dicas simples para fazer o controle financeiro para drogaria

7 dicas simples para fazer o controle financeiro para drogaria

Por que muitos estabelecimentos farmacêuticos quebram? Um dos motivos é não fazer o controle financeiro para drogaria. Além disso, diversos fatores podem impedir o sucesso a sua loja. Um deles é justamente não saber como organizar as contas na farmácia.

Muitas vezes, quem empreende pode achar que esse é um processo simples, que dispensa supervisão mais cuidadosa, gerando descontrole das finanças.

No ramo das farmácias não é diferente, por isso o gestor precisa manter o controle financeiro para drogaria, prestando atenção no fluxo de caixa. Isso também significa que ele deve ter clareza sobre as entradas e saídas, ou seja, ter um olhar apurado sobre todas as movimentações financeiras.

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Somente dessa forma é possível ter uma visão global do negócio, que auxilia na tomada de decisões relacionadas ao crescimento da empresa.

Você se perde diante de tantos números? Confira nosso post e fique por dentro de 7 dicas para organizar as contas na farmácia e garantir o controle financeiro para drogaria. Confira!

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1. Controle financeiro para drogaria: contas a pagar e a receber

Não é possível trabalhar no escuro, certo? Por isso, é impossível organizar as contas na farmácia sem saber quais são as contas a pagar e a receber. É fundamental que quem empreende faça o registro de tudo — inclusive despesas de menor valor.

Dessa forma, você terá o resultado do fluxo de caixa, ou seja, o saldo disponível ou saldo final, que corresponde aos recursos disponíveis que a farmácia tem no caixa ou nas contas correntes dos bancos.

É esse movimento de caixa que apontará se a farmácia tem dinheiro para arcar com as despesas ou se precisa, por exemplo, recorrer a um empréstimo para ter capital de giro e, assim, conseguir cobrir a escassez.

Além disso, organizar as contas ajuda quem está na gestão a prever a entrada de recursos, antecipando alguma eventualidade ou emergência, dando maior previsibilidade no controle financeiro para drogaria.

2. Registrar corretamente as formas de pagamento

O que é um pagamento?

Antes de falar propriamente dito sobre as formas de pagamento que impactam no controle financeiro para drogaria, vamos definir o conceito de pagamento: Trata-se da entrega de uma quantia numérica em valor monetário em troca de uma recompensa (produto, serviço ou direito).   

Em outras palavras, como a farmácia irá pagar o fornecedor do mix de produtos, como a farmácia irá receber pela venda dos itens expostos da prateleira? São contextos que muito bem exemplificam o que é pagamento.

Porém quando a obrigação do pagamento se torna onerosa, isto é, impraticável para sua realidade, será muito difícil convencer a pessoa consumir um produto da farmácia, ou negociar a compra de novos produtos para reposição de estoque, por exemplo.

Controle financeiro para drogaria: formas mais comuns de pagamento

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Dessa forma surgem as formas de pagamento. Elas são meios facilitadoras que permitem a aquisição de um bem (produto, neste caso) mesmo que este esteja acima do poder de compra do consumidor/empresa.

As formas de pagamento nada mais são do que a forma com que uma obrigação será honrada mediante um acordo entre duas ou mais partes.

Notou como não é nada complexo? Porém seu entendimento é vital para a organização contábil. Agora que está claro o conceito, é preciso listar quais as formas de pagamento existente no mercado. Basicamente são praticados os seguintes pagamentos:

  • Dinheiro (em espécie, considerado o melhor tipo de pagamento);
  • Cartão (existem duas modalidades: Crédito e Débito);
  • Cheque (já está em desuso em boa parte dos estabelecimentos pelo risco elevado de calote);
  • Boleto (mais comum com operações entre empresas);
  • Transferência Bancária (quando a movimentação é feita pelas instituições financeiras);
  • Carteira Digital(nova modalidade de pagamento, principalmente entre clientes mais jovens);
  • Crediário Próprio (espécie de empréstimo com tempo pré-determinado para pagamento, sob pena de juros);

Nessa altura você pode estar se perguntando: como isso tudo pode ajudar a organizar as contas na farmácia, não é verdade? Bem, é muito simples: controle financeiro para drogaria.

Controle financeiro para drogaria: importância de registrar a forma de pagamento

Já sabemos que existem diversas formas de pagamento que os clientes e fornecedores podem realizar. Para cada uma delas existem condições e prazos diferentes. Daí a necessidade de registrar todas as formas de pagamento quando houver movimentação de entrada (compras) e saídas (vendas).

Por exemplo:

Uma compra realizada pela farmácia junto à um fornecedor com a forma de pagamento Boleto deverá ser pago com o valor cheio (normalmente o valor total da compra) na data de vencimento. Agora imagine que outra compra foi realizada por meio de Transferência Eletrônica com pagamento divido em 3 vezes com intervalos de 30 dias.

Se a farmácia não tiver o registro correto de todas essas operações, como o financeiro poderá organizar as contas na farmácia para ter o dinheiro em caixa nos dias dos pagamentos? E o pior, pode acontecer dessas duas compras coincidirem no mesmo dia de vencimento. E se não houve fluxo de caixa suficiente para honrar os compromissos?

Organizar as contas na farmácia depende do registro das operações

Organizar as contas na farmácia depende do registro das operações

Ainda sim não é muito difícil encontrar farmácias que não fazem o controle rigoroso de suas obrigações e direitos. Quando não existe registro das operações dentro da farmácia é praticamente impossível de organizar as contas na farmácia para que haja um planejamento de ações futuras.

Não pense que esse processo deve ser realizado manualmente, longe disso. Existem boas opções de sistemas para farmácia que já contam com o módulo Financeiro e ferramentas que automatizam a organização contábil. Então não existem “desculpas” para negligenciar esse importante processo dentro da farmácia.   

Para se ter uma ideia dos benefícios da organização financeira, a farmácia consegue ter um panorama de quais são as formas de pagamento mais praticadas nas vendas. Se por ventura o pagamento em Dinheiro (à vista) estiver muito alto, significa que o fluxo de caixa é constante, então o poder de negociação (barganha) com o fornecedor será maior (com “dinheiro na mão” é possível exigir melhores preços!).

Pensando mais além, a farmácia pode apostar em uma pequena linha de crédito (Crediário Próprio) utilizando uma parte do bom fluxo de caixa, assim aumentar as expectativas de atingir mais consumidores, e por consequente fazer mais vendas. Claro que para ter essas informações é necessário possuir um software de farmácia com relatórios para análise de vendas e formas de pagamento.

Percebe como uma simples ação de registro da forma de pagamento pode desencadear uma série de benefícios e alternativas para tomadas de decisão?

3. Crie categorias para organizar as contas na farmácia

Para fazer um registro mais eficiente das entradas e saídas é fundamental que você crie categorias. Assim, fica mais fácil comparar mês a mês e entender a natureza de cada conta e consequentemente facilita o controle financeiro para drogaria. Você pode ter as seguintes categorias:

  • receitas;
  • despesas gerais;
  • custos;
  • financiamentos;
  • investimentos;
  • recursos humanos;
  • despesas administrativas.

A classificação deve atender às suas necessidades, por isso encontre um equilíbrio na hora de estipular as divisões. Cuidado para não tornar o processo muito detalhado e confuso, criando categorias em excesso para os lançamentos, podendo confundir o controle financeiro para drogaria.

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4. Separe as contas pessoais das profissionais

Um grande erro no controle financeiro para drogaria é não separar as contas pessoais das profissionais. Muitas pessoas acreditam que, por serem as “donas” do negócio não precisam fazer essa divisão e acabam pagando as contas pessoais com os recursos que entram na empresa.

Por mais que você seja dono do seu próprio negócio, é necessário ter em mente que existe uma nítida separação entre CPF (Cadastro de Pessoa Física) do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). Teoricamente isso é bem mais fácil que a prática do dia a dia na farmácia.

Separe as contas pessoais das profissionais

É mais do que comum empreendedores sangrarem o caixa do negócio para pagar uma despesa pessoal. Afinal, sou eu quem é o dono, não é mesmo! Esse tipo de pensamento tem um destino certo e muito amargo: falência.

Tem ainda aquelas pessoas que incluem as próprias despesas pessoais “de casa” dentro da organização financeira da farmácia. O colaborador lança no próprio sistema da farmácia a conta de luz da casa do dono e da farmácia, por exemplo. No final do mês é inviável tomar uma decisão com demonstrativos financeiros que não refletem a realidade do negócio.   

Se você ainda insiste em pensar dessa forma, agora é a hora de atualizar sua mentalidade. Se você não quer colocar a “mão na massa” e trabalhar na farmácia, então seus provimentos virão dos lucros do negócio. Isso significa que suas retiradas devem ser conforme a lucratividade e não a qualquer hora do dia.  

Controle financeiro para drogaria: saiba separar as contas da farmácia com as contas pessoais

Porém se você quer participar e ter uma função ativa dentro do seu próprio negócio, você será recompensado por isso. A constituição do pró-labore (“salário do dono”) deve ser respeitada. Se porte como qualquer outro colaborador, que ao final do mês terá seus provimentos. Porém como dono, também terá o direito de efetuar retiradas conforme os lucros do período.

É importante estabelecer um dia para retirar o pró-labore, ou seja, o que seria o seu salário. E, a partir dessa quantia, organizar sua vida pessoal. Dessa maneira, você não atrapalha os lançamentos da farmácia, o que poderia comprometer a saúde financeira do negócio e o processo de organizar as contas na farmácia.

Ter uma conta bancária pessoal e outra para sua farmácia também é importante para que você não tenha transtornos futuros com a declaração de imposto de renda.

A lição aqui é clara: existe hora, momento e quantia certa para você retirar dinheiro da sua farmácia, sem que isso prejudique a saúde financeira do negócio. E nunca, jamais, misture suas contas pessoais com as contas da sua empresa!    

Ter disciplina é fundamental para organiza as contas na farmácia!

Já deu para notar que, para organizar as contas na farmácia de modo eficiente, quem gere precisa ter disciplina, não é mesmo? É necessário ter o compromisso de fazer um acompanhamento diário, semanal e mensal. Isso mesmo: o controle das contas deve fazer parte de sua rotina. Você pode, por exemplo, estipular que a primeira tarefa da manhã seja analisar as movimentações financeiras do dia anterior.

Nesse acompanhamento, será possível analisar, em detalhes, entradas e saídas, faturamento, margem de lucro, custos (total e fixo), lucros, entre outros. Assim, você saberá, por exemplo, se tem algum fator que está pesando mais no orçamento e que vai exigir alguma mudança — como a revisão das contas ou a negociação com um fornecedor.

5. Realizar a baixa dos recebimentos em cartões

Como funciona o cartão de crédito ou débito?

Antemão, vamos entender de forma resumida como é constituído o processo por trás do cartão, pois isso vai ajuda a entender como organizar as contas na farmácia. Quando o cliente toma a decisão de comprar na farmácia, mas não possui o dinheiro em mãos, ele pode solicitar para o banco um Cartão de Crédito ou Débito.

O cartão possui uma Administradora, que é popularmente conhecida como Bandeira. As mais utilizadas são: Visa e MasterCard. Para a farmácia poder aceitar esse tipo de pagamento, ela deve estar vinculada com alguma empresa que faça a intermediação com as Bandeiras e os Bancos.

As empresas que prestam esse tipo de serviço são conhecidas como Adquirentes ou Credenciadoras. Empresas como Get Net, Rede e Cielo, são alguns exemplos. Porém, para que seja possível a comunicação da farmácia com a Bandeira e os Bancos, é necessário um equipamento que faça a leitura do cartão. São as famosas maquininhas POS.

O POS utiliza a rede telefônica para se comunicar, e não possui integração com o sistema de automação da Farmácia. Porém o POS, apesar de ainda existir em muitas farmácias, está cada vez mais perdendo espaço para o TEF, que é um sistema que permite pagamentos eletrônicos através da comunicação entre a automação comercial e as empresas adquirentes.    

Registrar pagamentos de cartão ajuda o controle financeiro para drogaria

Como dito anteriormente, o cartão do tipo POS não é integrado com o sistema da farmácia. Isso na prática quer dizer que você terá o trabalho manual de registrar as informações do “canhoto” (comprovante que é impresso pela maquininha) para deixar em ordem o controle financeiro para drogaria.

  • do valor;
  • data da venda;
  • forma de pagamento (Cartão); e
  • quantidade de parcelas.  

Ao final de cada mês é importante ter o valor exato de todas as vendas que foram pagas através do cartão. Isso é muito importante, pois para cada venda no cartão é cobrada uma taxa pela Bandeira/Adquirente/Banco.

Se você não souber os valores das taxas e o quanto tem para receber em cartão, sua farmácia terá que confiar “cegamente” nas empresas de Cartão. Pois como você terá a certeza de estar recebendo exatamente o que lhe é de direito?

Para as transações em maquininhas do tipo TEF, esse processo é bem mais facilitado. O TEF possui integração com o sistema da farmácia, dessa forma não é preciso registrar manualmente as vendas através do cartão.

Isso já é feito automaticamente pelo sistema. Porém vale salientar a importância de informar as taxas cobradas pelas Adquirentes TEF de forma correta no sistema da farmácia, para que os cálculos estejam sempre corretos.

A farmácia deve trabalhar com Cartões?

Definitivamente, sim! Essa forma de pagamento é extremamente lucrativa para todos:

  • o cliente não deixa de comprar, a farmácia não perde a venda;
  • a adquirente ganha porcentagens cada vez que seu equipamento é utilizado;
  • a Bandeira ganha taxas por operação, além da anuidade; e
  • o Banco lucra com juros e taxas administrativas.

6. Tenha clareza em relação aos prazos de pagamentos

Para ter o controle financeiro para drogaria é essencial conhecer os prazos de recebimento e pagamento, o que ajuda a organizar as contas na farmácia. Mas por que fazer isso? Principalmente pelas vendas de produtos com cartão de crédito.

Nesse caso, para que seu fluxo de caixa esteja correto, é importante fazer os lançamentos de acordo com o prazo de recebimento, que é quando o valor estará, de fato, em seu caixa.

Aliás, uma dica de como organizar as contas na farmácia é ter controle em relação às vendas por cartão, que cada vez mais é utilizada pelos consumidores. Além de saber em qual prazo esses recursos estarão na sua conta, é importante fazer um acompanhamento periódico das entradas desses valores, evitando prejuízos por algum erro no sistema da operadora.

Considerar os prazos ajuda também a fazer a consulta de qual será seu saldo futuro provisionado, a quantia que constará em um determinado prazo no fluxo de caixa da sua farmácia.

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7. Visualize o fluxo de caixa de maneira eficiente

Para ter uma visão detalhada de todas as movimentações financeiras da sua farmácia você pode utilizar planilhas do Excel. No entanto, pode ser muito trabalhoso fazer os lançamentos e análises dessa forma. Mas então, como realizar esse controle? Com uma ferramenta de automação capaz de otimizar sua rotina no controle financeiro para drogaria.

Existem softwares de gestão desenvolvidos para atender às necessidades administrativas que já tem ferramentas automatizadas para organizar as contas na farmácia.

Eles têm como objetivo auxiliar no gerenciamento financeiro, reduzindo os erros de cálculo que podem trazer prejuízos para o negócio. Além da automatização dos processos, essas ferramentas trazem tranquilidade, pois todos os dados do empreendimento ficam totalmente seguros, facilitando o controle financeiro para drogaria.

O software tem ainda o diferencial de centralizar todas as informações do seu fluxo de caixa e gerar relatórios gerenciais, o que facilita a organização das contas da farmácia.

Organizar as contas da sua farmácia não exige que você seja especialista em finanças, apenas que tenha o compromisso de fazer um acompanhamento detalhado de todos os lançamentos no controle financeiro para drogaria. Somente dessa forma sua loja conseguirá crescer de forma saudável.

Conclusão

Conhecer os princípios das formas de pagamento utilizadas pelo mercado, registrar as operações de entrada e saída, e ter o controle das taxas dos recebíveis de cartão, além de manter a separação das contas pessoais com as corporativas, são ações indispensáveis para a farmácia que deseja se manter no mercado ou expandir sua atuação no varejo farmacêutico, além de claro organizar as contas na farmácia e manter o controle financeiro para drogaria!

Mais do que isso é preciso ter um bom sistema de farmácia capaz de automatizar a organização financeira do negócio. Fale agora mesmo com um especialista para conhecer nossas soluções financeiras, ou se preferir chame no WhatsApp!

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