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Organizar Processos de Gestão: Veja a importância organizar na farmácia

Por que é importante organizar processos de gestão em uma farmácia?

INOVAFARMA
20 de novembro de 2018
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Organizar processos de gestão em uma farmácia é essencial para que a empresa tenha mais clareza em relação aos resultados que pretende alcançar. Em contrapartida, uma má gestão pode trazer inúmeras dores de cabeça para a organização e até mesmo culminar com a quebra e o fechamento do negócio. Neste post, vamos apresentar 5 boas...

Organizar processos de gestão em uma farmácia é essencial para que a empresa tenha mais clareza em relação aos resultados que pretende alcançar. Em contrapartida, uma má gestão pode trazer inúmeras dores de cabeça para a organização e até mesmo culminar com a quebra e o fechamento do negócio.

Neste post, vamos apresentar 5 boas práticas para manter os processos da sua farmácia organizados. Entre elas, destacamos questões como a padronização dos cadastros de medicamentos, a boa comunicação e o investimento em um software de gestão. Acompanhe as ideias que preparamos para você!

1. Padronização dos cadastros de medicamentos

O principal objetivo da padronização dos cadastros é a criação de um modelo da nomenclatura usada na descrição do produto (exemplo: “CAP” = cápsula; “SHAMP” = shampoo), o que ajuda o colaborador a encontrar os produtos da farmácia no sistema facilmente e agiliza o atendimento. Consequentemente, isso melhora a comunicação entre os funcionários, uma vez que todos contam com fácil acesso às mercadorias.

Na parte gerencial, a padronização dos cadastros, principalmente pelo ato de categorizar os itens em grupo e subgrupo, ajuda o gestor e ter informações precisas em relação às mercadorias que vendem ou não. Dessa forma, é possível ter uma compreensão geral e montar uma estratégia de acordo com os números das vendas.

2. Melhoria da comunicação interna

A boa comunicação na farmácia é primordial para que os processos internos da empresa sejam otimizados. Esse trabalho também acabará refletindo na melhoria do relacionamento com os clientes. Por conta disso, é preciso tomar cuidado com toda e qualquer comunicação, que precisa ser transmitida com clareza.

Dentro da farmácia, também é importante pensar nas questões visuais, pois elas revelam atenção e interesse. Isso acontece desde o momento de trabalhar o posicionamento dos produtos até a forma com a qual os funcionários tratam os clientes. Cada detalhe faz a diferença e é crucial para os bons resultados do negócio.

3. Controle da entrada e da saída de produtos

Para controlar a entrada e a saída de produtos na farmácia, é preciso ficar atento a algumas questões, conforme destacamos a seguir:

  • identificar o que há de mercadorias no estoque;
  • ter atenção à forma como as entradas são registradas no sistema (é importante não deixar passar nenhuma informação e investir esforços para categorizar as mercadorias);
  • fazer inventários de forma periódica (é essencial, por exemplo, verificar se o estoque é exatamente aquele que consta no sistema);
  • considerar a integração com fornecedores (é possível, por exemplo, criar indicadores para realizar a devida reposição das mercadorias).

4. Oferta de treinamentos à equipe

Manter o time afiado é imprescindível para você conquistar os resultados desejados. Quando um funcionário está atualizado, ele desenvolve atividades com mais eficiência. O resultado disso é que ele é capaz de atender seus clientes com mais excelência, de forma que resolva seus problemas com mais agilidade e, assim, a empresa aumenta a sua fidelização e seus resultados.

Antes de começar a promover treinamentos para a sua equipe, é importante entender os perfis do seu time e as necessidades do seu negócio. Dessa forma, você saberá indicar qual treinamento é mais adequado para ser aplicado. Para descobrir isso, o ideal é realizar uma avaliação de desempenho, buscando conhecer a fundo quais são os conhecimentos, as habilidades e as atitudes da equipe.

A boa notícia é que nunca foi tão fácil realizar bons treinamentos — muitas vezes, com poucos investimentos. Entre as opções que você pode aproveitar, destacamos:

  • treinamentos de educação a distância (EAD);
  • treinamentos colaborativos, quando um funcionário participa e replica o conteúdo para os outros membros da equipe;
  • treinamentos in company (workshops, palestras, oficinas, entre outros, realizados dentro da empresa);
  • treinamentos out company (cursos, master classes e outros eventos realizados fora da empresa).

O melhor modelo depende do perfil do seu público interno e a melhor forma de saber isso é por meio da experimentação. Além disso, para definir qual o treinamento mais se adapta à sua organização, é necessário que você leve em conta três aspectos:

  • o perfil dos colaboradores;
  • a cultura da empresa;
  • o orçamento disponível.

5. Investimento em tecnologia

Com a transformação digital, as empresas podem otimizar suas estratégias e conquistar seus objetivos de forma muito mais prática e eficiente. Para isso, é recomendável que a empresa invista em um bom software de gestão, que automatiza os processos corporativos, fazendo que a empresa desburocratize inúmeras atividades, tornando as coisas muito mais simples.

Um bom sistema será essencial para atender todas as particularidades da farmácia, permitindo a integração de todas as áreas do negócio, como financeiro, administrativo, estoque, compras, vendas, entre outras. Para falar das principais vantagens de um bom software de gestão, destacamos:

  • planejamento financeiro: com o sistema, todas as despesas e ganhos ficarão muito mais claros, ou seja, você poderá contar com um efetivo controle financeiro. É possível acompanhar os dados em tempo real e, assim, as decisões são tomadas com mais facilidade e clareza;
  • estratégias de compras: ao investir em um software, você consegue profissionalizar suas compras e, assim, manter uma quantidade ideal de mercadorias na empresa, sem nenhum prejuízo;
  • perfil dos clientes: o uso de uma ferramenta de gestão também permite que o gestor da farmácia saiba, com clareza, quem são seus clientes e como eles se comportam. Dessa forma, será possível estabelecer uma estratégia de marketing totalmente alinhada com as necessidades e os desejos dos consumidores;
  • análise de resultados: um bom sistema também permite que a farmácia acompanhe as principais métricas da empresa. Por meio da análise dos indicadores-chave de desempenho (KPIs), é possível tomar melhores decisões e realizar um planejamento da empresa como um todo.

E então, o que achou dessas ideias sobre organizar os processos de gestão? Ao colocar essas ideias em prática, você aumenta a profissionalização do seu negócio, dá vários passos para alcançar melhores resultados e coloca a empresa em um contexto de crescimento sustentável.

Se você gostou dessas ideias e quer saber mais detalhes sobre o assunto, entenda por que você deveria implementar um software de gestão em sua farmácia.

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