Como fazer: Planejamento Estratégico de Sucesso do Ano para sua farmácia

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Qualquer empresa, especialmente o dono do negócio, precisa saber exatamente onde quer chegar. Sem isso definido fica muito difícil traçar metas e objetivos de curto, médio e longo prazos. Saber como e onde investir, o que se deve mudar, o que vender, para quem vender e quem se deve contratar, só é assertivo dentro de um planejamento. Nesse artigo vamos explicar como fazer: Planejamento Estratégico de Sucesso. Continuei a leitura para saber mais.

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O processo que define o rumo que a empresa vai seguir em um determinado período de tempo é chamado de Planejamento Estratégico. O nome assusta um pouco, mas essa ferramenta administrativa é essencial para sua farmácia se preparar para o próximo ano.

Normalmente o Planejamento Estratégico é feito ao final de todo ano e visa deixar esclarecido o que será feito nos próximos 12 meses seguintes. Mas ele também pode ser feito em qualquer outro momento, desde que necessário, como por exemplo, na troca da gerência ou ampliação de outras filiais da farmácia.

Muitos gestores pensam que o Planejamento Estratégico não é primordial em pequenas e médias empresas, julgam ser exclusividade das grandes corporações. Isso não é verdade. Independentemente do porte da sua farmácia, o planejamento vai mostrar onde todas vão chegar ao final de um período.

Por onde devo começar o planejamento?

Antes de começar é importante alertar que o Planejamento Estratégico deve ser feito com tempo e dedicação, pois uma vez concluído será o norteador da farmácia durante o ano todo. Outro detalhe é sobre as adaptações para sua realidade de mercado, isto é, o planejamento deve ser pensado para sua regionalidade. Vamos então para as etapas desse processo:

Comece se fazendo 3 perguntas básicas:

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  1. Onde estou?
  2. Para onde quero ir?
  3. Como chegar lá?

O ideal é que essas questões sejam respondidas de “bate-pronto”, ou seja, o dono da farmácia ou o gestor precisam saber realmente o cenário atual e para onde querem ir. Se isso não for possível, caso encontre dificuldades em responder, faça uma análise mais aprofundada e torne claro para si mesmo seus objetivos no negócio.

Logo em seguida você precisa alinhar a missão, visão e valores da sua empresa com o que foi respondido anteriormente. Por exemplo, se você respondeu que “quer chegar lá” vendendo medicamentos a todo custo sem se preocupar com as pessoas, não fará sentido responder que os Valores da farmácia são Ética e Respeito. Entende?

Missão: Por qual razão sua farmácia existe no mercado?

Exemplo: “Estabelecer a saúde e o bem-estar coletivo através do provimento de medicamentos”.

Visão: Onde a farmácia quer chegar daqui alguns anos?

Exemplo: “Ser líder a empresa líder da região no fornecimento de medicamentos para a população”.

Valores: São princípios que a empresa não abre mão de seguir

Exemplo: “Ética, respeito e clareza na venda e dispensação de medicamentos”

O que aconteceu no passado e o que pode acontecer no futuro?

Agora é fundamental ouvir as pessoas que estão ao redor da sua farmácia. Como assim? Bem, você não vai conseguir atingir qualquer meta ou objetivo se os colaboradores não compactuam com sua missão, visão e valores. Reúna toda a equipe e deixe isso claro.

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Depois de forma individual converse com cada colaborador e peça uma avaliação sincera sobre o ambiente da farmácia, se ele está contente com sua função, se pretende estudar mais, se dedicar e melhorar suas competências; se existe algo que precise ser ajustado, enfim, busque saber como anda o clima organizacional na farmácia.

Você também precisa ouvir os clientes. Procure saber, através de pesquisas de satisfação, como a farmácia é vista pelos consumidores: é preciso melhorar a fachada, vitrine, iluminação, organização, preços ou atendimento. Passe um verdadeiro “pente fino”.

Objetivos Estratégicos

Nessa altura você já foi capaz de identificar o pensamento dos colaboradores e a visão dos clientes quanto a sua farmácia. Munido dessas informações, podemos iniciar o planejamento dos Objetivos Estratégicos. Mas o que são eles? Na verdade, esses objetivos são “pontos de checagem” durante o caminho que a farmácia terá que fazer para solucionar o que foi identificado anteriormente e assim atingir sua missão e visão.

Por exemplo: Foi identificado que os clientes estão insatisfeitos com o atendimento. Porém a visão da empresa é ser líder do mercado. Logo para ser líder do mercado precisa aumentar as vendas. E para aumentar as vendas é necessário qualificar o atendimento. Então, neste caso o Planejamento do ano terá um dos Objetivos Estratégicos de:

  • Aumentar a capacitação do atendimento em 40%
  • Reduzir as perdas de vendas em 25%
  • Elevar a satisfação dos clientes em 30%

Definindo as Metas

Diferentemente dos Objetivos Estratégicos, as Metas (que também podem ser chamadas de Objetivos Táticos) são bem mais específicas. Elas vão garantir que os objetivos possam ser alcançados. Normalmente as metas são individualizadas para cada setor ou divisão da farmácia, ou seja, colaboradores responsáveis pelas vendas podem ter metas diferentes dos colaboradores que cuidam das finanças. E assim por diante.

Para entender melhor: no exemplo anterior foi colocado como objetivo aumentar a capacitação do atendimento, correto? Então podemos traçar as seguintes metas para que esse objetivo possa ser cumprido:

  • Garantir que todos os vendedores tenham treinamento em vendas;
  • Verificar se o treinamento em vendas foi eficaz;
  • Promover grupos de estudos e discussão entre os colaboradores;
  • Colher feedback dos colaboradores sobre o treinamento

Definindo os Planos de Ação

Os Planos de Ação, também chamados de Objetivos Operacionais, servem para a farmácia saber como serão executadas as tarefas que vão garantir que as Metas sejam cumpridas.

Continuando com o exemplo anterior: para garantir que todos os vendedores tenham treinamento em vendas, a farmácia pode elaborar um Plano de Ação que visa:

  • Fechar parceria com instituição de ensino;
  • Ministrar curso prático sobre atendimento;
  • Contratar palestrante sobre vendas.

Como saber se tudo está saindo como o planejado?

Após planejar os Objetivos, Metas e Planos de Ação é importante saber de tempos em tempos se o que está sendo executado está de acordo com o que foi planejado. E como fazer isso? Através do uso dos KPI’s (Key Performance Indicators), em tradução livre: Indicadores Chave de Desempenho.

Basicamente a farmácia pode utilizar o Ticket Médio, Produtividade por Funcionário, Taxa de Inadimplência e Margem de Lucro para comparar os resultados com os objetivos esperados.

Para concluir, uma dica extra: Faça da tecnologia sua aliada!

Utilize sistemas de automação e gestão que forneçam ferramentas de análise para facilitar a mensuração dos resultados. O sistema da sua farmácia tem que ser capaz de automatizar o cálculo de comissões, fornecer a personalização para regras de desconto, atualizar o preço dos medicamentos conforme o preço praticado no mercado, possibilitar consultar e extrair relatórios de compras e vendas. Dessa forma fica bem mais fácil reunir as informações de cada período e verificar se o Planejamento Estratégico está sendo cumprido.

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