Entenda a diferença entre Administração e Gestão em Farmácia

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O empreendedor que atua (ou deseja entrar) no ramo do varejo farmacêutico se depara com um mercado cada vez mais competitivo; não há mais espaço para o amadorismo perante a penetração das grandes empresas atacadistas com foco na Administração e Gestão em Farmácia.

Conforme dados divulgados amplamente pelo SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), de cada 4 empresas constituídas no Brasil, 1 fecha as portas antes mesmo de completar 2 anos de idade no mercado. Em termos percentuais representando 25% de mortalidade dos negócios recém-abertos.

Essa taxa elevada tem explicação muito clara: a inexistência de planejamento e dificuldade de colocar em prática ações simples de Administração. O problema é que nem todos sabem dizer claramente como aplicar esses conceitos no dia a dia do negócio. Continue a leitura e descubra como fazer isso na farmácia!

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Será mesmo que é possível tocar uma farmácia sem que haja o mínimo de Administração?

Essa dúvida costuma ocorrer corriqueiramente. Vamos então esclarecer: Administração é o conjunto de recursos que a empresa possui. Eles podem ser:

A Administração está presente em todos os níveis da empresa:

Estratégico

No nível estratégico atuam os Administradores. São eles os profissionais que cuidam do planejamento de todos os setores da empresa. De certa forma são os responsáveis por:

  • avaliar as tendências do mercado;
  • quais são as forças e fraquezas da empresa (SWOT);
  • estão sempre buscando atingir a visão, missão; e
  • manter os valores da empresa; entre outros.

Muitas vezes o próprio dono da farmácia está presente nesse nível.

Tático

Os Gestores da empresa atuam no nível Tático. São eles os responsáveis por delegar e acompanhar as tarefas à cada setor hierárquico. Podemos citar como exemplo o Gerente da farmácia sendo o profissional que se enquadra nesse nível administrativo.     

Operacional

É a base da empresa, sendo constituída pelos profissionais que realizam as tarefas do dia a dia. Na farmácia os colaboradores que atuam no:

  • balcão de vendas;
  • atendimento de clientes;
  • entrega de produtos;
  • recebimento e armazenamento dos itens; entre outros

estão exercendo funções operacionais. 

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Aqui cabe um parêntese: Jamais confunda Administração com Gestão!

Gestão é a metodologia utilizada para se alcançar determinado objetivo dentro da empresa. A Gestão pode utilizar vários métodos para atingir um objetivo, ou seja, a Gestão usa os recursos da Administração da empresa em prol do atingimento das metas.

Por exemplo:

O Nível Estratégico identificou no mercado que é possível a farmácia vender 20% a mais do produto X no ano corrente em relação ao ano anterior. Uma possível Gestão encontrada pelo Nível Tático para viabilizar o cumprimento da meta foi capacitar os Recursos Humanos (colaboradores), que atuam diretamente com as vendas, no Nível Operacional.

Gestão não é sinônimo de Administração!

Erroneamente esses termos são largamente empregados em contextos completamente distintos dos seus reais significados, principalmente por pessoas que não são formadas na área.

Conforme elucida Stephen Kanitz (Mestre em Administração de Empresas pela Harvard University), a morfologia do conceito Gestão está atrelada à Gesto, Gesticulação. Então Gestores são aqueles que articulam, gesticulam e apontam onde os produtos devem ser colocados, por exemplo: “Coloque naquela prateleira, bem ali!”.

Para Henri Fayol (1841-1925) – engenheiro de minas idealizador da Teoria Clássica da Administração, que deu origem à Gestão Administrativa – Administrar é o processo de tomar decisões (POCCC) de:  

  • prever;
  • organizar;
  • comandar;
  • coordenar; e
  • controlar;

Parafraseando Peter Drucker (1909-2005) – considerado por muitos estudiosos como o pai da administração moderna de empresas – podemos dizer que as funções Administrativas (PODC) são:

  • planejamento;
  • organização;
  • direção; e
  • controle. 

De forma descomplicada podemos afirmar que o Gestor é o profissional que atua no Nível Tático com questões operacionais dentro da empresa. Enquanto que o Administrador tem suas atribuições direcionadas ao Nível Estratégico da empresa. Administrar não é só dar ordens aos colaboradores!

Mas qual a verdadeira importância de ter entendimento sobre Administração?

Mais do que conhecer os conceitos é necessário saber como aplicá-los no contexto vivenciado pela sua farmácia. Apesar da teoria ser algo pouco convidativo, é sim possível trazêla para o dia a dia do negócio. Então vamos lá:

É notória que toda organização é composta por pessoas com habilidades técnicas e operacionais. No geral encontramos a farmácia seccionada entre:

  • gerente (dono/gestor, responsável legal) – estratégico / tático;
  • farmacêutico (responsável técnico) – operacional;
  • balconistas/vendedores/caixas (colaboradores em geral) – operacional;

Dito isso é preciso identificar quais são as pessoas que detém os requisitos básicos e desejáveis para o desempenho de tal atribuição que exige perícia técnica ou operacional.

Em um exemplo rápido, apenas delegar uma tarefa não vai garantir que a mesma seja cumprida com eficiência. De forma prática, a busca pela máxima eficiência precisa das pessoas “certas”. Se você, caro leitor, é dono de farmácia, porém não têm o mínimo conhecimento sobre formação de preço, é melhor delegar essa função para outra pessoa de melhor capacidade técnica/estratégica.  

O primeiro erro que culmina ao insucesso de qualquer negócio é justamente isso, julgar que as tarefas podem ser realizadas por qualquer colaborador. Indo mais além, antes menos de delegar tarefas é de suma importância ter processos bem definidos.

“Toda a organização está sempre competindo por seu recurso mais essencial: pessoas qualificadas e com conhecimentos.” – Peter Drucker

Administração sem processo é mesmo que um carro sem volante!

Processos na administração são conjuntos de ações que visam atingimento de um objetivo. Já ouviu falar do termo POP (Procedimento Operacional Padrão) em farmácias? Então, ele é um documento com instruções em sequência (processo) para a realização de determinada atividade.  

Na farmácia é recomendável que todas as atividades do dia a dia tenham processos a serem seguidos. De forma lúcida, é como se as tarefas tivessem um “manual” de como deveriam ser realizadas. Pense nisso na contratação de um novo colaborador. Como esse profissional deve atuar dentro da farmácia?

Quando não existem processos, o colaborador tende a realizar a tarefa de forma empírica, observando outros colaboradores. Isso têm um custo alto para a farmácia, uma vez que esse colaborador dificilmente atingirá o ápice de produtividade, pois não existe um processo definido para suas atividades.

Esses processos devem ser constantemente revisados e atualizados. Uma tarefa deve sempre melhorada buscando a máxima performance ao menor custo possível. E isso exige Administração!

Então agora me responda: qual farmácia consegue prosperar sem planejamento, organização, direção e controle?

Conclusão

A administração quando bem utilizada de forma profissional, faz com que os riscos de empreender um estabelecimento farmacêutico sejam mitigados ao ponto de uma margem aceitável de segurança.

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Em outras palavras, utilizando as técnicas da administração que lhe conferem ferramentas para planejar, controlar e implementar processos, é possível ter um negócio de sucesso conforme as variáveis do mercado com riscos toleráveis.  

Mais do que ter controle e processos bem definidos dentro da sua farmácia, é também fundamental possuir um software capaz de entregar ferramentas de automação e controle para administrar seu negócio.

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