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conciliação de cartões

Entenda a importância de fazer a conciliação de cartões em farmácias

24 de abril de 2019
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Grande parte das vendas de em uma farmácia são feitas por meio de cartões de crédito ou débito. Essa facilidade para os clientes traz para o lojista uma tarefa a mais: a conciliação de cartões. Você sabe o que isso significa? Essa tarefa consiste em manter o controle de todas as movimentações que utilizam cartões...

Grande parte das vendas de em uma farmácia são feitas por meio de cartões de crédito ou débito. Essa facilidade para os clientes traz para o lojista uma tarefa a mais: a conciliação de cartões. Você sabe o que isso significa? Essa tarefa consiste em manter o controle de todas as movimentações que utilizam cartões para pagamento.

No entanto, existem muitas dúvidas sobre o que é essa atividade, de que forma ela é feita, quais os benefícios de executá-la e por que ela é tão necessária à gestão financeira da empresa.

Mostraremos, a seguir, as respostas para todas essas questões. Assim, você saberá qual é a melhor maneira de acompanhar todas as transações da sua farmácia e conhecerá as taxas e os pontos negativos que envolvem essa forma de pagamento. Acompanhe a leitura!

 

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Entenda o que significa a conciliação de cartões

Basicamente, o sistema de pagamentos por cartões conta com 3 grupos de atores:

  • bandeiras: são responsáveis por definir prazos, regras e taxas para o uso do cartão;
  • operadoras: são empresas que alugam as maquinetas responsáveis por fazer a interface entre o estabelecimento e o sistema de pagamento;
  • estabelecimentos que utilizam esse serviço.

Toda a comunicação entre esses grupos é automatizada e, portanto, sujeita a falhas. Um exemplo é uma compra que não foi corretamente contabilizada na operadora. Assim, com o propósito de conferir e monitorar essa comunicação deve ser feito o processo de conciliação.

 

Entenda como esse processo funciona em uma farmácia

Durante a conciliação é feita a conferência sobre todas as transações efetuadas. Dessa maneira, são analisadas diversas questões: se os prazos de pagamento estão corretos, se as taxas referentes a cada tipo de negociação estão com o valor cobrado corretamente, entre outras.

Veja alguns dos principais tipos de transações que podem monitorados:

  • compras com cartões de crédito à vista ou em parcelas;
  • compras com cartões de débito;
  • cancelamento de compras;
  • estorno de pagamentos.

Caso ocorra qualquer inconsistência nesses dados a farmácia deve entrar em contato com a operadora para que os valores sejam corrigidos. O processo de conciliação funciona, basicamente, em 3 etapas.

Conciliação de vendas

Nesse momento, todas as vendas realizadas e pagas com cartões são confrontadas com os registros das operadoras. Essa conferência é importante para detectar possíveis problemas, como quando a loja vende um produto e a operadora não registra o seu pagamento.

Uma maneira de assegurar o recebimento dos valores, caso ocorra alguma falha, é guardando as filipetas, que são os comprovantes emitidos pelas maquinetas de cartões.

Conciliação de recebimento

Quando são feitas vendas a prazo, o recebimento do valor correspondente só é feito depois de 30 dias. No entanto, as taxas referentes às transações são cobradas pela operadora no momento da compra. As compras no débito, por sua vez, são recebidas pela farmácia no dia seguinte.

Portanto, é importante manter o controle sobre o recebimento, tanto para conferir os valores recebidos quanto para averiguar se as taxas cobradas estão corretas.

Conciliação bancária

Por fim, acontece a conciliação bancária, que permite fazer a conferência final sobre toda a movimentação financeira. Aqui, será conferido se todas as entradas e saídas foram feitas corretamente.

Saiba como um software pode ajudar nessa tarefa

A melhor maneira de fazer todo esse processo de conferência é por meio de um software de gestão de farmácias. Isso porque monitorar todas essas transações por meio de uma planilha eletrônica será, com certeza, uma atividade muito trabalhosa e suscetível a erros.

Além disso, por meio da tarefa de conciliação outras análises e outros processos importantes são feitos:

  • acompanhamento dos valores de taxas por operadora e por bandeira;
  • registro e acompanhamento das filipetas, que são os comprovantes de pagamento, junto às operadoras;
  • monitoramento do extrato bancário, pois é preciso conferir se os pagamentos creditados estão disponíveis na conta corrente;
  • cruzamento das vendas realizadas, ou seja, acompanhamento da movimentação de entrada e saída do caixa.

Todos esses processos são essências para que você tenha uma visão financeira completa do negócio.

Conheça as vantagens de fazer esse processo na farmácia

As transações com cartões representam a maior parte das vendas. Por isso, a automatização da conciliação traz inúmeros benefícios à empresa.

Economia de tempo e dinheiro

Imagine o tempo que um funcionário gastará para executar todas as tarefas descritas até aqui! Além do tempo, dificilmente um único funcionário será suficiente para atuar em todos os processos. Por isso, a automatização ajudará a aumentar a produtividade, já que os funcionários poderão se dedicar a outras atividades.

Também é preciso considerar possíveis erros. Por exemplo, por falta de conferência os valores podem não ser contabilizados ou recebidos corretamente, entre outros.

Controle contra fraudes

Um tipo muito comum de fraude é a chamada chargeback, que consiste no cancelamento da compra pelo comprador junto à operadora de seu cartão. Assim, a pessoa informa à operadora que não reconhece aquela transação e a mesma é cancelada o que pode representar um grande prejuízo à empresa.

No entanto, ao fazer a conferência de cartões por meio do sistema é mais rápida a identificação desse tipo de problema. Nesse caso, com o propósito de receber o seu pagamento, o lojista deve recorrer imediatamente à operadora.

Produção de relatórios gerenciais precisos

Os relatórios gerados oferecem informações seguras e precisas. Dessa forma, ao emitir os relatórios gerenciais os dados serão baseados em informações atualizadas e, ao ter todos os processos feitos automaticamente, o risco de erros é praticamente nulo.

Acompanhamento de erros e divergências

Durante o processo de vendas por cartões podem aparecer diversos problemas de processamento, como cobranças indevidas de taxas, falta de recebimento de valores etc. Todas essas inconsistências podem ser acompanhadas e monitoradas facilmente pelo sistema.

Fazer esse acompanhamento é essencial para garantir que o recebimento de valores e as transações estão funcionando perfeitamente.

Enfim, podemos perceber que a conciliação de cartões é uma tarefa essencial. Por meio dela é possível acompanhar e conferir todas as movimentações e observar se as cobranças de taxas pelas operadoras estão corretas. Além disso, com o propósito de tornar essa atividade mais segura, rápida e eficiente é fundamental o uso de um software, que, com todas as informações coletadas, contribui para melhorar a gestão de negócios.

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