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Guia Completo: todos os passos de como organizar uma farmácia

Você faz ideia de como organizar uma farmácia ou drogaria? Sabe por onde começar? Quais os detalhes olhar primeiro? Para te ajudar nessa tarefa preparamos um Guia Completo com absolutamente todos os passos que você precisa seguir (e fazer) para saber como organizar uma farmácia e assim ter uma loja muito bem organizada e lucrativa! Continuei a leitura para conferir!

Como organizar uma farmácia: aparência e layout

Como organizar uma farmácia do lado de fora

Sem sombra de dúvidas o principal erros dos donos e gestores é começar organizando a farmácia do lado de dentro. Isso é compreensível pois é no lado de dentro que os colaboradores estão trabalhando. Mas do ponto de vista do cliente o lado de fora da farmácia faz total diferença na decisão de entrar ou não.

Por isso é imprescindível cuidar muito bem da aparência, imagem, impressão que sua farmácia está passando para as pessoas que estão do lado de fora! Então comece a como organizar uma farmácia pela fachada!

O nome da atual da sua farmácia é mesmo adequado?

Comece analisando o nome da sua farmácia. Existem muitos pontos que devem ser observados que fazem diferença na percepção que o consumidor faz da farmácia, apenas pelo nome.

Quando inadequado, além de afugentar potenciais clientes, pode estar em desconformidade com sua estratégia de marketing (vendas). É importante organizar uma farmácia também pelo aspecto da sua imagem aos clientes.   

>> Sabia como escolher um nome adequado para sua farmácia

Seja cuidadoso com a imagem que sua farmácia passa no logotipo!

Ainda falando sobre a imagem da farmácia, mesmo que você tenha um bom nome para seu estabelecimento, nada vai adiantar se o logo que o acompanha está inapropriado. Muito além de saber como organizar uma farmácia, é preciso cuidado com a imagem que a farmácia passa.

Tanto o nome quanto o logo da farmácia precisam passar a mesma mensagem para o consumidor: estabelecimento de saúde! Felizmente existem técnicas simples que você mesmo pode aplicar para saber se o seu atual logo é apropriado para a imagem da sua loja.

>> Confira as melhores sugestões para o seu logo de farmácia

Como organizar uma farmácia começando pela vitrine

Muitas farmácias não costumam ter vitrines para expor os produtos, mas aquelas que tem devem se preocupar com a estética e a forma de organizar e expor os produtos.

Isso porquê captar a atenção de quem está passando na rua é o primeiro passo para fazer o potencial consumidor entrar para “dar aquela olhadinha” e consequentemente fechar uma venda.

>> Aprenda como montar uma vitrine de farmácia que atrai os clientes

E para potencializar ainda mais o efeito da vitrine causada em quem está passando pela rua, você pode utilizar estratégias de layout que visam a criatividade, de forma a ganhar destaque dos demais estabelecimentos farmacêuticos da sua região.

Como organizar uma farmácia do lado de dentro?

Agora que já temos um nome e logotipo adequados em conjunto com uma vitrine organizada que chame bastante a atenção, podemos aprender como organizar uma farmácia do lado de dentro. Nesse ponto você precisa cuidar dos seguintes detalhes:

A farmácia está sendo bem iluminada?

A título de curiosidade, você sabia que a visão é um dos principais fatores que estimulam as pessoas a comprarem? Já notou como as embalagens são pensadas de forma estratégica para fisgar o olhar dos consumidores?

Pois é, e para que os produtos sejam bem vistos você precisa fornecer uma boa iluminação no local! Esse é um ponto fundamental de como organizar uma farmácia, que passa desapercebido.

>> Aprenda como fazer a iluminação de farmácia de forma correta

Escolha a cor da parece certa para o estabelecimento farmacêutico!

Igualmente importante ao acerto da iluminação é a escolha das tonalidades para o ambiente de como organizar uma farmácia. A cor das paredes e também a cor dos uniformes dos colaboradores podem transmitirem ao consumidor uma sensação de saúde, limpeza, clareza e conforto.

Tudo isso, além de impactar no aspecto estético, também influencia na experiência de compra dos consumidores. Então muita atenção na escolha das cores da sua farmácia! 

>> Como escolher as melhores cores para farmácia

Compre os móveis certos para expor os produtos!

Outra preocupação que o dono e gestor de como organizar uma farmácia, é em relação ao mobiliário. Ele é um dos protagonistas que vão fazer a diferença nas vendas, afinal de contas, são os móveis responsáveis por expor os itens que serão comercializados.

Antes de sair comprando qualquer tipo de mobília, é preciso pesquisar os modelos existentes no mercado, buscando saber quais aqueles se adequam melhor no espaço que você tem disponível para que possam ser bem organizados na farmácia.

>> Móveis para farmácias: conheça as melhores opções para expor os produtos

O som ambiente contribui para uma boa experiência de compras!

Você deixa ligado o dia inteiro qualquer estação de rádio dentro da farmácia? Qual a “altura” do volume? Ou ainda, você tem locutores que fazem o anúncio das ofertas para quem está passando na calçada?

Cuidado com essas ações, pois o som, assim como o cheiro, também tem o poder de afastar ou atrair os consumidores. Pensando nisso, a farmácia pode sim usar as estratégias sonoras, mas é preciso conhecer como fazer isso de forma adequada na hora de saber como organizar uma farmácia.

Ebook - Exposicao de produtos

>> Como o Rádio Indoor para farmácia pode aumentar as vendas

Como organizar uma farmácia: exposição dos produtos

Você tem um mix de produto adequado?

Como organizar uma farmácia também está relacionado com os produtos vendidos! Um sortimento de produtos muito amplo pode acarretar perdas por vencimento e inchaço do estoque, mas por outro lado um sortimento muito enxuto pode causar ruptura de estoque e perda de potenciais nichos de clientes.

Então o que fazer? O ideal é identificar o perfil de compra dos seus consumidores para compor um mix de produtos equilibrado.

>> Lista de medicamentos para abrir uma farmácia ou drogaria

>> Lista Completa: 100 medicamentos mais vendidos em farmácia

>> Lista dos produtos mais vendidos em farmácia de Higiene e Beleza

>> Lista dos produtos correlatos que não podem faltar na sua farmácia

E claro, você precisa conhecer quais são os itens de maior e menor saída para que eles sempre sejam repostos em tempo hábil, evitando os furos de estoque. Para isso você pode usar técnicas e metodologias de classificação de estoque para obter essas informações.

Tenha uma boa gestão de categorias!

Assim que você definir quais produtos vão ser vendidos na farmácia, eles precisam ser gerenciados, ou melhor dizendo, você precisa fazer uma Gestão de Categorias.

Já imaginou empilhar todos os produtos sem o menor cuidado com tamanho, cor, tarja, masculino, feminino, seção, grupo, enfim… como os consumidores vão encontrar aquilo querem comprar? Por isso é preciso saber como organizar os produtos na farmácia. 

>> Entenda como fazer Gestão de Categoria na farmácia

Faça uma exposição adequada para os produtos

Um ponto fundamental para a boa lucratividade na farmácia está na forma de expor os produtos. E não é para menos, quando um item é mal trabalhado visualmente sua venda fica comprometida.

Veja só um exemplo: você coloca os produtos líderes de mercado no “ponto de pega” (altura dos olhos)? Você sabe qual é essa altura? Isso pode ser um indicador que está afetando a saída dos seus produtos! Então atenção em como organizar uma farmácia na hora da exposição!

>> Guia Completo: como fazer a exposição de produtos na farmácia

>> Como fazer a exposição correta dos Medicamentos Isentos de Prescrição (MIPs)

>> 9 pontos de atenção na hora de montar um planograma de farmácia

Como organizar uma farmácia: processos internos

Tenha uma organização na entrada e na saída de todos os produtos

Quando os produtos do pedido de compra chegam na farmácia é necessário ter um Procedimento Operacional Padrão (POP) para fazer o recebimento, armazenagem e controle de vencimento. E para isso usar o check-in e o check-out é uma ótima ferramenta para sempre manter a organização e controle dos itens.  

>> Explicado: o que é Procedimento Operacional Padrão POP e Manual de Boas Práticas Farmacêuticas MBPF?

Evite a perda por vencimento através do controle de lote

Quando não se tem uma organização e controle de lote fica muito fácil perder medicamentos por prazo de validade. Isso pode ser corrigido simplesmente ao utilizar um sistema de controle de lote, que pode ser feito de forma manual ou mesmo automática pelo próprio sistema da farmácia.

>> Tire suas dúvidas sobre os tipos de embalagens de medicamentos e rótulo de remédio

Faça balanço de estoque regularmente

Não existe dúvida sobre a importância do balanço de estoque para manter o estoque da farmácia sempre organizado. Entretanto o balanço costuma ser negligenciado por se tratar de um processo que demanda tempo e recursos, mas quando bem aplicado torna o estoque físico íntegro ao estoque declarado no software da farmácia. Então nunca deixe esse processo fora da sua lista de como organizar uma farmácia!  

>> Guia completo: controle de estoque de farmácia

>> 9 dicas para fazer gestão de estoque na farmácia de forma estratégica

Como organizar uma farmácia: Controle Financeiro

Crie e siga uma rotina financeira organizada e estruturada

Você mistura as contas da sua empresa com suas contas pessoais? Faz retiradas do caixa sem qualquer critério? Sabe exatamente o quanto entrou e o quanto ainda tem para receber? E quais contas devem ser pagas?

Essas são só algumas perguntas clichês que determinam o sucesso de uma farmácia ou drogaria. Como organizar uma farmácia está ligado diretamente com um controle financeiro, sendo o alicerce de qualquer estabelecimento que visa permanecer e ter sucesso no mercado.

>> 8 dicas de como organizar as contas na farmácia

O caixa da farmácia precisa ter uma rotina organizada para sempre bater!

Na hora de fechar o caixa da sua farmácia sempre costuma acontecer inconsistências nos valores? Por mais que sejam valores insignificantes (centavos), ao final do mês essas cifras vão ganhando notoriedades e podem fazer a diferença no financeiro. Então comece a cumprir uma rotina de auditoria mais rígida na abertura e fechamento de caixa.  

>> 7 dicas práticas para o caixa de farmácia sempre bater

Mantenha os preços dos produtos sempre atualizado!

O preço de venda dos medicamentos no Brasil é regulado por órgãos governamentais, por isso você precisa se organizar e sempre seguir os preços sugeridos pelas Revistas de Preços especializadas, para conseguir boa margem de lucro sem que isso ultrapasse o teto de preço estipulado pelo governo. 

>> Entenda como consultar a lista CMED com a tabela atualizada dos preços dos medicamentos

>> 10 dicas de como atualizar preço de medicamento na farmácia

Faça sempre uma correta precificação para blindar a margem de lucro

A farmácia precisa saber colocar um preço de venda adequado, sempre respeitando os produtos monitorados e ao mesmo tempo garantindo um preço competitivo perante os concorrentes.

E isso pode ser conseguido por meio de uma organização financeira, com o auxílio das ferramentas de precificação do próprio sistema da farmácia que auxiliam no processo de como organizar uma farmácia. 

>> Entenda a formação de preço de venda para fazer a precificação de produtos da sua farmácia

>> Precificação inteligente: mais lucro para a sua farmácia!

Cumpra as obrigações fiscais para evitar multas e penalidades

Um tema que sempre é “deixado para escanteio” são as obrigações com o fisco. Não ter uma organização fiscal pode acarretar no pagamento de mais impostos do que a farmácia deveria fazer.

Já existem soluções integradas ao próprio sistema da farmácia que fazem a apuração e auditoria da alíquota correta dos tributos que a farmácia deveria pagar, ajustando os valores corretamente.  

>> Guia Completo: como emitir nota fiscal na farmácia

Tenha uma política organizada de contas a receber (cobranças)

Não é comum, mas existem farmácias que oferecem crediários próprios como estratégia de fidelização para clientes específicos. Nesse contexto é preciso estabelecer uma organização de contas a receber, e indo mais além, é também necessário ter uma política de cobranças para evitar uma taxa crescente de inadimplência. 

>> Guia Completo: Como fazer cobrança na farmácia de cliente inadimplente

Como organizar uma farmácia: balcão de Vendas

Tenha um bom sistema para fazer as vendas

Agilidade no atendimento é algo essencial para evitar filas, conquistar clientes e manter um bom nível de produtividade na farmácia. Nesse aspecto contar com um adequado software para farmácia, que ofereça ferramentas e recursos para o atendente pesquisar preços, consultar histórico de vendas, perfil do cliente e usar várias telas de vendas, são exemplos que fazem a diferença na dispensação dos produtos.

>> Sistema de farmácia: 15 vantagens de usar um programa ERP

Organize sua estratégia de vendas: ofereça opções de benefícios

Como organizar uma farmácia também passa pelos aspectos que diferenciam seu estabelecimento da concorrência, como por exemplo os programas de desconto em medicamentos, que são uma ótima oportunidade de vendas.

>> Guia PBM: O que a farmácia precisa saber sobre os Programas de Descontos em Medicamentos

>> Guia Completo do Programa Farmácia Popular

Mantenha uma rígida organização na dispensação dos medicamentos controlados

Ao trabalhar com medicamentos controlados a farmácia precisa ter a ciência que esse tipo de medicamento vai demandar cuidados especiais. Então seguir uma rotina e ter uma forte padronização no envio das movimentações de entrada e saída é indispensável para manter uma organização da farmácia.

Além de que, ao descumprir as rígidas normas sanitárias da ANVISA a farmácia corre o risco de sofrer duras penalidades.

>> Guia Completo de Notificação de Receita para Dispensação em Farmácias e Drogarias

>> Guia Completo: Balanços de Medicamentos Controlados do SNGPC para Farmácias

>> SNGPC Anvisa: 7 passos para evitar erro na transmissão do arquivo

Ofereça entrega a domicílio rápida e organizada 

Muito além de saber como organizar uma farmácia, é preciso também organizar as formas de entregas à domicílio. Por exemplo: no seu atual modelo de negócio, é mais viável oferecer entrega programada ou entrega imediata? Responder essa pergunta é o começo para saber como organizar a farmácia para realizar delivery de medicamentos.

>> Guia completo para trabalhar com Entrega de Medicamentos na Farmácia

Mantenha o cliente fidelizados através de cartões fidelidade

Ao final de toda primeira venda é sempre o começo de uma relação do consumidor com a sua farmácia. Manter essa relação duradoura depende dos benefícios e valor agregado que seu estabelecimento vai oferecer ao cliente.

Uma opção excelente é usar o próprio cartão fidelidade da farmácia, podem ser revertidos em benefícios (descontos, troca por produtos, etc.) mediante o acumulo de pontos. Pensar em como organizar uma farmácia também passa pelo pós-venda, pois é a continuidade de vendas futuras.  

>> Fidelização de clientes: 3 Passos para Criar um Cartão Fidelidade Farmácia e Drogaria

Estimule as vendas através da Comissão para Vendedores

Não basta apenas organizar inúmeras estratégias voltadas para o consumidor e esquecer de quem está atrás do balcão da farmácia. Também é preciso saber como organizar uma farmácia de ponto de vista estratégico, isto é, com comissão para vendedores.

Quando bem feita, esse tipo de estratégia funciona muito bem, potencializando o faturamento ao final do mês.

>> Saiba como estabelecer comissão de vendas na sua farmácia

Como organizar uma farmácia: planejamento e gestão

Comece organizando o planejamento do ano

A farmácia (ou qualquer empresa) que começa o ano sem um planejamento definido, já está cometendo um erro! Isso porquê o planejamento estratégico vai organizar as ações que serão feitas durante o ano (mês, semestre, trimestre), mostrando os meios para se alcançar os objetivos pré-determinados. Então sempre planeje o ano para sua farmácia!

>> 9 passos explicados de como fazer planejamento estratégico para farmácia

Tenha processos organizados e muito bem definidos

Mesmo que depois de criar uma plano e saber como organizar uma farmácia, o desafio permanece em cumprir o que foi planejado. E para isso nada melhor que do definir processos, isto é, o passo a passo de cada tarefa que será realizada na farmácia por algum colaborador.

>> 7 desafios de como administrar farmácia e drogaria

Defina metas S.M.A.R.T para todos os colaboradores

Para alcançar um objetivo é preciso ter metas, certo? Mas o erro cometido nesse caso é colocar metas inalcançáveis. Existe todo um método de organização que a farmácia pode adotar na hora de traçar suas metas, para que as mesmas sejam “palpáveis”, ou melhor dizendo, possíveis de serem batidas.

>> Entenda a diferença entre Administração e Gestão em Farmácia

Saiba analisar os indicadores de resultado

Após saber como organizar uma farmácia, organizar as metas e criar os processos que vão permitir cumprir o que foi planejado para o ano da farmácia, é necessário monitorar constantemente se o que está em execução está trazendo os resultados esperados.

E nisso temos indicadores específicos que podem guiar o dono ou gestor da farmácia. Um exemplo sucinto são os demonstrativos DFC e DRE.

>> Métricas de vendas em farmácias: conheça os principais indicadores

Aplique sempre uma Gestão Estruturada e Organizada na Farmácia

Definitivamente no mercado de varejo farmacêutico não resta lugar para “achismos”. E para combater esse péssimo hábito somente usando as boas práticas administrativas.

Nesse sentido o gestor de farmácia precisa manter-se atualizado sobre as tendências do mercado, além de periodicamente reciclar seus conhecimentos técnicos e habilidades de liderança.

>> Conheça as vantagens do organograma de farmácia

>> Gerente de farmácia: como se destacar no mercado

Organize um plano de treinamento para os colaboradores

Treinamento eficiente, farmácia lucrativa! Para atingir essa máxima é indispensável a constância no aperfeiçoamento técnico de toda a equipe de colaboradores.

E não é qualquer tipo de treinamento que vai trazer bons resultados, por isso é sempre bom avaliar e organizar um plano de estudos conforme cada deficiência (no atendimento, precificação, gestão, organização, operacional) que sua farmácia apresentar.

>> Como fazer o treinamento para funcionário de farmácia

>> Qual o papel do gestor de farmácia no treinamento dos colaboradores?

Tenha um software adequado para organizar usa gestão

Absolutamente todas as operações de compras e vendas, movimentações financeiras, pedidos de compras, gestão de estoque, pagamentos e recebimentos, são feitas por meio de sistema de automação e gestão.

Nesse ponto você precisa avaliar se as ferramentas que você tem à sua disposição conseguem atender as regras do seu modelo de negócios ou gestão.  

>> Saiba a hora certa de atualizar o sistema para farmácia

Como organizar uma farmácia: atendimento e experiência de compra

Conheça realmente quem é o seu cliente

Você conhece o perfil do consumidor que costuma comprar na sua farmácia? É um público mais jovem, meia idade ou idoso? Mais mulheres do que homens? Melhor poder aquisitivo? São algumas características cruciais para se saber referente ao público alvo da farmácia.

Só conhecendo bem os consumidores a farmácia pode oferecer uma melhor experiência de compra, além ter mais clareza na hora de fazer as estratégias de marketing e planejamento de vendas.

Sua equipe faz um bom atendimento?

Não basta sua farmácia passar uma boa imagem, ter um ambiente adequado com boa iluminação e expor os produtos de forma adequada, se a sua equipe de colaboradores não for capaz de prestar um bom atendimento.

Mais do que conseguir novos clientes é preciso manter os que já são fiéis ao seu estabelecimento. E para isso, proporcionar um atendimento de excelência é pré-requisito!

>> Guia Completo do Atendimento Farmacêutico

Crie uma experiência única de compra!

Muito se fala sobre a precificação agressiva da concorrência sendo o “grande vilão” que refuga o crescimento das pequenas e médias farmácias. Mas se formos analisarmos afundo a realidade é diferente.

Já notou que existem nichos de clientes que dão mais prioridade para o atendimento, ambiente, conforto, acessibilidade, serviços adicionais, do que o preço propriamente dito? Então se sua farmácia não consegue “ganhar no preço”, busque entregar mais valor para o cliente, por meio de uma experiência de compra única! 

Como organizar uma farmácia: divulgação e promoções

Tudo começa com planejamento! Evite a empolgação de sair fazendo qualquer tipo de evento sem antes pensar muito bem no real objetivo que aquela ação vai trazer.

Planeje com antecedência um calendário de ações na farmácia

Geralmente quando não se tem um calendário de ações, fica muito complicado orçar custos, mobilizar os colaboradores, fazer a compra antecipada dos produtos, medir os resultados, e por aí vai… Por isso prefira sempre ter um planejamento de ações para o ano.

>> Guia completo: ações promocionais em farmácias para fazer no ano

>> Guia Completo das ações de marketing para farmácia

Escolha de ações para as datas âncoras do varejo

No varejo, de modo geral, os consumidores tendem a comprar mais em períodos próximos às datas comemorativas e festividades. Nesse contexto a farmácia pode planejar ações para esses períodos.

Principalmente para produtos específicos que são geralmente mais usados nessas datas, como por exemplo anticoncepcionais no carnaval e itens de maquiagem e perfumaria como opções de presentes para datas especiais (dia das mães e natal).

Sugestões de datas:

>> Guia completo de ações: o que vender no carnaval na farmácia

>> 5 ações criativas para o dia das mães que sua farmácia pode fazer

>> Guia Completo da Black Friday na Farmácia

>> Como fazer a decoração de natal para farmácia aumentar as vendas no fim de ano

Organize ações de Marketing Verde

Além de saber como organizar uma farmácia, preservar e contribuir para o meio ambiente, a farmácia pode também promover ações que visam contribuir para a comunidade. Através das ações de marketing verde é possível combinar a promoção de atitudes sustentáveis que a farmácia está tomando em prol da natureza em virtude da comunidade.   

>> Como atrair clientes para farmácia com ações de marketing verde

Meios de divulgação

Faça seu próprio Tabloide de Ofertas

Com tudo pronto e organizado você precisa agora fazer com que as pessoas tomem conhecimento das ações que a farmácia está fazendo. Uma das formas de fazer isso é ter o próprio tabloide de ofertas (também conhecido como jornal de ofertas).

Nele você pode divulgar os eventos, promoções e ofertas de cada ação de marketing.  

>> Como montar um tabloide de ofertas de sucesso para a farmácia

Use o WhatsApp da farmácia para divulgar as promoções 

Uma maneira barata e muito eficaz de fazer divulgação para um grande número de pessoas é usar o popular aplicativo de mensagens WhatsApp. Você pode inclusive enviar o tabloide de ofertas da farmácia de forma digital para os clientes, sem a necessidade de imprimir!

Além do mais você tem a possibilidade de criar grupos exclusivos de clientes, descontos e promoções.

>> 4 passos para tornar o Whatsapp de farmácia um vendedor virtual

Faça o marketing da farmácia nas mídias sociais

É inegável que as mídias sociais (Facebook, Instagram, YouTube, Pinterest) já fazem parte da rotina dos consumidores. Então usar essas ferramentas em prol de como organizar uma farmácia é uma ótima oportunidade de atrair potenciais clientes.

Entretanto é preciso saber como utilizar essas mídias, pois sua estratégia de divulgação vai depender do perfil do público alvo, isto é, as pessoas que compram na farmácia estão em quais redes sociais?

>> 9 dicas para fazer marketing digital para farmácia

Conclusão

Notou que existem muitos detalhes (que você ainda não tinha percebido) de como organizar uma farmácia? Então agora é com você! Siga os passos de forma ordenada e mude de patamar a organização do seu estabelecimento farmacêutico para ter bons lucros! 

Conheça nossas soluções para farmácias e drogarias, preencha o formulário nessa página e fale agora mesmo com um especialista ou se preferir, chame no WhatsApp!

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