Como organizar farmácia e drogaria através do método 5S

Já ouviu falar sobre 5S? Essa metodologia pode ser aplicada em como organizar farmácia e drogaria, trazendo resultados positivos para sua loja em pouco tempo.

Se você ainda não conhece, o 5S é um sistema de gestão de qualidade e organização que teve origem no Japão. Em pouco tempo, foi dividida mundialmente entre as empresas, por apresentar ótimos resultados empresarias.

E nesse artigo, vamos mostrar o passo a passo de como organizar farmácia usando a metodologia dos 5S. Confira!

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O que é uma organização?

Antes de saber sobre usar os 5s para ajudar como organizar farmácia, vamos entender, o que é, na verdade, uma organização. De acordo com Maximiano (1992):

“Uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa.

Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são todos exemplos de organizações.”

Ou seja, uma organização é constituída pela soma de pessoas, máquinas e outros equipamentos, recursos financeiros e outros.

Logo, a organização será o resultado da combinação de todos estes elementos orientados a um objetivo comum. Que no caso das empresas, é o lucro.

O que são 5s?

O 5S é uma metodologia com origem no Japão. Seu foco é na organização e eficiência do local de trabalho.

O nome 5S vêm de cinco palavras japonesas que começam com a letra S:

• Seiri (Utilização);
• Seiton (Organização)
• Seiso (Limpeza)
• Seiketsu (Padronização) e
• Shitsuke (Disciplina).

Tal abordagem visa melhorar a produtividade, a qualidade e a segurança através da implementação de 5 princípios.

Cada um dos S é um processo dentro da metodologia:

1. SEIRI: eliminar o desnecessário separando-o do necessário;
2. SEITON: significa colocar em ordem, guardando de forma ordenada tudo que é necessário;
3. SEISO: significa limpeza, eliminação da sujeira, acabando com fontes dos problemas;
4. SEIKETSU: significa asseio, padronização e higiene;
5. SHITSUKE: significa disciplina, cumprimento rigoroso de tudo que foi estabelecido.

O sucesso de como organizar farmácia com o 5s somente terá sucesso se forem praticados de forma contínua, envolvendo todos os colaboradores da loja em cada processo.

Princípios do Método 5S:

• Se você sabe e não faz, é como se você não soubesse;
• Os três primeiros S são a base para o sucesso do método;
• Ordenar é identificar;
• O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, e sim o que menos se suja;
• Organização das pessoas reflete organização do ambiente;
• Todo o trabalho tem de ser feito em equipe;
• A tolerância também é uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida certa.

Como organizar farmácia através do método 5S

1º Passo (SEIRI): Eliminar o desnecessário

Cada colaborador deve saber diferenciar o útil do inútil. Dessa forma, observe em todo o recinto da farmácia o que tem utilidade para o dia a dia.

Muitos objetos que ficam em cima do balcão de vendas podem ser jogados fora.

A ideia é ir eliminando o que não é útil. Dê atenção a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (papel, material de escritório, cadernos, ferramentas, móveis, etc.) e veja o que é apenas necessário para fazer o seu trabalho.  

Faça as seguintes perguntas:

• O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado?
• O que pode ser útil para outro setor?
• O que pode ser consertado?

Coloque todos os objetos que você considerou inútil em uma caixa ou local apropriado. Em seguida, chame os demais colegas de trabalho e veja se algo pode ser útil para eles, antes de jogar fora.

Com relação aos processos e atividades feitos dentro da farmácia, também os submeta ao crivo do 1º S (SEIRI).

Na prática, sempre que possível, elimine ou diminua o processo burocrático de ações ou arquivamento de documentos, guarde somente o que for obrigatório por lei.

Cada colaborador deve ficar responsável pelo seu espaço, sem prejudicar o espaço do outro.

Sempre deve-se questionar se algo está bom o suficiente ou se é possível ser melhorado.

2º Passo (SEITON): Colocar em ordem

Após identificar o que precisa ser jogado fora, é hora de analisar como as coisas estão guardadas, onde e por quê.

A arrumação é importante em como organizar farmácia, pois agilizar o acesso aos documentos, ferramentas e local de trabalho.

Para colocar em ordem os objetos ou processos, você pode fazer as seguintes perguntas:

• É possível encontrar qualquer produto facilmente nas prateleiras?
• O que não está guardado, precisa ficar ali mesmo?
• Todos os produtos expostos estão etiquetados com preços?
• Existe processo para todas as atividades dentro da farmácia (atendimento, compras, precificação, etc)
• Qual o melhor local para cada coisa e por quê?
• O que é necessário está à mão? O que poderia ficar guardado?

3º Passo (SEISO): Limpeza

A farmácia como local de promoção à saúde deve sempre estar limpa e apresentável. Nesse sentido, o 3º passo de como organizar farmácia é sobre a limpeza do recinto.

Reúna todos os colaboradores e levante sugestões para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Se possível, defina um dia específico para a limpeza, para que todos se organizem.

É importante que todos os colaboradores participem, fazendo a limpeza básica em conjunto, jogando papeis fora limpando seu espaço de trabalho, etc.

Compartilhe ideias com os colegas, discuta as alternativas propostas e valorize o trabalho de cada um.

Lembre-se que a limpeza vai além do ambiente, tudo que faz parte dele deve estar limpo, como uniformes, higiene pessoal dos colaboradores e asseio pessoal.

A dica é verificar os seguintes pontos:

• Os colaboradores devem se apresentar com boa aparência usando uniformes limpos, não rasgados;
• Pisos e área externa (calçada) devem estar limpos, secos e organizados, sem acúmulo sujeira;
• O ambiente deve estar limpo, sem acúmulo de materiais orgânicos ou inorgânicos;
• A farmácia deve estar livre de materiais ou equipamentos que provoquem contaminação química;
• As pessoas devem cuidar da higiene pessoal e usar os devidos equipamentos de segurança (onde aplicáveis), para garantir a integridade física;
• É importante também o cuidado com as máquinas, aparelhos, móveis e equipamentos e utensílios.

4º Passo (SEIKETSU): Padronização

A padronização nada mais é do que a uniformidade de processos.

Em outras palavras, é fazer uma atividade seguindo passos padronizados.

No caso das farmácias e drogarias, existem um documento que descreve o passo a passo que dever ser feito para a realização de um trabalho repetitivo de forma a sempre manter um padrão, chamado de POP – Procedimento Operacional Padrão.

Para determinadas atividades na farmácia, o POP é obrigatório, pois em sua maioria, são atividades que envolvem risco biológico e manipulação de substâncias.

Entretanto, a uniformidade é recomendada para todas as atividades dentro da farmácia, como atendimento, exposição de produtos, estocagem, compras, etc.

Verificar os seguintes pontos em como organizar farmácia:

• O que pode ser padronizado na farmácia? (atendimento, vendas)
• O que já é padronizado? (controle do SNGPC)
• Quais documentos indicam os procedimentos para os colaboradores? (POPs)
• É necessário rever o que já está padronizado?

5º Passo (SHITSUKE): Cumprimento das atividades

O cumprimento das atividades, ou seja, a autodisciplina dos colaboradores, é uma das partes mais importantes e cruciais em como organizar farmácia.

Isso porque é nessa fase em cada um dos envolvidos terá que desenvolver seu próprio senso de ordenação e assumir o compromisso com a metodologia 5s e com suas atividades.

Cada um fazendo a sua parte contribui para o desenvolvimento de toda farmácia.

Cada colaborador deve estar ciente de suas responsabilidades, ter suas funções definidas e ser treinados para que haja eficiência na prestação dos serviços.

O gestor precisa detectar rapidamente qual colaborador está descompromissado em como organizar farmácia, assim, orienta-lo novamente, e caso necessário, fazer o desligamento do quadro de funcionários.

Um colaborador sem compromisso pode contaminar os demais.

Roteiro de como organizar farmácia com o 5S

1ª etapa: Equipe de implantação

Escolha, no mínimo, 3 colaboradores de diferentes áreas da farmácia (balcão, estoque, limpeza) e 1 uma pessoa da administração (gerente ou dono).

Essa equipe terá a disponibilidade para conduzir o processo, orientar, esclarecer dúvidas e acompanhar todo o processo de como organizar farmácia com o 5s.

2ª etapa: Planejamento de ações

A equipe de implantação dos 5s de como organizar farmácia deve:

• elaborar um cronograma;
• determinar as ferramentas que serão utilizadas;
• dividir as atividades e ações.

Em seguida, as tarefas e as responsabilidades devem ser distribuídas e todos devem se comprometer com os prazos de cumprimento.

3ª etapa: Levantamento de ações

Faça um levantamento de tudo que pode ser melhorado. Depois a equipe deve se reunir com todos os colaboradores e apresentar e discutir o que foi destacado como ponto de melhoria.

Assim, as falhas, as ações corretivas, sugestões de melhoria vão surgir, logo, é importante a opinião de cada um, apontando as soluções e responsabilidades de cada qual.

Nessa etapa, todos precisam estar cientes de suas responsabilidades, ou seja, o que cada um precisa fazer.

É importante registrar a situação atual da farmácia, em todos os ambientes, antes da aplicação dos 5s. Registre por meio de fotografias, para depois fazer uma comparação com o resultado.

4ª Etapa: Implantação

Nesta fase, a equipe pode iniciar o trabalho de como organizar farmácia com todos os colaboradores da farmácia, aplicando a metodologia 5s.

A equipe também pode explicar os objetivos do trabalho, mostrar as vantagens do programa e os benefícios, caso ainda exista alguma resistência por parte dos colaboradores.

Lembre-se que as responsabilidades devem ser divididas de acordo com as áreas de trabalho, ou seja, o farmacêutico terá responsabilidades específicas, diferentes do balconista, e assim por diante.

Em cada ação, o pessoal envolvido deve se reunir para esclarecer as dúvidas e trocar exemplos que deram certos.

A interação da equipe com o pessoal envolvido é importante, para que não fiquem dúvidas a respeito da metodologia 5s.

5ª Etapa: Acompanhamento

O ideal é que a equipe faça um mapa de acompanhamento mensal para verificar os benefícios, os resultados, as mudanças que a metodologia 5s trouxe em como organizar farmácia.

Com o tempo, cada colaborador irá criar o hábito de aplicar inconscientemente os 5s na farmácia.

Conclusão

Ao adotar a metodologia 5s as farmácias podem ter uma série de benefícios, como maior eficiência operacional, redução de custos e melhoria na qualidade dos serviços oferecidos.

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