dicas para otimizar o processo de vendas em farmácias

12 dicas para otimizar o processo de vendas em farmácias

Ter um processo de vendas adequado é fundamental para manter e aumentar a lucratividade de uma farmácia. É por isso que os proprietários desse tipo de estabelecimento precisam estar atentos às formas de aperfeiçoar o trabalho que realizam.

Mas e quando é preciso otimizar ou implementar um novo processo de vendas na gestão de farmácia? Isso é absolutamente normal e necessário para quando o negócio crescer. Novos processos são um bom sinal de crescimento. Processos estão atrelados às pessoas, isto é, profissionais com habilidades para desenvolver uma atribuição.

Para que você possa otimizar as suas vendas em sua drogaria e ter uma boa lucratividade, preparamos esse guia completo sobre processo de vendas na farmácia. Nele, vamos apresentar uma série de dicas práticas que podem ser desenvolvidas no estabelecimento, além disso você aprende como implementar um novo processo de vendas na farmácia de forma eficiente. Confira!

faça vendas na internet

Leia também:

>> 3 processos fundamentais para blindar a organização financeira da farmácia

>> Gestão em Farmácia: veja como você pode se preparar para os desafios de cada ciclo do seu negócio

>> Como a Gestão de Categorias proporciona o aumento das vendas através da experiência de compra

O que é um processo dentro da farmácia?

Você certamente cumpre inúmeros processos no dia a dia, porém não se dá conta que eles estão aí. Quer um exemplo? O simples ato de levantar na hora programada pelo despertador, tomar um café quente, escovar os dentes, se locomover até a farmácia e iniciar os trabalhos, é um processo; como outro qualquer dentro da Gestão de Farmácia.

Note que você cumpriu várias etapas pré-determinadas em uma ordem lógica a fim de chegar num objetivo: despertar, nutrir o corpo, se higienizar e estar presente fisicamente no seu negócio. Intrinsicamente existem muitos outros processos na nossa vida que não notamos, mas fazemos todo dia. Trazendo isso para a administração da farmácia, para cada atividade dos colaboradores, também é necessário que hajam processos. 

Sua equipe formada por colaboradores que atuam em áreas diferentes (balcão, vendas, estoque, gestão, entrega) desempenha continuamente atividades ao longo do dia de trabalho. Para isso damos o nome de processos. Como já deu para perceber, não existe empresa sem processos. Eles podem até não ser documentados e não serem os mais eficientes, porém cada um da equipe sabe o que tem que fazer.

Antes de implementar um novo processo de vendas na gestão de farmácia, é necessário identificar se os processos atuais estão adequados e fazem sentido para o seu atual modelo de negócio. Aqui é recomendo reunir toda a equipe e colher o maior número de feedback útil.

Procure saber como é feito cada atividade por cada colaborador. Por exemplo:

  • qual o processo é realizado quando uma pessoa entra na farmácia?
  • o processo de vendas ocorre de que forma?
  • como é feita a armazenagem e controle de estoque?
  • como os medicamentos controlados são enviados para o SNGPC pelo farmacêutico?
  • como é o processo de formação de preço do mix de produtos?

Enfim, procure saber como são executados para tarefa dentro da sua farmácia. Depois tente encontrar situações que podem ser melhoradas. Vamos tomar como exemplo o processo de vendas:

  1. cliente é atendido no balcão;
  2. balconista pesquisa produto no sistema de farmácia;
  3. cliente apresenta receita e solicita comprar pelo Farmácia Popular;
  4. balconista pega a receita e se desloca até o equipamento escâner;
  5. cliente fica aguardando (outros clientes vão chegando para ser atendidos);
  6. a receita é escaneada e fica salva no computador;
  7. a venda é continuada até que seja autorizada pelo Farmácia Popular;
  8. cupom fiscal é impresso;
  9. medicamento é entregue para o cliente.

Esse é um simples processo de vendas que pode acontecer na farmácia. E como isso pode ser melhorado? Primeiro tente encontrar algum passo que pode ser eliminado ou substituído por outro que seja feito mais rápido. Analisando esse exemplo, podemos retirar os passos 6 e 7 através da automatização da digitalização da receita.

Existem no mercado sistema de farmácia com recursos que permitem o colaborador escanear a receita do medicamento direto pelo celular. Então não é necessário o equipamento escâner. Além disso a receita já aparece “dentro” do próprio sistema, sem o colaborador tenha que perder tempo encontrando o arquivo no computador.

Já deu para entender, não é mesmo? Repita essa análise crítica para todos os processos existentes dentro da sua farmácia, buscando passos que podem ser automatizados e encurtados.

Por que devo me preocupar com processos na farmácia?

Como já dissemos, uma empresa dificilmente sobrevive sem processos, por mais que seus gestores não percebam isso. Quando não existe um controle rigoroso sobre os processos atuais e implementação de novos, a farmácia deixa de:

Reduzir de custos

  • desperdício de tempo (dinheiro) em atividades sem sentido;
  • funções que poderiam ser feitas por máquinas/sistemas;
  • processos manuais que podem ser automatizados;
  • otimização de processos que não podem ser automatizados;
  • detecção de mão de obra inflada (muitos colaboradores para poucos processos).

Extinguir tarefas inúteis

  • tarefas desnecessárias feitas pelos colaboradores são facilmente detectadas;
  • eliminação de gargalos (demora na execução de tarefas por alta demanda, remanejamento de colaboradores);
  • desperdícios de recursos (energia, água, insumos, produtos de consumo próprio).

Padronizar para ganhar tempo

  • processos documentados exigem menos tempo de treinamento;
  • novo colaborador contratado pode desempenhar a função com facilidade;
  • implementação de POPs (Procedimento Operacional Padrão);
  • expansão para novas filiais se torna menos onerosa (já se conhece os processos).

Controlar e monitorar (otimização)

  • facilidade em encontrar erros de execução (isolar tarefas dentro de um contexto);
  • detecção de pontos fracos e fortes é simplificado;
  • monitoramento das atividades torna-se ágil e simples.

E então, convencido de que os processos são os degraus do crescimento da sua farmácia?

6 passos para otimizar o processo de vendas na farmácia

1 . Invista na qualificação da equipe

É imprescindível que as farmácias invistam na qualificação das suas equipes. Os farmacêuticos e atendentes precisam ser prestativos, atenciosos e oferecer uma experiência única de atendimento para os clientes.

Com um atendimento diferenciado, as vendas podem até demorar mais para serem realizadas, mas contribuirão para a fidelização de clientes. Afinal, uma pessoa que é bem atendida em sua farmácia voltará ao estabelecimento em outras oportunidades para que a boa experiência seja repetida.

A qualificação pode ser feita por meio de treinamentos periódicos com especialistas no assunto ou, até mesmo, em pequenas reuniões diárias feitas com o líder do time, melhorando assim o processo de vendas.

2. Mapeie todo o processo de vendas

Também é relevante que seja feito um mapeamento dos processos de vendas em sua drogaria. Para isso, deve-se observar o comportamento dos clientes que frequentam o estabelecimento, pois cada um deles tem suas particularidades.

Existem pessoas que vão à farmácia com um único objetivo: comprar um medicamento específico. Nesse caso, as vendas costumam ser rápidas, pois o cliente apresenta a receita do médico para o atendente e faz a compra.

Já no caso de pessoas idosas ou com menos informações sobre seu caso, pode ser necessário uma consulta com o farmacêutico, para que sejam dadas instruções sobre o uso do medicamento. Apesar de ser um processo que leva mais tempo, ele não pode ser deixado de lado. É importante fazer o cliente se sentir bem e deixá-lo satisfeito.

Porém, se uma pessoa vai até a drogaria para adquirir perfumes ou maquiagens, por exemplo, ela passará bastante tempo na loja. Assim, é preciso verificar quais são os processos de vendas mais comuns e observar possíveis combinações que podem ser feitas para vender mais.

Se uma cliente comprar uma sombra ou um lápis de olho de uma determinada cor, o atendente precisa ter a expertise de também oferecer um batom ou uma base que combine com aquela tonalidade. Assim, a visitante poderá se interessar em adquirir também esse produto – gerando mais lucro para a farmácia.

Em suma, mapear o processo de vendas é importante para verificar pontos que necessitam de melhorias e, assim, seguir um ciclo contínuo de aperfeiçoamento na arte de vender.

3. Melhore a atração de clientes da farmácia

Como as vendas são conquistadas na sua farmácia? Ou seja, como as pessoas chegam até o estabelecimento? É preciso compreender isso para investir em estratégias de marketing adequadas, que tragam mais público para o negócio.

Podem ser desenvolvidas ações no ponto de venda — por exemplo, contratar músicos e atores para apresentações artísticas em frente à farmácia — que chamem a atenção das pessoas que passam pela rua.

O investimento em mídias tradicionais, como os anúncios em jornais e rádios locais, bem como em mídias digitais, como blogs e redes sociais, também contribuem muito para atrair clientes. Você pode criar promoções e divulgar nesses canais, atraindo mais pessoas para a farmácia.

4. Conheça o seu público-alvo

Como já explicamos, cada cliente tem suas preferências — enquanto alguns preferem um atendimento rápido, outros precisam de mais atenção. No entanto, é preciso compreender qual é o público-alvo da farmácia, ou seja, quem são as pessoas que deseja realmente atingir.

Nesse sentido, convém explicar que a farmácia pode ter mais de um público-alvo, com ações específicas para cada um deles. Dessa forma, podem ser definidas ações para atrair as pessoas certas e vender mais.

Se você perceber que muitos usuários de medicamentos de uso contínuo vão até a sua farmácia, por exemplo, pode melhorar o processo de vendas criando campanhas exclusivas para essas pessoas. Você pode criar programas de desconto para quem comprar todos os meses na drogaria, por exemplo.

O conhecimento do público-alvo também é importante para decidir em quais mídias anunciar. De nada adianta pagar caro por anúncios em determinada emissora de rádio se ela não alcançar pessoas com o perfil de clientes da sua drogaria.

5. Invista nas ferramentas certas

Para que as vendas sejam otimizadas é preciso investir em ferramentas adequadas. Os softwares de gestão são o melhor exemplo de recurso tecnológico que contribuem para melhorias nesse processo.

Isso porque, com esse tipo de programa os atendentes podem verificar rapidamente se um medicamento ou produto solicitado por um cliente está disponível para venda.

Caso o produto solicitado não esteja em estoque, você pode propor rapidamente uma solução, como dizer que fará a encomenda com o laboratório e ele poderá retirar o remédio no dia seguinte. Essas ações não só agilizam a venda como proporcionam um atendimento mais atencioso para o cliente.

Além disso, os softwares para farmácias também proporcionam o acompanhamento do fluxo de caixa. Isso é importante para gerar indicadores de desempenho e diagnosticar se as vendas vão bem ou não.

6. Melhore a integração entre os setores da farmácia

A integração entre todos os setores da farmácia deve ser promovida para que haja uma otimização no processo de vendas. Nesse sentido, o software de gestão também pode ajudar.

Afinal, o sistema para farmácias tem módulos para diversas áreas, como a contábil, de recursos humanos, de controle e de estoque. Tudo isso, de forma integrada, colabora para a conquista de vendas mais efetivas e melhores resultados para a drogaria.

Como você viu, contar com um software de gestão é muito importante para esse tipo de negócio. Esperamos que nosso conteúdo tenha sido útil, ajudando você a otimizar o processo de vendas em sua farmácia.

Nós do INOVAFARMA temos uma excelente opção de software, que pode trazer grandes benefícios para a sua farmácia. Entre em contato conosco e saiba mais!

eBook - Controle de Caixa

6 passos para implementar um novo processo na farmácia

1. Defina muito bem qual o objetivo esperado

Quando notada a necessidade de um novo processo ser implementado na farmácia, antes de colocá-lo em prática, tenha com clareza o objetivo esperado do processo.

Por exemplo:

A farmácia realizou a troca do sistema e com isso implementou um novo processo de pedido de compra, que consiste na conferência automatizada dos produtos contados. Qual o objetivo disso tudo? Para todos os envolvidos devem ficar claro que o objetivo esperado no novo processo é evitar a ruptura e blindar o estoque da farmácia através de informações fidedignas.

2. Definir as pessoas envolvidas e quais serão suas responsabilidades

Seguindo o exemplo anterior em que foi implementado o novo processo de pedido de compra, é fundamental delegar claramente as responsabilidades que cada colaborador exercerá no processo.

Então, nesse caso, o estoquista será o encarregado por efetuar a recepção das mercadorias compradas e bipar o leitor de código de barras em cada item para registrar no sistema de farmácia.

3. Comunicar com bastante clareza as informações do novo processo

Jamais use uma linguagem que seja desconexa com o real entendimento da sua equipe. O que é dito nem sempre é entendido de forma literal pela outra pessoa, ocorrendo os chamados ruídos de comunicação. Então fale claramente, se possível mostre com um exemplo, coloque a “mão da massa” e evite que seus colaboradores executem o processo de forma errada.

Uma boa maneira de simplificar isso é usar as seguintes indagações quando for explicar qualquer coisa:

  • O que (produtos que foram comprados pela farmácia devem ser conferidos);
  • Porquê (para evitar ruptura de estoque);
  • Como (realizando a conferência dos itens);
  • Onde (com as ferramentas do sistema de farmácia);
  • Quando (no dia da entrega do fornecedor farmacêutico);

4. Definir prazo para atingir o objetivo esperado

Continuando com o exemplo anterior, o novo processo foi iniciado no dia X do mês Y do ano Z. Nas datas retroativas o estoque da farmácia não estava condizente com as informações declaradas no sistema, então o motivo para a implementação do novo processo de conferência de estoque foi justamente para sanar esse problema.

Dessa forma é muito importante estimar um prazo para que o processo de fato cumpra com o esperado. Fixe um prazo plausível: em 60 dias o estoque da farmácia não poderá mais ter qualquer tipo de ruptura ou informação inconsistente. Se o objetivo for alcançado antes, ótimo! Mas se você observar que está longe de ocorrer, procure saber o motivo antes do prazo se esvair.

5. Treinar a equipe envolvida com o novo processo

Não é justo e tampouco sábio delegar funções para colaboradores que não tenham habilidades suficientes para exercerem o processo. Caso sua equipe não tenha profissionais competentes para determinada atividade, não insista em delegar. Antes forneça treinamentos e capacitações adequadas.

Isso não deve ser encarado como um custo para a farmácia, mas sim como um investimento a médio e longo prazo. Até porque contratar profissionais já “prontos” exige um processo de recrutamento e aumento da folha salarial, visto que a remuneração costuma ser proporcional ao grau de instrução da pessoa.

Em sequência ao nosso exemplo do processo de conferência de compra, o colaborador escolhido deve ter confiança em manusear o módulo de compras do sistema de farmácia, bem como o equipamento leitor de códigos de barras e ter todo o processo muito bem explícito na sua “cabeça”.

6. Fazer os ajustes necessários

Todo processo pode ser melhorado em algum ponto, a questão é que poucos conseguem enxergar isso pois sempre olham para a mesma perspectiva. Aqui a dica é “pensar fora da caixa”. Seguir o mesmo padrão de raciocínio trará sempre as mesmas conclusões. Então busque sempre novos conhecimentos que vão permitir enxergar além do óbvio.

Em paralelo você deve monitorar o novo processo que foi colocado em execução na gestão de farmácia, mas sem deixar os demais esquecidos. Monitorar quer dizer ao “pé da letra” acompanhar mesmo como cada colaborador está desempenhando os passos do processo. Depois analisar se isso realmente trouxe bons dividendos para a farmácia. Em outras palavras, mensurar os resultados

“Jamais abandone um processo! Ele é cíclico, isto é, pode variar dependendo das situações e ambientes”.

Conclusão

Não há dúvida de que os processos da gestão de farmácia dentro da farmácia são fundamentais para o negócio prosperar. Porém é vital a manutenção dos mesmos para que se possa buscar sempre a otimização e ganho de performance. Nesse sentido a utilização de um bom software de farmácia é indispensável ao gestor farmacêutico.

Fale agora mesmo com um especialista para conhecer nossas soluções de automação para sua farmácia. Ou se preferir, chame no WhatsApp!

Para acessar mais conteúdos gratuitos que vão melhorar os resultados do seu negócio, se inscreva no nosso Canal do YouTube e siga nossas páginas do Facebook e Instagram!

peça agora sua demonstração gratuita do INOVAFARMA