Gestão de Farmácia: 6 passos para um novo processo funcionar

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Você certamente cumpre inúmeros processos no dia a dia, porém não se dá conta que eles estão aí. Quer um exemplo? O simples ato de levantar na hora programada pelo despertador, tomar um café quente, escovar os dentes, se locomover até a farmácia e iniciar os trabalhos, é um processo; como outro qualquer dentro da Gestão de Farmácia.

Note que você cumpriu várias etapas pré-determinadas em uma ordem lógica a fim de chegar num objetivo: despertar, nutrir o corpo, se higienizar e estar presente fisicamente no seu negócio. Intrinsicamente existem muitos outros processos na nossa vida que não notamos, mas fazemos todo dia. Trazendo isso para a administração da farmácia, para cada atividade dos colaboradores, também é necessário que hajam processos. 

Sua equipe formada por colaboradores que atuam em áreas diferentes (balcão, vendas, estoque, gestão, entrega) desempenha continuamente atividades ao longo do dia de trabalho. Para isso damos o nome de processos. Como já deu para perceber, não existe empresa sem processos. Eles podem até não ser documentados e não serem os mais eficientes, porém cada um da equipe sabe o que tem que fazer.

Mas e quando é essencial implementar um novo processo na gestão de farmácia? Isso é absolutamente normal e necessário para quando o negócio crescer. Novos processos são um bom sinal de crescimento. Processos estão atrelados às pessoas, isto é, profissionais com habilidades para desenvolver uma atribuição.

Então como implementar um novo processo na farmácia de forma eficiente? Esse é o tema do artigo dessa semana. Continuei a leitura e veja os 6 passos para um processo novo funcionar na farmácia. Confira!

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O que é um processo dentro da farmácia?

Talvez antes de implementar um novo processo na gestão de farmácia, é necessário identificar se os processos atuais estão adequados e fazem sentido para o seu atual modelo de negócio. Aqui é recomendo reunir toda a equipe e colher o maior número de feedback útil.

Procure saber como é feito cada atividade por cada colaborador. Por exemplo:

  • qual o processo é realizado quando uma pessoa entra na farmácia?
  • o processo de vendas ocorre de que forma?
  • como é feita a armazenagem e controle de estoque?
  • como os medicamentos controlados são enviados para o SNGPC pelo farmacêutico?
  • como é o processo de formação de preço do mix de produtos?

Enfim, procure saber como são executados para tarefa dentro da sua farmácia. Depois tente encontrar situações que podem ser melhoradas. Vamos tomar como exemplo o processo de vendas:

  1. cliente é atendido no balcão;
  2. balconista pesquisa produto no sistema de farmácia;
  3. cliente apresenta receita e solicita comprar pelo Farmácia Popular;
  4. balconista pega a receita e se desloca até o equipamento escâner;
  5. cliente fica aguardando (outros clientes vão chegando para ser atendidos);
  6. a receita é escaneada e fica salva no computador;
  7. a venda é continuada até que seja autorizada pelo Farmácia Popular;
  8. cupom fiscal é impresso;
  9. medicamento é entregue para o cliente.

Esse é um simples processo de vendas que pode acontecer na farmácia. E como isso pode ser melhorado? Primeiro tente encontrar algum passo que pode ser eliminado ou substituído por outro que seja feito mais rápido. Analisando esse exemplo, podemos retirar os passos 6 e 7 através da automatização da digitalização da receita.

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Existem no mercado sistema de farmácia com recursos que permitem o colaborador escanear a receita do medicamento direto pelo celular. Então não é necessário o equipamento escâner. Além disso a receita já aparece “dentro” do próprio sistema, sem o colaborador tenha que perder tempo encontrando o arquivo no computador.

Já deu para entender, não é mesmo? Repita essa análise crítica para todos os processos existentes dentro da sua farmácia, buscando passos que podem ser automatizados e encurtados.

Por que devo me preocupar em fazer isso?

Como já dissemos, uma empresa dificilmente sobrevive sem processos, por mais que seus gestores não percebam isso. Quando não existe um controle rigoroso sobre os processos atuais e implementação de novos, a farmácia deixa de:

Reduzir de custos

  • desperdício de tempo (dinheiro) em atividades sem sentido;
  • funções que poderiam ser feitas por máquinas/sistemas;
  • processos manuais que podem ser automatizados;
  • otimização de processos que não podem ser automatizados;
  • detecção de mão de obra inflada (muitos colaboradores para poucos processos).

Extinguir tarefas inúteis

  • tarefas desnecessárias feitas pelos colaboradores são facilmente detectadas;
  • eliminação de gargalos (demora na execução de tarefas por alta demanda, remanejamento de colaboradores);
  • desperdícios de recursos (energia, água, insumos, produtos de consumo próprio).

Padronizar para ganhar tempo

  • processos documentados exigem menos tempo de treinamento;
  • novo colaborador contratado pode desempenhar a função com facilidade;
  • implementação de POPs (Procedimento Operacional Padrão);
  • expansão para novas filiais se torna menos onerosa (já se conhece os processos).

Controlar e monitorar (otimização)

  • facilidade em encontrar erros de execução (isolar tarefas dentro de um contexto);
  • detecção de pontos fracos e fortes é simplificado;
  • monitoramento das atividades torna-se ágil e simples.

E então, convencido de que os processos são os degraus do crescimento da sua farmácia?

6 passos para implementar um novo processo na farmácia

#1 Defina muito bem qual o objetivo esperado

Quando notada a necessidade de um novo processo ser implementado na farmácia, antes de colocá-lo em prática, tenha com clareza o objetivo esperado do processo.

Por exemplo:

A farmácia realizou a troca do sistema e com isso implementou um novo processo de pedido de compra, que consiste na conferência automatizada dos produtos contados. Qual o objetivo disso tudo? Para todos os envolvidos devem ficar claro que o objetivo esperado no novo processo é evitar a ruptura e blindar o estoque da farmácia através de informações fidedignas.

#2 Definir as pessoas envolvidas e quais serão suas responsabilidades

Seguindo o exemplo anterior em que foi implementado o novo processo de pedido de compra, é fundamental delegar claramente as responsabilidades que cada colaborador exercerá no processo.

Então, nesse caso, o estoquista será o encarregado por efetuar a recepção das mercadorias compradas e bipar o leitor de código de barras em cada item para registrar no sistema de farmácia.

#3 Comunicar com bastante clareza as informações do novo processo

Jamais use uma linguagem que seja desconexa com o real entendimento da sua equipe. O que é dito nem sempre é entendido de forma literal pela outra pessoa, ocorrendo os chamados ruídos de comunicação. Então fale claramente, se possível mostre com um exemplo, coloque a “mão da massa” e evite que seus colaboradores executem o processo de forma errada.

Uma boa maneira de simplificar isso é usar as seguintes indagações quando for explicar qualquer coisa:

  • O que (produtos que foram comprados pela farmácia devem ser conferidos);
  • Porquê (para evitar ruptura de estoque);
  • Como (realizando a conferência dos itens);
  • Onde (com as ferramentas do sistema de farmácia);
  • Quando (no dia da entrega do fornecedor farmacêutico);

#4 Definir prazo para atingir o objetivo esperado

Continuando com o exemplo anterior, o novo processo foi iniciado no dia X do mês Y do ano Z. Nas datas retroativas o estoque da farmácia não estava condizente com as informações declaradas no sistema, então o motivo para a implementação do novo processo de conferência de estoque foi justamente para sanar esse problema.

Dessa forma é muito importante estimar um prazo para que o processo de fato cumpra com o esperado. Fixe um prazo plausível: em 60 dias o estoque da farmácia não poderá mais ter qualquer tipo de ruptura ou informação inconsistente. Se o objetivo for alcançado antes, ótimo! Mas se você observar que está longe de ocorrer, procure saber o motivo antes do prazo se esvair.

#5 Treinar a equipe envolvida com o novo processo

Não é justo e tampouco sábio delegar funções para colaboradores que não tenham habilidades suficientes para exercerem o processo. Caso sua equipe não tenha profissionais competentes para determinada atividade, não insista em delegar. Antes forneça treinamentos e capacitações adequadas.

Isso não deve ser encarado como um custo para a farmácia, mas sim como um investimento a médio e longo prazo. Até porque contratar profissionais já “prontos” exige um processo de recrutamento e aumento da folha salarial, visto que a remuneração costuma ser proporcional ao grau de instrução da pessoa.

Em sequência ao nosso exemplo do processo de conferência de compra, o colaborador escolhido deve ter confiança em manusear o módulo de compras do sistema de farmácia, bem como o equipamento leitor de códigos de barras e ter todo o processo muito bem explícito na sua “cabeça”.

#6 Fazer os ajustes necessários

Todo processo pode ser melhorado em algum ponto, a questão é que poucos conseguem enxergar isso pois sempre olham para a mesma perspectiva. Aqui a dica é “pensar fora da caixa”. Seguir o mesmo padrão de raciocínio trará sempre as mesmas conclusões. Então busque sempre novos conhecimentos que vão permitir enxergar além do óbvio.

Em paralelo você deve monitorar o novo processo que foi colocado em execução na gestão de farmácia, mas sem deixar os demais esquecidos. Monitorar quer dizer ao “pé da letra” acompanhar mesmo como cada colaborador está desempenhando os passos do processo. Depois analisar se isso realmente trouxe bons dividendos para a farmácia. Em outras palavras, mensurar os resultados.  

“Jamais abandone um processo! Ele é cíclico, isto é, pode variar dependendo das situações e ambientes”.

Conclusão

Não há dúvida de que os processos da gestão de farmácia dentro da farmácia são fundamentais para o negócio prosperar. Porém é vital a manutenção dos mesmos para que se possa buscar sempre a otimização e ganho de performance. Nesse sentido a utilização de um bom software de farmácia é indispensável ao gestor farmacêutico.

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