7 dicas práticas para o caixa de farmácia sempre bater

O caixa de farmácia é o local onde passam diariamente todas as movimentações de saída (vendas) do estabelecimento farmacêutico. Qualquer erro, mesmo que seja ínfimo, ocasiona divergências financeiras que muitas vezes são onerosas para serem identificadas e sanadas.

Evitar esse cenário não é algo muito complicado, longe disso. E para provar que é perfeitamente possível descomplicar a gestão de caixa na sua farmácia, trouxemos 7 dicas práticas fazer as conferências sempre baterem no final do dia no caixa de farmácia. Continue a leitura para conferir!

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Quais são os principais problemas encontrados no caixa de farmácia?

O maior problema encontrado ao deixar de fazer um controle de caixa corretamente é perceber que a farmácia não tem controle nas entradas e saídas. Nesse cenário, alguns pontos devem ser observados:

  • A falta de controle de entrada ou saída de recursos;
  • Valores arrecadados no caixa diferentes do registrado no sistema;
  • Falta de organização;
  • Misturar despesas pessoais e empresariais;
  • Não categorizar os lançamentos;
  • Contar com valores que não entraram no caixa.

Qual a importância de ter manter um caixa de farmácia organizado?

Por meio de processos bem definidos, o caixa de farmácia pode-se ter uma visão clara da situação real da empresa, o que é essencial para auxiliar a tomada de decisões estratégicas baseadas em informações sólidas e consistentes.

Evitar gastos desnecessários

Com os números corretos no caixa de farmácia pode-se ter uma real noção dos gastos desnecessários que estão sendo tomados na farmácia. Isso permite uma melhor análise e distribuição do dinheiro que entra na empresa entre os diversos setores e colaboradores.

O acompanhamento dos gastos também contribui para a análise da necessidade de complementação do capital de giro. Isso porque, se houver déficit, talvez seja melhor buscar formas de aumentar esse capital, a fim de evitar o gasto com juros, por exemplo.

Melhorar o planejamento de gastos

Observar o fluxo de caixa por um período possibilita um melhor controle e planejamento de gastos em períodos específicos. Com isso, a gestão pode facilmente concluir se o caixa está com as contas apertadas ou se há alguma sobra de dinheiro.

Além disso, o controle de caixa de farmácia permite avaliar se os valores a receber serão satisfatórios para pagar as contas que estão para vencer. Dessa forma, pode-se conferir com segurança se é possível assumir novos gastos.

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Melhorar a análise sobre o negócio

O fluxo de caixa possibilita avaliar e planejar melhores políticas sobre prazos de pagamentos e recebimentos. Outra possibilidade é a análise se o momento é adequado para as reposições de estoques levando em consideração o prazo de pagamento e dinheiro disponível em caixa.

Analisar o controle de caixa de farmácia também contribui para melhorar o financeiro da empresa, já que sua análise permite avaliar se o momento é favorável para realizar promoções de vendas, por exemplo.

Como trabalhar no caixa de farmácia

1. Definir o padrão de abertura e fechamento do caixa

Ter um passo a passo a ser seguido por todos os colaboradores contratados da farmácia é fundamental para minimizar os erros operacionais que eventualmente podem ocorrer. No caso das farmácias e drogarias, esse passo a passo é definido pelo POP (Procedimento Operacional Padrão).

Definir o POP para abertura e fechamento do caixa de farmácia

O ideal seria ter POPs para todos os processos realizados na farmácia. Mas na realidade isso é muito difícil de acontecer, então priorize os POPs para processos que realmente impactem no faturamento do negócio. E um desses processos é indiscutivelmente a abertura e fechamento do caixa de farmácia.

Seguir uma rotina muito bem definida no caixa evita erros que comprometem o financeiro da farmácia. Então o primeiro passo é determinar como o colaborador irá fechar e abrir o caixa. Isso pode ser feito de duas formas: por Dia ou por Turno.

Abertura de Caixa por Dia

Se optar por Dia, o caixa deverá ser aberto e fechada uma única vez no dia de trabalho. A principal vantagem nessa escolha está justamente em realizar a operação uma única fez.

Em contrapartida a desvantagem é que independentemente da troca de colaborador, o caixa permanecerá aberto até que o dia se encerre. Essa opção é indicada para farmácia de menor porte, que tenham 1 ou 2 caixas disponíveis, com baixa rotatividades de operadores de caixa.  

Abertura de Caixa por Turno de Colaborador

Já quando optado por abrir e fechar o caixa por Turno, a operação é efetuada toda vez que há troca do operador de caixa. A desvantagem é que esse processo pode ser repetido diversas vezes ao dia, exigindo um controle rigoroso de malotes pelo setor financeiro da farmácia.

Porém para farmácias de médio e grande porte, que possuem muitos colaboradores e ficam abertas quase que 24 horas por dia, a vantagem está em que cada colaborador fica sendo responsável pelos valores recebidos no caixa no momento do seu turno. Dessa forma é mais fácil responsabilizar o colaborador certo por alguma falha cometida no caixa de farmácia.

Depois é essencial determinar a rotina que guiará o colaborador na execução da atividade. Veja um exemplo:

POP para Abertura do Caixa de Farmácia

  1. receber o malote do setor financeiro;
  2. registrar por escrito o recebimento do malote;
  3. realizar acesso com o usuário no sistema de farmácia;
  4. acessar a tela caixa;
  5. abrir o caixa;
  6. registrar o suprimento de R$200,00 em dinheiro;
  7. inserir os valores do malote dentro do caixa;
  8. registrar todas as vendas e formas de pagamento;
  9. realizar recebimentos de pagamentos;
  10. guardar todos os comprovantes e canhotos de recebimentos;
  11. realizar a baixa na conta do cliente dos valores recebidos;
  12. caso o caixa atingir um valor de R$600,00 solicitar a sangria para o financeiro;
  13. registrar o colaborador que realizou a sangria;

POP para Fechamento do Caixa de farmácia

  1. solicitar ao sistema de farmácia o fechamento de caixa;
  2. conferir os valores físicos no caixa com os valores registrados no sistema;
  3. inserir observação pertinente de algum ocorrido no período;
  4. inserir a senha do usuário para o fechamento;
  5. colocar os valores no malote;
  6. entregar o malote para o responsável pelo financeiro;
  7. assinar o termo de entrega do malote;
  8. finalizar turno na farmácia.

Evidentemente que esses passos podem ser personalizados conforme a rotina da sua farmácia, mas são úteis para ter uma ideia de como é simples criar um POP com a cronologia que o colaborador deverá seguir ao realizar sua atribuição.

Uma boa dica é sempre atualizar o POP colhendo feedback dos envolvidos, observando se existe uma melhor forma de otimizar o processo ou talvez aumentar ainda mais a segurança.  

2. Registrar as vendas com a forma de pagamento correta

O primeiro passo para manter a organização é se conscientizar da importância de registrar toda a movimentação no caixa de farmácia. Por mais insignificante que ela possa parecer, deve-se ter muita disciplina a fim de não deixar passar qualquer coisa ou, até mesmo, deixar para registrar depois e cair no esquecimento.

O pior “inimigo” da farmácia, por assim dizer, pode estar na inconsistência das informações registradas no sistema. Em outras palavras, quando o colaborador do caixa registra uma forma de pagamento incorretamente no sistema de farmácia, essas informações incorretas vão gerar relatórios de demonstrativos que não condizem com o cenário do estabelecimento.

O resultado dessa imperícia são panoramas distorcidos da realidade, ou seja, o gestor ao analisar os demonstrativos ao final do período de apuração poderá tomar decisões precipitadas.

Por exemplo:

O fluxo do caixa de farmácia apontado nos relatórios é muito inferior ao dinheiro que realmente consta no cofre da farmácia, isso acontece pois as vendas em dinheiro não foram registradas dessa forma no sistema.

Em outro exemplo podemos citar as vendas no cartão de crédito. Essas operações geram taxas cobradas pelas Adquirentes e Bandeiras. Caso o operador de caixa não registre as vendas como de fato foram realizadas, no fechamento do mês, ao receber as quantias das vendas no cartão, poderá haver margem para diferença de valores.

Ou seja, a farmácia deveria estar recebendo uma quantia, mas seus relatórios internos apontam outros valores, justamente pela ausência de registro no momento da venda.  

Realize o lançamento diário da movimentação

Não importa o tipo de caixa utilizado, o lançamento da movimentação deve ser diário. A negligência no lançamento da movimentação pode causar falhas na conferência dos valores e consequentes prejuízos para a empresa. Por isso, essa atividade deve ser prioridade para um controle eficaz.

Então, está convencido que a melhor alternativa sempre é o registro correto de qualquer informação no sistema de farmácia? Comece agora mesmo esse bom hábito, incorporando na cultura organizacional do seu negócio.

3. Avisar o operador a hora de fazer sangria no caixa de farmácia

Já ouviu aquela história que nunca é recomendo caminhar com a carteira cheia de dinheiro pelas ruas? Então o conceito se aplica também para o caixa de farmácia, especialmente quando o estabelecimento está localizado em grandes centros urbanos com altos índices de assaltos.

Preservar os recebíveis do caixa pode ser feito através da chamada “sangria”. Isso nada mais é do que a retirada de valores do caixa. Não existe um consenso único para quando dever ser feita a sangria. Mas em via de regra acima de R$600,00 disponíveis já é considerável praticar a sangria.

Lembrando que essa quantia varia conforme a realidade de cada negócio, podendo esse valor em alguns casos ser atingido em poucos minutos, dependendo do fluxo de vendas. Então cabe ao gestor financeiro analisar qual o melhor valor para ser transferido para o banco ou próprio cofre da farmácia.

Para auxiliar nesse processo de retirada, existem bons sistemas de farmácia que já possuem o recurso de aviso automático quando os totais do caixa atingem a quantia pré-determinada pelo financeiro.

Deste modo o colaborador recebe um aviso do sistema que deverá ser realizada a sangria do caixa, sendo que toda a operação é registrada em detalhes, podendo ser consultada posteriormente nos relatórios.

Como trabalhar com sangrias e suprimentos no caixa de farmácia

4. Definir somente um responsável pelo caixa

Ter um processo muito bem definido é sem dúvida a melhor tomada de decisão que a farmácia pode escolher para sua organização administrativa. Isso traz segurança e melhora a apuração de eventuais problemas ou inconsistências que podem surgir na execução de uma determinada tarefa.

Trazendo essa teria para o dia a dia, o caixa da farmácia deve ter uma rotina muito bem exemplificada para os colaboradores. Além disso, é de suma importância delegar a responsabilidade dos valores e movimentações financeiras que ocorrem no caixa de farmácia somente para colaboradores específicos.

O ideal é identificar um perfil de colaborador que seja adequado para lidar com organização e controle financeiro, pois o caixa de farmácia é um lugar de alto giro e precisa de muita atenção com números. Colocar uma pessoa inexperiente para operar o caixa não é uma opção viável, tampouco uma pessoa que você não tenha plena confiança.

Nesse aspecto o sistema de farmácia pode te ajudar. Existem boas alternativas para proteger o caixa da farmácia, como por exemplo a opção de “Caixa Cego”, que limita a visualização dos valores totais recebidos.

Também pode ser utilizado a opção de Definição de Acesso, isto é, quando o sistema bloqueia uma ação que o colaborador não está autorizado a realizar no caixa, como por exemplo:

  • sangrias de valores;
  • edição de vendas realizadas;
  • alteração de informações das vendas;
  • acesso a outras telas do sistema não relacionadas ao caixa;

E o melhor, o bloqueio é informado diretamente no celular do dono da farmácia ou pessoa responsável pela gerência. Então o acesso pode ser permitido ou negado, de forma remota, ou seja, sem a necessidade de deslocamento até a loja. Depois, também é possível acessar e visualizar todo o histórico de liberações ou bloqueios que o colaborador solicitou.

5. Usar o TEF nas vendas com cartão na farmácia

Antes de mencionar a importância de priorizar o recebimento de cartão de crédito/débito por meio do TEF, é necessário compreender do que se trata especificamente.

Para que você entenda de forma resumida, existem basicamente no varejo dois tipos de maquinhas: POS e TEF. As que utilizam a rede telefônica para se comunicaram, e não possuem homologação com o sistema de automação da farmácia, conhecidas como máquinas POS (Ponto de Venda, em tradução livre do inglês: Point Of Sale).

E as mais modernas, que utilizam a internet para se comunicarem, e em sua maioria já possuem integração com o sistema de automação da farmácia, são conhecidas como máquinas de TEF (Transferência Eletrônica de Fundos). O TEF é um sistema que permite pagamentos eletrônicos através da comunicação entre a automação comercial e as empresas adquirentes.   

Já deu para notar que o TEF é uma geração melhor do POS. As vendas registradas no caixa de farmácia quando pagas por meio do TEF trazem os seguintes benefícios para a farmácia:

  • mais segurança e automação do registro da informação;
  • não é necessário conferir o canhoto (comprovante) do cartão;
  • as vendas já são registradas diretamente no sistema de farmácia;
  • as taxas das Adquirentes (empresas que fazem a intermediação com os Bancos e Bandeiras) são configuráveis no sistema.
  • a conciliação de valores pode ser feita diretamente pelo software de farmácia.

Como fazer baixa de cartões no caixa de farmácia

6. Manter o fluxo de caixa adequado

Basicamente o fluxo de caixa é o montante de dinheiro recolhido pela farmácia num determinado período, sendo este usado para pagar despesas ou novas aquisições. Em resumo, o fluxo de caixa são os valores que entram e saem do caixa de farmácia.

Existem formas diferentes para fazer o controle de fluxo de caixa de farmácia. Conheça os principais a seguir:

Fluxo de caixa projetado

Nesse modelo, os registros das movimentações são feitos no caixa de farmácia com uma grande riqueza de detalhes. Isso significa que o controle é feito com o propósito de identificar a movimentação tanto referente ao cenário atual quanto com base em um pequeno prazo projetado.

Dessa forma, há uma melhor visão do cenário financeiro como um todo, o que permite um planejamento com dados precisos e sólidos.

Fluxo de caixa diário

Nesse modelo, o foco está sob todas as movimentações diárias de entrada e saída no caixa de farmácia, o que é essencial em uma drogaria. Isso acontece porque o varejo é um tipo de negócio que precisa manter o controle diário de sua movimentação, o que possibilita uma visão rápida de qualquer alteração no fluxo e permite tomada de ações quase que instantâneas.

7. Use as tecnologias do seu sistema de gestão

A falta de controle e organização do caixa trazem muitos problemas. Não saber qual é a real movimentação do dia, a diferença entre os valores do caixa e do sistema, além de a conta não fechar no final do mês. Todos esses problemas podem ser evitados com um sistema de gestão.

O uso da tecnologia para auxiliar o controle de caixa de farmácia é uma maneira de tornar essa atividade mais ágil e segura. Imagine o trabalho em fazer todos esses registros de forma manual?

Portanto, a utilização de um software de gestão possibilita que boa parte dos registros já sejam criados conforme ocorrem as movimentações pelo próprio sistema, como o registro da venda de um produto ou ao fazer a gestão de compras. Além disso, contribui para a redução de erros operacionais, contribuindo efetivamente para o caixa sempre bater ao final do dia.

Conclusão

Fica claro como o fechamento e abertura do caixa de farmácia é algo vital para o bom funcionamento da farmácia. Mas todos esses processos de:

  • definir um POP;
  • registrar as formas de pagamento;
  • usar preferencialmente o TEF;
  • estipular sangrias;
  • e ter um responsável exclusivo para o caixa

Precisam ser continuamente seguidos para terem bons resultados.

Felizmente essas tarefas não precisam ser manuais, podem ser facilmente automatizadas pelo sistema de farmácia, para que seu negócio ganhe performance. E nisso podemos te ajudar!

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