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auditoria farmaceutica

Auditoria farmacêutica: entenda como são feitas e boas práticas

INOVAFARMA
27 de maio de 2019
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Manter um negócio em ordem é uma tarefa que requer uma série de cuidados e atenção. Em uma farmácia, não é diferente: são inúmeros processos e regras que devem estar de acordo com normas e padrões de qualidades rígidos e criteriosos. Fazer uma auditoria farmacêutica é uma maneira de avaliar todos esses procedimentos. Com a...

Manter um negócio em ordem é uma tarefa que requer uma série de cuidados e atenção. Em uma farmácia, não é diferente: são inúmeros processos e regras que devem estar de acordo com normas e padrões de qualidades rígidos e criteriosos. Fazer uma auditoria farmacêutica é uma maneira de avaliar todos esses procedimentos.

Com a finalidade de obter um relatório satisfatório em um processo de auditoria, é importante que sua empresa siga as boas práticas recomendadas pelos órgãos competentes, como manter a documentação atualizada, fazer o controle adequado dos medicamentos etc.

A seguir, mostramos qual é a importância da auditoria, o que fazer para facilitá-la e como evitar erros durante seu curso, de forma que sua farmácia obtenha um parecer satisfatório. Acompanhe a leitura!

Entenda o que é uma auditoria farmacêutica

Basicamente, a auditoria é um instrumento utilizado com a finalidade de avaliar cuidadosamente todos os processos e procedimentos que envolvem as atividades em uma empresa.

Dessa forma, ao se fazer a auditoria em uma farmácia, o objetivo é verificar se ela atende a todos os padrões e boas práticas de funcionamento estabelecidos por órgãos como ANVISA, Conselho Federal de Farmácia e outras autoridades sanitárias.

As auditorias podem ser feitas com o objetivo de avaliar todos os setores de uma empresa ou algum específico ou de atestar que ela segue padrões e processos estabelecidos por determinada norma. Toda a evolução da auditoria é documentada com evidências, relatórios e planos de ação.

Por isso, é importante que a farmácia siga as recomendações estipuladas na Resolução RDC Nº 44, de 17 de agosto de 2009, determinada pela ANVISA, que dispõe sobre as boas práticas farmacêuticas.

Conheça algumas dicas e boas práticas para auditorias em farmácia

O processo de auditoria é muito rígido. Isso significa que os procedimentos que estiverem fora dos padrões estabelecidos serão recusados pelos auditores, com proposição de planos de ação para que as correções sejam feitas. Por isso, algumas práticas podem ser tomadas a fim de antecipar tais problemas.

Faça um bom planejamento

O primeiro passo para se obter um relatório satisfatório da auditoria é manter um bom planejamento de todos os itens que demandam cuidados especiais e padrões específicos. Dessa forma, pode-se conferir regularmente, item a item, se tudo está de acordo com o recomendado.

A elaboração de uma checklist contribui para o acompanhamento desses processos e tarefas que devem ser verificados constantemente. O Centro de Vigilância Sanitária oferece um roteiro de inspeção, com todos os itens que devem ser conferidos.

Mantenha os processos padronizados e bem executados

Com a intenção de manter uma boa organização e controle em uma farmácia, deve-se criar e seguir processos padronizados. Essa prática proporciona uma série de benefícios — entre eles, a redução de erros e a melhora na qualidade do serviço, na execução de tarefas e no atendimento ao cliente.

A utilização de um software de gestão é uma excelente alternativa para manter os processos bem organizados e dentro dos padrões exigidos.

Conheça a legislação vigente

Os órgãos de vigilância sanitária fazem constantes atualizações nas regras e práticas para o controle sanitário. Por isso, deve-se acompanhar qualquer nova especificação, a fim de garantir que os processos estejam sempre atualizados.

Mantenha a documentação em dia

Todas as farmácias devem ter uma série de documentos, a fim de comprovarem sua regularização; entre eles:

  • AFE — Autorização de Funcionamento da Empresa, que é emitida pela ANVISA;
  • AE — Autorização Especial de Funcionamento, se necessário, também expedida pela ANVISA;
  • Licença ou Alvará Sanitário, emitido por órgão de vigilância sanitária municipal ou estadual;
  • Certidão de Regularidade Técnica, documento fornecido pelo Conselho Regional de Farmácia;
  • Manual de Boas Práticas Farmacêuticas.

É importante dizer que a Licença e a Certidão de Regularidade Técnica são documentos que devem ficar expostos na farmácia, de modo que o público consiga visualizá-los.

Mantenha o Manual de Boas Práticas Farmacêuticas atualizado

Por determinação da ANVISA, toda farmácia deve elaborar seu próprio Manual de Boas Práticas Farmacêuticas. No documento, devem constar informações como:

  • atribuições e responsabilidades individuais;
  • Procedimentos Operacionais Padrão (POPs);
  • política adotada em caso de produtos com prazo de validade próximo ao vencimento.

É importante dizer que os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) devem ser detalhados de acordo com cada tarefa, contendo as regras, procedimentos operacionais e demais informações sobre cada uma. Além disso, esse documento deve ser elaborado de forma que todos os funcionários possam compreendê-lo.

Defina um procedimento de verificação para a venda de medicamentos controlados

Os medicamentos controlados devem ser submetidos a uma rigorosa conferência. Por isso, crie alguns procedimentos que devem ser seguidos por todos os funcionários, garantindo que só se entregue um produto ao cliente caso os requisitos estejam de acordo com o estipulado.

Portanto, verifique se:

  • não há rasuras no receituário;
  • as informações estão legíveis;
  • a identificação do paciente está correta;
  • há carimbo e assinatura do médico no receituário;
  • a data da receita se encaixa no limite exigido.

Saiba o que fazer para evitar erros durante ou após o processo de auditoria

Conforme mencionado, a auditoria busca verificar procedimentos de modo a identificar falhas e apontar uma solução a elas. Portanto, o auditor segue um roteiro comum em todas as verificações até que, finalmente, elabora o seu relatório final.

No entanto, esse processo requer um certo cuidado, a fim de evitar falhas e problemas.

Veja o que você deve fazer

Durante as reuniões com o auditor, demonstre hospitalidade, se prepare bem para as perguntas e responda com honestidade. Além disso, dê respostas diretas e concisas e demonstre segurança no que diz.

Caso fique em dúvida sobre algum processo, não há problema em chamar um funcionário especializado para atender ao questionamento. Também é comum ocorrerem pendências, quando você pode deixar para responder depois alguma questão que precisará checar.

Saiba o que você não deve fazer

Algumas situações prejudicam o relatório final do auditor. Por isso, tenha muita atenção e nunca dê sua opinião sobre qualquer processo. Sempre responda apenas ao que foi perguntado.

Outra situação que pode prejudicar o relatório é admitir ao auditor que encontrou algum problema e não tomou nenhuma ação para resolvê-lo. Além disso, nunca se recuse a fornecer informações; se não souber responder, diga que vai procurar a resposta.

Enfim, o principal objetivo da auditoria farmacêutica é conferir se a farmácia trabalha sob as boas práticas estabelecidas pelos órgãos de vigilância sanitária. Para obter um relatório satisfatório, mantenha os processos da farmácia organizados, bem como toda a documentação exigida para o seu funcionamento.

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