SNGPC Anvisa: Passo a passo para evitar erro na transmissão do arquivo

SNGPC Anvisa: 7 passos para evitar erro na transmissão do arquivo

Fazer o controle de medicações é uma questão de saúde pública, pois o uso abusivo de substâncias controladas pode causar diversos males às pessoas. Por isso, com o objetivo de monitorar o uso de medicamentos e substâncias controladas a ANVISA criou o Sistema Nacional para Gerenciamento de Produtos Controlados – SNGPC Anvisa.

Antes da implantação do sistema o controle era manual, o que era muito demorado e fazia com que essas informações não refletissem a condição real dos medicamentos. Porém, mesmo com o novo sistema, ainda ocorrem problemas que fazem com que o arquivo retorne à farmácia para que sejam feitas as devidas correções.

A seguir, falaremos sobre a importância do SNGPC e mostraremos 7 dicas para evitar os problemas que podem ocorrer com a transmissão do arquivo. Acompanhe a leitura!

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Sumário

O que é SNGPC Anvisa?

O site SNGPC (Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados) é um sistema da Vigilância Sanitária que entrou em vigor entre 2007 e 2008, substituindo a forma tradicional que o farmacêutico registrava as movimentações de produtos controlados.

Antes do SNGPC Anvisa todas os registros de entrada e saída ficavam apenas na farmácia, feitas de forma manual. Isso dificultava muito o controle e a fiscalização dos medicamentos entorpecentes, psicotrópicos e antimicrobianos, considerados perigosos para a saúde.

Folha de Livro de Registro - SNGPC Anvsia
Escrituração de movimentação de Controlados

Depois do lançamento do SNGPC todas as farmácias e drogarias passaram a enviar para a Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) as movimentações de entrada (compras e transferências) e saída (vendas, transformações, transferências e perdas).

A legislação para o monitoramento de medicamentos foi criada por meio da Resolução da Diretoria Colegiada — RDC Nº 27, em 30 de março de 2007. A partir de então, as farmácias e drogarias são obrigadas a enviar um arquivo que contém a movimentação diária de produtos controlados.

Agora isso é feito obrigatoriamente por meio eletrônico no próprio sistema da farmácia. Porém existem muitas dúvidas sobre o que pode ou não pode ser feito na transmissão dos arquivos. Por isso “abrimos a caixa preta do SNGPC Anvisa” e respondemos as dúvidas que você provavelmente não sabia sobre o Portal do SNGPC. Confira!    

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Entenda a importância do SNGPC

Estar em dia com essa transmissão é extremamente importante para a farmácia. Isso porque, se houver uma fiscalização do governo e o estabelecimento não tiver cumprido essa tarefa, poderá ser multado.

É importante dizer que a ANVISA não fornece um software para a geração do arquivo. Portanto, é preciso que a farmácia utilize um software que seja capaz de fazer esse processamento. O que é uma boa alternativa, já que além de ficar em dia com a vigilância sanitária, ainda proporcionam outros benefícios, como mais agilidade ao atendimento, auxílio na tomada de decisões etc.

SNGPC passo a passo: como evitar problemas com a transmissão do arquivo para o Portal Anvisa

1. Siga o padrão correto do formato do arquivo

Os arquivos a serem transmitidos para o SNGPC Anvisa seguem o padrão XML — eXtensible Markup Language —, um formato de marcação utilizado no mundo todo para transmitir dados. Seu layout segue uma estrutura que permite a validação do seu conteúdo pelo sistema receptor.

Portanto, se ele não estiver com as marcações corretas conforme a especificação da vigilância sanitária, não será processado e retornará a mensagem correspondente à falha de formato do arquivo.

Por isso, é importante se certificar que o software utilizado na farmácia é capaz de gerá-lo dentro dos padrões exigidos. Para isso, é preciso fazer algumas verificações, entre elas:

  • Checar se as tags estão corretas e completas;
  • Conferir se o cabeçalho está correto e completo;
  • Certificar-se que o arquivo segue a codificação UTF-8.

2. Nunca transmita o arquivo de movimentação antes do inventário

Como mencionamos, o objetivo do sistema é fazer o controle do estoque dos medicamentos controlados da farmácia. Para isso, é preciso que haja o envio do arquivo de inventário, que corresponde à abertura do controle de estoque. Ou seja, nele são informados todos os produtos existentes na farmácia que farão parte do controle e da quantidade de cada um.

Somente após o envio do inventário as movimentações de estoque devem ser enviadas. A tentativa de transmissão para o SNGPC Anvisa da movimentação sem haver um inventário aberto fará com que o sistema da ANVISA retorne um erro de processamento.

É importante lembrar que, caso haja a troca do farmacêutico responsável pelas informações do arquivo, é preciso fechar o inventário atual e abrir um novo, com o responsável atual. Pular alguma etapa causará erros no sistema.

3. Faça um controle de estoque eficiente antes de transmitir para o portal SNGPC Anvisa

Outro erro comum que prejudica o envio é o saldo do estoque. Ou seja, é fundamental que ao fazer o inventário os valores informados correspondam à realidade do estoque. Se houver divergência, com a informação transmitida informando a venda de um produto que na ANVISA consta com outro valor, o processamento não será concluído com sucesso.

Portanto, é fundamental manter um controle de estoque preciso e rigoroso. E para fazer isso você pode usar o próprio sistema da farmácia para, através de uma auditoria automática entre o saldo no estoque com o saldo declarado para o portal Anvisa.

Auditoria de estoque de produtos controlados

4. Tenha atenção ao período em que as informações se referem

A transmissão para o SNGPC Anvisa deve ser feita pelo menos uma vez por semana. É importante observar se o conteúdo está de acordo com o período sequencial.

Por exemplo:

Suponha que a última transmissão tenha sido no dia 10 de janeiro, isso significa que o próximo conteúdo deve iniciar a partir de 11 de janeiro, mesmo que nesse dia não tenha acontecido nenhuma venda de produto controlado.

Outra observação importante é que o arquivo não pode conter dados referentes a períodos maiores que 7 dias. Portanto, qualquer divergência com relação a esses requisitos fará com que o dado não seja aceito pela vigilância sanitária.

5. Verifique se o responsável técnico está correto

O farmacêutico deve ser cadastrado no SNGPC Anvisa como responsável técnico (RT). Portanto, ao gerar um arquivo o CPF desse responsável é atribuído a ele. Além disso, ao transmiti-lo à ANVISA o farmacêutico precisa informar o seu login e senha.

Dessa maneira, é imprescindível que o CPF que consta no arquivo seja o mesmo do farmacêutico que o transmitirá, já que o sistema fará essa conferência e, em caso de divergência, os dados serão rejeitados.

6.  Informe o tipo de receituário correto antes do envio para o SNGPC Anvisa

Existem diversos tipos de receituários para os remédios controlados e cada um possui um código específico. Por isso, quando um medicamento é vendido, é preciso constar no registro qual é o tipo de receituário correspondente a esse produto. A falta ou o erro dessa informação ocasiona a devolução do arquivo com mensagem de erro.

Uma boa dica é usar o celular para digitalizar a receita direto para dentro do sistema da farmácia, assim a receita já anexada na venda do controlado no SNGPC.

Digitalização de receita do SNGPC pelo celular

7. Tenha cuidado com a inconsistência de dados

Outro problema muito comum quando é feita a transmissão para o SNGPC Anvisa, é a inconsistência de dados. Nesse caso, podem ocorrer erros de digitação, como informar código de medicamento inexistente ou digitar o número do lote errado etc.

Pode haver, também, falhas nos campos obrigatórios no arquivo XML, como preenchimento com dados errados ou o envio com campos em branco. Portanto, é fundamental se certificar de informar os dados corretos e verificar se todas as informações obrigatórias estão consistentes.

13 dúvidas respondidas que você não sabia sobre o site SNGPC!

Agora que você já sabe como evitar o erro do arquivo ao fazer a transmissão das movimentações de controlados para o SNGPC Anvisa, confira nossa lista com 13 dúvidas respondidas sobre o Portal SNGPC.

#1 Não é preciso transmitir os arquivos para o SNGPC nas férias do farmacêutico!

Para farmácias que possuem apenas um único farmacêutico(a) como responsável técnico, durante o período de 30 dias não é necessário enviar os arquivos de movimentação de controlados.

Porém o responsável técnico precisa acessar o site SNGPC Anvisa, clicar em Informar Ausência e preencher a data inicial e final de suas férias. Esse período não pode exceder 1 mês.   

>> Acesso SNGPC

Portal da Anvisa - Informa ausência de Farmacêutico

#2 Como provar para a Vigilância Sanitária que a farmácia está em dia com o SNGPC?

O responsável técnico pode acessar o site SNGPC Anvisa, clicar em Relatórios e depois clicar em Certificado de Transmissão Regular. Vale lembrar que só é possível emitir esse certificado se a farmácia:

  • Possuir um inventário confirmado com pelo menos 30 dias;
  • Ter transmitido 4 arquivos XML nos últimos 30 dias (os arquivos não podem ter sido recusados);
  • O último arquivo de movimentação transmitido e aceito, deve ser menor ou igual a 10 dias da data de solicitação do certificado.
Portal do SNGPC - Certificado de Transmissão Regular

#3 Se a farmácia trocar de farmacêutico é necessário gerar um novo CED no SNGPC Anvisa?

Sempre que o responsável técnico do estabelecimento farmacêutico for substituído por outro profissional, será necessário emitir novamente o Certificado de Escrituração Digital (CED) com os dados atualizados.

Para fazer isso basta acessar o site SNGPC com os dados do novo farmacêutico, clicar em Relatórios e depois na opção Certificado de Escrituração Digital.

Será aberta uma nova janela no navegador web com o documento disponível para download. Depois de ser impresso, o CED deve ser colocado em local visível dentro da farmácia.

Portal do SNGPC Anvisa - Emitir certificado Escrituração Digital

#4 Quando é necessário finalizar o inventário no portal do SNGPC Anvisa?

O inventário do SNGPC é a declaração de todo o estoque de medicamentos controlados que existem fisicamente na farmácia. A Anvisa permite que seja “zerado” essas informações declaradas para o SNGPC Anvisa nos seguintes casos:

  • Para ajuste (quando as informações declaradas divergem);
  • Quando a farmácia troca o Responsável Técnico do inventário;
  • Baixa de responsabilidade técnica (quando o farmacêutico perde sua licença do CRF);
  • Encerramento de atividade com controlados (quando a farmácia desiste de vender medicamentos controlados);
  • Por determinação da autoridade sanitária (é encontrado irregularidades na fiscalização do estabelecimento);
  • Período de Férias ou Licença do farmacêutico.

A opção de finalizar o inventário somente estará disponível no portal do SNGPC caso o último inventário XML enviado tiver sido aceito.

O inventário pode ser finalizado no próprio sistema de farmácia, porém será necessário fazer esse procedimento no próprio site SNGPC Anvisa, clicando no botão Finalizar Inventário. Em seguida você terá que selecionar um motivo.

SNGPC Anvisa - Finalizar inventário

#5 É preciso finalizar o inventário quando a farmácia troca de sistema?

Não. Apenas será necessário que o farmacêutico faça o ajuste do estoque no novo sistema da farmácia, conforme os dados do sistema antigo que constam no inventário declarado no SNGPC Anvisa.

Assim a transmissão dos arquivos XML das movimentações de controlados será feita normalmente, sem a que seja preciso finalizar o inventário.

#6 O responsável legal da farmácia também pode acessar o SNGPC?

A Anvisa somente permite o acesso das funções do SNGPC ao responsável técnico. Porém a única exceção é a possibilidade de cadastro do farmacêutico no site SGNPC. O responsável técnico poderá visualizar três opções ao acessar o SNGPC Anvisa:

  1. Associar responsável técnico;
  2. Dados da empresa;
  3. Sair do sistema.
SNGPC Anvisa - acesso ao portal

>> Quem são os responsáveis técnico e legal da farmácia?

#7 É necessário transmitir o arquivo SNGPC mesmo se não tiver nenhuma movimentação?

Sim. Mesmo que não tenham tido entrada ou saída de medicamentos controlados na farmácia em um determinado período, é necessário enviar o arquivo XML para a Anvisa mesmo assim.

O arquivo dever ser enviado “em branco”, para que o SNGPC Anvisa registre o período como não havendo nenhuma movimentação.    

#8 O que é preciso realmente enviar para o SNGPC Anvisa?

O arquivo XML deve conter todas as movimentações de entrada e saída dos medicamentos controlados.

São consideradas Entradas:

  • Quando o produto é comprado das distribuidoras;
  • O controlado é recebido de outra filial da farmácia (transferência) com o CNPJ da mesma matriz.

São consideradas Saídas:

  • O medicamento controlado é vendido para o consumidor;
  • O produto é enviado (transferido) para outra filial com o mesmo CNPJ da matriz;
  • Houve perdas nos medicamentos (vencimento, quebra, determinação da Anvisa).

#9 É necessário enviar dois arquivos para o SNGPC Anvisa? Um de entrada e outro de saída?

Não. Todas as movimentações de entrada e saída de medicamentos controlados devem ser enviadas juntas, digitalmente para o site SNGPC através do arquivo XML.

Existem sistema de automação e gestão no mercado que já fazem todo esse processo de união das entradas e saídas no arquivo XML automaticamente para o farmacêutico.

#10 É permitido remanejar o estoque de controlados de uma farmácia para outra?

Sim. Porém é necessário que as farmácias tenham a base do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) pertencente a mesma Matriz. Também é necessário emissão de nota fiscal com natureza de operação de transferência de mercadorias. Essa movimentação fiscal não gera pagamento de impostos para a farmácia.

Dessa forma a Filial emite uma nota de transferência de saída, e na outra filial é dada entrada da nota de transferência, como se fosse uma compra normal. Os sistemas de farmácia permitem realizar esse processo de transferência de produtos entre empresas.

>> Tire suas dúvidas sobre como integrar matriz e filiais de forma eficiente

#11 O consumidor final pode devolver um medicamento controlado para a farmácia?

Sim. A Anvisa permite que o medicamento controlado seja devolvido caso haja desvio de qualidade.

Por exemplo: o consumidor ao abrir a caixa do medicamento nota que está faltando comprimidos, ou estão danificados. Dessa forma a qualidade do medicamento foi violada e é permitido a devolução.

O farmacêutico deve verificar se a alegação do consumidor procede e aceitar a devolução. O produto então deve ser dado como baixa no site SNGPC Anvisa através da opção Perdas com o motivo Desvio de Qualidade.

#12 A farmácia pode devolver uma compra de produtos controlados para o fornecedor?

Sim. A devolução deve ser feita em conjunto com o laboratório do produto. Quando a compra for realizada e no ato da entrega o farmacêutico perceber qualquer desvio de qualidade, isto é, a caixa do medicamento estiver amassada ou violada, sem que o produto tenha sido dado entrada no SNGPC Anvisa, não é necessário registrar a devolução.

Caso o produto já tenha sido registrado no sistema e enviado para o SNGPC, o responsável técnico deve informar a perda do medicamento no sistema com o motivo Desvio de Qualidade.

#13 Quais substâncias são controladas pela Anvisa?

Segundo a Portaria 344/1998, os medicamentos que apresentam na sua formulação substâncias psicotrópicas ou antimicrobianas, possuem controle especial.

Abaixo você confere todas as substâncias controladas:

Conclusão

Se por um lado o SNGPC Anvisa revolucionou a forma de trabalho das farmácias e drogarias, tornado todos os registros digitais, por outro facilitou o controle e a fiscalização dos órgãos sanitários.

E para que a farmácia possa cumprir essa série de regulamentações e regras específicas do SNGPC, é preciso contar um bom software de automação e gestão que esteja homologado com a ANVISA. Isso porque muitos dos problemas que ocorrem durante a transmissão podem ser completamente eliminados com a utilização de um software.

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