A perda de medicamento vencido no estoque da farmácia é um problema recorrente e grave, que pode resultar em diversos danos para a loja.
Além de significar prejuízo para a imagem da farmácia e perda de vendas (o que não é pouco), medicamento vencido no estoque da farmácia representa também multas na casa de milhões e risco de detenção.
Ou seja, é imprescindível evitar medicamento vencido no estoque da farmácia. Mas como fazer isso? Reunimos nesse artigos algumas ações que devem ser feitas na loja, confira:
Achamos que você também vai gostar de:
>> Medicamentos descontinuados que não podem ser vendidos na farmácia
>> Lista dos Medicamentos em Falta e Como Evitar o Desabastecimento de produtos
>> 9 dicas de como fazer cartazes de propaganda para farmácia
Se você é dono ou trabalha em farmácia ou drogaria, provavelmente já enfrentou perda de medicamento em algum momento.
Pois saiba que a perda de medicamento está ligada com o termo “prevenção de perdas”. Isso não é algo novo no Brasil, surgindo em meados da década de 90.
De lá para cá os grandes varejistas, estudam forma de prevenir e mitigar as perdas de produtos, através de comportamentos, novas técnicas, ferramentas, tecnologia e processos.
Para se ter um panorama do problema, estima-se que somente nos EUA, as perdas de produtos causem prejuízos da ordem de US$ 30 bilhões por ano.
Sendo que é o país onde mais se utilizam ferramentas e técnicas para evitar as perdas.
Já no Brasil, a gestão em perdas, infelizmente, não é uma prática adotada em todos os estabelecimentos varejistas.
Estima-se que a média das perdas no Brasil, nos segmentos alimentar, vestuário, farmacêutico e atacadista de autosserviço, seja de 1,74% sobre a receita líquida.
O empresário brasileiro ainda temos muito que aprender. Em muitos casos, só há investimentos em prevenção de perdas no momento em que começar a medi-las na loja.
Na prática, é muito mais fácil, rápido e barato, prevenir perdas do que aumentarmos as vendas.
Por isso, nesse artigo, listamos as boas práticas para reduzir a perda de medicamento na farmácia.
O que você quer ler primeiro?
Tipos de perdas
Antes de falarmos sobre como tratar perda de medicamento na farmácia, é importante que o dono ou gestor da loja saiba quais são os tipos mais comuns de perdas que podem acontecer.
Podemos conceituar as perdas de forma genérica como as ocorrências que geram impacto negativo aos negócios da farmácia, causando prejuízo e reduzindo os lucros.
Tipo mais comuns de perda em uma farmácia:
- Perdas de Estoque;
- Perdas Financeiras;
- Perdas Comerciais;
- Perdas de Produtividade;
- Perdas Administrativas;
- Perdas Legais.
Perdas de Estoque
As Perdas de Estoque também é conhecida como Perda de Inventário, sendo calculada através do resultado da diferença entre os estoques contábil (virtual) e físico apurado.
Ou seja, no sistema da farmácia consta uma quantidade e no estoque físico (depósito) consta outra quantidade.
As principais causas de perdas de estoque são:
- Furto interno (causado por colaboradores);
- Furto externo (causado por clientes);
- Quebras operacionais (avarias causadas nas mercadorias por movimentação e acondicionamentos inadequados ou prazos de validade expirados);
- Erros administrativos (falhas de processos que causam distorções no estoque contábil)
- Fraude de terceiros (fraudes cometidas por transportadoras e fornecedores no processo de distribuição e entrega de mercadorias)
Como calcular o índice de perdas de produtos
Zerar a perda de medicamento é quase impossível, mas é preciso que elas cheguem ao menor índice.
As farmácias que iniciam o controle de estoque devem conseguir reduzir o índice de perda de medicamento para 2% do faturamento líquido, em média.
Lembre-se: o importante é perseguir metas mais ambiciosas.
Veja no exemplo prático como calcular as perdas de um produto:
Suponha que a farmácia tenha 100 unidades de um produto. Destes, 90 unidades foram vendidas.
Considere que 5 unidades tiverem o prazo de validade excedido, 3 foram furtados da loja e 2 foram danificados por clientes na prateleira.
Considere ainda que o Preço de Custo de cada unidade é cerca de R$ 12,99.
Já o Preço de Venda, era comercializado por R$24,99.
Para calcular o índice de perdas é preciso:
1º – Multiplicar o Preço de Custo pelo número Total de Perdas:
Total de Perdas = 5 lotes vencido + 3 furtos + 2 avarias
Total de Perdas = 10
Total de Perdas x Preço de Custo
10 x R$ 12,99 = R$ 129,90
2º – Multiplicar o número de produtos vendidas, neste caso 90, pelo Preço de Venda
Preço de Venda = R$ 24,99
Quantidade de Vendas = 90 unidades
Total de Vendas = R$ 2.249,10
3º – Dividir, o Valor Total de Perda pelo Valor Total de Vendas. Multiplicar o resultado por 100.
Valor Total de Perda / Valor Total de Vendas
R$ 129,90 / R$ 2.249,10 = 0,057
0,057 x 100 = 5,77%
Logo, o resultado será o índice de perda, que nesse exemplo, foi de 5,77%.
Como evitar perda de medicamento na operação da farmácia
As Quebras Operacionais são avarias causadas nas mercadorias por movimentação e acondicionamentos inadequados que reduzem seu valor comercial, parcial ou total.
Elas merecem destaque em razão do seu impacto no volume das perdas, principalmente para os varejistas de farmácias e drogarias.
São consideradas Quebras Operacionais:
- prazos de validade expirados;
- deterioração dos perecíveis; e
- degustação de produtos com identificação de suas embalagens de origem.
No segmento varejista, o gestor pode adotar uma série de práticas para a gestão das perdas, principalmente para o controle das quebras.
A prática mais utilizada e que permite efetivamente um melhor controle das causas da perda de medicamento, é separar as perdas em dois grandes grupos:
- Perda identificada; e
- Perda não identificada.
Perda identificada são as quebras operacionais que através da constatação do produto danificado ou com prazo de validade expirado, permite-se identificar a perda e classificá-la.
As trocas de produtos não são classificadas como perdas identificadas pela natureza de devolução das mercadorias aos fornecedores.
Perda não identificada, geralmente, são perdas obtidas através da diferença do estoque físico e o contábil, isto é, a perda de estoque, cuja causa não seja possível identificar.
Ações recomendadas para a prevenir Quebras Operacionais
A perda de medicamento costuma ocorrer nos seguintes processos:
Transporte da mercadoria
O transporte influência a ocorrência de perda de medicamento basicamente pela forma de acondicionamento interno das mercadorias no interior do caminhão e pela temperatura interna em razão do medicamento transportado.
Alguns cuidados se fazem necessário para evitar a perda de medicamento no transporte:
- O interior do caminhão deve estar totalmente limpo, higienizado e sem frestas para entrada de insetos;
- A acomodação e o empilhamento devem ser realizados de forma que não danifique a embalagem dos produtos;
- Produtos que necessitam de temperatura específica, o caminhão deverá possuir sistema de refrigeração.
Recebimento de mercadorias
O processo de recebimento no centro de distribuição da farmácia é de vital importância para o controle das quebras e perda de medicamento.
Para evitar perda de medicamento no recebimento, fique atendo aos seguintes pontos:
- Aplique testes de qualidade de acordo com padrões técnicos que cada produto deve apresentar quanto a consistência, cor, odor, sabor, volume, textura, aroma, temperatura, entre outros;
- Analise os prazos de validade de acordo com as regras comerciais estabelecidas entre fornecedor e comprador;
- Agilize e priorize o recebimento para os medicamentos com necessidade de temperatura específica.
Armazenamento e Estoque
Quando o armazenamento de produtos não é realizado de forma planejada e organizada, contribui com a geração de quebras e, também, para a perda de medicamento.
A existência de um Planejamento de Estoque embasado por Normas e Procedimentos estabelecendo responsabilidades, segregação de funções e objetivos claros, é condição básica para a prevenção de perda de medicamento.
Ou seja, todo o processo de armazenamento precisa ter um POP – Procedimento Operacional Padrão.
Para evitar perda de medicamento fique atento no armazenamento:
- Os produtos devem ser armazenados em móveis e estruturas que não os danifiquem;
- Observe qual o limite máximo para empilhamento dos produtos;
- Respeite a temperatura ideal de conservação dos medicamentos;
- Estabeleça controles rigorosos de estoques;
- Fique atento nas quantidades mínimas de reposição;
- Organize o estoque de forma que as reposições priorizem os produtos mais antigos e com prazos de validade mais recentes.
Exposição de produtos
Semelhante ao processo de armazenamento, a exposição de produtos na farmácia também precisa ser ordenado e possuir um prévio planejamento, com definição de normas e procedimentos.
Entretanto, diferente do estoque, o cliente tem interferência direta nos produtos, aumentando as chances da perda de medicamento.
Além dos critérios de temperatura, empilhamento, vencimento, devem ser analisados os seguintes pontos na exposição:
- A gôndola dos produtos deve evitar perdas para que a manipulação realizada pelo cliente não se converta em quebras;
- Produtos que podem ser quebrados quando atirados acidentalmente ao chão pelo cliente, merecem cuidados especiais na exposição (como uma gôndola específica);
- Procure expor a frente os produtos mais antigos e com prazos de validade mais recentes.
Maneiras de evitar medicamento vencido no estoque da farmácia
Cálculo correto na hora da compra
Para evitar que os produtos fiquem “encalhados” nas prateleiras, o que coloca em risco o medicamento vencido no estoque da farmácia por prazo de validade, a primeira coisa a ser feita é programar bem as compras.
Comprar errado atrapalha os negócios e a gestão do estoque na farmácia. Os pedidos não devem ser definidos exclusivamente a partir das vantagens comerciais oferecidas pelo fornecedor.
Quem compra não pode apenas fazer os pedidos levando em conta vantagens comerciais, como descontos.
Já as ações promocionais merecem ainda mais atenção, uma vez que o consumo aumenta, fugindo aos padrões tradicionais de compra, isto é, você terá que comprar mais para dar conta do período promocional.
Dica de ouro: Se não for preciso comprar grandes volumes, “fuja” das negociações de fim de mês, pois geralmente, nesse período, os representantes da indústria farmacêutica querem fechar as metas.
A regra é simples: leve sempre em consideração a demanda.
Para calcular o volume da compra, é preciso considerar a cobertura de estoque de cada item, ruptura e venda média.
Hoje em dia é simples estimar a demanda por meio de softwares, como o InovaFarma.
A dica é utilizar as ferramentas automáticas de cálculo de curva de demanda.
Lembre-se: estoques muito altos colocam em risco o prazo de validade dos produtos. Logo, o mais importante é levar em conta o giro dos produtos, o histórico de vendas, tirando do cálculo períodos de sazonalidade.
Tenha controle no recebimento
A farmácia precisa criar um processo rígido de recebimento de mercadorias. Se o item estiver com a data de validade próxima do vencimento, o colaborador não deve recebê-lo.
Um produto cuja reposição é feita semanalmente, recomenda-se ter, no mínimo, 10 dias de prazo.
A sugestão de compra é a seguinte: 8 dias correspondem ao período em que pode se esperar a entrega, até que o estoque seja reposto, e os outros 2 dias são usados como margem de segurança.
Mas lembre-se: cada realidade é uma. O melhor, neste caso, é sempre analisar a demanda de sua loja.
Inteligência para compor o Mix de Produtos
Um amplo mix de produtos favorece o consumo do cliente, entretanto pode causar quebras com itens vencidos, com pouca saída.
Logo, se o sortimento apresentar excesso de SKUs, provavelmente os itens de baixo giro vão encalhar nas prateleiras, ficando impróprios para o consumo.
Da mesma forma, colocar um produto em oferta sem observar o impacto da ação na categoria, pode gerar prejuízos.
Por exemplo: se a farmácia trabalhar com 4 marcas de um produto e fizer promoção somente de um deles, o giro do item ofertado irá aumentar, enquanto que os demais caíram.
O resultado é que sobram produtos e, portanto, cresce o risco de a data de um deles ultrapassar a validade.
A tendência, portanto, é de que sobrem produtos, o que aumenta o risco de medicamento vencido no estoque da farmácia.
Lembre-se: ao planejar uma promoção, é importante reduzir as compras dos outros itens ou realizar a ação quando os níveis de estoque desses produtos estiverem baixos.
Para não cair nesse problema a solução é o gerenciamento por categoria.
Outra sugestão é utilizar as ferramentas de gestão, em que o varejista farmacêutico pode analisar o giro de todos os itens, para excluir os que saem pouco, e introduzir novos produtos de maneira racional, seguindo os critérios da escolha do consumidor.
Dessa forma, atingir um sortimento mais equilibrado para o perfil de consumo, e por consequência, reduzindo as perdas.
Manter uma boa organização de estoque
Na hora de armazenar os produtos no estoque é preciso observar se itens pesados estão em cima dos mais leves, ou se os produtos frágeis estão em locais de intenso fluxo de pessoas, sujeitos ao contato frequente.
Tais situações propiciam perdas de estoque, podendo deixar os itens avariados e impróprios para o consumo, ainda que estejam no prazo de validade.
A dica é optar pelo sistema PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai). Trata-se de remanejar os itens de validade próxima de expirar para a frente do estoque ou da gôndola, para que fiquem mais visíveis para o consumidor.
Praticar uma boa Gestão de Estoque
Uma boa gestão de estoque na farmácia envolve os processos de:
- recebimento,
- armazenagem; e
- saída de mercadorias.
É indiscutível a importância de verificar a data de validade durante o recebimento, evitando medicamento vencido no estoque da farmácia. O prazo deve ser superior a um terço do total.
Quando falamos de medicamentos, em alguns casos, convém até medir a temperatura dos caminhões refrigerados para verificar se está dentro dos parâmetros exigidos para tal fármaco.
Além dessas ações, usar sistema de gestão, que possuem módulos integrados que permitem gerenciar compras, frente de caixa, financeira, estoque, o que garante maior eficiência na programação de pedidos e armazenagem.
Alguns sistemas, como o InovaFarma, possuem recursos de controle de lote que avisam automaticamente quando o prazo de validade dos produtos está se esgotando, evitando medicamento vencido no estoque da farmácia.
O fato de esses sistemas automatizarem diversos processos da gestão de estoque não elimina o acompanhamento do gestor nas atividades do dia a dia relacionados ao medicamento vencido no estoque da farmácia.
Ter um POP para Gestão de Produtos
Os colaboradores que atuam com compras, recebimento e armazenamento de produtos na farmácia, precisam contar com um manual de políticas internas e procedimentos para conhecer suas responsabilidades e saber o que fazer no dia a dia.
Nesse documento, conhecido como POP – Procedimento Operacional Padrão, devem constar todos os processos e etapas de execução.
O acompanhamento cabe aos gestores, que devem orientar os trabalhos e zelar pela boa execução.
Além disso, no POP deve constar, por exemplo, a regra de se retirar dos expositores os produtos com data de vencimento em 2 dias.
Devem constar também, em um outro exemplo, as diretrizes para troca de mercadorias vencidas com os fornecedores (logística reversa).
Importante: todas essas regras precisam estar de acordo com as leis de vigilância sanitária e boas práticas de saúde.
Conclusão
Para evitar medicamento vencido no estoque da farmácia, o gestor precisa calcular corretamente as compras, ter inteligência para compor o mix de produtos e controle no recebimento.
Além de praticar uma boa gestão de estoque e manter sempre a organização dos produtos, são ações que devem ser praticadas por aqueles que desejam mitigar o medicamento vencido no estoque da farmácia.
Felizmente, hoje, o gestor pode contar com soluções de automação e gestão de estoque, como as do InovaFarma.
Para conhecer na prática como elas podem ajudar a evitar medicamento vencido no estoque da farmácia, entre em contato com um de nossos consultores.
Peça uma demonstração gratuita pelo site, ou chame direto no WhatsApp.
E se você gostou das ações de como evitar medicamento vencido no estoque da farmácia, então vai gostar dos conteúdos do nosso canal no Youtube e página no Instagram.
