Gestão de produtos com prazo de validade curto: estratégias para reduzir perda de estoque

Gestão de produtos com prazo de validade curto é decisiva para evitar perda de estoque e manter a gestão de produtos eficiente na farmácia ou drogaria.

A Pesquisa Abrappe de Perdas no Varejo Brasileiro 2025 mostra que, mesmo com avanço em prevenção, a perda de estoque ainda consome bilhões de reais do varejo nacional todos os anos.

Em farmácias e drogarias, onde grande parte do mix tem validade curta e alto valor agregado, perda de estoque significa lucro indo direto para o lixo.

A seguir, trouxemos um guia prático e didático, com dados da Abrappe, para entender o cenário de perdas e desenhar estratégias de gestão de produtos que reduzem vencimento, quebras operacionais e rupturas na farmácia. Confira!

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Perda de estoque no varejo: onde farmácias e drogarias se encaixam

A Pesquisa Abrappe 2025, com dados de 2024, mostra que o índice médio de perdas no varejo brasileiro foi de 1,51%, o que representa R$ 36,5 bilhões em prejuízo em um varejo restrito que movimentou cerca de R$ 2,4 trilhões.

Embora o percentual tenha caído de 1,57% para 1,51% (queda relativa de 3,82%), o valor absoluto das perdas aumentou R$ 1,5 bilhão, porque o faturamento total cresceu.

Quando a pesquisa detalha por segmento, os índices médios de perda total em 2024 ficam assim:

• Lojas de roupa/moda: 3,30%
• Calçados: 3,06%
• Perfumarias: 2,79%
• Pet: 2,11%
• Farmácias e drogarias: 2,11% em 2024, contra 1,52% em 2023 (alta de 38,89%)
• Supermercado convencional: 1,30%
• Hipermercado: 1,25%
• Atacarejos: 1,85%
• Utilidade doméstica: 0,69%

Ou seja:

• Farmácias e drogarias perderam, em média, 2,11% do faturamento em 2024, com alta importante em relação a 2023​
• O setor está pior que supermercados em perda de estoque, o que é preocupante, dado que margem no varejo farma também é apertada

Em linguagem simples: se sua farmácia fatura R$ 500.000 por mês, um índice de perda de 2,11% significa R$ 10.550/mês indo embora em perda de estoque.

Em um ano, isso passa de R$ 126 mil, dinheiro que poderia ir para lucro, expansão ou capital de giro.

Cenário setorial: por que farmácias e drogarias perdem mais

A Abrappe destaca que cerca de 70% das perdas no varejo, em média, vêm de três fatores: quebras operacionais, furtos (internos e externos) e erros de inventário.

No caso de farmácias e drogarias, a pesquisa aponta causas específicas para o aumento das perdas:

• Aumento de roubos e furtos de canetas de emagrecimento, produtos pequenos, caros e fáceis de revender
• Crescimento de furtos de Produtos de Alto Risco (PAR), como dermocosméticos, produtos para disfunção erétil e perfumaria
• Redução de investimentos em tecnologia de prevenção, como antenas antifurto

Além disso, produtos com prazo de validade curto (medicamentos, dermocosméticos, itens de higiene e perfumaria) intensificam o risco de quebras operacionais por vencimento, se a gestão de produtos não estiver bem estruturada.

Índice de perdas por tipo: farmácias e drogarias x outros segmentos

A Abrappe separa as perdas em dois grandes grupos:

• Quebras operacionais (produtos sem condição de venda: vencidos, danificados, deteriorados).
• Perdas não identificadas (diferenças de inventário que podem ser furtos, fraudes, erros de registro).

Os setores com mais perecíveis (supermercados, mercados de vizinhança, atacarejos, pet) têm participação maior de quebras operacionais; já setores como perfumaria, calçados, materiais de construção e magazines sofrem mais com perdas não identificadas.

Farmácias e drogarias aparecem com:

• Perdas não identificadas relevantes, ligadas a furtos e divergências de inventário
• Quebras operacionais fortemente impactadas por vencimento, pois o mix é altamente dependente de validade

Resumo para farmácias:

• Perda de estoque por vencimento e deterioração é muito alta.
• Perda de estoque por furtos (PAR, canetas de emagrecimento) também pesa.
• Gestão de produtos precisa atacar tanto o lado operacional (prazo de validade, exposição, armazenamento) quanto o lado de segurança e inventário.

Comparando 2023 x 2024:

• O índice total de perdas em farmácias e drogarias subiu de 1,52% para 2,11% (alta de 38,89%)
• Isso mostra que, enquanto outros segmentos conseguiram estabilizar ou reduzir, o varejo farmacêutico piorou a perda de estoque

Causas da perda de estoque: foco em farmácias e drogarias

Visão geral de causas

Na média do varejo, as causas das perdas se distribuem assim:

• Quebras operacionais: 33,28%
• Furto externo: 18,45%
• Furto interno: 9,98%
• Erros administrativos: 7,96%
• Erros de inventário: 7,96%
• Fraudes de terceiros internos: 4,10%
• Fraudes de terceiros externos: 2,86%
• Erros de cadastro de produtos: 2,51%
• Outros: 14,47%

Para farmácias e drogarias, a pesquisa destaca:

• Itens vencidos são a principal causa de quebra operacional, com 79,31% das ocorrências (junto com o setor Pet, que tem 80% de quebras por vencimento)
• Produtos danificados, perecibilidade/deterioração, armazenamento inadequado e exposição errada completam o quadro de quebras
• Na prática: a maior parte da perda de estoque em farmácias vem de produtos que venceram ou foram mal manuseados, e não de “acidentes inevitáveis”

Quebras operacionais: o que mais gera perda de estoque

A distribuição das quebras operacionais apresenta as seguintes médias do varejo:

• Vencimento: 38,42%
• Produto danificado na loja: 20,33%
• Perecibilidade/deterioração: 16,93%
• Produto danificado no estoque: 8,70%
• Armazenamento inadequado: 3,68%
• Exposição inadequada: 3,25%
• Refrigeração: 2,12%
• Produto esquecido/perdido: 2,00%
• Outros: 4,57%

Para farmácias e drogarias, os destaques são:

• Vencimento é disparado a maior causa de quebra operacional (79,31% dos casos).
• Produtos esquecidos no estoque, erros de armazenamento e exposição inadequada agravam o problema.
• Perecibilidade é crítica, especialmente em itens como termolábeis, determinados dermocosméticos e produtos infantis.

Se seu foco é reduzir perda de estoque com gestão de produtos, o primeiro alvo deve ser vencimento por excesso de compra, falta de controle de validade, exposição errada e ausência de política de desconto progressivo.

Causas do vencimento: onde a gestão de produtos falha

A Abrappe investiga, em média, quais são as causas específicas de vencimento de produtos no varejo, com resultados:​

• Excesso de compra: 26,77%
• Exposição de produto sem respeitar o PVPS (primeiro que vence, primeiro que sai): 22,49%
• Excesso de produção: 10,09%
• Não retirada de produtos próximos do vencimento: 9,04%
• Erros de inventário: 8,47%
• Ausência de controle de validade (manual ou sistêmico): 8,46%
• Produtos esquecidos no estoque: 5,83%
• Ausência de política de descontos progressivos: 5,13%
• Recebimento de produtos próximos ao vencimento: 3,52%

Traduzindo para o dia a dia da farmácia:

• Excesso de compra: comprar três meses de estoque de um item que gira pouco
• PVPS mal aplicado: colocar na frente o lote mais novo, deixando o mais antigo “escondido”, que vai vencer
• Não retirar produtos próximos do vencimento do ponto de venda para ações imediatas (promoção, devolução, remanejamento)
• Ausência de controle de validade: ninguém confere datas, não há relatório nem rotina
• Produtos esquecidos no estoque: caixas em prateleiras altas ou fundo de armário, que só são descobertas quando já venceram

Esses pontos são pura gestão de produtos e podem ser resolvidos com processo e sistema, não dependem apenas de “sorte”.

Acurácia qualitativa x quantitativa: o estoque está certo?

A Pesquisa Abrappe diferencia dois tipos de acurácia de estoques:

• Acurácia qualitativa: se o produto existe no sistema e também existe fisicamente (sem sumiço).
• Acurácia quantitativa: se a quantidade no sistema bate com a quantidade física.

A pesquisa Abrappe aponta que os setores de:​

• Informática/Telefonia tem acurácia próxima de 99% (qualitativa e quantitativa)
• Farmácias e drogarias têm acurácia qualitativa em torno de 96,33% e quantitativa ao redor de 90,85%
• Setores como materiais de construção/home center têm acurácia quantitativa de apenas 50,56%, bem pior que o farma

A própria pesquisa comenta que farmácias adotam mais acurácia qualitativa, por trabalharem com abastecimento mais contínuo e menores volumes por SKU, enquanto supermercados focam mais na quantitativa por terem grandes volumes em reserva.

Para sua farmácia, isso significa:

• Se acurácia estiver baixa, você não sabe de verdade o que tem em estoque.
• A reposição, o controle de validade e a prevenção de ruptura ficam “no escuro”.
• Melhorar acurácia é base para reduzir perda de estoque e ruptura.

Rupturas: o outro lado da moeda da perda de estoque

Reduzir perda de estoque não pode significar ficar sem produto.

A Abrappe também mede ruptura comercial (empresa não comprou ou não mandou produto para loja) e ruptura operacional (produto existe no estoque, mas não está na gôndola).

Na média, a pesquisa encontrou:

• Ruptura comercial média: 7,81%.
• Ruptura operacional média: 5,10%.

No cenário de farmácias e drogarias:

• Ruptura comercial: patamar semelhante a outros segmentos de alto giro
• Ruptura operacional: também relevante, mostrando que produto muitas vezes está no estoque, mas não chega na prateleira

Resumo:

• Você perde dinheiro tanto quando o produto vence (perda de estoque) quanto quando o cliente não encontra produto que está no depósito (ruptura).
• Gestão de produtos precisa equilibrar estoque: nem demais (vencimento), nem de menos (ruptura), com fluxo contínuo e exposição correta.

Atividades e ações para reduzir perda de estoque e ruptura na farmácia

A pesquisa lista as principais atividades da área de prevenção de perdas nas empresas:

• Gestão de estoque (validação de inventários, ajustes, análise de saldos negativos)
• Gerenciamento de inventários
• Processos/melhoria contínua (normas, procedimentos)
• Inteligência de dados (KPIs, relatórios de exceção)
• Segurança patrimonial

Além disso, a seção de Gestão de estoque recomenda boas práticas que se aplicam diretamente à farmácia:

• Comprar e receber produtos de forma adequada, evitando sobra de SKUs no estoque
• Planejar transferências (CD – Centro de Distribuição para loja) considerando histórico de vendas e sazonalidade
• Cadastrar produtos corretamente, principalmente SKUs similares
• Fazer inventários físicos periódicos com boa metodologia
• Conferir por amostragem ou 100% itens de alto risco
• Planejar promoções no momento certo (nem cedo demais, nem tarde demais)
• Criar indicadores claros e montar planos de ação monitorados
• Ter uma rotina específica de gestão de estoque, centralizando ajustes e aprovações

Aplicando isso ao contexto de produtos com validade curta em farmácias, surgem algumas ações que podem ser feitas na loja para evitar perda de estoque:

1. Controle por lote/vencimento no sistema
   • Usar ferramenta de controle por lote e data de vencimento
   • Configurar alertas com antecedência (ex.: 90, 60, 30 dias)
2. PVPS rigoroso no salão e no estoque
   • Garantir que sempre o lote que vence antes fique na frente
   • Treinar equipe para não “misturar” produto novo sobre o antigo
3. Inventário cíclico focado em produtos críticos
   • Fazer contagem semanal em categorias de alto risco (antibióticos, hormônios, dermocosméticos)
   • Comparar sistema x físico e ajustar imediatamente
4. Política de desconto progressivo antes do vencimento
   • Faltando 90 dias: desconto leve + exposição especial.
   • Faltando 60 dias: desconto maior + destaque em gôndola.
   • Faltando 30 dias: última chamada antes de pensar em devolução/doação
5. Negociação de prazo e devolução com fornecedores
   • Evitar receber produtos muito próximos do vencimento
   • Formalizar acordos de devolução para lotes que chegam com validade curta
6. Tecnologia para prevenir perdas
   A pesquisa mostra que:
   • 100% das empresas usam CFTV.
   • 77,60% usam BI.
   • 50,40% usam antenas antifurto.
   • 38,40% usam ferramentas de gestão de vencimentos.
     

Conclusão: gestão de produtos para atacar a perda de estoque na raiz

Os dados da Abrappe deixam claro:

Varejo brasileiro perdeu R$ 36,5 bilhões em 2024, com índice médio de 1,51%.

Farmácias e drogarias tiveram 2,11% de perda, com alta de 38,89% frente a 2023.

Em farmácias, vencimento responde por 79,31% das quebras operacionais.

As principais causas de vencimento são excesso de compra, PVPS mal aplicado, ausência de controle de validade e não retirada de produtos próximos do vencimento

Entretanto, com gestão de produtos bem feita, processos claros e uso de tecnologia, é possível:

• Reduzir de forma importante a perda de estoque (especialmente por vencimento)
• Melhorar acurácia de estoque
• Diminuir ruptura (comercial e operacional)
• Transformar estoque em lucro, não em lixo

Como o InovaFarma ajuda a evitar perda e ruptura de estoque

Para aplicar tudo isso na prática, você precisa de um sistema que:

• Controle estoque por lote e data de validade, com relatórios de produtos próximos ao vencimento
• Permita acompanhar inventários de produtos com facilidade
• Tenha soluções de gestão de estoque, como curva ABC, estoque regulador
• Ajude a definir estoques mínimos e máximos com base no giro real, evitando excesso de compra.
• Registre todas as movimentações de entradas e saídas de produtos

O InovaFarma oferece módulos específicos de controle de estoque, gestão de vencimentos, curva ABC, estoque mínimo/máximo e relatórios gerenciais que dão visibilidade total sobre onde sua farmácia está perdendo dinheiro com perda de estoque e ruptura.

Com esses recursos, sua farmácia passa a ter gestão de produtos profissional: compra na medida certa, controla a validade, evita ruptura e reduz ao mínimo o índice de perda de estoque.

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