Sistema de farmácia: 15 vantagens de usar um programa ERP

Você gasta muito tempo com os aspectos gerenciais do seu negócio? Vê-se perdido em meio a tantos dados e valores? Talvez esteja na hora de implementar um sistema de farmácia.

A concorrência desse setor é grande e você precisa ter uma visão global do negócio. Assim, conseguirá ter o controle de todos os setores do varejo em uma só plataforma, o que vai facilitar a tomada de decisões e adoção de estratégias para melhorar as vendas.

Quer entender melhor as funcionalidades desse tipo de ferramenta e por que você deve adotar uma no seu estabelecimento? Confira nosso artigo e veja as vantagens de gerenciar e automatizar suas tarefas com o sistema de farmácia.

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O que é um sistema de farmácia ERP?

O sistema de farmácia ERP é um software (programa de computador) capaz de integrar uma série de ferramentas em um só lugar. Assim a farmácia pode, por exemplo, controlar o estoque, fazer vendas e enviar receitas para o SNGPC através de um único programa no computador.

Mas o que significa ERP? ERP vêm do inglês Enterprise Resource Planning, que em tradução para o português, significa Planejamento de Recursos Corporativos.

Como funciona um sistema de farmácia?

Gerenciar qualquer tipo de negócio não é uma tarefa simples. É preciso ter o controle de diferentes setores para reduzir erros e evitar desperdícios. Quando se trata de uma farmácia ou drogaria, por exemplo, há ainda outras especificidades, já que o carro-chefe é a venda de medicamentos, produtos com data de validade e com venda controlada.

Por tudo isso, é fundamental ter uma ferramenta, como um sistema de farmácia. Dessa maneira, você consegue centralizar todos os aspectos do seu negócio, ganhando eficiência na administração.

O programa vai atender as regras do varejo farmacêutico, permitindo gerenciar e integrar as informações dos diferentes departamentos, de um modo bastante simples e rápido, como:

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  • financeiro;
  • administrativo;
  • compras e estoque;
  • vendas; e
  • gestão fiscal.

Quais são os benefícios de usar sistema de farmácia ERP?

Se você ainda está na dúvida se vale a pena fazer o investimento em um sistema de farmácia, saiba que é a opção mais acertada para o seu negócio. Isso porque a ferramenta apresenta diversas vantagens, como:

#1 Agilidade na execução de tarefas do dia a dia

O cotidiano das pessoas é cada vez mais corrido e ninguém tem paciência de esperar muito tempo para ser atendido em uma farmácia. É por isso que agilidade na execução de tarefas é imprescindível para um atendimento de qualidade aos clientes.

Se alguém chega na farmácia pedindo por um medicamento que é pouco comercializado e você demorar horas procurando nas prateleiras para saber se tem o produto em estoque ou não, certamente, o cliente perderá a paciência e irá embora, buscando o que necessita em um estabelecimento concorrente.

Com a automatização de processos, basta uma simples busca no sistema de farmácia e, rapidamente, você poderá verificar se o que o seu cliente procura está disponível para venda. Essa agilidade fará com que essa pessoa procure a sua farmácia em outras oportunidades, pois ela saberá que será muito bem atendida, de forma rápida e prática.

#2 Economia na contratação de mão de obra

Ter um sistema de farmácia que permita que as tarefas sejam automatizadas na sua rotina também proporcionará uma economia na mão de obra, pois não será necessário que muitos colaboradores executem a mesma função, como ficar responsável pelo estoque do estabelecimento.

Com isso, os funcionários poderão ser realocados para outras atividades, como a prestação de um atendimento de maior qualidade aos clientes, ou funções estratégicas, como o planejamento de ações que gerem melhorias na farmácia como um todo.

#3 Melhor gestão do tempo dos colaboradores

As decisões são mais eficientes quando são tomadas com antecedência, ou seja, para evitar que problemas aconteçam e não corrigi-los “em cima da hora”. Por isso, a gestão do tempo também é um benefício proporcionado pelo sistema de farmácia.

Afinal, as tarefas feitas de forma manual demandam muito tempo para serem executadas. Já com um sistema para farmácia, tudo é feito muito rapidamente e de forma prática. Sempre que um produto é vendido na farmácia, automaticamente já é dado baixa no estoque, por exemplo.

Essa rapidez conquistada pelos recursos tecnológicos do sistema de farmácia ERP permite que os gestores não precisem despender tanto tempo para executar atividades burocráticas e operacionais, podendo se dedicar mais às ações estratégicas da farmácia.

#4 Otimização de processos na farmácia

A sua farmácia ainda trabalha com armazenamento de documentos físicos como pastas e grandes arquivos para guardar fichas de clientes e outros papéis? Ou então, ainda faz o fluxo de caixa de forma manual, somando todo o movimento do caixa na ponta do lápis ao final do dia? Em caso de resposta positiva, é preciso rever algumas atitudes, pois o seu negócio pode estar parado no tempo.

Hoje em dia, é inadmissível que esse tipo de função não seja automatizado, pois, com as atividades feitas com o auxílio de um sistema de farmácia, tudo é muito mais rápido e com menos possibilidades de serem cometidos erros no processo.

Agilidade é tudo e você não conseguirá se posicionar frente à concorrência se perder muito tempo realizando esse tipo de atividade burocrática, e isso é possível com um sistema para farmácia ERP.

#5 Planejamento e organização financeira

Ter bem claro cada despesa, ganho, receita total e lucros líquidos é fundamental para que você possa fazer a gestão empresarial de forma eficiente. E, para que você não se perca em meio a tantas cifras e processos, é importante contar com um sistema de farmácia.

O programa ERP permite um acompanhamento detalhado de dados da farmácia baseados no:

  • DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas);
  • DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa); e
  • DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício).

Com essas informações, você determina seu capital de giro, o custo de venda de cada mercadoria e seu potencial máximo de lucro.

#6. Previsão de demandas assertivas

Outro benefício do sistema de farmácia é a previsão de demandas que os gestores têm. Assim, é possível prever necessidades e tomar decisões mais estratégicas, evitando que erros aconteçam.

Por exemplo:

Vamos supor que ao analisar o relatório mensal do estoque da farmácia, o responsável pelas compras observou um grande crescimento nas vendas de um determinado produto. Isso significa que há muita procura desse item por parte dos clientes. Logo, é preciso comprar unidades suficientes para que ele não fique em falta para os clientes.

O mesmo vale para os produtos parados nas prateleiras. Nesse caso, o responsável pelas compras deve ter o cuidado de não comprar novas unidades, pois caso fiquem com uma grande quantidade de um produto que vende pouco, eles podem perder o prazo de validade, causando prejuízo para a farmácia.

Ainda falando sobre a previsão de demandas, é possível ficar de olho no cadastro dos clientes para verificar os que utilizam medicamentos de uso contínuo, como diabéticos ou hipertensos. Nesse caso, o sistema de farmácia fará uma previsão de que é preciso ter no mínimo uma quantidade X desses itens em estoque, para que nenhum consumidor fiel da drogaria fique sem os produtos de que necessita.

#7 Melhora as estratégias de compra

Ter o controle do estoque é a melhor estratégia de negócio para uma farmácia. Afinal, é importante entender quais itens são os mais procurados e não podem faltar, quais produtos não têm uma boa saída ou ainda aqueles que têm venda sazonal.

Essas informações podem ser obtidas com o uso de um sistema de farmácia, que vai gerar relatórios gerenciais.

Essa funcionalidade facilita a tomada de decisões na hora da compra de medicamentos e outros produtos, bem como a negociação com fornecedores — principalmente quando você sabe que pode adquirir uma quantidade grande de itens de uma só vez, porque têm venda garantida.

Dessa maneira, você evita ter falta de algum item ou medicamento, o que poderia levar o consumidor para a concorrência.

#8 Fornecimento de dados para avaliação

Para fazer a gestão de uma farmácia ou qualquer outro tipo de empresa, é preciso ter dados concretos que sirvam como base para a tomada de decisões. Assim sendo, ter um sistema de farmácia ou drogarias é necessário para que possam ser gerados relatórios que forneçam essas informações.

Você pode acompanhar quais são os medicamentos ou produtos que têm mais saída e, assim, poder programar as suas compras para que eles nunca fiquem em falta e os seus clientes fiquem na mão. O mesmo ocorre com os itens que têm pouca procura e que podem ser comprados com menor periodicidade para que não percam o prazo de validade antes de serem comercializados.

Ainda sobre os dados, com base no fluxo de caixa e relatórios de vendas, você poderá analisar se a farmácia está vendendo bem ou se é preciso tomar algum tipo de decisão para impulsionar o negócio, como desenvolver promoções ou investir em ações de marketing mais intensas.

#9 Análise dos resultados de vendas

O sistema de farmácia vai permitir fazer a análise de resultados do seu negócio, com a avaliação de indicadores de desempenho — os chamados KPIs (Key Performance Indicator). Esses índices ficam disponíveis no dashboard do programa, o que facilita a tomada de decisões, realização de investimentos e planejamento global do negócio.

Você pode acompanhar diversos indicadores, como:

  • ticket médio – valor médio gasto por cada cliente em uma compra;
  • lucratividade;
  • produtividade por funcionário;
  • taxa de inadimplência, entre outros.

Além disso, o uso de uma ferramenta ERP como essa, permite que o gestor tenha em mãos dados concretos sobre o perfil dos clientes, para assim planejar uma estratégia de marketing de acordo o comportamento de compra de seus clientes — medicamentos e produtos mais comprados, fluxo de compra, gasto médio por compra etc.

#10 Integração com outras filiais da farmácia

O sistema de farmácia é uma ferramenta importante também para unificar os dados e informações com outras unidades da rede. Essa funcionalidade vai permitir o gerenciamento das lojas de qualquer lugar.

Vamos supor que a sua farmácia tenha uma pessoa responsável pelo controle de estoque, um gerente de pessoal, um farmacêutico responsável pela venda e organização dos medicamentos etc. Nesse caso, são vários profissionais, cada um em sua área, trabalhando na administração da drogaria.

Utilizando o sistema ERP para farmácia, o gerente geral poderá acompanhar o trabalho de todos esses profissionais. Também há a possibilidade de todos se reunirem periodicamente para tomar decisões em conjunto. Isso gera maior integração na farmácia, o que é muito benéfico para que as ações desenvolvidas se complementem e não sejam feitas de forma isolada.

#11 Integração de informações

Ao automatizar as atividades com um sistema de farmácia, ficará muito mais fácil de administrar todas as esferas do seu negócio, pois as informações serão todas integradas em um mesmo ambiente. Assim, não será necessário ter várias pastas e programas instalados no computador para executar diferentes ações, pois tudo será centralizado em um único local.

Quando um cliente compra uma unidade de um medicamento, por exemplo, e o atendente faz a cobrança, já é dada automaticamente a baixa no estoque. Ou seja, não será necessário fazer um levantamento de tudo o que foi vendido no dia e, posteriormente, atualizar a saída de itens estocados.

Essa praticidade que a integração de informações proporciona é fundamental para que a sua farmácia tenha mais agilidade na execução das tarefas do dia a dia do estabelecimento.

#12 Segurança das informações

Investir na automatização de processos por meio de sistema de farmácia é importante também para garantir o sigilo dos dados – seja de informações contábeis e financeiras, seja de dados de clientes.

Quando você armazena dados dos seus clientes, ou então, informações financeiras e contábeis da sua farmácia em pastas de papel ou até mesmo em tabelas do Excel e outros programas de computador, pode correr o risco de informações importantes serem perdidas ou extraviadas.

Ao automatizar as tarefas e utilizar um sistema de farmácia, você também estará garantindo a segurança desses dados, e evita que informações sigilosas caiam em mãos erradas, o que pode gerar sérios prejuízos para o seu negócio.

Um paciente que toma determinado tipo de remédio para tratar uma doença, por exemplo, pode não desejar que outras pessoas saibam dessa situação de cunho pessoal. Por isso, investir na segurança dos dados é fundamental.

#13 Centralização de relatórios e resultados

Uma das principais vantagens que do sistema de farmácia ERP traz para os responsáveis pela tomada de decisão em uma drogaria é, sem dúvida, a centralização das informações. Isso quer dizer que os relatórios gerenciais de todas as áreas da organização podem ser gerados ou acessados em um mesmo programa.

Desse modo, o gerente da drogaria pode ter acesso aos dados do fluxo de caixa, do estoque do estabelecimento, ao cadastro de clientes etc. Tudo isso em um mesmo programa, o que facilita para que se tenha uma visão ampla do negócio.

#14 Rápido acesso aos relatórios gerenciais

Conforme explicamos, o sistema para farmácia pode dar acesso aos relatórios gerenciais de todas as áreas de uma farmácia. Assim, de maneira fácil e rápida, o gestor poderá analisar a situação do estabelecimento em momentos específicos.

Se quiser comparar as vendas da drogaria em diferentes meses, por exemplo, o gerente poderá fazer um relatório individual para cada um dos períodos comparados. Assim, se no mês de outubro as vendas foram maiores do que no mês de novembro, por exemplo, o gestor poderá analisar quais foram os motivos que fizeram com que menos pessoas comprassem na farmácia.

Ainda nessa situação hipotética, o gestor poderá tomar decisões estratégicas para que as vendas voltem a subir no mês de dezembro, fazendo promoções natalinas, por exemplo.

Nesse caso, se não tivesse acesso aos relatórios gerenciais, o responsável pela farmácia não saberia o quanto é importante aumentar as vendas do mês de dezembro para garantir a boa saúde financeira do negócio.

#15 Tomada de decisão baseada em dados

Com o uso de um sistema de farmácia, a tomada de decisão será baseada em dados. Assim, todas as ações e estratégias desenvolvidas nas mais diversas áreas da farmácia serão sempre embasadas nas informações obtidas nos relatórios, ao invés de “achismos”.

Os relatórios devem ser um instrumento utilizado como base para o planejamento estratégico. Dessa forma, todas as decisões poderão ser orientadas por eles, que também contribuirão para o estabelecimento de metas reais e possíveis de serem cumpridas pela farmácia. Assim, também é possível motivar os vendedores para que eles se empenhem em melhorar o seu desempenho de vendas.

Como escolher o programa ideal para o meu negócio?

Antes de adquirir um sistema de farmácia, é preciso ficar atento a alguns pontos para que você faça o investimento no produto certo para a sua farmácia. Veja algumas dicas:

Avalie as necessidades da sua farmácia

Você vai encontrar diferentes programas que realizam a gestão de um negócio, no entanto, é fundamental que a ferramenta atenda às suas necessidades, integrando, de fato, todos os setores da sua farmácia.

Verifique se o programa é de fácil manuseio

Outro ponto importante é que o sistema de farmácia ofereça uma interface de fácil navegação, para que você e seus colaboradores possam acessar com tranquilidade.

Busque por recomendações

Se possível, converse com outros empresários que já estão utilizando o sistema de farmácia e pergunte sobre as funcionalidades e se vale mesmo a pena o investimento. Você pode pesquisar também se há depoimentos do produto na internet.

Analise o suporte técnico do sistema

Estamos falando de tecnologia, por isso, é necessário avaliar a estrutura de suporte do software. Informe-se sobre o atendimento, verificando, por exemplo, se é voltado para o varejo de farmácia.

É preciso buscar empresas que se preocupem não só com a venda da ferramenta, mas que sejam cuidadosas com a implantação do programa, treinamento de colaboradores, além de disponibilizar uma consultoria especializada.

Desse modo, você não corre o risco de ter o seu negócio parado e consegue esclarecer todas as dúvidas sempre que precisar.

Conclusão

Em resumo, podemos dizer que sistema de farmácia é extremamente relevante para esse tipo de estabelecimento. Ele permite que a tomada de decisão seja estratégica, o que contribui para as medidas mais acertadas e resultados positivos para a organização.

Como você pode perceber, a automatização é demasiadamente relevante para uma farmácia, pois contribui para que o negócio tenha melhorias em diversas áreas da gestão. Por isso, é necessário que você busque por alternativas para solucionar essa questão, caso a sua drogaria ainda não automatize as atividades.

Como dica final, o INOVAFARMA é uma plataforma completa para gestão e automatização de processos em farmácias, que pode ser o grande diferencial que você busca para o seu negócio.

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