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Sem traumas: Passo a passo de como fazer a troca de sistema para farmácia

Sem tempo para ler o artigo Sem traumas: Passo a passo de como fazer a troca de sistema para farmácia?

Não tem problema! Basta dar o play para escutar agora!

Está pensando em fazer a troca de sistema para farmácia mas não sabe por onde começar? Boa notícia: nós podemos te ajudar nessa tarefa!

Preparamos um artigo completo que mostra quando você deve fazer a troca do sistema para farmácia e quais são os passos para fazer essa mudança sem sofrer nenhum trauma. Confere aí!    

Quando é necessário trocar de sistema?

A resposta para essa pergunta vai variar de farmácia para farmácia. Mas em via de regra:

  • quando os colaboradores estão reclamando do sistema;
  • muitas tarefas tem que ser feitas de forma manual;
  • o sistema é confuso e difícil e mexer;
  • muitas tarefas não podem ser feitas dentro do sistema;
  • não existe assistência técnica especializada;
  • o sistema não oferece treinamento;

são sinais que podem alertar sobre a necessidade de começar a pensar na troca de sistema. Mas para ter a certeza realmente, preparamos um artigo bem mais específico com um teste para você fazer: Como saber se o atual sistema para farmácia ainda é vantajoso no seu negócio?

Qual sistema eu devo escolher?

Listar tudo que a farmácia faz no dia a dia. Essa é a melhor forma de saber o que sua farmácia precisa do novo sistema. Cada estabelecimento tem suas próprias rotinas e modos de trabalhar. Além do mais cada loja pode seguir seu próprio modelo de negócio, isto é, podem tem um objetivo diferente de estarem no mercado. Isso vai definir as ferramentas e recursos que a farmácia precisa para trabalhar.

Por exemplo:

Uma farmácia pode ter um modelo focado nas vendas pelos Programas de Descontos em Medicamentos. Nesse caso, o novo sistema tem que oferecer a integração com todos os PBMs que a farmácia já trabalha.

Já a farmácia que não trabalha com todos os PBMs, mas apenas com a Farmácia Popular, então precisa apenas contratar o módulo da Farmácia Popular ao invés de todos os PBMs, já que não serão utilizados.

Recomendado para você:

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>> Como um software pode melhorar a tomada de decisão na farmácia?

Então agora comece a listar o que é usado pela farmácia, do mais importante para o menos importante, dessa forma:

  • faço vendas pelos PBMs X , Y e Z;
  • vendo pelo Farmácia Popular;
  • uso a impressão fiscal NFCe;
  • faço venda de produtos controlados;
  • ofereço entrega à domicílio;
  • faço vendas PDV de recargas de celular;
  • costumo fazer pedido eletrônico para o distribuidor F;
  • imprimo etiqueta de preço e modo de uso;

Agora liste os pontos que você deseja melhorar na farmácia:

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  • preciso ter mais agilidade na hora da venda;
  • vi meu concorrente usar o celular para digitalizar a receita, também quero;
  • gostaria de analisar o perfil dos consumidores para fazer o pós-venda;
  • quero integrar as filiais da farmácia com a matriz;
  • quero abrir várias telas de vendas ao mesmo tempo;
  • quero um sistema simples e fácil de ser usado;
  • preciso contar com assistência técnicas e ter treinamentos.  

Pronto. Agora basta que você pesquise no mercado o sistema que tenha todos esses pontos que listou. Use a internet para isso! Vá até o site oficial do sistema para saber os detalhes. Use também o YouTube para ver vídeos do sistema. Prefira sempre os vídeos que mostrem a tela real do sistema, desconfie de sistemas que não mostram a tela, isso não costuma ser um bom sinal.

Outra dica é pesquisar por vídeos de depoimento dos clientes que já usam a bastante tempo o sistema. Uma boa sacada dica é pedir uma demonstração gratuita do sistema que você se interessou. Assim você pode comprovar na prática se realmente o novo sistema consegue te oferecer o que você está de fato procurando.

Vídeo com Depoimentos Reais de Clientes do Sistema

Após tirar todas as dúvidas e de fato contratar o novo sistema, agora vêm o processo de implantação.

Passo a passo de implantação do novo sistema na farmácia

1º – Checagem de pré-requisitos necessários

Uma das coisas que deixam qualquer dono de farmácia aborrecido é contratar um novo sistema e logo depois começar a ter dores de cabeça com o funcionamento do programa no dia a dia. Pode começar a travar, não abrir telas, aparecer mensagens desconhecidas, e sabe por que isso acontece?

Simplesmente porque os computadores da farmácia não suportam as novas tecnologias. Simples assim. Pensa comigo: se você contratou um sistema moderno, robusto que têm várias novas ferramentas que vão automatizar seu dia a dia e permitir a gestão do seu negócio, como você espera que tudo isso rode em computadores ultrapassados?

Muito provavelmente você irá se arrepender da troca, culpando o sistema novo, quando na realidade o verdadeiro culpado da história foi a falta de recursos mínimos de hardware, isto é, poder de processamento dos seus computadores.

Para ficar mais claro, imagine o seguinte:

Que os computadores da sua farmácia sejam um carro. Existem carros com motores 1.0 ; 1.3 ; 1.8 e assim por diante.

Agora imagine que seus computadores atuais sejam todos 1.0 e você quer que todos os seus 5 colaboradores trabalhem na velocidade máxima de 110KM por hora. Na primeira subida mais leve o carro não vai aguentar, não concorda?

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Então o que você precisa fazer? Trocar de carro por um mais potente que te entregue uma performance do jeito que você espera. Ficou mais fácil de entender? É exatamente isso que acontece quando os computadores da farmácia não dão conta de rodar o sistema, eles não são capazes de aguentar tanta rapidez exigida pelo novo sistema.  

2º – Backup e conversão de dados

Nessa etapa a equipe do novo sistema irá recolher o arquivo que contém todas as informações da farmácia, que ficam armazenado no computador servidor. Nesse momento a farmácia não poderá mais fazer venda ou mexer no sistema antigo, pois se isso acontecer, irá gerar novos dados e o arquivo de backup que foi pego pela equipe do novo sistema irá ficar desatualizado.

Mas não se preocupe, geralmente essa etapa é feita em horários alternativos, quando a farmácia está fechada ou tem pouco movimento (no caso das farmácias 24h). Caso seja inauguração de uma nova loja ou filial não há necessidade desse processo, já que não existem dados salvos anteriormente.  

Em posse do backup, será realizado uma adequação da estrutura das informações para elas possam ser lidas pelo novo sistema que a farmácia contratou. Depois esse arquivo é instalado novamente no computador servidor, agora já preparado para o sistema de farmácia atual.

3º – Instalação e configuração do sistema nos computadores

Com a infraestrutura pronta e backup restaurado, os técnicos podem começar a instalar o novo sistema em todos os computadores da farmácia. Além disso eles também vão instalar e configurar outros programas que são importantes para o funcionamento do sistema, como:

Em seguida os técnicos começam a simular vendas testes para constatar que todas os recursos do sistema estão prontos para serem usados pela farmácia. Até mesmo as impressoras fiscais, abertura de caixa e digitalização de receita são todas verificadas.

4º – Treinamento dos colaboradores

Pronto, agora que tudo está configurado e instalado a farmácia já pode começar a usar o novo sistema. Porém como usar o sistema se os colaboradores e até mesmo você, dono ou gestor, não sabe como mexer no sistema? Então a equipe de implantação começa o treinamento presencial.

Primeiro é mostrado os recursos operacionais mais básicos, por exemplo:

  • como entrar no sistema;
  • pesquisar um produto;
  • fazer uma venda;
  • vender pelo Farmácia Popular ou PBM;
  • imprimir o cupom fiscal;
  • cadastrar clientes;
  • fazer venda de controlados;
  • dar baixa em recebimentos;
  • fazer o fechamento de caixa;
  • digitalizar a receita pelo celular;
  • fazer check-out.

Depois que todos já tiveram uma boa prática é ensinado os recursos intermediários, como:

  • dar entrada de xml de compra;
  • cadastrar novos produtos;
  • usar a classificação de estoque;
  • fazer pedidos eletrônicos;
  • usar o módulo SNGPC;
  • fazer o cadastro de colaboradores;
  • cadastrar clientes;
  • analisar perfil de compra e histórico de vendas;
  • fazer o fechamento de caixa.

E por fim é mostrado os recursos mais avançados, como por exemplo:

  • consultar relatórios;
  • analisar demonstrativos;
  • acompanhar vendas em tempo real;
  • colocar metas de vendas;
  • colocar comissão sobre vendas;
  • trocar senhas e acompanhar registros;
  • fazer conciliação bancária; e
  • realizar conferência de caixa.

No sistema de farmácia mais moderno, todos esses treinamentos ficam disponíveis na internet e podem ser acessados a qualquer momento pelos colaboradores da farmácia. Caso surgir alguma dúvida basta consultar o vídeo que explica como mexer naquela função.

Treinamento Online do Sistema para Farmácia

Além disso cada colaborador da farmácia recebe um acesso único e exclusivo para fazer outros treinamento e cursos, totalmente gratuitos, já incluídos na assinatura do sistema para farmácia. Ao final a pessoa faz uma prova e recebe seu certificado de conclusão de curso. Isso pode ser usado pelo gestor de farmácia como um estímulo para os colaboradores estudarem cada vez mais.  

Lembrando que nem todos os sistemas de farmácia possuem esse tipo de recurso de treinamento, então é um ponto a se colocar na balança quando for pesquisar as opções disponíveis no mercado.

Conclusão

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