o que realmente importa.

Outro problema que poderá surgir é o abatimento de horas extras, que geram um encargo maior para a farmácia no acerto das contas. Com isso, uma boa alternativa para conseguir reduzir esses gastos é registrando em um banco de horas todo aquele excesso de trabalho do mês ou do ano.

Dessa forma, podem ser oferecidas folgas remuneradas ou férias prolongadas de acordo com o que foi acumulado, sempre no mesmo ano de sua aquisição, porque, do contrário, elas terão que ser recompensadas monetariamente.

Conclusão

Para desenvolver um excelente controle financeiro em farmácias, é essencial que você e os demais gestores tenham um profundo conhecimento de todos os setores da empresa. Se os líderes contam com algumas dificuldades, devem se atualizar na área, de forma que as melhores condições para o crescimento do negócio sejam devidamente asseguradas.

Muito além disso, o controle financeiro em farmácias também deve contar com um bom software com ferramentas que possibilitem o controle de saídas e entradas, precificação, recebimentos e toda a rotina financeira da farmácia.

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