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Aprenda agora: como melhorar o fluxo de caixa da sua farmácia com um sistema de gestão

21 de maio de 2019
Manter o fluxo de caixa da farmácia de maneira organizada e sob uma rigorosa monitoração é uma tarefa indispensável para uma gestão financeira eficiente. A falta de controle e organização do caixa trazem muitos problemas. Não saber qual é a real movimentação do dia, a diferença entre os valores do caixa e do sistema, além...
Guia Completo: Controle de Caixa para Farmácia

Manter o fluxo de caixa da farmácia de maneira organizada e sob uma rigorosa monitoração é uma tarefa indispensável para uma gestão financeira eficiente. A falta de controle e organização do caixa trazem muitos problemas. Não saber qual é a real movimentação do dia, a diferença entre os valores do caixa e do sistema, além de a conta não fechar no final do mês. Todos esses problemas podem ser evitados com um sistema de gestão.

Essa ferramenta é essencial para o sucesso do negócio. Além disso, por meio dela muitas outras decisões podem ser tomadas, pois ela monitora toda a movimentação financeira e não somente a da caixa registradora. A seguir, mostramos como você deve utilizar esse recurso a fim de manter a saúde financeira da sua farmácia sob controle. Boa leitura!

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Quais são os principais problemas encontrados no caixa da farmácia?

O maior problema encontrado ao deixar de fazer um fluxo de caixa corretamente é perceber que a empresa está no meio de uma crise financeira. Esse cenário é o pior que se pode esperar. Portanto, antes de chegar a esse ponto, identifique em suas tarefas se alguns destes itens fazem parte da sua rotina:

  • A falta de controle de entrada ou saída de recursos;
  • Valores arrecadados no caixa diferentes do registrado no sistema;
  • Falta de organização;
  • Misturar despesas pessoais e empresariais;
  • Não categorizar os lançamentos;
  • Contar com valores que não entraram no caixa.

Qual a importância de ter um fluxo de caixa da farmácia bem estruturado?

Por meio do fluxo de caixa pode-se ter uma visão clara da situação real da empresa, o que é essencial para auxiliar a tomada de decisões estratégicas baseadas em informações sólidas e consistentes. Há também outros benefícios no uso dessa ferramenta. Veja quais são eles a seguir.

Evitar gastos desnecessários [o sistema de gestão pode te ajudar nisso!]

Com essa ferramenta pode-se ter uma real noção de quais departamentos gastam mais, quais são os mais lucrativos e se há gastos desnecessários em algum setor. Isso permite uma melhor análise e distribuição do capital da empresa entre os diversos setores.

O acompanhamento dos gastos também contribui para a análise da necessidade de complementação do capital de giro. Isso porque, se houver deficit, talvez seja melhor buscar formas de aumentar esse capital, a fim de evitar o gasto com juros, por exemplo.

Melhorar o planejamento de gastos com o sistema de gestão

Observar o fluxo de caixa por um período possibilita um melhor controle e planejamento de gastos em períodos específicos. Com isso, a gestão pode facilmente concluir se o caixa está com as contas apertadas ou se há alguma sobra de dinheiro.

Além disso, a ferramenta permite avaliar se os valores a receber serão satisfatórios para pagar as contas que estão para vencer. Dessa forma, pode-se conferir com segurança se é possível assumir novos gastos.

Melhorar a análise sobre o negócio

O fluxo de caixa possibilita avaliar e planejar melhores políticas sobre prazos de pagamentos e recebimentos. Outra possibilidade é a análise se o momento é adequado para as reposições de estoques levando em consideração o prazo de pagamento e dinheiro disponível em caixa.

Analisar o fluxo também contribui para melhorar o caixa da empresa, já que sua análise permite avaliar se o momento é favorável para realizar promoções de vendas, por exemplo.

Qual é a melhor forma de organizar o fluxo de caixa da farmácia?

O primeiro passo para manter a organização é se conscientizar da importância de registrar toda a movimentação. Por mais insignificante que ela possa parecer, deve-se ter muita disciplina a fim de não deixar passar qualquer coisa ou, até mesmo, deixar para registrar depois e cair no esquecimento.

Com o propósito de fazer um fluxo de caixa eficiente, alguns passos devem ser seguidos à risca. Acompanhe.

Entenda as formas de organização do fluxo de caixa

Existem formas diferentes para fazer esse controle, conheça alguns modelos.

Fluxo de caixa projetado

Nesse modelo, os registros são feitos com uma grande riqueza de detalhes. Isso significa que o controle é feito com o propósito de identificar a movimentação tanto referente ao cenário atual quanto com base em um pequeno prazo projetado.

Dessa forma, há uma melhor visão do cenário financeiro como um todo, o que permite um planejamento com dados precisos e sólidos.

Fluxo de caixa diário

Nesse modelo, o foco está sob todas as movimentações diárias de entrada e saída, o que é essencial em uma farmácia. Isso acontece porque o varejo é um tipo de negócio que precisa manter o controle diário de sua movimentação, o que possibilita uma visão rápida de qualquer alteração no fluxo e permite tomada de ações quase que instantâneas.

Determine as categorias de receitas e despesas

Um bom fluxo de caixa deve classificar a movimentação em categorias. Portanto, para as saídas de dinheiro, crie categorias como: fornecedores, despesas, impostos e investimentos. Basicamente, esses são os tipos principais de despesas. No entanto, podem existir inúmeras classificações e subclassificações de acordo com o tamanho e organização da empresa.

A receita também deve ser classificada. Portanto, as principais categorias são: entradas de produtos, entrada de serviços e receitas não operacionais. Além disso, assim como nas despesas, as receitas também podem ter inúmeras classificações.

Realize o lançamento diário da movimentação

Não importa o tipo de fluxo de caixa utilizado, o lançamento da movimentação deve ser diário. A negligência no lançamento da movimentação pode causar falhas na conferência dos valores e consequentes prejuízos para a empresa. Por isso, essa atividade deve ser prioridade para um controle eficaz.

Analise o resultado no sistema de gestão

Essa é uma ótima ferramenta para manter o controle financeiro de qualquer negócio. Portanto, por meio dela pode-se fazer inúmeras análises sobre o andamento da empresa.

Os resultados apresentados pelo fluxo de caixa permitem a tomada de decisões. Elas podem ajudar a empresa a se recuperar de situações difíceis ou indicar se o momento é propício a investimentos. Também pode-se avaliar os meses em que ocorrem as maiores despesas e encontrar alternativas para redistribuir esses gastos ao longo do ano.

Use as tecnologias do seu sistema de gestão

O uso da tecnologia para o desenvolvimento do fluxo de caixa é uma maneira de tornar essa atividade mais ágil e segura. Imagine o trabalho em fazer todos esses registros de forma manual?

Portanto, a utilização de um software de gestão possibilita que boa parte dos registros já sejam criados conforme ocorrem as movimentações pelo próprio sistema, como o registro da venda de um produto ou ao fazer a gestão de compras. Além disso, contribui para a redução de erros operacionais.

Podemos perceber que a melhor forma de melhorar o fluxo de caixa da farmácia é por meio de um controle financeiro diário e rigoroso. Portanto, é o registro de todas as movimentações que possibilita a visão real de todo o cenário financeiro da empresa. Isso permite que decisões estratégicas possam ser tomadas.

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