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Controle de Lote Fácil e Descomplicado para fazer agora na farmácia

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Fazer a gestão do estoque não é uma tarefa simples para o gestor de farmácia e drogaria. Detalhes que envolvem controle de lote, vencimentos, prazos de entrega, curva de demanda, classificação de produtos, enfim, são só alguns desafios do dia a dia.

Contudo, fazer esse tipo de gestão pode ser facilitado com técnicas e boas ferramentas informatizadas. Uma delas é o Controle de Lote por Vencimento, que auxilia a farmácia a vender o produto certo na hora certa, para que não haja Perda por Vencimento.

Para te explicar melhor como o Controle por Lote pode ser o aliado que faltava na sua gestão, preparamos um artigo para você tirar suas principais dúvidas sobre o assunto. Confere aí!    

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O que é Controle de Lotes?

Simplesmente o Controle de Lotes é a forma de rastrear o item desde sua fabricação pela indústria até a ponta final, isto é, o consumidor. Para fazer esse rastreamento são utilizadas as informações de:

  • códigos de barras;
  • lote;
  • número do lote;
  • data de fabricação; e
  • data de vencimento

O código de barras é uma sequência lógica de números que são representadas por símbolos, possíveis de serem lidos por equipamentos scaners (como uma “impressão digital”). Cada produto fabricado recebe seu próprio código de barras. Esse número é único e padronizado para toda a indústria, ou seja, ele não pode ser usado por outro produto. É como se fosse o “CPF do item”. 

Agora é importante saber que Lote e Número do Lote são coisas distintas:

Segundo a RDC 304 de 17 de setembro de 2019, lote e número de lote são definidos por:

Lote:

“Quantidade definida de produto processado em um ou mais processos, cuja característica essencial é a homogeneidade”. Ou seja, o lote é uma certa quantidade determinada de produtos fabricados. Um lote pode ter vários produtos ou itens.

Número de lote:

“Combinação definida de números e/ ou letras que identifica de forma única um lote em seus rótulos, documentação de lote, certificados de análise correspondentes, entre outros.” Assim podemos afirmar que o número do lote é a identificação do lote, isto é, o número do “amontoado de produtos”.

Note que um mesmo produto pode ser de lotes diferentes.

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Por exemplo:

Um determinado laboratório fabricou em 10/09/2020 um Lote com 1.000 itens do produto ANNITA 500mg com vencimento para 31/08/2022.

Já no dia 11/09/2020 o mesmo laboratório fabricou outro Lote com 500 unidades do produto ANNITA 500mg, mas com vencimento para 30/10/2022.

Observe que nesse exemplo, o mesmo produto ANNITA 500mg pertence a 2 Lotes diferentes, com Datas de Vencimento diferentes.

Então cada Código de Barras recebe a Data de Fabricação, Data de Vencimento e o Número do Lote que o produto pertence. Dessa forma é possível fazer o Controle do Lote para dispensar o produto que está mais próximo do vencimento, evitando a Perda por Vencimento.

Onde encontrar o número do lote, data de fabricação e vencimento?

Ao realizar o pedido de compra junto ao distribuidor farmacêutico, no check-in de compra todos os produtos já vêm com seus respectivos Códigos de Barras no arquivo XML. Por meio disso é possível saber as informações de data de fabricação, vencimento e lote.

Como fazer o controle de lotes na farmácia?

Existem duas opções que a farmácia pode considerar: Manual e Automática.

Na forma manual, o próprio colaborador terá que controlar qual lote está mais próximo do vencimento. Na hora da venda “pegar” o produto que tenha o prazo mais curto para vencer. Evidente que a forma manual de controlar lotes não é muito produtiva para a farmácia, sendo que as chances de ocorrer algum erro é altíssima.

Então o melhor nesse caso é controlar o lote de forma automática. E para fazer isso é necessário que a farmácia tenha um bom sistema de controle de lote. No mercado existem ótimas opções de sistema de farmácia que já fazem o Controle de Lote. Dessa forma, basta que seja efetuada a entrada do XML de compra para que o sistema identifique os lotes.

Webinario O impacto das operacoes de caixa - Controle de Lote Fácil e Descomplicado para fazer agora na farmácia

Depois no momento da venda, o próprio sistema irá verificar qual lote está mais próximo da data de vencimento, então uma pequena notificação irá ser mostrada para o balconista. Basta que o colaborador então ofereça ao cliente o lote do medicamento sugerido pelo sistema. Simples, rápido e prático!

Qual a vantagem de trabalhar com Controle de Lotes?

Na verdade, a farmácia só tem a ganhar quando opta em trabalhar com controle de lotes. Sem dúvida, a principal vantagem consiste na diminuição brusca da Perda de Medicamentos por Vencimento.

Quando o Controle de Lote não é usado, assim que a data de vencimento começa a chegar, o gestor é obrigado a “queimar” os produtos, isto é, vender a preço de custo para pelo menos “empatar” o CMV (Custo de Mercadoria Vendida). Em muitos casos isso nem ao menos acontece, causando um prejuízo considerável para o financeiro da farmácia.

Existe alguma desvantagem ao fazer Controle de Lotes?

Se formos listarmos as desvantagens que podem surgir durante o controle de lotes, seria o aspecto dos colaboradores terem que seguir um processo bem definido na entrada da compra e na hora da venda. Não basta apenas “dizer ao sistema” que a farmácia quer usar o controle de lote, é também parte dos colaboradores seguirem o processo.

Isso vai exigir um rigor na hora de efetuar a entrada dos itens no sistema. O XML de compra deverá constar os lotes dos produtos e suas respectivas datas de vencimentos. Pode ocorrer de alguns fornecedores não enviarem na nota de compra essas informações. Quando isso ocorrer, é indispensável procurar esses dados junto ao laboratório responsável pela fabricação dos produtos.

Outro empecilho no controle de lotes fica na ponta final do processo, a venda. O colaborador deve respeitar a decisão do sistema e vender o item sugerido. O sistema não “vai obrigar” a vender o lote que está mais próximo do vencimento, pois podem surgir ocasiões em que a porcentagem de desconto e a margem de lucro sejam mais favoráveis naquele momento para outro medicamento em relação ao seu lote. Mas em via de regra sempre é preferível aceitar o item com proximidade ao vencimento.   

Conclusão

Para a farmácia que deseja reduzir custos, o Controle de Lotes é indispensável. Com ele são evitados inúmeras Perdas por Vencimento e “promoções indesejadas” para tentar queimar os itens próximos ao vencimento. Felizmente para as farmácias e drogarias, adotar o Controle de Lote é um processo relativamente simples que pode ser automatizado pelos sistemas de automação e gestão.

Nesse sentido temos soluções sob medida para o seu negócio fazer o Controle de Lotes. Preencha o formulário nessa página e fale agora mesmo nosso um especialista para conhecer nossas soluções de estoque para sua farmácia. Ou se preferir, chame no whatsapp!

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