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SNGPC: 7 dicas para evitar o retorno de transmissão do arquivo para o Portal da Anvisa

Fazer o controle de medicações é uma questão de saúde pública, pois o uso abusivo de substâncias controladas pode causar diversos males às pessoas. Por isso, com o objetivo de monitorar o uso de medicamentos e substâncias controladas a ANVISA criou o Sistema Nacional para Gerenciamento de Produtos Controlados — SNGPC.

Antes da implantação do sistema o controle era manual, o que era muito demorado e fazia com que essas informações não refletissem a condição real dos medicamentos. Porém, mesmo com o novo sistema, ainda ocorrem problemas que fazem com que o arquivo retorne à farmácia para que sejam feitas as devidas correções.

A seguir, falaremos sobre a importância do SNGPC e mostraremos 7 dicas para evitar os problemas que podem ocorrer com a transmissão do arquivo. Acompanhe a leitura!

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Entenda a importância do SNGPC

A legislação para o monitoramento de medicamentos foi criada por meio da Resolução da Diretoria Colegiada — RDC Nº 27, em 30 de março de 2007. A partir de então, as farmácias e drogarias são obrigadas a enviar um arquivo que contém a movimentação diária de produtos controlados.

Estar em dia com essa transmissão é extremamente importante para a farmácia. Isso porque, se houver uma fiscalização do governo e o estabelecimento não tiver cumprido essa tarefa, poderá ser multado.

É importante dizer que a ANVISA não fornece um software para a geração do arquivo. Portanto, é preciso que a farmácia utilize um software que seja capaz de fazer esse processamento. O que é uma boa alternativa, já que além de ficar em dia com a vigilância sanitária, ainda proporcionam outros benefícios, como mais agilidade ao atendimento, auxílio na tomada de decisões etc.

Veja 7 dicas para evitar problemas com a transmissão do arquivo

1. Siga o padrão correto do formato do arquivo

Os arquivos a serem transmitidos à ANVISA seguem o padrão XML — eXtensible Markup Language —, um formato de marcação utilizado no mundo todo para transmitir dados. Seu layout segue uma estrutura que permite a validação do seu conteúdo pelo sistema receptor.

Portanto, se ele não estiver com as marcações corretas conforme a especificação da vigilância sanitária, não será processado e retornará a mensagem correspondente à falha de formato do arquivo.

Por isso, é importante se certificar que o software utilizado na farmácia é capaz de gerá-lo dentro dos padrões exigidos. Para isso, é preciso fazer algumas verificações, entre elas:

  • Checar se as tags estão corretas e completas;
  • Conferir se o cabeçalho está correto e completo;
  • Certificar-se que o arquivo segue a codificação UTF-8.

2. Nunca transmita o arquivo de movimentação antes do inventário

Como mencionamos, o objetivo do sistema é fazer o controle do estoque dos medicamentos controlados da farmácia. Para isso, é preciso que haja o envio do arquivo de inventário, que corresponde à abertura do controle de estoque. Ou seja, nele são informados todos os produtos existentes na farmácia que farão parte do controle e da quantidade de cada um.

Somente após o envio do inventário as movimentações de estoque devem ser enviadas. A tentativa de transmissão da movimentação sem haver um inventário aberto fará com que o sistema da ANVISA retorne um erro de processamento.

É importante lembrar que, caso haja a troca do farmacêutico responsável pelas informações do arquivo, é preciso fechar o inventário atual e abrir um novo, com o responsável atual. Pular alguma etapa causará erros no sistema.

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3. Faça um controle de estoque eficiente

Outro erro comum que prejudica o envio é o saldo do estoque. Ou seja, é fundamental que ao fazer o inventário os valores informados correspondam à realidade do estoque.

Se houver divergência, com a informação transmitida informando a venda de um produto que na ANVISA consta com outro valor, o processamento não será concluído com sucesso.

Portanto, é fundamental manter um controle de estoque preciso e rigoroso. E para fazer isso você pode usar o próprio sistema da farmácia para, através de uma auditoria automática entre o saldo no estoque com o saldo declarado para o portal Anvisa.

Auditoria de estoque de produtos controlados

4. Tenha atenção ao período em que as informações se referem

A transmissão deve ser feita pelo menos uma vez por semana. É importante observar se o conteúdo está de acordo com o período sequencial.

Por exemplo:

Suponha que a última transmissão tenha sido no dia 10 de janeiro, isso significa que o próximo conteúdo deve iniciar a partir de 11 de janeiro, mesmo que nesse dia não tenha acontecido nenhuma venda de produto controlado.

Outra observação importante é que o arquivo não pode conter dados referentes a períodos maiores que 7 dias. Portanto, qualquer divergência com relação a esses requisitos fará com que o dado não seja aceito pela vigilância sanitária.

5. Verifique se o responsável técnico está correto

O farmacêutico deve ser cadastrado no SNGPC como responsável técnico (RT). Portanto, ao gerar um arquivo o CPF desse responsável é atribuído a ele. Além disso, ao transmiti-lo à ANVISA o farmacêutico precisa informar o seu login e senha.

Dessa maneira, é imprescindível que o CPF que consta no arquivo seja o mesmo do farmacêutico que o transmitirá, já que o sistema fará essa conferência e, em caso de divergência, os dados serão rejeitados.

6.  Informe o tipo de receituário correto

Existem diversos tipos de receituários para os remédios controlados e cada um possui um código específico. Por isso, quando um medicamento é vendido, é preciso constar no registro qual é o tipo de receituário correspondente a esse produto. A falta ou o erro dessa informação ocasiona a devolução do arquivo com mensagem de erro.

Webinário - Como ajustar o imposto da farmácia

Uma boa dica é usar o celular para digitalizar a receita direto para dentro do sistema da farmácia, assim a receita já anexada na venda do controlado no SNGPC.

Digitalização de receita do SNGPC pelo celular

7. Tenha cuidado com a inconsistência de dados

Outro problema muito comum é a inconsistência de dados. Nesse caso, podem ocorrer erros de digitação, como informar código de medicamento inexistente ou digitar o número do lote errado etc.

Pode haver, também, falhas nos campos obrigatórios no arquivo XML, como preenchimento com dados errados ou o envio com campos em branco. Portanto, é fundamental se certificar de informar os dados corretos e verificar se todas as informações obrigatórias estão consistentes.

Conclusão

Como você viu, o SNGPC surgiu com o objetivo de fazer um controle rigoroso de medicamentos controlados. Para isso, é fundamental que a farmácia conte com o apoio de um software de gestão eficiente.

Isso porque muitos dos problemas que ocorrem durante a transmissão podem ser completamente eliminados com a utilização de um software.

Agora que você já sabe quais os principais problemas que podem aparecer durante a transmissão do arquivo à ANVISA, entre em contato com o InovaFarma e conheça a solução ideal para a sua farmácia!

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